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GESTIÓN DE PROYECTOS. Zaragoza, 24 de Octubre de 2007. ÍNDICE. INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO GESTIÓN DE PROYECTOS Sec. 1: Diseño del proyecto Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo Sec. 3: Planificación temporal y de recursos

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GESTIÓN DE PROYECTOS

Zaragoza, 24 de Octubre de 2007

slide2

ÍNDICE

  • INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS
  • PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO
  • GESTIÓN DE PROYECTOS

Sec. 1: Diseño del proyecto

Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo

Sec. 3: Planificación temporal y de recursos

Sec. 4: Presupuesto y financiación

Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto

Sec. 6: Difusión y comunicación

slide3

Introducción a la gestión de proyectos

1.1. Definición de proyecto

1.2. Gestión de proyectos

1.2.1. Definición y conceptos generales

1.2.2. Análisis de ciclo de vida del proyecto

1.2.3. Fases de la gestión de proyectos

slide4

1.1. Definición de proyecto

¿Qué es un Proyecto?

Proceso único consistente en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y de finalización, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme a requisitos específicos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costes y recursos.

Definición según ISO 10006 “Gestión de la calidad. Directrices para la calidad en la gestión de proyectos”

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1.2. Gestión de proyectos

1.2.1. Definición y conceptos generales

Gestión de Proyectos

¿CONTROLAR PRESUPUESTOS?

¿GESTIONAR MATERIALES?

¿CONSEGUIR PERSONAS?

¿CREAR CRONOGRAMAS?

  • Planificación, organización, seguimiento, control e informe de todos los aspectos de un proyecto y la motivación de todos aquellos que están involucrados en él para alcanzar los objetivos del proyecto.
slide6

CALIDAD

Objetivo

Requisitos

ALCANCE

Gestión de riesgos

COSTE

TIEMPO

1.2. Gestión de proyectos

1.2.1. Definición y conceptos generales

Gestión de Proyectos

PMI: Es la aplicación del conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto con el objetivo de cumplir (y/o exceder las necesidades y expectativas de las partes interesadas) con los requisitos del proyecto, equilibrando:

Alcance, tiempo, coste, riesgo y calidad

Las necesidades o requisitos identificados

Los intereses de las partes implicadas

slide7

1.2. Gestión de proyectos

1.2.2. Análisis de ciclo de vida del proyecto

  • Fase inicial . Diseño
  • Fases intermedias . Ejecución
  • Fase final.

Nivel de coste y personal

Tiempo

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1.2. Gestión de proyectos

1.2.2. Análisis de ciclo de vida del proyecto

FASES PREVIAS

  • Planificación y selección de ideas
  • Priorización de ideas (criterios)

(Estudio de viabilidad técnica-económica) (*)

FASES PROYECTO

  • Diseño del proyecto
  • Planificación (recursos/medios…)
  • Fase de información, consenso
  • Fase de ejecución
  • Fase de seguimiento y revisión
  • Difusión y comunicación

¿Y vosotros? ¿Qué ciclos de vida tienen vuestros proyectos?

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ÍNDICE

  • INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS
  • PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO
  • GESTIÓN DE PROYECTOS

Sec. 1: Diseño del proyecto

Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo

Sec. 3: Planificación temporal y de recursos

Sec. 4: Presupuesto y financiación

Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto

Sec. 6: Difusión y comunicación

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2. Presentación del caso de trabajo

D.1

CASO : Ruta de compras

Antecedentes

Los estudios comerciales realizados han indicado que existe una fuga pequeña en lo que respecta a la alimentación, fundamentalmente causada por motivos laborales.

Dicha fuga es mayor en equipamiento de persona y de hogar y se dirige fundamentalmente a centros comerciales del corredor del Henares.

Debido a todo esto se quiere revitalizar el comercio en la zona del casco histórico-turístico y mejorar así la oferta comercial y de servicios.

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ÍNDICE

  • INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS
  • PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO
  • GESTIÓN DE PROYECTOS

Sec. 1: Diseño del proyecto

Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo

Sec. 3: Planificación temporal y de recursos

Sec. 4: Presupuesto y financiación

Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto

Sec. 6: Difusión y comunicación

slide13

3. La gestión de proyectos

Sec. 1: Diseño del proyecto

1.1 Análisis de los requisitos del proyecto

1.2 Definición del alcance

1.3 Definición de los objetivos

1.4 Identificación y segregación de tareas

1.5 Gestión de riesgos

slide14

REQUISITOS DE APROVISIONAMIENTO

REQUISITOS DE LOS ASOCIADOS

REQUISITOS DEL SERVICIO

REQUISITOS DE LA GESTIÓN DEL PROYECTO

REQUISITOS COMERCIALES

REQUISITOS DE

LA JUNTA

REQUISITOS DEL PROYECTO

REQUISITOS DE MARKETING

REQUISITOS DE LOS CLIENTES/POBLACIÓN

3.1.1. Análisis de los requisitos del proyecto

F.06

slide15

3.1.2. Definición del alcance

F.07

  • Procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo necesario y solamente el trabajo necesario, y completarlo de esta forma con éxito.
  • Alcance del Proyecto:Trabajo que debe llevarse a cabo para entregar un servicio con las características y funciones especificadas.
        • Procesos
        • Lugar
        • Participantes
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3.1.3. Definición de los objetivos del proyecto

F.07

  • Para garantizar el éxito del proyectolos objetivos deben ser:
  • Specific * específico: definición
  • Measurable * medible: control
  • Assignable * asignable: responsabilidades
  • Realist * realista: recursos
  • Time related *relacionado con tiempo: plazos
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1º.- Dibujar el flujo de actividades consecutivo

2º.- Descomponer el Proyecto en paquetes de trabajo atendiendo a:

Agrupar actividades/tareas relacionadas dentro de un mismo paquete de trabajo

Escindir la responsabilidad entre los distintos componentes del equipo

Minimizar los interfaces entre los distintos paquetes de trabajo

3.1.4. Identificación y segregación de tareas

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3.1.4. Estructura del proyecto

  • Flujo depaquetes de trabajosencillo para simplificar al máximo la gestión y minimizar los interfaces del equipo de trabajo.
  • Suficientemente elaborado y completopara describir todas y cada una de las tareas del Proyecto.
  • Actividades:
    • Sencillas
    • Descomposición detallada  para evitar el desperdicio de recursos
    • Completas: gestión autónoma
    • Asignadas a un responsable único
    • Entradas y salidas identificadas y concretas (documentos, etc.)
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ADQUISICIÓN

MATERIALES/SERVICIOS

3.1.4. Identificación de los paquetes de trabajo

Paquetes de trabajo

DISEÑO DEL PROYECTO

PLANIFICACIÓN

RECURSOS/COSTES/PLAZOS

INFORMACIÓN, CONSENSO

PRUEBA PILOTO

PREPARACIÓN DEL

MATERIAL

EJECUCIÓN

DIFUSIÓN

SEGUIMIENTO Y CIERRE

slide20

¿ A qué llamamos riesgo?

  • Cualquier contingencia que puede ocurrir, que provoque que el resultado real de una actividad se desvíe significativamente del resultado esperado.

3.1.5. El riesgo

E.mail: me he dado cuenta de que cada vez que resolvemos un problema, creamos dos más. Desde ahora queda prohibido resolver problemas.

  • Esa desviación puede ser tanto positiva como negativa.

Efectos positivos  oportunidades

Efectos negativos  amenazas

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3.1.5. Procesos de la gestión de riesgos

F.09

  • Identificación y caracterización de riesgos.
  • Cuantificación de riesgos.
  • Desarrollo de respuestas a riesgos. (Preventivas y Correctivas)
  • Supervisión y Control de los riesgos.
  • Herramientas:
    • Cuantificar riesgos
    • Matrices de priorización.
    • Árbol de decisión
    • Check list
    • DAFO
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3.1.5. Tipos de riesgos

  • Aceptables y no aceptables
  • Evitables e inevitables
  • A corto y largo plazo
  • Positivos y negativos
  • Gestionables y no gestionables
  • Internos (planificación y estimaciones y técnicos) y externos (imprevisibles o previsibles)
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3.1.5. Desarrollo de una respuesta ante los riesgos

F.09

“Hay que tener previsto como reaccionar ante una situación de riesgo”

El control y prevención de los riesgos consiste en:

  • Descripción del riesgo y objetivos afectados
  • Definir Acciones (Plan de acción)

-Preventivas (para evitar que suceda)

-Correctivas (para subsanar lo sucedido)

“Las sorpresas no se pueden gestionar, las malas noticias si”

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3. La gestión de proyectos

  • INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS
  • PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO
  • GESTIÓN DE PROYECTOS

Sec. 1: Diseño del proyecto

Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo

Sec. 3: Planificación temporal y de recursos

Sec. 4: Presupuesto y financiación

Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto

Sec. 6: Difusión y comunicación

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3. La gestión de proyectos

Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo

2.1 Equipo de trabajo e identificación de responsables

2.2 Reuniones de trabajo

2.3 Conflictos

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3.2.1. Equipos de trabajo

  • Conjunto de personas con funciones diferentes y complementarias, reunidas por razón de su trabajo, unidas por un fin común, sentimiento de pertenencia al equipo y conciencia de sus deberes y responsabilidades con respecto al mismo.
  • Implica que los participantes basen sus relaciones en,
  • la confianza,
  • la identificación con los objetivos de la asociación,
  • una metodología activa para resolver los problemas de una manera creativa.
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3.2.1. Identificación de los responsables de cada paquete de trabajo

  • Planificación del equipo: identificar y asignar las funciones y responsabilidades del proyecto.
  • Funciones (quién hace qué)
  • Responsabilidades (quién decide qué)

Pueden ser asignadas a personas internas o externas

  • Equipo interno: Gerente, Presidente, Administrativo.
  • Equipo externo: Asociados, Colaboradores, Instituciones.
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3.2.1. El consenso de objetivos

  • El equipo de trabajo funciona cuando se organiza la cooperación (división del trabajo, adaptación de las ideas individuales, adopción de normas comunes) y cuando se potencia lo mejor de cada uno en beneficio del conjuntoy la satisfacción de los individuos.
  • Todo ello orientado a los objetivos.
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3.2.2. Reuniones de proyecto

Las reuniones de trabajo son una parte fundamental del trabajo cotidiano, y el punto de referencia prioritario para el flujo e intercambio formal de información.

Cuando se convoca una reunión debemos garantizar que ésta va a ser útil y dinámica.

Reuniones eficaces:

  • Reuniones no muy largas
  • Llegar con los temas preparados
  • Ceñirse al orden del día
  • Puntualidad
  • Talante adecuado

Al terminar, determinar las tareas pendientes y sus responsables

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3.2.3. Conflictos personales en el proyecto

¿Qué es un conflicto?

  • Un problema, una cuestión o materia de discusión, una situación desgraciada y de difícil salida.
  • “Oposición de intereses opiniones o valores entre dos o más partes cuya satisfacción simultánea resulta incompatible”.

Si una persona gana, la otra pierde y viceversa

Objetivo: WIN to WIN

  • El conflicto bien resuelto permite la evolución de las personas
  • Permite al grupo innovar, crear y buscar soluciones aglutinadoras que mejoren el proyecto.
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Enfrentar el conflicto

Ofrecer alternativas

Negociar las soluciones

No ser negativo

Ser asertivos

No amenazar

Escuchar

Prever las consecuencias

3.2.3. Conflictos personales en el proyecto

Cómo reaccionar ante una situación de conflicto

Habilidades para resolver conflictos

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3.2.3. Conflictos interpersonales en el proyecto

¿Qué sucede si no se resuelve el conflicto?

  • Cada conflicto implica dos aspectos:
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3. La gestión de proyectos

  • INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS
  • PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO
  • GESTIÓN DE PROYECTOS

Sec. 1: Diseño del proyecto

Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo

Sec. 3: Planificación temporal y de recursos

Sec. 4: Presupuesto y financiación

Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto

Sec. 6: Difusión y comunicación

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3.3.1. Planificación temporal: elaboración del cronograma

F.08

  • Planificación requerida para asegurar la conclusión del proyecto en los plazos previstos:
  • Definición de actividades
  • Secuenciación de las actividades: identificar y definir las interrelaciones.
  • Estimación de la duración
  • Desarrollo del cronograma
  • Control del cronograma

Felicidades!!! nuestro proyecto va adelantado respecto a la planificación y por debajo del presupuesto, No está mal para la primera hora!!!!

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3.3.1. Planificación temporal: elaboración del cronograma

TAREAS DEL PROYECTO

1er paso: El Responsable estima la duración de las tareas considerando: la complejidad, el esfuerzo requerido, las personas disponibles, tiempo disponible.

2º paso: El responsable establece las interrelaciones de las tareas e hitos.

3º paso: Plasmar esta información en un cronograma (tabla Excel, Project,..)

TIEMPO DE EJECUCIÓN

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3.3.3. Planificación del aprovisionamiento

F.10

  • Procesos necesarios para adquirir bienes y servicios, de otras organizaciones, con el fin de alcanzar los objetivos del proyecto;
  • Planificar las adquisiciones: qué, cuándo
  • Búsqueda y selección de proveedores

Comparativa de proveedores y servicios

  • Contratos y gestión de la relación con el proveedor
  • Evaluación del servicio prestado
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3. La gestión de proyectos

  • INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS
  • PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO
  • GESTIÓN DE PROYECTOS

Sec. 1: Diseño del proyecto

Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo

Sec. 3: Planificación temporal y de recursos

Sec. 4: Presupuesto y financiación

Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto

Sec. 6: Difusión y comunicación

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3. La gestión de proyectos

Sec. 4:Presupuesto y financiación

4.1 Gestión de costes. Presupuesto.

4.2 Financiación

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3.4.1. Gestión de costes

F.11

  • Procesos requeridos para asegurar la terminación del Proyecto dentro del Presupuesto aprobado.
  • Planificación de recursos: qué recursos y qué cantidad de ellos
  • Estimación de costes
  • Presupuesto
  • Planificación tesorería
  • Control del presupuesto y tesorería

Planificación del Aprovisionamiento

Riesgos

Costes financieros (Tesorería)

Provisiones contingencias

Costes subvencionables

Costes no subvencionables

“Planificación de la gestión de tesorería, en función de las subvenciones”

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COSTES

FINANCIEROS

COSTES DIRECTOS O INDIRECTOS

COSTES SUBVENIONABLES O NO SUBVENCIONABLES

PROVISIONES CONTINGENCIAS Y

CRONOGRAMA

COSTE FINAL PROYECTO

PRESUP. DE PROYECTO

COSTE OBJETIVO PROYECTO

  • Presupuesto del proyecto + reserva de gestión = coste objetivo del Proyecto

3.4.3. Elaboración del presupuesto

PROVISIONES CONTINGENCIAS

RIESGOS

  • Presupuesto interno : dedicación del personal
  • Presupuesto externo : servicios externos contratados
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3.4.5. Financiación

Presupuesto propio

Financiación regional

2.1 Departamento de Industria, Comercio y Turismo

2.1.1 Dirección General de Comercio y Artesanía

2.1.2 Dirección General de Industria y de PYMES

Innoempresa:

- hasta 17 de Noviembre, max 50%

- Identificación, desarrollo y utilización de servicios avanzados compartido

Financiación nacional

Financiación europea

Esponsors

Financiación bancaria

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3. La gestión de proyectos

  • INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS
  • PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO
  • GESTIÓN DE PROYECTOS

Sec. 1: Diseño del proyecto

Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo

Sec. 3: Planificación temporal y de recursos

Sec. 4: Presupuesto y financiación

Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto

Sec. 6: Difusión y comunicación

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3. La gestión de proyectos

Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto

5.1 Gestión de cambios

5.2 Cierre del proyecto

slide45

3.5.1. Control de cambios

F.12

F.13

El control de cambios debe:

  • Asegurarque loscambios seanbeneficiosos
  • Detectar los factoresque ocasionan los cambios
  • Determinarcuándose produce un cambio
  • Gestionar los cambiosreales cuándo ocurren

Los cambios pueden ser;

En el alcance

En los plazos

En los costes

En los riesgos

Buscar los “por qué” de las variaciones tanto positivas como negativas

El control de cambios se identifica en:

  • Los estados de revisión de los formatos del proyecto
  • Un archivo ordenado de todos los registros
  • Un Histórico del proyecto (de cambios)
  • Reuniones de seguimiento. Actas de reunión
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3.5.2. Cierre del proyecto

El cierre del proyecto tiene como objeto principal:

  • Analizareconómicamente el resultado del Proyecto

Recursos iniciales –Recursos consumidos

  • Diagnosticarla actividad desarrollada

Identificar desviaciones y las causas

  • Corregirlas actuaciones inadecuadas

OBJETIVO: Revisar la experiencia adquirida y procurar una mejora continua

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3.5.2. Informe de cierre

Contiene:información necesaria para saber si el proyecto obtuvo los resultados previstos, y en caso contrario, las razones.

Un proyecto bien gestionado es aquel en el que las desviaciones son mínimas.

Si las desviaciones son favorables (> beneficio del esperado)

¡Alarma!: la superación de los objetivos no se suele lograr salvo que…

  • Estimaciónen el presupuesto inicial excesivamente conservadora
  • Se exijan sobre-esfuerzosal personal
  • Ahorro en materiales, equipos, etc.
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3.5.2. Análisis del proyecto

Motivos del fracaso de un proyecto

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3. La gestión de proyectos

  • INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS
  • PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO
  • GESTIÓN DE PROYECTOS

Sec. 1: Diseño del proyecto

Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo

Sec. 3: Planificación temporal y de recursos

Sec. 4: Presupuesto y financiación

Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto

Sec. 6: Difusión y comunicación

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3.6.1. Difusión y comunicación

  • Procesos requeridos para asegurar la generación oportuna y apropiada, la difusión, recopilación, archivo, etc. de la información del proyecto:
    • Planificación de las comunicaciones:
    • QUIÉN necesita la información
    • QUÉ tipo de información
    • CUÁNDO la va a necesitar
    • CÓMO le será enviada
    • Distribución – difusión: ¡en el momento preciso!
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3.6.1. Difusión y comunicación

COMUNICACIÓN EFICAZ

Destino idea

Origen idea

Mensaje

Emisor

codifica

Receptor

descodifica

Canales de comunicación: Trípticos, carteles, audiovisuales, anuncios radiofónicos, elementos físicos a pie de calle, anuncios en prensa, etc.

Canal de comunicación

Código

slide52

Fallos que influyen negativamente en el proceso de comunicación:

3.6.2 Distribución-difusión. Fallos más comunes

  • La periodicidad de la comunicación
  • El filtrado de la información
  • El lenguaje
  • La indefinición de los objetivos de la comunicación
slide53

Gracias por su atención

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