КАК ДА РАЗРАБОТИМ ..... УСПЕШЕН ПРОЕКТ? Годишна среща на Национална мрежа за децата Варна

1. КАК ДА РАЗРАБОТИМ .....УСПЕШЕН ПРОЕКТ? Годишна среща на Национална мрежа за децата Варна 16.06.2013г.

2. Разработване на успешен проект – основни етапи: • Предварителна подготовка; • Определяне на основните заинтересовани страни и изграждане на партньорства; • Разработване на проектното предложение; • Финализиране и депозиране на проектното предложение.

3. Разработване на успешен проект • Предварителна подготовка • Запознаване с конкретните изисквания на съответния донор; • Определяне на екип за подготовка на проектното предложение; • Формулиране на проектна концепция (проектна идея).

4. Разработване на успешен проект • Определяне на основните заинтересовани страни и изграждане на партньорства • Идентифициране на заинтересованите страни и партньори; • Избор на подходящ партньор; • Определяне на ясни правила за комуникация и управление на създаденото партньорство.

5. Разработване на успешен проект • Разработване на проектното предложение • Елементи на проектното предложение: • Общи цели; • Специфични (конкретни цели); • Анализ на ситуацията; • Дейности; • Метододлогия; • График на изпълнението; • Очаквани резултати и определяне на индикатори за изпълнение; • Устойчивост; • Бюджет.

6. Разработване на успешен проект • Елементи на проектното предложение • Общи цели; • Резултатът от фазата на идентифициране на проекта се изразява в избор на цели, които се дискутират и уточняват във фазата на формулиране на проекта. • Специфични (конкретни цели); • Тук се посочват конкретните цели, които трябва да бъдат постигнати до края на проекта чрез неговото изпълнение. Специфичните цели трябва да показват конкретните ползи за целевите групи, за които е предназначен проектът и средствата, чрез които постигаме тези ползи. • Анализ на ситуацията; • Проектите са инструмент не за усвояване на средства, а за решаване на реални проблеми и подпомагане развитието на организации, общности и региони.Доброто познаване на нуждите и тяхното аргументирано и подкрепено с факти представяне в проектното предложение позволява да се отговори на въпроса за уместността: Защо ще правим точно това? Защо ще харчим тези пари?

7. Разработване на успешен проект • Елементи на проектното предложение • Дейности; • Това вече са конкретните инициативи, които ще се реализират. Точната им формулировка води до пряката ефективност на проекта. В зависимост от тях се определя и бюджета на проекта. • Методология; • В тази част имате възможност да докажете вашата експертиза и компетентност в сферата на проекта, като предложите подход за решаване на проблема, който е: ефективен и ефикасен, съобразен със спецификата на целевия регион и целевата група; довежда до устойчиви ползи за целевата група. • График на изпълнението; • Той трябва да съдържа конкретно разпределение на дейностите във времето на осъществяване на проекта. Бъдете реалистични в обещанията, но бъдете и прагматични.

8. Разработване на успешен проект • Елементи на проектното предложение • Очаквани резултати и определяне на индикатори за изпълнението; • Тук трябва да бъдат посочени продуктите/ резултатите от дейностите, осъществявани в рамките на проекта. • Устойчивост; • Устойчивостта по дефиниция се проявява едва след края на проекта. За да прецените устойчивостта на проекта, обърнете внимание дали чрез предвидените дейности е изпълнима задачата на проекта и как тя ще се изпълнява или как ще се внедряват продуктите от проекта след неговото приключване. • Бюджет. • При изготвянето на бюджета се съобразявайте с изискванията на програмата и проверете внимателно в указанията и формуляра за кандидатстване кои са „допустимите” и кои са „недопустимите” разходи.

9. Разработване на успешен проект • Финализиране и депозиране на проектното предложение • Последна проверка на текста – езикова и стилистична редакция, проверка за технически грешки; • Преди депозирането: • Да се провери още веднъж дали всички страници са правилно отпечатани и подредени, дали графиките и схемите са поставени на точното място – брой екземпляри за подвързване; • Да се комплектуват всички останали документи; • Придружителните документи се описват се в придружителното писмо при подаване на проекта. Липсата на някой от тях води до декласиране на предложението; • Да се провери адреса на плика; • Изпращане на проектното предложение: • Ако го изпращате в последния момент и изискването е той да пристигне до определена дата, по-добре използвайте куриерските услуги на надеждна фирма. Ако важи пощенското клеймо, тогава изпратете пратката препоръчана и с обратна разписка; • Проследете получаването на обратната разписка.

10. Разработване на успешен проект • Често допускани грешки • Използване на различни образци на формуляри за кандидатстване и приложения към тях от публикуваните по съответната програма или процедура; • Често кандидатът и/или неговите партньори не отговарят на формалните и административни критерии, дефинирани в Насоките за кандидатстване; • Проектната идея не отговоря на приоритетите на съответната програма и на конкретната схема за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ; Неясни и нереалистично формулирани цели; • Липса на ясно идентифицирани проблеми на целевите групи. Кандидатите не посочват източниците на информация за обосновката си. Липсва съответствие между поставени цели и идентифицираните нужди на целевата група. Не е доказано, че предвижданите дейности ще удовлетворят конкретни потребности на целевата група, което означава, че кандидатът не е • анализирал добре; • Липса на декларации; липса на автобиографии на членове на екипа или на преподаватели; непопълнени полета във формулярите; неподаване в срок; разлики във формуляра на хартиен носител и на качения на електронен носител; липса на приложения към бюджета;

11. Разработване на успешен проект • Често допускани грешки • Дейностите не са структурирани, пълни и последователни; не са описани и обосновани добре; не са обвързани с резултатите и няма да доведат до постигане на целите; не са обвързани с предвидените разходи; • Разработване на плановете за действие - нереалистичните срокове , които кандидатите определят; включване на дейности, които не са описани в частта описание на дейностите; пропускане на дейности, които са описани в частта описание на дейностите; кандидатите не предвиждат резерв при изпълнение на дейностите; • Определяне на индикаторите - нереалистични стойности; липса на връзка между формулираните индикатори и техните стойности с предвидените дейности и бюджета на проектното предложение, както и със заложените цели и очакваните резултати; заложените индикатори не отчитат въздействието на дейностите върху целевите групи.

12. Разработване на успешен проект • Източници на информация, относно намиране на подходящо финансиране • Програми на Европейската общност; • Структурни фондове на ЕС; • Други донори.

13. Разработване на успешен проект • Програми на Европейската общност http://www.ec.europa.eu/grants/index_en.htm

14. Разработване на успешен проект Структурни фондове на ЕС www.eufunds.bg

15. Разработване на успешен проект • Други донори • Тръст за гражданско общество в Централна и Източна Европа -www.ceetrust.org; • Институт “Отворено общество” - www.osf.bg; • The German Marshal Fund of the United States - www.gmfus.org; • Фондация “Америка за България” - www.americaforbulgaria.org; • Информационен портал за НПО -http://www.ngobg.info/bg/financing.html; • Бюлетинът на НМД.

16. Ключови правила • Познаването в детайли на изискванията за участие в съответната програма е необходимо условие за подготовка на добър проект. Четете между редовете! • Участието заради самото участие е неоправдано. Ако нямате опит, по-добре участвайте като партньор, а не като водещ кандидат. • Инвестирайте време и средства при изготвяне на проекта. Несигурността дали ще бъде спечелен не трябва да бъде причина да се отнесете повърхностно. • Покажете познаване и разбиране на проблема, както и на средствата за неговото разрешаване и бъдете ясни и конкретни при подготовката на проекта, особено що се отнася до очакваните резултати. Много често се декласират проекти именно заради неяснота и липса на конкретност. • Опитайте се да мислите оригинално при разработването на проекта. Оригиналността винаги прави впечатление. Същевременно креативността ви не трябва да излиза извън рамката и условията на програмата.

17. Ключови правила • Използвайте логическата матрица, графики, план график за работата. Всички те ще покажат на оценителите, че сте мислили върху осъществяването на проекта и сте готови да започнете веднага след одобряването му. • Обърнете внимание върху езика и външния вид на предложението. Ако проектът се разработва на чужд език, бъдете още по-взискателни. Езиковите и правописните грешки не правят добро впечатление. • Ако правите консорциум, изискайте предварително съгласието на партньорите. Все пак имайте предвид, че консорциум с повече от пет участника се управлява трудно. • Когато правите бюджета на проекта, бъдете разумни и реалисти. • Спазвайте крайния срок, точния адрес за подаване на проекта и пълния набор от изисквания набор от приложения, декларации и документи при неговото подаване.

18. Навременната информираност и доброто планиране на проекта са гаранция за успех! БЛАГОДАРЯ ЗА ВНИМАНИEТО! Маруся Цветкова Експерт “Програми и проекти”, НМД Моб: 0877 062 611 E-mail: marusia.tsvetkova@nmd.bg