L’e-procurement nella PA

2. L’e-procurement nella PA Febbraio 2002 Il “Comitato dei Ministri per la Società dell’Informazione” individua i 10 obiettivi di legislatura per la digitalizzazione dell’amministrazione. Il IV obiettivo fissa al 50% la percentuale della spesa pubblica da realizzare tramite e-procurement, per una cifra che nel 2005 dovrebbe raggiungere i 12.000 milioni di Euro. Aprile 2002 Il DPRn.101, “Regolamento per l’espletamento da parte delle Amministrazioni Pubbliche di procedure telematiche di acquisto per l’approvvigionamento di beni e servizi”, sancisce la possibilità anche da parte dellePAL di utilizzare l’e-procurement per ottimizzare i propri acquisti.

3. DPR n. 101: il regolamento Il Regolamento - pubblicato sulla G.U.R.I. n. 125 del 30.5.2002 - apre un’epoca nuova per la razionalizzazione e la riduzione della spesa dell’amministrazione pubblica • Possibilità anche per Enti locali e aziende pubbliche di utilizzare procedure telematiche per l’acquisto di beni e servizi • Acquisti sia di importo inferiore sia di importo superiore alla soglia di rilievo comunitario • Definizione di soluzioni di e-procurement come sistema informatico per lo svolgimento di gare telematichesia nella modalità dibusta chiusasia nella modalità diasta al ribasso con rilanci multipli.

4. La soluzione PublicBuy/1 In base alla normativa vigente, un sistema di e-procurement pensato per la PA deve integrare le diverse modalità di approvvigionamento ed ottimizzare i processi di acquisto. PVBLICBUY • E’ una soluzione ai bisogni della Pubblica Amministrazione Locale • Non è un adattamento di un prodotto già esistente, ma è una soluzione originale nata dallo studio approfondito della normativa italiana e delle procedure della P.A. • Nasce dalla esperienza di professionalità diverse e competenze specifiche nei settori della Funzione Pubblica, Gestione degli approvvigionamenti, Comunicazione e Informatica

5. La soluzione PublicBuy/2 Con PVBLICBUYl’amministrazione può sperimentare gradualmente i vantaggi dell’e-procurement. Per utilizzare il servizio - erogato in modalità Client/Server o ASP - non servono dispendiosi investimenti in hardware e manutenzione. Tutto ciò che serve è un normalissimo PC ed un semplice collegamento ad internet. Allo stesso tempo PVBLICBUY garantisce: • funzionalità avanzate che seguono perfettamente il tradizionale flusso funzionale delle gare pubbliche • elevati standard di sicurezzanell’accesso al sistema • assoluta trasparenza delle transazioni • massima protezione dei dati

6. La soluzione PublicBuy/3 PVBLICBUYè una soluzione globale: • Piattaforma software • Modulo di Formazione degli attori (Funzionari e Imprese) • Modulo di Assistenza durante l’intero ciclo di gara (P.A. e Imprese) • Modulo di Comunicazione • Modello di incentivazione dei dipendenti pubblici

7. NeMS: caratteristiche del sistema La piattaforma software è basata su NeMS (Negotiation electronic Management System), prodotto sviluppato interamente in Italia. • Utilizza una tecnologia “peer-to-peer” che rende il sistema più solido rispetto a possibili problematiche legate all’uso di browser • Utilizzo di base dati su vari DBMS (Access – ORACLE – MySQL – etc.) • Consente una gestione totalmente flessibile degli fornitori, senza necessitare di una pre-qualificazione degli stessi • Gestione delle gare con modalità “offerta economicamente più vantaggiosa” • Gestione delle gare a “busta chiusa” o a offerta dinamica multi-rilancio • Possibile utilizzo di SMART CARD fornite dall’Amministrazione • Creazione di un “Elenco Fornitori e Prestatori di Servizio” organizzato per categorie e sottocategorie • Reportistica completa (lettera invito, Bidding History, graduatorie,”File log” con dettaglio delle informazioni scambiate, Verbale di valutazione offerta tecnica, Verbale di valutazione di offerta economica, etc.)

8. NeMS: funzionalità NeMS consente la creazione di tutte le tipologie di gara attraverso la parametrizzazione di alcune funzioni: • Produzione d’offerta per: • “prezzo assoluto a corpo”; • “ribasso percentuale rispetto al prezzo base a corpo”; • “ribasso percentuale rispetto all’elenco prezzi a misura posto a base di gara”; • “prezzi unitari per le diverse voci indicate e di un prezzo complessivo risultante dalla sommatoria dei prodotti”; • Prezzo di apertura [ i.e. prezzo a base di gara ] visibile o non visibile; • Previsione della possibilità per i fornitori di produrre una offerta in aumento o almeno pari rispetto al prezzo a base di gara; • Migliore offerta corrente visibile o non visibile; • Rilancio libero o rilancio condizionato; • Auto-estensione attività di produzione d’offerta in caso di “ex-aequo”; • Possibilità di mostrare fornitori partecipanti e relative migliori offerte (chiusa l’attività di produzione d’offerta).

9. NeMS: peculiarità NeMS è stato progettato e sviluppato focalizzando l’attenzione sulla semplicità ed affidabilità d’uso: • Nessuna particolare competenza informatica necessaria • Semplicità di gestione • Assoluta libertà nella scelta del tipo di gara • Snellimento delle procedure burocratiche • Nessun limite circa la natura dei beni/servizi in gara • Possibilità di utilizzo in modalità “Busta chiusa” • Possibilità di utilizzo in modalità dinamica (Aste a rilancio multiplo) • Libera scelta dei tempi di lancio e chiusura della gara • Tracciabilità di tutte le fasi di negoziazione • Assoluta trasparenza delle negoziazioni • Drastica riduzione del tempo/costo del ciclo di svolgimento di gara • Sicurezza (integrità e riservatezza) dei dati • Eccezionale rapidità nella creazione di nuove gare

10. Formazione L’attività di formazione per il personale dell’amministrazione prevede: • Corso di formazione in aula presso la sede dell’Ente • tre giornate di 4h ciascuna • materiale didattico documentale • gare telematiche di esercitazione • feedback report (valutazione dei risultati e del gradimento del corso) L’attività di formazione per i fornitori invitati a gara prevede: • Modulo di auto-apprendimento • materiale informativo • demo auto-esplicativa • “Help on line” integrati nel sito web dell’amministrazione appaltante; • Svolgimento di gare telematiche di prova

11. Assistenza L’implementazione di questa soluzione, comprende una attività di accompagnamento allo svolgimento dell’attività di gara sia in fase di preparazione sia in fase di celebrazione della gara: • Affiancamento durante la preparazione delle gare telematiche, anche ai fini della congruenza con le convenzioni Consip • Presenza in loco di personale qualificatodurante lo svolgimento delle prime tre gare telematiche esperite dall’amministrazione • Assistenza telefonica (tramite linea riservata) e via e-mail in fase di svolgimento di tutte le gare telematiche riservata ai responsabili del procedimento e alle imprese partecipanti.

12. Comunicazione Dalla esperienza specifica del gruppoInfo – da 10 anni leader in Italia nel campo della comunicazione legale per la Pubblica Amministrazione – la soluzione PVBLICBUY prevede l’integrazione di diverse forme di comunicazione al fine di garantire la massima evidenza pubblica alle gare telematiche esperite dall’Ente: • Inserimento dei documenti di gara nella banca dati telematica bandinlinea del sito web www.infopubblica.com (5.000 imprese registrate che partecipano a gare pubbliche) • Invito ai fornitori iscritti nell’Albo fornitori dell’Ente e nel costituendo Elenco Fornitori Nazionali (gestito da Infopubblica) • Eventuale implementazione dell’Albo Pretorio Telematicointegrato nel sito web ufficiale dell’amministrazione • Eventuale coordinamento editoriale della pubblicità istituzionale su tutti i giornali italiani (regionali e nazionali) e sugli organi ufficiali (GUCE, GURI e BUR)

13. Incentivazione L’adozione di nuove tecnologie e di nuove procedure è un processo complesso che richiede un notevole impegno da parte dei dirigenti e dei dipendenti della P.A. che possono sancire il successo o il fallimento di una iniziativa. Consapevoli del ruolo chiave che detti attori hanno nell’attuazione del rinnovamento, abbiamo studiato un modello di incentivazione, legato ai risultati, che l’Ente può adottare. Tale modello permette di premiare direttamente i dipendenti coinvolti nell’ottenimento degli obiettivi di risparmio e di efficienza che l’amministrazione può ottenere attraverso l’impiego della soluzione PVBLICBUY.

14. Le gare telematiche La soluzione proposta da Infopubblica consente l'acquisto tramite gara telematica di qualsiasi tipo di bene o servizio, così come previsto dal DPR n. 101, ma può essere utilizzata anche per lo svolgimento di gare per lavori pubblici. Il software permette di riprodurre fedelmente le procedure tradizionali di negoziazione proprie di tutte le tipologie di gara, siano esse basate sul solo parametro economico o su più complessi criteri di aggiudicazionedi natura tecnica equalitativa. La soluzionePVBLICBUYnon interviene solo durante la fase dello svolgimento della trattativa economica, bensì regola e sovrintende l’intero processo di gara.

15. Le gare telematiche Il ciclo di gara Stesura Capitolato Preliminare Comunicazione Esterna Predisposizione del Bando Richiesta Informazioni Ricevimento Offerte Ricerca fornitori Qualificazione Imprese (opzionale) Valutazione Offerte Inviti Imprese Espletamento Gara Aggiudicazione Contrattualizzazione In rosso le fasi di gara assistite da PVBLICBUY In blu quelle non assistite, ma gestibili telematicamente

16. La ricerca dei fornitori La soluzione PVBLICBUY consente di incrementare il numero dei fornitori, semplificando le procedure ed accelerando i tempi di effettuazione di una gara. Ne consegue un aumento della competitività, creando i presupposti per ottenere il miglior rapporto qualità/prezzo. Ciclo tradizionale Ciclo telematico • Albo Pretorio on line • Banca Dati appalti • (Giornali) • (Organi Ufficiali) • Albo Pretorio • (Giornali) • (Organi Ufficiali) Comunicazione Esterna • Capitolato disponibile on-line (anche con identificazione dell’azienda richiedente) Invio capitolato per lettera o fax Richiesta Informazioni Ricerca fornitori Verifica idoneità Albo Fornitori • Creazione dell’Albo Fornitori Elettronico con password di accesso al sistema di • e-procurement. Qualificazione Imprese (Opzionale) • Invio della comunicazione di invito tramite e-mail. • Abilitazione dei fornitori alla partecipazione alla gara elettronica Predisposizione ed invio delle lettere di invito Inviti Imprese

17. L’espletamento della gara La soluzione PVBLICBUY consente l’espletamento delle gare per via telematica garantendo nelle singole fasi velocità, risparmio, trasparenza e sicurezzanel pieno rispetto della normativa vigente. Ciclo tradizionale Ciclo telematico • Sistema a “busta chiusa”: le offerte vengono inviate al sistema tramite accesso protetto • Sistema ad “asta”: le imprese abilitate in un arco temporale definito formulano una serie di ribassi. Protocollazione delle offerte ricevute Ricevimento Offerte Apertura delle buste e valutazione offerte - Il sistema determina la graduatoria (anche in presenza di altri eventuali parametri) senza procedere automaticamente alla aggiudicazione Valutazioni Offerte Espletamento Gara Stesura del verbale di aggiudicazione • Viene stilato il verbale di aggiudicazione ed eventualmente reso pubblico Aggiudicazione Stipula del contratto • Il contratto può essere sottoscritto anche con firma digitale. Contrattualizzazione

18. I vantaggi per la PA L’adozione di sistemi di e-procurement presenta evidenti vantaggi per Enti locali e aziende pubbliche: • Risparmiosul costo di beni e servizi • Veloce comparazione di prezzi e condizioni • Rapidità di accesso al mercato • Incremento dei fornitori potenziali con aumento della competitività • Razionalizzazionedei processi di acquisto • Maggiore controllo sulla spesa • Riduzione dei tempi di acquisto • Semplificazione delle procedure • Adozione di modelli gestionali avanzati e incremento del livello di professionalizzazione dei dipendenti • Trasparenza nelle operazioni di gara e salvaguardia della par-condicio tra i concorrenti, salvaguardando le PMI • Mantenere tutti i vantaggi della soluzione CONSIP, senza portarsi dietro gli svantaggi

19. Referenze Alcune gare telematiche ad oggi gestite: Fondazione Pascale – Data: 02/05/02 - Oggetto: materiale informatico Prezzo a base d’asta: € 111.038,23 - Risparmio valutato rispetto alla base d’asta: > 42% Fondazione Pascale -Data: 06/06/02 - Oggetto: Trasformatori di Potenza Prezzo a base d’asta: € 20.000 – Risparmio valutato rispetto alla base d’asta: 10% ASL NA 1 Se.C.S.I. - Data: 29/07/02 - Oggetto: Materiale Informatico Prima offerta prodotta: € 130.000 - Risparmio rispetto prima offerta prodotta: 17% ASL CE 1 (Settore Gestione Risorse Informatiche) - Data: 7/11/02 Oggetto: Apparecchiature Informatiche ed Audiovisivi Prima offerta prodotta: € 117.664 - Risparmio rispetto prima offerta prodotta: 31,6% Comune di Sant’Agnello (NA) (Settore Gestione Risorse Informatiche) –Data: 28/03/03 Oggetto: Lotto di materiale informatico Prima Offerta Prodotta: € 20.450,00 - Risparmio rispetto prima offerta prodotta: 85,4% Comune di Sorrento (NA) (Ufficio Provveditorato Economato) – Data: 02/09/03 Oggetto: vestiario settore polizia municipale – Pubblico Incanto Prezzo a base d’asta: € 93.000 - Risparmio valutato rispetto alla base d’asta: 37,64%

20. Contatti Infopubblica S.r.l. è la società del gruppo Info - leader in Italia nel settore della comunicazione pubblica e legale con oltre 600 Enti e Amministrazioni clienti - che progetta e realizza soluzioni di e-government e CRM per la Pubblica Amministrazione Locale. Dal 1996 gestisce sul proprio sito la prima banca dati italiana on-line di bandi di gara (bandinlinea), con più di 500 Enti clienti ed oltre 5.000 imprese registrate, e si fregia della segnalazione europea del SIMAP (UE). Maggiori informazioni sono disponibili sul sito www.infopubblica.com Per qualsiasi informazione, osservazione o suggerimento contattare: Infopubblica S.r.l. via S. Antonio, 30 - Barletta Tel 0883-531377 Fax 0883-531373 e-mail: clienti@infopubblica.com