「としょっこ」初期導入の手引き

1. 「としょっこ」初期導入の手引き 株式会社図書館ネットワークサービス

2. １．「としょっこ」の運用設定 「としょっこ」を使うためには、まず運用設定を登録する必要があります。管理メニューの「運用設定」 を開きます。 ここで必ず登録しておかなければならないのは「学校コード」です。５桁の数値を入力します。 この数値は蔵書・利用者双方のバーコード番号にも含まれており、学校コードと一致しない番号データは登録できないようになっています。 page1

3. 次に「学校区分」を選択します。小学校／中学校／高校から選択できます。この選択で画面表示などに次に「学校区分」を選択します。小学校／中学校／高校から選択できます。この選択で画面表示などに 若干の違いがあります。 「貸出日数」は任意の数値で指定します。７日間を貸出期間とする場合は「７」を入力します。 「貸出制限冊数」は一人の利用者が同時に何冊まで借りることができるかを指定します。上限２冊の 場合は「２」を入力します。 それ以降の項目は原則として変更しません。 なお、「管理者パスワード」は初期設定時には登録されていませんので、何らかのパスワードを登録 するようにしてください。 最下段の「廃棄処理するまでの回数」は、後で説明する「曝書（蔵書点検）」で、何回不明扱いになった 時点で自動的に廃棄予定図書扱いにするかを指定することができます。年に１回曝書を行う場合、こ の回数を２にしておくと、２年間不明だった図書は自動的に廃棄予定扱いとなります。 必要な項目への入力が終了したら、「登録」ボタンを押して登録します。 page2

4. ２．「としょっこ」の番号システム 「としょっこ」では、蔵書と利用者の登録のために、１２桁数値のコード番号を採用しています。以下は 各コードの内容構造です。 ＜蔵書コード＞ 例：０１２３４５００８６８９ 左端の１桁：０は学校図書、１は開放図書を意味しています。この例の場合は学校図書になります。 左２～６桁（５桁）：各学校に付与された学校番号です。この例の場合は１２３４５がそれにあたります。 左７～１１桁（５桁）：任意に使用できる番号です。しかし重複はできません。この場合００８６８がそれにあたります。 右端の１桁：１～１１桁目までの数値から算出されるチェック用の数値（チェックデジット）です。 ＜利用者コード＞ 例：６１２３４５００１５５２ 左端の１桁：５は学校関係者（教職員）、６・７は児童・生徒、８は一般利用者（開放図書館）を意味しています。この例の場合は児童・生徒になります。 左２～６桁（５桁）：各学校に付与された学校番号です。この例の場合は１２３４５がそれにあたります。 左７～１１桁（５桁）：任意に使用できる番号です。しかし重複はできません。この場合００１５５がそれにあたります。 右端の１桁：１～１１桁目までの数値から算出されるチェック用の数値（チェックデジット）です。 page3

5. ３．利用者データの作成（一括登録用） 「としょっこ」を使用するためには、蔵書データと利用者データが登録されている必要があります。ここ では蔵書データはすでに登録されているものとして、利用者データの内容と作成方法から説明します。 「としょっこ」の利用者データは以下の項目から成り立っています。 １．利用者番号：１２桁の数値（内容は第１章で説明した通りです） ２．氏名：全角１０桁以内の文字列 ３．氏名よみ：半角２０桁以内の文字列 ４．利用者区分（利用者番号決定時に自動的に決まります） ５．所属学年：２桁以内の半角数値 ６．所属学級：２桁以内の半角数値 ７．出席番号：２桁以内の半角数値 ８．入学年度：半角４桁の西暦 ９．卒業転出区分（システム内部で使用されます。登録時には入力の必要がありません） １０．郵便番号：８桁の半角数値。ハイフンを含む。 １１．住所：全角５０桁以内の文字列 １２．電話番号：全角２０桁以内の文字列 １３．性別：全角３桁以内の文字列 １４．年齢：半角３桁以内の数値 １５．備考：全角５０桁以内の文字列 page4

6. これらの項目のうち、動作のために最低限必要なものは、１．利用者番号　２．氏名　の２項目です。これらの項目のうち、動作のために最低限必要なものは、１．利用者番号　２．氏名　の２項目です。 一般的には、これに加えて３．氏名よみ　５．所属学年　６．所属学級　７．出席番号　８．入学年度の５ 項目が必要となります。特に、８．入学年度については、この数値を元に年度ごとの進級処理を行い ますので、入力しない場合は相当の不便が予想されます。 １０から１５までの項目は、開放図書館の一般利用者用に設けた項目ですが、プライバシー保護など の点から、入力しなくとも機能するようになっています。 利用者データを一括で登録するためには、下図のような「利用者登録シート」を使用します。 ＜利用者登録シート＞ 各項目のうち、利用者番号以外は他のテキストファイルや表計算ソフト上のファイルからコピーして使うことが出来ます（もちろん手入力でもかまいません）。 利用者番号については、第１章で説明した規則通りに入力すれば登録できます。チェックデジットの部分は０を入力しておけば、登録時に自動的に計算され、登録されます。 page5

7. ４．利用者データの一括登録 第２章で作成したデータファイルを使って一括登録を行います。 「としょっこ」の管理メニューの「登録」→「利用者一括登録」を開きます。 「入力ファイル名」のところに、作成したデータファイル名を入力します。通常は右側の「参照」ボタンを押して、データファイルを指定することによって入力に代えます。 ファイル名指定後、「処理開始」ボタンを押すと登録が開始されます。 登録データにエラーがある場合は、「出力エラーファイル名」で指定されたファイルにそのエラー内容が出力されます（通常はＣドライブに「利用者登録エラー．ＣＳＶ」ファイルが生成されます）ので、指摘された箇所を訂正して再度登録します。 page6

8. ５．利用者データの個別登録 新規開館、新入生などには前章までに説明した一括登録を用いたほうが便利です。 しかし、通常時の転入生など、一度に数名程度の利用者登録を行うには、個別登録を用います。 管理メニューの「登録」→「利用者登録」を開きます。 page7

9. 「追加」ボタンを押すと入力可能になります。「追加」ボタンを押すと入力可能になります。 利用者コードの規則は前章までに説明した通りです。現時点で使用されている利用者番号の最大値は、図の楕円で囲まれた部分に表示されていますので、その次の番号を入力していくと間違いがありません。 その他の各項目の内容は第３章で説明した通りです。 必要な項目の入力が終了したら、「登録」ボタンを押すと登録されます。 page8

10. ６．利用者カード・利用者台帳の出力 利用者登録が済んだら、利用者カードか利用者台帳を出力します。 管理メニューの「保守」→「利用者保守」を開きます。 page9

11. 検索条件を指定せずに「検索開始」ボタンを押すと、登録されているすべての利用者が表示されます。検索条件を指定せずに「検索開始」ボタンを押すと、登録されているすべての利用者が表示されます。 利用者データに所属学年・所属学級を入力してある場合は、検索項目の「学年」「学級」にそれぞれ数値を指定することによって、クラス別の表示が可能です。 検索結果が表示されている状態で、「貸出券印刷」ボタンを押すと利用者カードが、「印刷」を押すとバーコード入りの利用者台帳が印刷できます。 ＜利用者カード＞ ＜利用者台帳＞　（実際はＡ４横用紙におさまります） page10

12. ７．図書の貸出・返却 通常、図書の貸出・返却は以下のような動作で行われます。 ＜貸出画面＞ １．利用者のバーコードの読み取り 　　（画面に利用者名が表示されることを確認） ２．図書のバーコードの読み取り 　　（画面に書名が表示された時点で貸出処理終了） 　なお、貸出を受ける利用者の切り替えは、利用者コードの入力によって自動的に行われます。 ＜返却画面＞ １．図書のバーコードの読み取り 　　（画面に書名が表示された時点で返却処理終了） 貸出画面と返却画面の切り替えは、マウスによるボタン操作の他に、ファンクションキーのＦ５とＦ６に それぞれ割り振られています。 page11

13. ８．各種統計のとりかた 「としょっこ」の運用を開始し、貸出・返却を行うと、それらの情報はデータベースに蓄積されて行きます。 各種の抽出条件を与えることによって、それらのデータを統計資料として利用することができます。 以下の画面はすべて、管理メニュー内の「統計」に含まれる機能です。 １．全貸出回数 　　一定の期間内で何冊の貸出があったかを集計します。 　　期間設定は「当日」「当月」「当年度」の３つから選ぶことが出来ます。それぞれの項目を指定した 　　上で、「貸出年月日」欄に任意の期間を入力すれば、その期間分の集計を行うことができます。 　　（集計を実際に行う日とは別の日の集計も取る事ができます） 集計結果は「一覧表印刷プレビュー」から印刷することができます。 page12

14. ２．タイトル別貸出回数 　　図書それぞれの貸出された回数を集計することができます。 　　抽出条件は以下の項目です。 　　●貸出年月日（期間）：年月日を指定することにより、任意の期間を設定できます。 　　●順位（上位何位までか）：任意の数値を指定できます。 　　●図書区分（学校図書／開放図書　およびそれぞれの中での細分） 集計結果は「一覧表印刷プレビュー」「グラフ印刷プレビュー」からそれぞれ印刷できます。 page13

15. ３．分類別貸出回数 　　図書のジャンル別に貸出数を集計できます。 　　抽出条件は以下の項目です。 　　●貸出年月日（期間）：年月日を指定することにより、任意の期間を設定できます。 　　●順位（上位何位までか）：任意の数値を指定できます。 　　●図書区分（学校図書／開放図書　およびそれぞれの中での細分） 　　●分類番号（３桁で分類／頭１桁で分類） 集計結果は「一覧表印刷プレビュー」「グラフ印刷プレビュー」からそれぞれ印刷できます。 page14

16. ４．利用者別貸出回数 　　利用者の貸出回数を集計できます。 　　抽出条件は以下の項目です。 　　●貸出年月日（期間）：年月日を指定することにより、任意の期間を設定できます。 　　●順位（上位何位までか）：任意の数値を指定できます。 　　●利用者区分（児童／一般／教員）：「児童」を選択した場合、児童個人のランキングか、クラス別　　　　　のランキングかを「個人別」「クラス別」のボタンで選択できるようになります。　 集計結果は「一覧表印刷プレビュー」「グラフ印刷プレビュー」からそれぞれ印刷できます。 page15

17. ５．全冊数 　　現在の蔵書数を表示できます。 　　「タイトル数」は、書誌的な集計です。複本を１件として数えます。 　　「冊数」は蔵書冊数の総計です。 　　この画面から、分類別の保有比率を集計する画面へ移動できます。 「分類別保有比率」ボタンを押すと、「分類別の保有比率一覧」画面が開きます（詳細は次ページをご覧ください）。 「印刷プレビュー」ボタンを押すと、集計結果を印刷することができます。 page16

18. この画面では全蔵書をジャンルによって集計できます。この画面では全蔵書をジャンルによって集計できます。 抽出条件は以下の項目です。 　　●図書区分（学校図書／開放図書） 　　●分類番号（３桁で分類／頭１桁で分類） 頭１桁で抽出した場合、図書館の全体的な蔵書構成を見るのに便利です。 集計結果は「一覧表印刷プレビュー」「グラフ印刷プレビュー」からそれぞれ印刷できます。 「閉じる」ボタンを押すと、「統計メニュー」に戻ります。 page17

19. ６．未利用蔵書 　　貸出されていない蔵書について集計できます。 　　抽出条件は以下の項目です。 　　●貸出年月日（期間）：年月日を指定することにより、任意の期間を設定できます。 　　●図書区分（学校図書／開放図書） 　　●利用回数（任意の数値を指定できます。この数値以下の貸出回数の蔵書が抽出されます） 集計結果は「一覧表印刷プレビュー」から印刷できます。 page18

20. ７．図書館利用状況調べ 図書館の利用状況（貸出件数・利用者人数など）を、既定の書式で、Excelファイルとして出力できます。 「対象年月」を、西暦（４桁）／月（２桁）の形式で指定することにより、任意の月の利用状況ファイルが 出力できます。 出力先は、３．５インチフロッピーディスクドライブ（Ａドライブ）を指定してください。 ファイル名は自由に指定できます。 ドライブにフロッピーディスクを挿入し、「処理開始」をクリックするとファイルが作成されます。

21. ９．曝書（蔵書点検）について 「としょっこ」には蔵書点検機能が用意されています。なお、「としょっこ」では「蔵書点検」ではなく「曝書」 という名称を使用しています。 曝書を行うための一連の操作について説明します。 まず、管理メニューの「曝書処理」ボタンを押します。すると下の画面（「曝書メニュー」）が表示されます。 page1 次に「開始処理」ボタンを押します。すると「曝書開始処理」画面が表示されます（詳細は次ページ）。 page19

22. 「曝書開始処理」では、曝書作業の対象となる図書を、配架場所と図書分類から選ぶことができます（何も入力しない場合は蔵書全部が曝書の対象となります）。「曝書開始処理」では、曝書作業の対象となる図書を、配架場所と図書分類から選ぶことができます（何も入力しない場合は蔵書全部が曝書の対象となります）。 「場所コード」は、配架場所が登録されている場合に選択することができます。 「分類番号」は、登録されている蔵書データの内容に対して反映されます。 条件入力後、「実行」ボタンを押すと、対象となる蔵書データが曝書入力待ちの状態に置かれます。 「実行」ボタンを押すと、処理後「曝書メニュー」の画面に戻りますので、曝書入力を行う場合は「戻る」ボタンを押して一度管理メニューに戻ります。 この時点で、「曝書メニュー」の「初期設定」ボタンを押すと、曝書入力待ちの状態が解除されます。 page20

23. 「曝書開始処理」終了後、管理メニューの「曝書入力」ボタンを押すと、下の画面が開きます。「曝書開始処理」終了後、管理メニューの「曝書入力」ボタンを押すと、下の画面が開きます。 この画面で、曝書対象の図書のバーコードを順次読み取らせます。読み取られたバーコードの番号と書名は画面に表示されます。 入力が終了したら、「閉じる」ボタンを押して画面を閉じます。なお、画面を閉じても、曝書処理自体は終了しません。曝書処理は、「曝書メニュー」の「終了処理」ボタンを押すまで継続されます（「としょっこ」を終了し、コンピュータの電源を切っても、データベース上では継続されています）。 page21

24. 曝書対象となる図書すべてのバーコードの読み取りが終了したら、「曝書入力」画面を閉じて「管理メニュー」に戻り、再び「曝書処理」ボタンを押して「曝書メニュー」を開きます。曝書対象となる図書すべてのバーコードの読み取りが終了したら、「曝書入力」画面を閉じて「管理メニュー」に戻り、再び「曝書処理」ボタンを押して「曝書メニュー」を開きます。 そこで「終了処理」ボタンを押すと、下の画面が開きます。 「処理件数」がバーコードを読み取らせた図書の件数、「対象件数」は曝書の対象として条件付けされた図書の件数です。 ここで「実行」ボタンを押すと、登録されている蔵書データと、バーコードを読み取らせた図書のデータの最終的な照合が行われ、点検処理が終了します。 「廃棄予定行きリスト」は、曝書時に不明扱いになった蔵書について、運用設定での指定に基づいて、自動的に廃棄予定図書扱いにされる図書のリストを印刷できます。この印刷は「実行」ボタンを押す前に行います。 page22

25. １０．蔵書データの一括登録 「としょっこ」で使用する蔵書データは、外部作成されたファイルから一括登録することが 出来ます。ファイルの形式はMicrosoft Excelファイル及びCSVファイルに対応しています。 一括登録は以下の画面から行うことが出来ます。 「管理メニュー」から「登録」→「蔵書一括登録」を選択して進んでください。 「入力ファイル名」に登録対象のファイルを選択します。 ファイル名が表示されたら、「処理開始」を押すと登録が開始されます。 なお、「としょっこ」の蔵書登録はデータチェック→蔵書登録→書誌登録の３ステップで行われます。 登録件数によっては非常に長い時間がかかる（数時間単位）ことがありますので、登録作業は時間的余裕のある時に行うことをお勧めします。 登録終了時に「エラーがありました」というメッセージが表示された場合は、Cドライブの「蔵書登録エラー」ファイルでエラーの内容を確認してください。