10, SI & PI Yovie Aulia Dinanda, Hapzi Ali, Siklus Pengeluaran, Pembelian dan Pembayaran Kas, Sistem Informasi Siklus Pe

Siklus Pengeluaran, Pembelian dan Pembayaran Kas, Sistem Informasi Siklus Pengeluaran Dosen Pengampu: Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA Dibuat Oleh: Yovie Aulia Dinanda 55518110057 MAGISTER AKUNTANSI PROGRAM PASCASARJANA (S2) UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA 2018

Siklus pengeluaran (SIA) adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa Tujuan utama siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi. Siklus Pengeluaran adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan data yang terkait dengan pembelian dan Tujuan utama dari siklus pengeluaran ini adalah untuk mempermudah pertukaran kas dengan para pemasok untuk barang dan jasa yang dibutuhkan dimana tujuan khusus yang terkandung didalamnya meliputi: 1.Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa dipesan sesuai keperluan 2.Menerima seluruh barang yang dipesan dan menverifikasi bahwa barang tersebut adalah valid dan benar. 3.Menjaga barang tersebut sampai dibutuhkan 4.Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa adalah valid dan benar. 5.Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran secara cepat dan tepat 6.Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan pemasok yang tepat didalam buku besar utang usaha. 7.Memastikan bahwa seluruh pengeluara kas berhubungan dengan pengealuran yang sudah diotorisasi. 8.Menyiapakn seluruh dokumen dan laporan manajerial yang diperlukan yang berhubungan dengan barang atau jasa yang diperoleh. Fungsi dari Siklus Pengeluaran itu sendiri terdiri dari: 1.Mengetahui kebutuhan akan barang tersebut 2.Menempatkan Pesanan, Menerima dan menyimpan barang 3.Memastikan validitas kewajiban pembayaran 4.Menyiapkan pengeluaran kas 5.Mengelola utang usaha 6.Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum 7.Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen yang diperlukan Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran Job Description Siklus Pengeluaran Kas : a)Pemasok Memberikan daftar barang beserta harga kepada bagian pembelian. Menyediakan barang yang diminta oleh perusahaan. b)Bagian Gudang pembayaran barang dan jasa.

Mengecek barang yang telah habis di gudang Membuat daftar barang yang telah habis di gudang untuk dilaporkan. c)Bagian Kas Mengeluarkan sejumlah uang untuk keperluan atau kebutuhan perusahaan d)Bagian Pembukuan Membuat laporan keuangan atas dasar pengeluaran kas yang telah dikeluarkan oleh perusahaan Tiga aktivitas bisnis dalam siklus pengeluaran: A.Memesan barang, Perlengkapan, Dan Layanan a.Permintaan pembelian b.Membuat pesanan pembelian c.Meningkatkan efisiensi dan efektivitas B.Menerima Dan Menyimpan Barang, Perlengkapan Dan Layanan Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama: a.Memutuskan apakah menerima pengiriman b.Memeriksa jumlah dan kualitas barang C.Membayar Barang, Perlengkapan Dan Layanan a.Menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk dibayar Bagian-bagian yang terkait dalam siklus pengeluaran kas adalah: 1.Kasir 2.Gudang 3.Pemasok 4.Pimpinan Data-data yang dibutuhkan dan dihasilkan dari siklus pengeluaran kas: 1.Nota Pembayaran 2.Surat Pengajuan Kredit 3.Data Barang yang diretur Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran 1.Memesan barang, perlengkapan dan jasa (layanan) 2.Menerima dan menyimpan barang, perlengkapan dan jasa (layanan) 3.Membayar barang, perlengkapan dan jasa (layanan) Aktivitas Permintaan Pembelian Barang dan Jasa Aktivtas permintaan pembelian barang dan jasa dilakukan dengan menggunakan dokumen Purchase Requisition. Dokumen ini berisi daftar pemesanan yang, meliputi tujuan pengiriman barang, tanggal pemesanan, nama dan jenis barang dan kuantitas pemesanan. Prosedurnya adalah tiap-tiap departemen diperbolehkan mengisi dokumen Purchase Requisition atas

persetujuan dari manajernya. Setelah itu dokumen Purchase Requisition diserahkan ke departemen pembelian barang untuk dipesankan. Hal ini dilakukan agar kebutuhan tiap-tiap departemen dapat terpenuhi dan juga merupakan pengendalian perusahaan agar dapat tidak terjadi penggandaan pemesanan barang ke supplier. Ada 2 jenis metode pengendalian persediaan atau perlengkapan yaitu: 1. Metode Pengendalian Tradisional Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]). Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan. 2. Metode Pengendalian Altenatif a.MRP (material requirement planning) Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan. b.JIT (just in time) Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan. Perbedaan mendasar antara system JIT dan MRP  Sistem MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi perkiraan kebutuhan penjualan, sehingga menghasilkan persediaan barang jadi  Sistem JIT menjadwalkan produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan, sehingga secara nyata meniadakan persediaan barang jadi. Dokumen–Dokumen Permintaan Pembelian Permintaan pembelian adalah sebuah dokumen yang mengidentifikasikan berikut ini: 1. Peminta dan mengidentifikasi nomor barang 2. Menspesifikasikan lokasi pengiriman dan tanggal dibutuhkan 3. Deskripsi, jumlah barang, dan harga setiap barang yang diminta 4. Dan dapat berisi pemasok yang dianjurkan Aktivitas Penerimaan dan Penyimpanan Barang dan Jasa Aktivitas penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli dilakukan dengan menggunakan dokumen Receiving Report. Dokumen ini berisi tentang pengakuan penerimaan barang dan jasa, yang meliputi tanggal diterimanya barang, jenis dan kuantitas barang yang telah diterima, asal pengiriman (Supplier), dan nomor Purchase Order. Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Faktur dengan Purchase Order dengan tujuan untuk mengetahui apakah barang yang diterima telah sesuai dengan yang dikirim melebihi kuantitas yang dipesan, atau bahkan telah terjadi salah pengiriman, maka barang yang bersangkutan

akan langsung dikembalikan kepada Supplier yang bersangkutan. Pada aktivitas ini juga mungkin dilakukan adanya retur/pengembalian atas barang yang rusak saat diterima. Setelah itu, Bagian gudang akan membuat dokumen Receive Report untuk mengakui pertambahan persediaan di gudang berdasarkan faktur. Dalam hal mengakui pertambahan persediaan digudang berdasarkan Faktur. Dalam hal ini, hanya barang-barang yang terdapat dalam Purchase Order saja yang boleh diakui, sedangkan yang tidak sesuai langsung dikembalikan. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui barang apa saja yang telah diterima dan yang belum dikirim oleh Supplier. Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian. Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama: 1. Memutuskan apakah menerima pengiriman 2. Memeriksa jumlah dan kualitas barang Aktivitas Pembayaran Atas Pembelian Barang dan Jasa Aktivitas Persetujuan Faktur dari Supplier Aktivitas persetujuan dari Supplier dalam rangka pembayaran atas pembelian. Dilakukan dengan menggunakan dokumen Voucher Package. Dokumen ini berisi tanggal pembuatannya, tanggal pemmbayaran, serta jumlah harga barang dan jasa yang telah diterima berdasarkan Source Document yang ada meliputi Faktur, Purchase Order, dan Receiving Report. Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Receiving Report dengan Purchase Order dengan tujuan untuk mengetahui apakah semua barang yang dipesan sedah diterima/dikirim semua. Kemudian dibuatlah Voucher Package untuk memastikan jumlah harga yang harus dibayar kepada Supplier. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui berapa jumlah yang harus dibayar sesuai dengan jumlah barang yang telah diterima sesuai dengan kenyataannya Tujuan utang usaha adalah untuk mensahkan pembayaran hanya untuk barang dan jasa yang dipesan dan benar-benar diterima. Memperbaiki Utang Usaha Efisiensi pemrosesan dapat diperbaiki dengan: 1. Meminta para pemasok untuk memberikan faktur secara elektronis, baik melalui EDI atau melalui Internet. 2. Penghapusan faktur vendor (pemasok). Pendekatan tanpa faktur ini disebut Evaluated Receipt Settlement (ERS). Ada dua cara untuk memproses faktur penjualan dari vendor: a.Sistem tanpa voucher. b.Sistem Voucher.

Aktivitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa yang telah dilakukan dengan menggunakan dokumen pengeluaran kas. Dokumen ini berisi tanggal pembayarann, jumlah harga yang harus dibayar, beserta nomor Faktur. Pada saat jatuh tempo pembayaran, pihak Supplier akan mengih perusahaan sesuai dengan dokumen voucher Package. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui jumlah pengeluaran kas perusahaan. Membayar faktur penjualan yang telah disetujui  Kasir menyetujui faktur  Gabungan dari faktur vendor dengan dokumen pendukungnya disebut : Bundel voucher. Pemrosesan dan Bagan Arus (Flowchart) Siklus Pengeluaran Siklus Pengeluaran yang akan dibahas dibawah ini terbagi atas tiga yaitu: 1. Sistem Pembelian 2. Sistem Pengeluaran Kas 3. Sistem Pembayaran Gaji Sistem Pembelian Bagian yang terkait dalam sistem ini meliputi: 1. Bagian pembelian, yang berfungsi melakukan pemesanan dari penjual dan meng input nya ke komputer. 2. Bagian hutang, yang bertanggung jawab untuk memelihara catatan berbagai pembelian barang ke pemasok, sehingga dapat diketahui jumlah hutang kepada masing-masing pemasok dan juga riwayat layanan pemasok. 3. Bagian gudang, yang bertugas menerima kiriman barang yang dipesan dan dan membuat laporan kepada bagian pembelian bahwa barang sudah diterima, sehingga siap menerima tagihan. 4. Bagian hutng, yang bertugas menerima faktur penjualan atau tagihan dari pemasok. 5. Bagian keuangan atau kasir bertanggung jawab untuk membayar hutang kepada pemasok sesuai dengan masa potongan sehingga perusahaan dapat memperoleh potongan tunai dan menyelenggarakan pencatatan atas pembayaran. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pemebelian ini terdiri atas: 1. Permintaan Barang (Material requisition atau Purchase requisition) Dokumen awal dalam siklus pengeluaran yang mengotorisasi penempatan pesanan barang atau jasa. 2. Penawaran Barang (Qutation) Dokumen yang digunakan dalam prosedur persaingan tawar-menawar, menunjukkan barang dan jasa yang dibutuhkan dan harga pesaingnya, syarat, dan lain sebagainya. 3. Pemesanan Barang (Purchase Order)

Dokumen ini mencantumkan dekripsi, kualitas dan kuantitas atau informasi lain atas barang atau jasa yang hendak dibeli. Bukti Penerimaan Barang (Delivery Receipt) Dokumen yang menunjukkan tanggal barang diterima, nomor purchase order, kode dan nama barang, banyaknya barang yang diterima dan identitas. Faktur Penjualan (Invoice) Dokumen yang menunjukkan deskripsi dan kuantitas barang yang dijual, harga termasuk ongkos angkut, asuransi, syarat pembayaran, dan data lain yang relevan. Kebutuhan Informasi Fungsi ketiga dari SIA adalah menyediakan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan. Kegunaan dalam siklus pengeluaran berarti bahwa SIA harus memberikan informasi operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut ini: 1. Menetapkan kapan dan seberapa banyak tambahan persediaan yang akan dipesan. 2. Memilih pemasok yang tepat untuk pesanan. 3. Memverifikasi akurasi faktur dari vendor. 4. Memutuskan apakah diskon pembelian harus dimanfaatkan. 5. Mengawasi kebutuhan arus kas untuk membayar kewajiban yang belum diselesaikan. Sebagai tambahan, SIA harus memberikan informasi evaluasi strategis dan kinerja berikut ini: 1. Efisiensi dan efektivitas bagian pembelian 2. Analisis kinerja pemasok, seperti pengiriman tepat waktu dan kualitas. 3. Waktu yang digunakan untuk memindahkan barang dari area penerimaan ke produksi. 4. Persentase diskon pembelian yang dimanfaatkan 5. Prosedur Pengendalian secara umum yang terkait dengan siklus pengeluaran. Auditor harus memahami bagaimana kecenderungan kelima kategori prosedur pengendalian dalam operasi transaksi siklus pengeluaran ini. Kelima kategori tersebut antara lain: 1. Adanya otorisasi yang memadai. 2. Adanya pemisahan tugas. 3. Adanya dokumen dan catatan akuntansi. 4. Adanya akses kea rah pengendalian. 5. Pengecekan yang di lakukan oleh personel yang independen. Auditor harus melakukan evaluasi apakah prosedur pengendalian dalam perusahaan benar- benar telah berjalan dengan baik. Prosedur pengendalian yang tidak memenuhi kelima criteria tersebut mempunyai kecenderungan risiko audit yang tinggi. Sistem Pemprosesan Pembelian Langkah –langkah sistem pemrosesan pembelian adalah: 4. 5.

1. Mengetahui kebutuhan untuk mengisi kembali stok persediaan melalui pengamatan terhadap catatan persediaan. Proses pembelian menentukan kuantitas pesanan, memilih pemasok, dan menyiapkan pesanan pembelian. Setelah satu periode waktu, perusahaan menerima item-item persediaan dari pemasok dan diperiksa untuk kualitas dan kuantitasnya dan dikirimkan ke toko ataupun gudang Informasi menerima bukti penerimaan persediaan digunakan untuk meng-update catatan persediaan. Proses Utang dagang menerima faktur dari pemasok. UD merekonsiliasi dengan informasi transaksi dan catatan kewajiban tertentu untuk membayar di waktu tertentu di masa akan datang. Buku besar menerima rangkuman informasi dari utang dagang (kenaikan total kewajiban) dan kontrol persediaan (kenaikan total persediaan). Pengendalian Intern terhadap siklus pengeluaran 1. Catatan dan dokumen yang biasa digunakan dalam transaksi siklus pengeluaran  Check, yaitu dokumen perintah pembayaran sejumlah uang kepada bank.  Check Summary, yaitu laporan tentang ringkasan check yang telah dikeluarakan dalam suatu periode.  Cash Disbusement Transaction File, yaitu file yang berisi informasi pembayaran cek untuk penjual atau pihak lain yang digunakan untuk memasukan ke dalam rekening utang dagang dan buku besar.  Cash Disbusement Juornal or Check Register, merupakan catatan formal terhadap pengeluaran cek untuk pihak lain. 2. Fungsi-fungsi terkait dalam transaksi siklus pengeluaran Nama Fungsi Unit Organisasi Pemegang Fungsi; a.Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas. b.Fungsi pencatatan utang. c.Fungsi keuangan. d.Fungsi akuntansi biaya. e.Fungsi akuntansi umum. f. Fungsi audit intern. g.Fungsi penerimaan kas Bagian pemasaran atau bagian-bagian lain;  Bagian utang.  Bagian kasa.  Bagian akuntansi biaya.  Bagian akuntansi umum. 2. 3. 4. 5. 6.

  Bagian audit intern. Bagian kasa. Keterangan: 1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas (misalnya untuk pembelian jasa dan untuk biaya perjalanan dinas), fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi pencatatan utang. Permintaan cek ini harus mendapat persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan. 2. Fungsi pencatatan utama. Fungsi ini bertanggung jawab atas pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi keuangan dalam mengeluarkan cek yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan validitas dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar. 3. Fungsi keuangan. Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab untuk mengisi cek, meminta otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur. 4. Fungsi akuntansi biaya Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan. 5. Fungsi akuntansi umum Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek. 6. Fungsi audit intern Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan kas (cash count) secara periodik dan mencocokkan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (akun kas dalam buku besar). Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan secara mendadak (surprised audit) terhadap saldo kas yang ada ditangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik. Risiko yang terdapat struktur pengendalian intern siklus pengeluaran. Dalam memahami risiko pengendalian yang timbul dalam transaksi pengeluaran kas harus memperhatikan kemungkinan-kemungkinan salah saji, pengendalian yang dibutuhkan, serta kemungkinan pengujian yang harus dilakukan berikut ini: a. Terhadap transaksi pembayaran hutang. Kemungkinan adanya pengeluaran cek untuk pembelian yang tidak disetujui, harus dikendalikan dengan cara penandatanganan cek melakukan penelaahan terhadap kelengkapan pendukung voucher dan persetujuannya. Auditor dapat melakukan

pengujian dengan cara observasi apakah penandatanganan cek melakukan pengecekan dengan bebas terhadap dokumen pendukung. Kemungkinan voucher dibayar dua kali, dikendalikan dengan pemberian cap terhadap voucher dan dokumen pendukungnya bila telah dibayar. Auditor dapat melakukan pengujian apakah semua pembayaran diberi cap. Check mungkin dibayarkan untuk jumlah yang salah, dikendalikan dengan pengecekkan oleh pihak yang bebas mengenai kesesuaian jumlah dalam check dengan voucher-nya. Check mungkin dirubah setelah ditandatangani, dikendalikan dengan pengecekan pemberian tanda cek yang dikirim. Auditor dapa melakukan pengujian dengan melakukan wawancara tentang prosedur pengiriman check, dan observasi proses pengiriman check. Terhadap transaksi pengeluaran kas. Check mungkin tidak dicatat, dikendalikan dengan check yang bemomor urut tercetak. Auditor melakukan pengujian terhadap penggunaan dokumen bemomor urut tercetak. Kesalahan-kesalahan dalam pencatatan check, dikendalikan dengan pembuatan rekonsiliasi bank secara periodik oleh pihak yang bebas. Auditor dapat melakukan pengujian terhadap bank rekonsiliasi. Check tidak dicatat dengan segera, dikendalikan oleh pihak yang bebas untuk mencocokkan tanggal check dan tanggal pencatatannya. Pengujian yang dilakukan dengan memperlihatkan kembali adanya kebebasan dalam pengecekan. Prosedur Pengendalian secara umum yang terkait dengan siklus pengeluaran Auditor harus memahami bagaimana kecenderungan kelima kategori prosedur pengendalian dalam operasi transaksi siklus pengeluaran ini. Kelima kategori tersebut antara lain: a) Adanya otorisasi yang memadai b) Adanya pemisahan tugas c) Adanya dokumen dan catatan akuntansi d) Adanya akses kea rah pengendalian e) Pengecekan yang di lakukan oleh personel yang independent Tujuan Sistem Pengeluaran a) Menjamin barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan yang dibutuhkan. b) Menerima barang dalam kondisi baik. c) Mengamankan barang hingga dibutuhkan. d) Menentukan faktur yang berkaitan barang dan jasa dengan benar. e) Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran dengan tepat. f) Mengirimkan uang ke pemasosk yang tepat. g) Menjamin semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diijinkan. h) Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran kas dengan tepat dan akurat. b.

Fungsi-Fungsi Terkait Dalam Transaksi Siklus Pengeluaran Nama Fungsi Unit Organisasi Pemegang Fungsi 1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas. (misalnya untuk pembelian jasa dan untuk biaya perjalanan dinas), fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi pencatatan utang. Permintaan cek ini harus mendapat persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan 2. Fungsi pencatatan utang. Fungsi ini bertanggung jawab atas pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi keuangan dalam mengeluarkan cek yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan validitas dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar 3. Fungsi keuangan. Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab untuk mengisi cek, meminta otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur 4. Fungsi akuntansi biaya. Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaa 5. Fungsi akuntansi umum. Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek 6. Fungsi audit intern. Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan kas (cash count) secara periodik dan mencocokkan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (akun kas dalam buku besar). Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan secara mendadak (surprised audit) terhadap saldo kas yang ada ditangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik 7. Fungsi penerimaan kas Bagian pemasaran atau bagian-bagian lain Bagian utang Bagian kasa Bagian akuntansi biaya Bagian akuntansi umum Bagian audit intern Bagian kasa Ancaman Dan Pengendalian Dalam Siklus Pengeluaran Proses /Aktivitas Pesan barang Mencegah kehabisan atau kelebihan persediaan Ancaman Prosedur diterapkan Sistem persediaan perpetual; teknologi kode garis; penghitungan persediaan secara periodik Catt persediaan perpetual yang akurat; persetujuan permintaan pembelian yang Meminta penawaran kompetitif; gunakan pengendalian yang dapat pengendalian persediaan; Catt Meminta barang yang tidak dibutuhkan Membeli dgn harga

pemasok pesanan pembelian; pengendalian anggaran berkualitas Gunakan vendor yang disetujui; awasi kinerja vendor; pengendalian anggaran Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi ke file utama pemasok Komisi (kickback) Kebijakan; mintalah bag. Pembelian untuk mengungkapkan dengan pemasok; audit vendor dan simpan barang dipesan dinaikkan yang disetujui; persetujuan Membeli rendah barang Persetujuan pesanan pembelian; batasi akses kepentingan financial Terima Menerima barang yang tidak Minta memverifikasi pembelian yang valid dalam Dokumentasikan kinerja pegawai; insentif untuk penghitungan yang akurat Pengendalian akses fisik; penghitungan periodic persediaan perhitungan fisik dokumentasikan semua kiriman persediaan kesalahan dalam faktur dari vendor pegawai bag. Utang usaha Membayar barang yang tidak diterima laporan penerimaan asli Gagal memanfaatkan diskon pembelian yang tersedia kas Membayar faktur yang sama 2x Hanya membayar faktur yang didukung oleh bundle voucher asli Kesalahan mencatat dan memasukkan data dalam utang usaha menyalahgunakan kas, cek. Batasi akses ke cek kosong, mesin penandatangan cek; pemisahan tugas antara bagian rekonsiliasi rek bank oleh orang yang independent dari proses pengeluaran kas; alat perlindungan cek termasuk positive pay. Kehilangan data Buat cadangan dan rencana pemulihan dari bencana; pengendalian akses fisik dan logis Kinerja kurang baik Pembuatan dan peninjauan ulang secara periodic; laporan kinerja yang memadai bagian penerimaan keberadaan untuk pesanan Membuat penghitungan Mencuri persediaan kesalahan dan dengan rekonsiliasi catt; Setujui bayar dari vendor dan Gagal menagkap Periksa kembali akurasi faktur; training bagi faktur Hanya membayar faktur yang didukung oleh Penyimpanan file yang tepat; anggaran arus Pengendalian edit berbagai entri data dan pemrosesan utang usaha dengan kasir; Pengendalian umum Kasus Implementasi Siklus Pengeluaran, Pembelian, dan Pengeluaran Kas di Pusdiklat Keuangan Umum. A. Aktivitas yang dilakukan pada siklus ini terdiri dari 4 aktivitas, diantaranya: 1.Memesan bahan baku, perlengkapan dan jasa

Proses penyediaan konsumsi untuk peserta diklat yang dilakukan oleh Pusdiklat KU dilakukan dengan mekanisme lelang konsumsi pada tahun sebelumnya untuk diklat tahun berikutnya. Misalnya untuk penyediaan konsumsi tahun 2018 maka proses lelang akan dilakukan pada tahun 2017. Pusdiklat KU akan mengumumkan kebutuhan konsumsi selama satu semester dan memberikan kesempatan kepada para vendor penyedia konsumsi untuk melakukan pendaftaran menjadi peserta lelang. Tentunya dengan syarat dan ketentuan yang sudah ditetapkan oleh Pusdiklat KU. Setelah proses lelang selesai maka Pusdiklat KU akan membuat kontrak sebagai tanda perjanjian dengan vendor penyedia konsumsi. Kontrak yang dibuat merupakan dokumen perjanjian antara Pusdiklat KU dengan penyedia jasa konsumi, di dalam kontrak tersebut dijelaskan mengenai hak dan kewajiban kedua belah pihak. Setelah kontrak ditandatangi oleh kedua belah pihak, maka penyedia konsumsi berkewajiban untuk menyediakan konsumsi setiap harinya yang diperuntukan bagi peserta diklat. Di dalam kontrak pun tertulis jadwal pengiriman konsumsi, termin pembayaran, serta standar konsumsi yang harus disediakan oleh penyedia konsumsi baik dari segi menu setiap harinya, dan kuantitasnya. Pihak-pihak yang terlibat di dalam proses ini adalah Pejabat Pembuat Komitmen yang notabene adalah Kepala Bagian Tata Usaha Pusdiklat KU, panitia lelang, penyedia konsumsi itu sendiri. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses ini adalah kontrak perjanjian antara pihak penerima konsumsi yang disebut pihak pertama yaitu Pusdiklat KU dan penyedia konsumsi yang disebut sebagai pihak kedua. 2. Menerima Konsumsi Diklat Aktivitas kedua yang dilakukan di Pusdiklat KU adalah menerima barang sesuai dengan pesanan. Barang yang diterima dalam aktivitas ini adalah konsumsi bagi para peserta diklat itu sendiri. Pihak penyedia konsumsi atau biasa disebut sebagai catering, setiap harinya akan mengirimkan makanan sesuai dengan jumlah peserta diklat yang mengikuti diklat. Misalnya pada hari Senin tanggal 28 Mei terdapat 100 peserta yang mengikuti satu pelatihan tertentu, maka catering akan menyediakan sebanyak 100 porsi makanan untuk peserta ditambah 2 porsi untuk pengajar, 1 porsi untuk panitia diklat dan 10 persen tambahan sebagai cadangan.

Proses memasak makanan tidak dilakukan di Pusdiklat KU akan tetapi dilakukan di dapur pihak catering sehingga di lokasi diklat, pihak catering hanya tinggal menyajikannya saja. Setelah pihak catering mengirimkan sejumlah konsumsi kepada pihak Pusdiklat KU, pihak Pusdiklat KU yang diwakili oleh penerima barang akan melakukan pengecekan dengan membandingkan antara menu yang sudah tertulis di dalam kontrak serta jumlah yang seharusnya disajikan dengan makanan yang diberikan oleh pihak catering di waktu itu. Apabila sesuai maka penerima barang akan membubuhkan tanda tangan sebagai bukti bahwa konsumsi yang diberikan sesuai. Laporan penerimaan barang akan disampaikan kepada pejabat pengadaan. Laporan tersebut sebagai bukti bahwa pihak catering telah memberikan komitmentnya. Laporan penerimaan barang pun menjadi dokumen yang dijadikan dasar pembayaran kepada pihak konsumsi. Namun apabila konsumsi yang diberikan berbeda dari seharusnya, maka pihak konsumsi akan diberikan teguran lisan, apabila memungkinkan untuk disesuaikan maka Pusdiklat KU akan memberikan waktu agar pihak catering dapat memperbaikinya. Apabila sifatnya sangat fatal misalnya jumlah yang dikirimkan tidak sesuai dari yang seharusnya dan mengakibatkan peserta tidak mendapatkan konsumsi yang seharusnya, maka proses berikutnya adalah diberi peringatan. Apabila selama 3 kali berturut-turut pihak catering mendapatkan peringatan maka pihak catering akan diblack list oleh Pusdiklat KU dan tidak akan direkomendasikan lagi. Laporan black list akan disampaikan kepada Unit Layanan Pengadaan (ULP) yang berada di Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan Kementerian Keuangan. Sehingga ULP tidak akan mengikutsertakan pihak catering tersebut. 3.Menyetujui tagihan dari supplier/vendor Aktivitas selanjutnya dari siklus pengeluaran ini yang dilakukan oleh Pusdiklat KU adalah menyetujui tagihan dari supplier/vendor. Pada aktivitas ini Bagian Tata Usaha yang diwakili oleh pejabat pengadaan akan memproses lebih lanjut tagihan yang disampaikan oleh pihak catering dengan membandingkan antara tagihan dengan laporan penerimaan barang. Apabila nama barang, jumlah barang, tanggal penerimaan dengan jumlah yang ditagihkan sama, maka proses pembayaran akan dilaksanakan. Surat tagihan dari pihak penyedia biasanya dilakukan setiap 3 bulan sekali. Sesuai dengan teori, Pusdiklat KU menerapkan mekanisme voucher. Dikarenakan Pusdiklat KU adalah instansi pemerintah, maka proses persetujuan

tagihannya pun tidak serta merta langsung diberikan uang cash. Proses tagihan dari supplier akan dilakukan selanjutnya dengan menerbitkan Surat Perintah Membayar (SPM) yang disampaikan kepada Kantor Pelayanan dan Perbendaharaan Negara (KPPN). SPM adalah dokumen yang diterbitkan oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran atau pejabat lain yang ditunjuk untuk mencairkan dana yang bersumber dari Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) yang merupakan dokumen pelaksanaan anggaran yang digunakan sebagai acuan pengguna anggaran dalam melaksanakan kegiatan pemerintahan sebagai pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) atau dokumen lain yang dipersamakan. KPPN adalah instansi vertical Direktorat Jenderal Perbendaharaan yang memperoleh kuasa dari Bendahara Umum Negara (BUN) untuk melaksanakan sebagian fungsi BUN. (Perbendaharaan, 2013). 4.Melakukan pembayaran kas atas tagihan supplier tersebut Aktivitas terakhir yang dilakukan dalam siklus pengeluaran adalah melakukan pembayaran kepada vendor. Sebagai tindak lanjut dari aktivitas sebelumnya, setelah Pusdiklat KU menyerahkan SPM kepada KPPN, maka KPPN akan menerbitkan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) non gaji. SP2D non gaji adalah SP2D dalam rangka pembayaran non gaji bulanan (termasuk kekurangan gaji dan gaji susulan), uang persediaan, dana perhitungan pihak ketiga, serta pembayaran pinjaman/hibah luar negeri beban rekening khusus. SP2D yang telah diterbitkan kemudian akan diteruskan kepada bank yang ditunjuk pemerintah dalam rangka pendistribusian dana APBN dari BUN kepada para instansi pemerintah. Atas SP2D tersebut, maka kuasa BUN akan mentransfer sejumlah uang sesuai dengan angka yang terdapat dalam SP2D kepada rekening Pusdiklat KU. Setelah ada notifikasi bahwa telah ada dana yang masuk ke dalam rekening Pusdiklat Keuangan Umum, proses berikutnya adalah diterbitkan cek atau giro bilyet yang digunakan sebagai dokumen untuk menarik sejumlah dana yang dibutuhkan untuk membayar tagihan dari vendor. Cek dibuat oleh bendahara pengeluaran, kemudian diverifikasi oleh PPK dalam hal ini adalah Kepala Bagian Tata Usaha, kemudian akan diotorisasi oleh pejabat yang lebih tinggi yaitu Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) yang dilakukan oleh Kepala Pusdiklat KU. Proses terakhir adalah, bendahara pengeluaran akan melakukan transfer kepada pihak penyedia konsumsi sejumlah tagihan yang diberikan. B. Fungsi-fungsi terkait

Fungsi-fungsi terkait dengan siklus pengeluaran yang terdapat di Pusdiklat KU adalah sebagai berikut: 1. Fungsi Gudang Fungsi ini menjadi tanggung jawab dari panitia penerima barang, setiap penerimaan konsumsi maka akan langsung dilakukan pengecekan dan dihidangkan di meja makan pada ruangan restorasi. 2. Fungsi Pembelian Fungsi ini dilakukan oleh pejabat pengadaan, pejabat pengadaan akan melakukan proses pelelangan untuk kebutuhan persediaan konsumsi selama satu semester anggaran. 3. Fungsi Penerimaan Fungsi ini dilakukan oleh panitia penerima barang, dimana panitia tersebut bertugas untuk melakukan pengecekan antara kontrak yang telah dibuat bersama dengan konsumsi yang diberikan kepada Pusdiklat KU. 4. Fungsi Akuntansi Fungsi ini dilakukan oleh bendahara pengeluaran. 5. Fungsi Verifikasi Fungsi ini dilakukan oleh Kepala Bagian Tata Usaha untuk memastikan bahwa SPM yang telah dibuat sesuai dengan aturan yang berlaku. Selain itu cek yang diterbitkan telah sesuai dengan kebutuhan. 6. Fungsi Otorisasi Fungsi ini dalam penerbitan cek khususnya dilakukan oleh Kepala Pusdiklat Keuangan Umum.

Daftar Pustaka Aldi . 2011 . “Siklus Pendapatan Dan Penjualan Dan Pengeluaran Kas“. http://aldijibrillatief.blogspot.com/2010/11/siklus-pendapatan-penjualan-dan.html. Diakses 23 November 2018 Krismiaji. 2002. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta. UPP AMP YYKPN Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi, Edisi Romney, B.Marshall. Sistem Informasi Auntansi, Edisi ke-13. Salemba Empat Kriswanto, F. R. (2014). Analisa & Evaluasi Sistem Pembelian, Persediaan & Penjualan Tunai Pada PT. ZRB. Jurnal Akuntansi, Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Bina Nusantara , 355-368. ke-3. Jakarta. Salemba Empat Monica . 2012 . “Siklus Pengeluaran Kas“.http://monicaganda.blogspot.com/2012/04/siklus- pengeluaran-kas.html. Diakses 23 November 2018 Muzdalifah . 2011 . “Siklus Pengeluaran Pembelian Dan Pengeluaran Kas“. http://craftivaa.blogspot.com/2011/11/siklus-pengeluaran-pembelian-dan.html. Diakses 23 November 2018 Perbendaharaan, D. J. (2013, April 8). Tata Cara Penyaluran Dana Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) dan Surat Perintah Transfer (SPT) Melalui Bank Operasional I. Peraturan Direktorat Jenderal Perbendaharaan Nomor Per-13/PB/2013 . Jakarta, Jakarta, Indonesia : Direktorat Jenderal Perbendaharaan. Priyo . 2011 . “Siklus Pengeluaran Pembelian Dan Pengeluaran Kas“. priyohanweersyah.blogspot.com/2011/12/siklus-pengeluaran-pembelian-dan.html. Diakses 23 November 2018 Romney, M., & Steinbart, P. J. (2012). Accounting Information System Twelfth Edition. England: Pearson. Yana . 2012 . “sistem pengeluaran“. http://yana-anggraini.blogspot.com/2012/09/sistem- pengeluaran-sia_14.html. Diakses 23 November 2018 http://mudahbelajargrammar.blogspot.com/2012/11/pengertian-siklus-pengeluaran.html http://www..baak.gunadarma.ac.id Diakses 23 November 2018 http://www.gunadarma.ac.id Diakses 23 November 2018 http:/studentsite.gunadarma.ac.id Diakses 23 November 2018

10, SI & PI Yovie Aulia Dinanda, Hapzi Ali, Siklus Pengeluaran, Pembelian dan Pembayaran Kas, Sistem Informasi Siklus Pe