第十二章 采购管理实务

1. 第十二章 采购管理实务

2. 提升对采购/供应管理的功能及作法较具体 • 及完整的观念 • 增进学员认识信息科技的影响及善用信息 • 科技的好处 • 强化人员发挥采购/供应管理杠杆效应的知 • 识与技能 • 提供想进一步提升专业知识及技能的人员 • 与主管清楚的研习方法 课程效益

3. 一、采购功能的变与不变二、采购及供应管理的角色 三、采购目标与政策四、采购作业程序与组织五、成本分析与价格原理 六、货商搜寻与评选七、有效的品质管理及绩效评估 八、信息科技与电子商务的影响九、结语与讨论

4. 一、采购功能的变与不变

5. 不变的是… 采购的变与不变 • 任务与责任 变的是… • 工作的方法 • 功能与执掌 • 必要的技能

6. 在最优惠的情况下，由外部资源取得经营、维持及管理公司的在最优惠的情况下，由外部资源取得经营、维持及管理公司的 主要和辅助活动所需的所有东西、服务、能力及知识 采购的定义与活动焦点 • 决定所需购买的东西与服务的规范（品质及数量等） • 选择最适合的供应商 • 准备及执行与供应商议价以建立协定 • 下订单给选定的供应商 • 监视及管控（跟催）订单 • 追踪及评估（处理诉怨，维持产品及供应商档案更新 • ，供应商评分与供应商评等）

7. 采购机能（Purchasing Function） 作业性采购 下订单机制 采购流程方式及相关概念 内部顾客 决定 规范 选择 供应商 契约 作成 Ordering 跟催 与 评量 追踪 与 评量 供应商 第一阶 供应商 搜寻 供应 购买（Buying） 采 购（Procurement）

8. 小型化 • 快速化 • 透明化 • 焦点化 • 复杂化 （轻）轻薄短小 （快）瞬息万变 （显）显而易见 （准）致命一击 （繁）多元多变 产业发展趋势

9. 原材料 （Raw Materials） • 补助材料 （Supplementary Materials） • 半制品 （Semi-manufactured Products） • 零件 （Components） • 成品 （Finished Products） • 投资商品或资财设备 （Investment goods • or Capital Equipment） 采购物品的分类

10. 采购需求的协调 • 采购加入后勤的整合 • 采购加入工程及生产规划的整合 • 自制或采购 • 互惠协定及补偿义务 • 全面品质管制及即时生产 • 环保议题 采购新的发展趋势

11. 专业采购 • Derived Demand • 无弹性，波动的需求 • 区域性的集中 • 订单的数量及金额大 • 有限数量的顾客 产业市场的特质

12. 明察秋毫，识真章 • 一招半式，闯江湖 • 袖里乾坤，掌先机 • 葵花宝典，平天下 • 华山论剑，英雄会 • 刘基助主，乾坤握 • 醍醐灌顶，任与督 • 精挑细选，寻伙伴 采购天龙八部

13. PARADIGM IN OEM SUPPLIER RELATIONSHIP NEW Paradigm OLD Paradigm • Quick response / agility • Total ownership cost • Strategic partnership • with selected suppliers • Economy of conjunction • Information sharing & collaboration • Proacting • BTO with short LT • Stable supply / availability • Component price • Buyer / Seller relationship • with variety of suppliers • Economy of scale • Transaction-based interface • Reacting • Firm order with long LT DRIVER Introduction of BTO model

14. 采购策略转型

15. 二、采购及供应管理的角色

16. 在最优惠的情况下，由外部资源取得经营、维持及管理公司的在最优惠的情况下，由外部资源取得经营、维持及管理公司的 主要和辅助活动所需的所有东西、服务、能力及知识 采购的定义与活动焦点 • 决定所需购买的东西与服务的规范（品质及数量等） • 选择最适合的供应商 • 准备及执行与供应商议价以建立协定 • 下订单给选定的供应商 • 监视及管控（跟催）订单 • 追踪及评估（处理诉怨，维持产品及供应商档案更新 • ，供应商评分与供应商评等）

17. 采购在价值链的角色 企业的基本设施 利 辅助活动 人力资源管理 科技开发 润 采 购 利 行销 与 销售 进料后勤 生产作业 出货后勤 服务 润 主要活动

18. 主要活动 • MTS (Make (and distribute) to Stock) • MTO (Make to Order) • ETO (Engineering to Order) • 辅助活动 • 研发单位的实验室设备 • 电算中心的计算器软件及硬件 • 销售人员及高阶主管座车的租赁 • 办公室的设备 • 餐厅的食物与饮料 • 厂务清洁用的材料…. 采购在价值链的角色…

19. 5 Rights! 采购运畴管理之内涵 • Right supplier 从合格的 供应商 处 • Right time 在需求的 时间 内 • Right price 以合理的 价格 • Right quantity 取得正确 数量 • Right quality 符合 品质 要求的物品与服务 Task 101 -

20. 品质方面 明确沟通双方品质规格标准 开发初期将材料品质设计进去 对供应商之品质进行辅导、协调 对不良材料之迅速处理及补救 ECN/QVL之掌握 MRB 跨越公司的QCC/QIT活动 免检制度之推动 举办各种材料之策进会 推动协力厂商之品质竞赛 注重工作品质 推行TQM活动 采购管理之内涵

21. 交期（时效）方面 • 材料分类及订购周期之设定 • 材料前置时间分析、变动控制、并于缩减 • 定期与供应商召开产销会议，沟通需求时间表 • 订单之追加、删减，交期之提前、推迟 • JIT之研拟与部分实施 • 交期推迟原因分析与对策 • 建立预警制度 采购管理之内涵…

22. 成本方面 • 谈判与比价，对各种付款条件之协议 • 驱动由产品设计改善来降低材料成本 • 驱动由价值分析、标准化来降低材料成本 • 题供前瞻性的材料价位走势 • 设定材料标准成本 • 材料之二次成本分析 • 施行各种减少材料取得成本之措施 采购管理之内涵…

23. 确定品质规格 • 提出正确的规格、设计、图样 • 向合格的供应商采购 • 要求供应商提供品质有关资料、统计图表报告等 • 协助供应商达到要求的品质水平 • 靠检验是既花钱又不能改善品质的作法 采购在品质方面扮演的角色 Purch Role

24. 将整个组件指定一家第一层的供应商承制 • 设法精简每一组件的零件数，以减少供应 商的家数 • 原由二、三家供应商供应的零件，改由单 一来源 减少供应商家数的方法 Reduce No of Sup

25. 视供应厂商为「在外的工厂」 • 利用「总括性订单」(Blanket Order)提 供未来采购数量的预测 • 利用供应商排程(Vendor Scheduling)作 好近期交货排程 • 了解供应厂商采购前置时间的构成 • 要求供应厂商持续地缩短前置时间 • 改善采购作业流程，缩短与供应厂商之 间的连系 缩短采购前置时间（Lead Time） Lead Time Reduction

26. 采购功能 (Purchasing) 物料需求 (Material Requisition) 供应厂商 (Vendors) 价格第一 (Price) 官僚结构 (Bureaucracy) 敌对关系 (Adversarial Relationship) 压迫降价 (Pressure Tactics) 货源搜寻 (Sourcing) 顾客需求 (Customer Requirements) 外部资源 (External Resources) 利润第一 (Bottom Line Contribution) 竞争优势 (Competitive Advantage) 策略联盟 (Strategic Alliance) 联合成本管理 (Joint Cost Management) 采购角色的认知 传 统 未 来

27. 供应商先期参与 Early Supplier Involvement ESI • A practice that brings together one or more selected suppliers with a buyer's product design team early in the product development process. The objective is to utilize the supplier's expertise and experience in developing a product specification that is designed for effective and efficient product roll-out. • 供应商先期参与 (Early Supplier Involvement, ESI) 是在规格开发的过程初期，邀请一个或多个经过筛选的供应商，参与买方的产品设计小组的做法。供应商先期参与的目的，是在运用供应商的专业知识以及经验，来共同设计开发出符合可有效制造的产品规格。 • - NAPM Glossary of Key Purchasing Terms

28. 規格的訂定 • 零件的互換性 • 零件的標準化與簡化 • 價值分析 • 零件的替代性 • 零件的獨特性 Design 研 發 Purchasing 採 購 Purchasing Orientation Design Orientation 1. 對品質、安全性與性能採取最低可以接受的要求標準 2. 使用適當的材料 3. 尋求最低的總成本 4. 最關心材料是否需要時可以取得 5. 對參數、規格、外觀與公差採取較實際與經濟性的看法 6. 對產品品質抱持一般性的眼光 7. 對材料的成本斤斤計較 8. 關心及時供貨與供應商關係 1. 對品質、安全性與性能採取較嚴謹的要求標準 2. 使用理想的材料 3. 對成本的關心有限 4. 對材料是否需要時可以取得這回事關心有限 5. 對參數、規格、外觀與公差採取近乎完美的看法 6. 對產品品質抱持概念抽象的眼光 7. 選擇所需的材料 8. 關心產品的整體設計 研发与采购的互动

29. 稳健的判断力（Soundness of Judgment） 分析力 （Analytical Ability） 决策能力（Decision-Making Ability） 善于管理供应商之关系（Management of Supplier Relations） 正直操守（Ethical Conduct） 人际关系（Interpersonal Relations） 沟通能力（Ability to Communicate） 主动性（Initiative） 创造力（Creativity） 弹性（Flexibility） 采购人员应具备之能力条件 Pur Skills

30. 三、采购目标与政策

31. 七个正确 正确的品质（Quality） 正确的数量（Quantity） 正确的时间（Time） 正确的价格（Price） 正确的来源（Source/Supplier） 正确的服务（Service） 正确的交货地点（Location） 采购的目标

32. 常 態 性 採 購 的 性 質 一 次 性 與 供 應 商 的 關 係 一 般 策 略 聯 盟 依供应商的关系及采购的特性 Leverage Purchase 杠杆采购 Strategic Purchase 策略性采购 Low-Impact Purchase 影响性较小的采购 Critical Purchase 关键采购

33. 影响性较小的采购 Low-Impact Purchase • 影响较小的采购部份，其金额虽然不高，但是，也必须确认所取得的价格与一般市售价格比较，是属于公平合理的价格。采购人员切记，勿让花费在价格分析上的成本高于采购的实际金额。 • 【策略】： Price Analysis Focus • 采用快速、低成本的价格分析方法。 • 1. 比较分析各供应商报价。 • 2. 比较目录或市场价格。 • 3. 比较过去的采购价格记录。 • 4. 比较类似产品采购的价格。

34. 杠杆采购 Leverage Purchase • 杠杆采购指的是长期持续性的随机采购，但却不愿意与供应商维持比较密切的合作关系，这可能是对价格的波动特别敏感，或是产品上市的寿命非常短所导致，使得采购不得不随时寻找价格最低的供应商以兹因应。因此，采购人员需要花费较多时间来进行价格上的分析。 • 【策略】：Cost Analysis Focus • 采用价格分析并以成本分析为工具。 • 1. 价值分析(Value Analysis)。 • 2. 分析供应商提供的成本结构。 • 3. 进行成本估算(Cost Estimates)。 • 4. 计算整体拥有成本(TCO)。

35. 关键采购 Critical Purchase • 关键的采购包括一次性，或非经常性的花费，通常其采购金额都相当大，如主要机器设备、信息系统、或厂房设施等。 • 【策略】：Life-Cycle Cost Focus • 采用生命周期成本分析为主要方法。 • 1. 计算整体拥有成本(TCO)。 • 2. 分析整个供应链的成本结构。 • 3. 如果重要计划的采购案一旦变成重复性的例行采购，则必须考虑使用策略性采购中所提的方法。

36. 策略性采购 Strategic Purchase • 策略性采购代表非常重要的持续性采购案，采购人员较希望与供应商建立长期，或许联盟性质的关系。公司应该花较多的时间在成本与价格分析上，这是因为所收到的效益会比较大。 • 【策略】：Continuous Improvement Focus • 采用持续成本改善为主要方法 • 1. 分析供应商伙伴的详细成本资料(Open books)，并找出可能改善的部份。 • 2. 计算整体拥有成本(TCO)。 • 3. 分析整个供应链的成本结构。 • 4. 使用目标成本法(Target Costing)。 • 5. 让采购或/及供应商早期参与新产品开发(EPI/ESI)。

37. 影响采购绩效评良的因素… 管理阶层的观点 • 作业、行政性的活动 • 商业活动 • 整合后勤机制的一部份 • 企业策略的一环

38. e 时代的采购策略 1.强化协力厂商管理 2.以同步工程缩短流程 3.追求Total Cost管理 4.加强信息科技的指导 5.建构协力厂商策略联盟 6.Pre-purchasing的采购 7.流程再造(Business Process Reengineering) 8.建构即时化的管理信息系统

39. e 时代的采购重点方向 1.建构公司内、外人脉 a.对外→建立个人与企业之采购网络 b.对内→展开跨机能活动小组 2.提升管理技能→成为企业顾问师 a.业务管理技巧(Cost、Quality、Delivery) b.协力厂商管理技巧 c.培养业务改善能力 3.发展策略采购能力 4.提升信息科技的应用能力 5.成为公司内部的对外天线 6.提升个人的贡献度 7.Benchmarking，终身学习 8.改变思维方式

40. 卖方市场 势均力敌 买方市场 数量 集中一家 保持现状 分散数家 低姿态不 主动洽谈 积极加压 适可而止 市场变化与因应的采购策略 价格 伺机协商 现货为宜 避免受制 合同期限 长期合同 现货合同兼用 新供应商 积极开发 替代不利来源 保持联系 存货 安全存量 适当存货缓冲 JIT 自制 自给自足 未雨绸缪 采购为宜 替代品 积极寻求 保握机会引介 泰然处之 降低材质 议价促使 供应商改善 价值工程 因势制宜 较少组件 运输 自备运输工具 选择性 卖方承担

41. 高 5 4 3 2 1 0 I N F L U E N C E O N 手段元件 策略元件 策略 = 价格影响力 策略 = 联盟 C O M P A N Y R E S U L T S 策略材料定位与策略选择 Strategy • 应用竞争 • 与最佳供应商达成 长期购买合同 • 长期关系 • 联盟合同 公 司 业 绩 的 影 响 非关键(一般)元件 瓶颈元件 策略 = 统合数量 策略 = 减少风险 • 改善物流成本动力 • 改善行政成本动力 • 替换品/重新设计 • 减少供应风险 低 低 高 0 1 2 3 4 5 采购风险 转译自八月份王瑞斌经理之讲稿

42. 品质 • 舒适性 • 可靠性 • 性能 • 环境合宜 制造策略的转变 Strategy Shift • 金额 • 设计 • 新产品 • 产品组合 • 需求定制 • 可靠的 • 迅速 弹性 整体竞争力 交期 • 间接费用 • 能源 • 材料 • 人工 成本

43. III Establish and Leverage a World-class Supply Base 采购供应管理的循环 II IV Develop Commodity/Article Group Strategies Develop and Manage Supplier Relationships I Integrated, Aligned and Global V Insourcing/ Outsourcing Integrate Suppliers Into the new Product/Process Develop Process VIII VI Manage Costs Strategically across The Supply Chain Integrate Suppliers Into the new Product/Process Develop Process VII Supplier Development and Quality Management

44. 依期望利益及供应商承诺本质分类 N A T U R E D E S I R E D B E N E F I T 策略面 作业联盟 Operational Alliance 策略联盟 Strategic Alliance 事业伙伴关系的种类 期 望 利 益 的 本 质 Partner type 战术面 业务联盟 Business Alliance 基本联盟 Basic Alliance 作业面 例行 合同,低价值资产,库存 高度承诺 Routine Contractual, low value assets, inventory High 供应商承诺本质 Natural of Supplier Commitment 转译自八月份王瑞斌经理之讲稿

45. 采购策略Buying Strategies • 现货购买 Spot Buying • 向公开市场以现行市价购买一般性商品 • 避险买卖 Hedging • 一份未来的采购或销售合同，以平衡既定的采购或销售合同，并抵消未来市场价格可能的变动 • 价格平均 Dollar Averaging 当分批购买商品或零件、价格是依照不同时间、不同数量的平均，例如

46. 采购策略…Buying Strategies 价格平均的例子…

47. 采购策略…Buying Strategies • 合同 Contracting • 供应商就某些项目建立长期采购／供应的合同，包括长期合同（涵盖一年以上），产品寿命合同，未来交货协议。 • 购买产能 Buying Capacity • 在无法预知正确的料号、商品、要购买之前先购买供应商的产能。如果届时没有购买原先预定的数量时，愿意支付货款给供应商。 

48. 采购策略…Buying Strategies • Hand-to-mouth buying 捉襟见肘 • Buying to requirements 按需求采购 • Forward buying 提前采购 • Speculative buying/volume purchase agreements 投机采购/量购合同 • Life-of-product supply 产品寿命供应 • Just-In-Time 即时交货制度 • Consignment 寄库供应 • Commodities 商品 • Supplier replenishment systems 补货系统 • Outsourcing 外包采购

49. 四、采购作业程序与组织

50. 电脑化的材料管理系统 Computer Using department Printed purchase requisition MRP schedule Hand-written requisition Review by materials planner Buyer changes Review by buyer Requisition entry Revised requisition Computer Purchase Order and acknowledgment form Purchase order copies