Опыт внедрения системы корпоративного документооборота в Администрации города Перми

1. Опыт внедрения системы корпоративного документооборота в Администрации города Перми Доклад на 5-й конференцииИНФОРМАЦИЯ, ИННОВАЦИИИ, ИНВЕСТИЦИИ - 2004 ЗАО «Бионт» Сергей Южанинов, Директор ДПИ тел.(3422)108-179 E-mail: serg@biont.ru, http://www.biont.ru

2. О компании Бионт Группа компаний «Бионт» более 12 лет работает в сфере информационных технологий и сегодня на Пермском IT – рынке занимает одно из лидирующих позиций. Главным направлением стало предоставление услуг в области разработки, внедрения и интеграции новейших информационных технологий. Компания предлагает предприятиям полный комплекс услуг по автоматизации бизнес-процессов, систематизации данных, оптимизации информационных потоков и получении реального экономического эффекта от внедрения информационных систем. «Бионт» обладает необходимыми ресурсами для комплексного решения поставленных задач. Мы поддерживаем партнерские отношения с ведущими зарубежными и российскими производителями компьютерной техники и технологии. Наши постоянные клиенты – это предприятия г. Перми и Пермской области. В их числе: Администрация Пермской области и г.Перми, Управление Федерального казначейства по Пермской области, ОАО «Лукойл - Пермнефтеоргсинтез», ОАО «Авиадвигатель», ОАО «Азот», РА «Паритет», ОАО «Уралсвязьинформ», «Пермская финансово - Производственная группа», НПО «Биомед», Лысьвенский металлургический завод, Краснокамская фабрика «Гознак» и др.

3. История создания и развития системы электронного документооборота  в администрации города Перми 2001г. - Соглашение с компанией ЗАО «Бионт» о разработке электронного документооборота в Администрации города Перми. Создание и внедрение системы "Бионт-САД" в аппарате Главы города Перми (Отдел обращений граждан, общий отдел).  2002г. – Обучение и техническая поддержка пользователей. Внедрение системы в Администрациях районов города Перми. 2003г. - Поставка дополнительных рабочих мест системы "Бионт-САД" в структурные подразделения Администрации города Перми. 2004г. - Разработка концепции и технического задания на создание системы корпоративного документооборота. Создание рабочей группы для совершенствования документационного обеспечения управления в администрации города Перми (Распоряжение Главы города Перми № 61-р от 16.02.2004г.) Внедрение корпоративного документооборота в аппарате Главы города Перми.

4. Структура единой системы корпоративного документооборота администрации города Перми Глава города и его заместители Аппарат Главы города Структурные подразделения администрации города Администрации районов города Сервер приложений WEB – сервер Пользовательская программа Городская корпоративная сеть Хранилище данных Система корпоративного документооборота «Бионт-СКД»

5. Основные результаты • Сокращение потерь времени и ошибок муниципальных служащих – повышение эффективности работы муниципалитета в решении экономических и социальных задач. • Обеспечение открытости и прозрачности основных городских планов и проектов. • Комфортное и эффективное обслуживание населения. • Экономия трудовых затрат и материальных ресурсов. • Оперативность получения и передачи информации.

6. Особенности системы • единая система нумерации учета, электронного обмена документами и информацией о документах во всех структурных подразделениях администрации; • групповая подготовка и контроль проектов документов; • сквозная система контроля исполнения документов и заданий; • аккумулирование всех документов, материалов, информации о документах, относящихся к одному вопросу в одно "дело"; • создание единого эталонного банка нормативных актов, системы протокольных (эталонных) банков документов; • автоматизация рассылки текстов нормативных правовых актов и других официальных документов в электронном виде; • единая (типовая) WEB-технология электронного делопроизводства, WEB-интеграция применяемого информационного обеспечения, WEB-публикация итоговых показателей деятельности администрации; • функционирование системы документооборота на основе корпоративной сети, создаваемой в виде закрытого сегмента сети Intranet; • развитие информационных сервисов: автоматических уведомлений и настраиваемых рассылок, единых банков шаблонов и бланков документов.

7. Население Принятие решения План развития Территория Анализ информации мониторинг Экономика Выполнение Получение информации Компоненты системы управления Показатели развития города Перми Модель процессов Экология Структура Делопроизводство Коммуникации Хранилище данных организации Электронные административные регламенты (ЭАР)

8. Базовые компоненты системы документооборота для управления Анализ результата и оценка производимых работ (ЭАР) Средства описания, моделирования и анализа бизнес-процессов (ЭАР) Электронный архив документов. Технология EDMS Системы управления бизнес-процессами, маршрутизацией и обработкой документов. Технология WORKFLOW Структура архива, типы документов, классы пользователей Адресаты, исполнители, права доступа, правила работы с документами (ЭАР) Формирование заданий, сроков, исполнителей (ЭАР)

9. БИОНТ - СКД Система корпоративного документооборота

10. Сервер хранит документыи обрабатывает запросы клиентов Клиент-серверная технология SQL Server • SQL Server хранит карточки документов, структуру дерева, индексы и пр. Сервер Документооборота Бионт – Дело, Бионт - WEB Windows 2003 Server • Доступ может осуществляться: • С «тонкого» клиента (по протоколу TCP/IP) WEB-сервер (MSIIS) • Win9x, WinNT, Win2K Web-browser • Через Intranet • Web-browser

11. Структура системы: Система построена на основе трехзвеннойархитектуры клиент-сервер. Система использует WEB-интерфейс, что позволяет применять на рабочих местах в качестве тонкого клиента любой Интернет-браузер. Это дает возможность отказаться от настройки и сопровождения индивидуальных рабочих мест. Состав программного обеспечения Windows 2000 Server - сервер приложений Microsoft SQL Server 2000 - сервер баз данных Internet Information Services -Web-сервер Microsoft Office - офисное приложение Бионт-WEB - сервер системы, администратор системы Бионт-Дело - делопроизводство ABBYY Fine Reader 7.0 Professional Edition – программа для сканирования текстов

12. Автоматизированный программный комплекс «Бионт-СКД» предоставляет пользователям средства для эффективной организации работы с документами. Основные автоматизированные потоки документов: • Входящие • Исходящие • Внутренние • Кроме основных потоков документов, традиционно обрабатываемых во всех системах автоматизации документооборота, реализована работа с документами, специфическими для администрации: • обращения граждан, протоколы совещаний, поручения, а также правовые акты

19. Регистрация: Централизованная регистрация входящихдокументов; Децентрализованная регистрация исходящих и внутренних документов; Централизованная публикация ОРД; Централизованная рассылка исходящих документов. Делопроизводство

20. Модуль обращений граждан • Модуль по обработке обращений граждан позволяет оперативно регистрировать заявления и жалобы, что особенно актуально при обработке телефонных обращений. • Также этот модуль используется для проведения прямых телефонных линий, во время которых появляется возможность за время звонка полностью ответить на любые вопросы граждан о ходе рассмотрения их жалоб и заявлений.

21. Модуль по работе с протоколами и поручениями обеспечивает регистрацию соответствующих потоков документов • Ведение повестки дня • Регистрация докладчиков и содокладчиков • Регистрация выданных поручений • Резолюции исполнителям • Модуль позволяет отслеживать этапы исполнения каждого поручения, в том числе получать информацию о переписке между исполнителями.

22. Учет проектов внутренних и исходящих документов; Централизованная рассылка на согласование; Два варианта процесса согласования: последовательное, параллельное; Рассылка замечаний по проекту документа; Централизованная рассылка проектов на утверждение; Автоматический контроль сроков согласования документов и рассылка сообщений об их приближении или завершении. Согласование проектов документов

23. Централизованный и децентрализованный контроль исполнения документов; Централизованный контроль поручений руководства; Автоматическое отслеживание сроков исполнения и рассылка уведомлений об их приближении или превышении; Формирование отчетов о ходе исполнения Контроль исполнения документов

24. Преимущества «Бионт – СКД»: • Реализована высокоэффективная трехуровневая клиент—серверная архитектура. Вся служебная информация хранится в таблицах Microsoft SQL сервера. Подготовка и представление информации обеспечивается WEB - сервером. Доступ пользователей организован через пользовательскую программу "Бионт - СКД" и WEB - браузер. Связь между компонентами системы - через TCP/IP протокол. • Невысокие системные требования; • Масштабируемость; • Система обеспечивает быстрый и удобный доступ к информации, которая накапливается в процессе ее работы; • Система предоставляет возможность быстрого формирования статистических и аналитических отчетов; • Система обеспечивает разграничение доступа как к самим электронным документам и информации о них, так и к операциям с этой информацией; • Система поддерживает работу с документом на всех этапах его жизненного пути (бумажным и электронным): создание проекта, согласование, утверждение, рассылка, исполнение, опубликование, хранение и т.д.; • Система обеспечивает работу и с бумажными и с электронными документами; • Невысокие требования к компьютерной квалификации муниципальных служащих.

25. Компания «БИОНТ» Наши координаты: г.Пермь, ул.Н. Островского, 59 Телефон:(3422)179-108 Факс: 169-326 Web: //www.biont.ru E-mail: serg@biont.ru Южанинов Сергей Павлович Директор ДПИ Спасибо за внимание