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镇江市档案局(馆)制作

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  1. 档案整理跟我学 幻 灯 片 镇江市档案局(馆)制作

  2. 前 言 为与贯彻实施《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局第8号令)相配套,方便基层档案工作者快速准确地掌握实用的档案业务基础技能,我局借助有关资料,特将五种主要档案的归档整理标准、方法、步骤等,制成操作实务幻灯片。由于我们首次尝试,时间仓促,不足之处,敬请指正,以便更臻完善。 镇江市档案局(馆) 二00八年一月

  3. 档 案 整 理跟 我 学 目 录 • 文书档案的整理······························4 • 科技档案的整理······························34 • 会计档案的整理······························54 • 实物档案的整理······························68 • 照片档案的整理······························72

  4. ﹡文件正本与定稿为一件;——定稿不易装订的也可单独作为一件。﹡正文与附件为一件;——如附件数量较多也可各为一件。﹡原件与复制件为一件——对制成材料(热敏传真纸)或字迹材料(圆珠笔、铅笔书写)不利于长期保管的.以及破损的文件,要复制后与原件一起归档。﹡转发文与被转发文为一件。﹡文件正本与定稿为一件;——定稿不易装订的也可单独作为一件。﹡正文与附件为一件;——如附件数量较多也可各为一件。﹡原件与复制件为一件——对制成材料(热敏传真纸)或字迹材料(圆珠笔、铅笔书写)不利于长期保管的.以及破损的文件,要复制后与原件一起归档。﹡转发文与被转发文为一件。 文件归档过程有严格的程序,可概括为八个步骤,按程序操作就能简便易行、水到渠成。 文书档案的整理 第一步 件的确定 件是档案保管的最小个体,一般以每份文件为一件。但实践中文件的情况很多,要用以下标准来确定件。

  5. ﹡会议记录、介绍信存根等一本为一件——不便拆开的整本会议记录可作一件。会议记录和介绍信存根作一件归档后,运用计算机文档一体化管理软件的单位应建立二级目录,即进入二级目录界面,输入每次会议的相关记录,或个人的姓名。如果会议记录不是一本,分开记录,可以每次会议记录分别作为一件。﹡会议记录、介绍信存根等一本为一件——不便拆开的整本会议记录可作一件。会议记录和介绍信存根作一件归档后,运用计算机文档一体化管理软件的单位应建立二级目录,即进入二级目录界面,输入每次会议的相关记录,或个人的姓名。如果会议记录不是一本,分开记录,可以每次会议记录分别作为一件。 文书档案的整理

  6. *最容易犯的错误是把一套会议材料装订成一件处理。 文书档案的整理 *成套的会议材料各为一件——一个会议的材料不能简单作一件处理,而要分别以件归档。 *重要文件的正文与历次修改稿可各为一件;——重要文件须保留历次修改稿的.正文与历次稿各为一件。

  7. ﹡计算机及其网络环境中形成的文件,无定稿的,或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示,定稿不存档的,将正文与发文稿纸为一件;用计算机打印的定稿,打印底稿可不归档,栏目填写齐全、经领导亲笔签发的发文稿纸与正本一并归档。﹡计算机及其网络环境中形成的文件,无定稿的,或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示,定稿不存档的,将正文与发文稿纸为一件;用计算机打印的定稿,打印底稿可不归档,栏目填写齐全、经领导亲笔签发的发文稿纸与正本一并归档。 ﹡正文与文件处理单为一件; 文件处理单能体现文件处理的轨迹,不要处理掉,应与文件一起归档。 ﹡来文与复文(指请示与批复、报告与批示、函与复函)可为一件; 这样是为整理此类文件节约了工作量,但在此后的编目中文件题名应写批复的题名,在后面要注明(附请示、报告、函)。 文书档案的整理

  8. ﹡经过若干环节、层次办理的来文、复文,超过两件的,则将所有的来文、复文分别作为一件;—— 这样处理能将办文复杂的来文、复文更好地处理,便于检索。 ﹡报表、名册、图册等按其原来的装订方式,一册(本)为一件;—— 充分尊重和利用原来的基础。 文书档案的整理

  9. ﹡未装订的式样同一的表格,以一定的单位组合,可装订在一起作为一件;—— 表格数量多的要编制二级目录。 文书档案的整理 特别提示:这里指的“一件”,是指在实体上装订在一起.编目时 也只是体现为一条目。

  10. 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。——需保管30年以上的文件要进行修整,保管10 年以下的文件保持原状就行了,减少不必要的劳动。 文件修整工作内容有修裱、复制、去除易锈金属物,及大纸张折叠。 修裱:对破损纸张进行修补或托裱。 复制:对字迹模糊或易褪变的文件进行复制。 去除易锈金属物:最主要的工作是除去普通的订书钉、回形针、大头针等,防止时间长了生锈。 文书档案的整理 第二步 文件的修整

  11. 大纸张折叠:归档文件盒尺寸是按照A4 规格设计的.所以大纸张要进行折叠后才能装入,折叠时尽量减少折数,文件页数多的要单张折叠。 文书档案的整理

  12. 装订方式采用省档案局监制的不锈钢订书钉在文件左侧装订,一般订一只钉就够了。装订方式采用省档案局监制的不锈钢订书钉在文件左侧装订,一般订一只钉就够了。 较厚的文件采用三孔一线的装订方式。 文书档案的整理 第三步 装订 归档文件经修整后要按件装订。

  13. 文书档案的整理 不锈钢钉装订二种方式 装订时,纸张要对齐装订的一边,一个单位的装订方式应相对统一。保存十年的文件材料可保持原装订方式不变。

  14. 装订时注意件内文件的排列顺序: 正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;复文与来文为一件时,复文在前,来文在后;计算机及其网络环境中形成的文件,无定稿的,正文在前,发文稿纸在后;有文件处理单的,文件处理单在前,正文在后。 文书档案的整理

  15. 对照本单位制订的分类方案进行归类排序(分类方案的制订另行表述),归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间排列。同一事由中的文件,按文件形成先后顺序排列;事由间,按事由办结时间的先后顺序随办随归。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。对照本单位制订的分类方案进行归类排序(分类方案的制订另行表述),归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间排列。同一事由中的文件,按文件形成先后顺序排列;事由间,按事由办结时间的先后顺序随办随归。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 文书档案的整理 第四步 分类排列 因故未及时整理归档的零散文件材料,可排在同一年度、期限、机构(问题)的所有文件的最后,或并入关系密不可分的相关文件中作为一件。上述情况应在盒内备考表中加以说明,而在实际整理工作中应尽量避免。 适用于大单位或内设机构较多的单位 适用于小单位 最常用的分类方案有: 保管期限——年度 保管期限——年度——问题(机构) 问题——年度——保管期限 适用于企业

  16. 分类排列工作步骤如下: 将同一全宗内需归入文书档案的文件材料,按文件生成年度为单位进行分类整理。 严格按照国家档案局颁发的机关文书档案保管期限表而制订的本单位文书档案保管期限表,按永久、30 年、10 年区分保管期限。 同一期限的文件再分机构或问题( 采用二级分类方案的可跳过此步骤)。 同一机构(或问题)相同保管期限的文件按事由结合时间排列。 文书档案的整理

  17. 件的排序主要按事由结合时间排列,这样工作就简化。大部分小单位采用二级分类的,在排列时,先将同一科室或同一问题的文件排在一起,再将同一事由的排列在一起,虽无差错,但并不提倡。用计算机自动排序的,输入时同一事由的一组文件,要在事由栏里输入相同的关联词,使它们排列在一起。件的排序主要按事由结合时间排列,这样工作就简化。大部分小单位采用二级分类的,在排列时,先将同一科室或同一问题的文件排在一起,再将同一事由的排列在一起,虽无差错,但并不提倡。用计算机自动排序的,输入时同一事由的一组文件,要在事由栏里输入相同的关联词,使它们排列在一起。 文书档案的整理 事由:是指一件具体的事,一个具体的问题,一段紧 密的工作过程,不是指一类相同性质的事或某一方面的工 作内容。

  18. 归档文件经分类、排列等系统整理后就要逐件给予编制归档号,归档号是将归档文件在全宗中的位置,予以固定的一组标识符号。 编制过程:在文件的正上方居中空白处加盖红色归档章,如居中处有批注等文字,可选择上方其他空白位置。然后在方格内填写对应的档号。 文书档案的整理 第五步 编制归档号 归档章用红色印泥加盖,档号填写用黑色或蓝黑墨水笔填写。 特别提醒:文档管理软件形成办文单上的归档章暂不变。

  19. ①全宗号:填写档案行政管理部门给立档单位编制的代号。一般企事业单位没列入进馆序列的就没有全宗号可不填写。①全宗号:填写档案行政管理部门给立档单位编制的代号。一般企事业单位没列入进馆序列的就没有全宗号可不填写。 ②年度:填写文件形成年度。以四位阿拉伯数字标注公元年,如“ 2006 ”。 如在2006 年整理的是2005 年应归档文件,应填写“2005”。 ③档案室编件号:填写归档文件在分类方案的最低一级内的排列顺序号,从“1”开始流水标注,如分类方案为“保管期限——年度”的,一个保管期限内,一个年度的归档文件编制一个流水号 。 ④此格空白,不填任何数字和文字。 文书档案的整理 归档章由档案局档案用品服务部统一按标准制作,归档章的填写内容与要求。

  20. ⑤机构(问题)此格由三级分类的单位填写,如“办公室”或”行政类”。采用二级分类的单位不填。不列入移交档案馆的企业单位,可填写归档文件所属分类体系中的大类号,如“2 ” 。 ⑥保管期限:填写归档文件实际的保管期限。如 “ 永久”、“30年”、“10年”。 ⑦档案馆编件号:移交进档案馆时经鉴定后重新编制的流水号,档案室不用填写。 ⑧总页数:填写该归档文件中有图文内容页面的总数。 文书档案的整理 特别提醒:一个类一个流水号,如采用“保管期限——年度”分类方法,永久、30年、 10 年分别自1开始编流水号(件号),第二年仍然分别从1开始编号。

  21. 文书档案的整理 最容易出现的问题: (用蓝色、黑色印泥) (歪章) (不按规定填写) (在文字上盖章) (位置不对)

  22. 编目是指根据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录,是对归档文件以件为单位进行系统分类、排列、编号后,将每一份文件的内容、形式特征及其编号登记下来,以备查找利用和管理统计之需。 编目工作是档案人员按文件分类、排列的结果逐类、逐件登录,也是对归档文件内容进行标引、著录的过程,应做到准确、全面、详细、深入,以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。归档文件目录有统一的格式,运用文档一体化管理软件的单位,归档文件目录由计算机利用前期收发文管理时形成的相关数据自动生成。 文书档案的整理 第六步 编目

  23. ①件号:填写归档章上的室编件号。 ②责任者:填写制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者的名称。填写责任者使用全称或通用简称,责任者多的可适当省略,原文上没有的要经考证后补上。 ③ 文号:填写文件的发文字号,一般由机关代字、年度、顺序号组成,要求照实抄录,填写完整,不得省略。如苏政发[2006]8号。 文书档案的整理

  24. ④题名:归档文件的标题。文件只有一个题名且能反映文件内容的(正题名) ,填写时照实抄录;文件有正副题名的,正题名能反映文件内容的,副题名无须抄录;文件有并列题名的,并列题名与正题名一并抄录;没有题名或题名不规范的,可自拟标题,外加“[ ]”号。文件的附件独立性强,正文标题不能反映附件内容时附件标题可一并抄录,外加“()”标注。在计算机辅助管理条件下,若题名较笼统,需要进一步细化著录。如“ xx 介绍信存根”一本作为一件时,其题名可为“xx 介绍信存根”,其介绍信中的人名可在二级目录中录入,以便二次检索。 文书档案的整理 特别提示:题名十分重要,是以后查找档案时的最重要的要素,填写时一般应照实抄录。来文与复文作为一件,只对复文进行编目,题名后注明“(附请示)”;任免文件和表彰文件中本单位人员未列在题名中的,在题名后将本单位人员列出,原题名简单的要重拟,这些补充的内容都要加“()”。

  25. ⑤日期:文件的形成时间,以8 位阿拉伯数字标注年月日,如2002.09. 09。 (国家标准中年月日之间不加点”.“,档案管理软件自动生成,因此只要统一用或不用就可以)。 ⑥页数:填写每一件归档文件中有图文页面的总数(归档章上的总页数)。 ⑦ 备注:注释文件需说明的情况包括密级、破损、修改、补充、移出、销毁等(一般情况下空着)。计算机文档一体化管理系统中,备注项内可录入其他内容,如机构或问题名称、事由、二级目录。 文书档案的整理 特别提示:日期的书写方式不得省略,不能只写月日,要写全年月日。

  26. 文书档案的整理 常见的错误

  27. 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录一年装订成一本,亦可每年区分保管期限装订成三本,或每年区分机构(问题)装订成若干本,这要根据单位年度归档的数量来定。合订成一本的目录中内页加目录或用口取纸以区分保管期限和机构(问题)。归档文件目录用纸封面尺寸采用国际标准A4 型。 文书档案的整理 ①全宗名称:立档单位的名称,填写时应使用全称或规范化简称。 ②年度:文件形成年度。(注意不是整理年度) ③保管期限:对应归档文件的价值,填写永久、30年、10 年。 ④机构(问题):根据分类方案,填写对应归档文件的类目。 ⑤归档文件目录装订成册,外封面可用档案服务部统一制作的硬封面。 在背脊上贴标签,注明 全宗号、年度、目录流水号,放入目录橱柜中。 贴标签高度没有规定,一个档 案室内一致就行了。 没有全宗号的可写上“文书档案”

  28. 文书档案的整理 第七步 装盒 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不同保管期限不同年度的不得装在同一盒内,采用机构(问题)分类的,不同机构(问题)不得装在同一盒内。 装盒按归档的件号顺序装入,二级分类时,可装满一盒后再装下一盒,三级分类时,视一个机构(问题)文件的多少确定。不耍求将同一事由的归档文件装入一盒,同一盒内的归档文件仅是按件号顺序装在一起,档案盒仅是装具,不是”一卷”的概念。 盒内备考表放置在盒内文件之后,要签署完备。

  29. ①封面应标明全宗名称。统一采用黑色字体。 ②档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项,并可设置机构(问题)选择项。格式要求用三号仿宋字体印章,用黑色或蓝黑墨水加盖或书写。 ③起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用“一”号连接。 ④盒号即档案盒的排列序号,在档案移交进馆时按进馆要求编制。档案室可根据需要用铅笔编制。不进馆的单位可用耐久字迹直接填写。 文书档案的整理 脊背字体适中,用黑色或蓝黑墨水书写或盖章,字迹要端正。 盒的背面有监制标志 特别提醒:纸张中的酸性对档案有很大危害,酸会使纸张变硬发脆,严重的会导致纸张成粉沫。确保档案安全最重要,所以长期保存的档案必须要采用无酸纸书写,装具也耍用无酸档案盒。要求使用档案局监制的无酸纸盒。

  30. ⑤备考表正常悄况下不填写内容。出现文件收集不完整、破损,文件签署不完整等情况时才要在此处进行说明,归档文件是复制件要说明原件在何处。档案保管中出现移出、增补、修改、销毁等情况时也要在备考表中说明。 ⑥填写负责整理本盒归档文件的档案人员姓名。 ⑦填写负责检查本盒归档文件整理质量的人员姓名。一般由档案室负责人、办公室负责人、业务部门负责人或项目负责人审核后填写。可直接签署,也可盖章。 ⑧填写该盒归档文件整理完毕的日期。 文书档案的整理 盒内文件情况说明 ⑤ ⑥ ⑦ ⑧ 注意:不要用错备考表,会计档案及文书档案立卷时用的备考表是不同的。

  31. 文书档案的整理 第八步 入库排架 归档文件整理完毕装盒后,上架排列方法应与本单位文书档案分类方案一致,即分别采用“保管期限一年度一机构(问题) ”、“年度——保管期限”、“保管期限——年度”、“机构(问题)——年度——保管期限”的,应按相应的分类次序上架排列。排架遵循从上到下,自左至右的顺序,要求整齐美观。常用方法如下所示。 采用“保管期限——年度”、“保管期限——年度——机构(问题)”的入库排架方法:

  32. 文书档案的整理 这种方法先分保管期限排放,然后每种保管期限内分别按年度连续排放。如果采用三级分类方法“保管期限——年度——机构(问题)”的,在上述排列方式的基础上,再在同一年度中,按分类方案中设定的机构(问题)顺序排列。 如采用”年度——保管期限”分类的,在库房排架时,每年形成的档案应按保管期限永久、30 年、10 年序列依次上架,便于实体管理,不需要经常倒架调整。

  33. 企业中若采用“问题——年度——保管期限”的,就要先按党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理各类分开,再在每个类里同一年度的永久、3O 年、10 年 排在一起上架入库。 文书档案的整理

  34. 科技档案一般有基建、设备、产品、科研等四个大类,每个大类中有若干个科技项目组成。一个科技项目的文件材料作为一个集合体,不能分散,具有成套性,其他项目的文件材料不能混入。科技档案一般有基建、设备、产品、科研等四个大类,每个大类中有若干个科技项目组成。一个科技项目的文件材料作为一个集合体,不能分散,具有成套性,其他项目的文件材料不能混入。 科技项目前期文件材料要归入科技档案中,不能归入文书档案归档;直接针对具体项目的管理性科技文件材料放入所针对的项目;基建项目中的设备跟入基建项目;成套的设备以一套为一个项目,不能分拆成一台设备为一个项目。 科技档案的整理 第一步 分项目 将科技文件材料按项目叠开。 组卷要求: 1、案卷内科技文件材料内容必须准确反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的真实情况。 2 、案卷内科技文件材料要齐全、完整。 3、案卷内科技文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。不能有热敏纸,不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。

  35. 科技档案的整理 第二步 组卷 组卷是科技档案整理中最关键的步骤,要认识案卷是由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。 组卷原则:应遵循成套性原则,遵循科技文件材料的形成规律,保持案卷内科技文件材料的有机联系,便于档案的保管和利用。 操作方法:根据一个项目文件材料的数量和形成时间情况,按项目形成阶段,结合科技文件的内容、性质,选择一定数量文件材料组成一卷。1、产品档案按结构或阶段分别组卷。产品档案一般有: 等阶段或内容。组卷时可按阶段分别组合,也可几个内容合在一起,图纸按部件分别组卷。

  36. 2 、科研档案按课题阶段分别组卷。科研档案一般有: 等阶段,具体操作可根据文件材料多少进行组卷。 科技档案的整理 3 、基建档案按形成阶段结合内容分别组卷。基建档案一般有: 等不同阶段和内容。基建文件材料数量多、规格杂,组卷时可考虑在同一阶段内同一种格式的材料组卷,如竣工图组一卷或若干卷,原材料检测、质保书组一卷或若干卷。

  37. 4 、设备档案按形成阶段和文件种类分别组卷。设备档案一般有 : 等阶段和内容。组卷时按文件形成阶段、文件形式结合数量多少确定组合。 科技档案的整理 遇到以下情况要特殊处理: ⑴引进项目中的成套科技文件材料及设备说明书等可不拆散组卷,保持原有装订方式。 ⑵一个单位保存一套相关的通用图、标准图,并单独组卷;采用了这些通用图、标准图的项目,其科技文件材料组卷时可在卷内备考表中说明并标注标准图、通用图的图号。 ⑶底图以张为单位单独保存和管理,另行整理编目。 ⑷产品更新换代或更换零部件时,保留新形成的科技文件材料并单独组卷排列在原产品案卷之后。 ⑸设备维修中形成的科技文件材料单独组卷。外购设备中的随机文件材料可以单独组卷。

  38. 科技档案的整理 第三步 卷内文件排序 科技档案案卷是一个有机的组合体,案卷与案卷内科技文件材料的排列要遵循其形成规律和文件之间内在的自然联系和逻辑关系排序,排列时可参照如下规则: 1 、产品类案卷按产品开发设计(含初步设计、技术设计)、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序,或按其产品系列、结构排列。 2 、科研类案卷按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。 3 、基建类案卷按基建依据性材料、基础性材料、工程设计(含初步设计、技术设计、施工图设计)、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。 4 、设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收(自制设备的设计、制造、验收)、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。

  39. 5 、管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度等排列。 6 、有请示、批复或正本、定稿的科技文件材料,批复在前,请示在后,正本在前,定稿在后。 7 、文字和图纸组在一卷的,按文字材料在前,图样在后的顺序排列。 8 、外文材料同时有译文的,中文译稿在前,外文原稿在后。 9 、有编号的图纸按文件的编号排列。 科技档案的整理 科技档案的内容繁多,产品、设备、基建、科研等都有相关的归档范围和组合方 法,组卷时请查阅相关标准。

  40. 科技档案的整理 第四步 去订、折叠、编号 归档科技文件材料中有金属物装订的要拆除,以件为单位的还需用不锈钢钉或用线装订。 归档文件材料的规格大小采用A4 ( 297mm *210mm )。如果图纸尺寸大于标准规定,要采用“手风琴”式折叠成标准规格,做到大小统一,图表外露。如文件材料小于标准,采取裱贴方法。成册的科技材料小于A4 的保持原规格,不用加工。 ★按A4 高度向内折(做一块A4 标准的硬质纸板或铁皮板作为折叠标准板) ★图纸边要裁剪 ★小于A4 的文件材料要裱贴在A4 纸上

  41. 科技档案的整理 ★折成A4 规格,左边留出装订边 ★影响装订部分向上折角 ★右下角露出标题栏 ★如风琴一样折展自如

  42. 根据案卷装订与不装订两种方式,编号也有两种方式,一个单位内要尽量统一选用一种方式。根据案卷装订与不装订两种方式,编号也有两种方式,一个单位内要尽量统一选用一种方式。 一、装订成卷的案卷内科技文件材料均以有书写内容的页面编写页号。方法是用号码机逐页敲号,号码取三位数为宜,也可以用铅笔编写张页号。 1、单面书写的科技文件材料在其右上角编写页号;双面书写的科技文件材料,正面在其右上角,背面在其左上角编写页号。图样页号编写在标题栏外。 2 、成套图样或印刷成册的科技文件材料,自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页号;与其他科技文件材料组成一卷的,应排在卷内文件材料最后,将其作为一份文件填写卷内目录,不必重新编写页号,可在备注中注明总页数。 3 、卷内目录、卷内备考表不编写页号。 科技档案的整理 国家标准页号编写在右下角,但一般文件的页眉大,页脚小,特别是图纸下边空间小,很难敲页号,所以推荐采用编在右上角。一般一个单位统一编在右上角或右下角就可以了。

  43. 二、不装订的案卷应在每份科技文件材料的右上角用红色印泥加盖档号章。 填写方法: 科技档案的整理 ①序号:用阿拉伯数字从1起依次标注卷内科技文件材料的顺序。 ② 档号:档号应填写全宗号,分类号(项目代号或目录号)、案卷号。如: J·1·6 —24 。非进馆单位如没有全宗号可不写全宗号,具体要求详见后面填写封面一节。 特别提示:加盖档号章的目的:一是固定整理成果,二是在单独抽出借阅此件后能准确归还到盒内。

  44. 科技档案的整理 第五步 编制内目、备考表 编制卷内目录是将组卷文件的内容、形式特征及其编号登记下来,以备查找利用和管理统计之需。卷内目录排列在卷内文件之前。 ①序号用阿拉伯数字从1起依次标注卷内科技文件材料的顺序。 ②文件编号应填写科技文件材料的文号或图纸的图号、设备代号、项目代号等。 ③责任者应填写科技文件材料的形成部门或主要责任者。 ④文件材料题名应填写科技文件材料的全称。 ⑤日期应填写科技文件材料的形成日期,要求以8 位阿拉伯数字标注年月日,不要省略,如2002.09.09 。 ⑥页号应填写每件科技文件材料首页上标注的页号,最后一件文件写起止页号。不装订的案卷此项填写该件的页数。 卷内文件以件为单位,采用不装订组卷的,页号中登录该件的总页数,与文书档案归档文件目录的页数登记方法相同。

  45. 编制备考表是将归档过程中需要说明的内容写在表内,并由立卷人、检查人签字,以确认卷内文件内容的正确与齐全。编制备考表是将归档过程中需要说明的内容写在表内,并由立卷人、检查人签字,以确认卷内文件内容的正确与齐全。 科技档案的整理 ①说明:包括案卷内科技文件材料的件数、页数以及组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题,一般可不填写。 ②立卷人应由责任立卷人签名,一般是档案整理者。 ③ 立卷日期应填写完成立卷的日期。 ④检查人应由案卷质量审核者签名,一般是科技项目的负责人或档案室主任、鉴定小组组长。 ⑤检查日期应填写审核的日期。 ⑥ 互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式,并用括号括起。

  46. 科技档案的整理 第六步 装订装盒 采用装订方式的,用档案局统一监制的软卷皮,将卷内目录、归档文件材抖和备考表一起装订成册,装订方式用三孔一线。装订成册后再装入科技档案盒内保存。 采用不装订方式的,可将卷内目录、归档文件材料、备考表依次装入科技挡案盒内保存。

  47. 科技档案的整理 第七步 编制封面 案卷题名是该案卷内全部文件材料的总标题,包括以下“ 三要素”内容:科技项目(工程、产品、设备)名称+文件材料的内容特征+文件名称( 即文种)。 拟定题名要注意以下几点: 1、题名要简明、准确揭示内容,但不能过于概括笼统,比如“某某工程前期文件材料”, “前期”概念太大,这是以大概小。 2、内容表达要通畅、精炼,结构词使用要合理。比如不要滥用“关于”、“有关”。 3、不要使用序数词,比如“某某项目施工文件材料(一)”“某某项目施工文件材料(二)” ,在这里要注意尽量不要使用相同的题名,要用各种方式把相同的题名区分开来,比如用标段、楼层、桩号等,而不要使用序数词。 4、能标出具体文件名的尽量不用“文件材料”。如“某某设备说明书、安装说明”,不写成“某某设备文件材料”。

  48. 科技档案的整理 ①案卷封面印制在卷盒或软卷皮的正面。 ②案卷题名应简明、准确地揭示卷内科技文件材料的内容,主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等,案卷题名一般由立卷人拟写。如:“ C6136 通用车床车头部分零件图”、“ BX 型立式三层玻璃门冷柜压缩机设计文件、部件图” “一车间依据性、基础性文件材料”、“办公楼竣工图”。 ③立卷单位应填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门,一般小单位可写立档单位名称。 ④起止日期应填写案卷内科技文件材料形成的起止日期。 ⑤依据有关规定划定填写组卷时的保管期限。 ⑥密级应依据保密规定填写卷内科技文件材料的最高密级。

  49. 科技档案的整理 ⑦档号是以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。 档号应填写全宗号、分类号( 项目代号或目录号)、案卷号。全宗号由各单位根据本单位法人的变更情况设定,没有全宗号的单位可空着。需向国家档案馆移交的档案,其全宗号另定;分类号是指按统一的分类规则划分本单位全部档案后所给定的类别号;项目代号是指科技档案所反映的产品、工程、课题、设备的代字或代号;目录号一般指分类目录号;案卷号是指科技档案按一定顺序排列后的流水号。 特别提示:采用软卷皮装订后装盒的,编制软卷皮的封面,不贴标签即可,外面的盒可只贴标签,不编制封面;采用不装订方式的,要编制盒的封面。 采用十大类分类的企业分类号可全部用阿拉伯数,类与类间用间隔号“· ”,案卷编号采用最低级类内流水编号,类与案卷号间用“—”。如某设备档案:7 · 2 ·1-3 或S · 2 ·1-3。

  50. 科技档案的整理 ①第一格:全宗号(没有全宗号的基层单位可不填)。 ②第二格:目录号(小单位暂未编目号的也可不填)。 ③第三格:分类号。 ④第四格:类内案卷流水号。 分类号由立档单位在编制档案整体分类方案时加予确定。 制定分类方案的方法将另行说明。 案卷题名:可根据各单位具体情况自行填写,内容与封面的题名相同,案卷脊背标签宜采用白色书写纸制作好后贴上去,亦可在竖式的长标签上书写好后贴上背脊。案卷背脊标签与卷盒上的长度和厚度相同。