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Power. Formation RH. Le Programme. Introduction Consultation des fiches collaborateurs Saisie des activités Rapports Conclusion. Introduction. Pourquoi ce projet ?.

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Presentation Transcript
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Power

Formation RH

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Le Programme

Introduction

Consultation des fiches collaborateurs

Saisie des activités

Rapports

Conclusion

slide3

Introduction

Pourquoi ce projet ?

Professionnaliser notre système de gestion en nous dotant d’un ERP intégrant toutes les dimensions de la gestion des projets

Disposer d’un outil qui nous permette d’avoir une bonne visibilité de notre activité et de nos performances

Mieux suivre et gérer nos projets 

Améliorer nos délais de facturation et de recouvrement.

Cela passe par le remplacement des outils jusqu’à présent développés en interne (Timesheet, BD_GEST, fiche projet, congé, feuille de notes de frais,…)

slide4

Introduction

Le SI B&D cible

Paye(SAGE)

Compta(SAGE)

  • Infos RH collaborateur :
  • Coordonnées
  • Salaire
  • Export des écritures comptables :
  • Facturation client
  • Notes de frais
  • Factures fournisseurs (Achat)

Export :

Périodes de congés

POWER

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Le Programme

Introduction

Consultation des fiches collaborateurs

Saisie des activités

Rapports

Conclusion

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Fiches collaborateurs

Le référentiel collaborateur

L’ensemble de l’effectif B&D France existe dans le référentiel Collaborateurs de POWER, exceptés à ce jour les collaborateurs de Eolas et Feedback.

Pour chaque collaborateur, il existe une fiche contenant toutes les informations nécessaires pour son affectation et pour son suivi, accessible par un clic à partir de la liste des ressources.

Un mode opératoire détaillé décrit les différentes actions possibles sur les ressources dans POWER.

Fiche d’utilisation de POWER : Modifier / Consulter une fiche ressource interne

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Fiches collaborateurs

Consultation des fiches collaborateur

  • La gestion de la fiche des collaborateurs internes relève de la RH
    • Création
    • Mise à jour
  • Certaines mises à jour seront cependant à réaliser par un Resp BU. En particulier :
    • Le Rôle dans POWER, qui détermine les droits de chaque utilisateur
    • Le Responsable Hiérarchique qui aura un rôle de valideur pour certains circuits de validation (comme congés ou CRA)

Interface avec Sage

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Ergonomie des écrans

Présentation de la page d’accueil

Personnalisation générale de l’application

Personnalisation de la page d’accueil

Widget d’accès rapides aux fonctions, validations,…

slide9

Ergonomie des écrans

Présentation d’un écran « standard »

Menu d’accès aux fonctionnalités de l’application

Boutons d’actions liés à la fonctionnalité choisie

Zone personnalisée de l’application

Onglet de navigation des éléments composant la fonctionnalité choisie

slide10

Ergonomie des écrans

Présentation de la fiche Collaborateur

Partie haute : Onglets contenant les informations du collaborateur

Partie basse : Onglets contenant les éléments rattachés au collaborateur

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Ergonomie des écrans

Présentation de la fiche CollaborateurPartie haute

  • Onglet Général
  • Toutes les informations proviennent de SAGE PAIE par interface, hormis les zones :
  • Entité op. secondaire  détermine le périmètre opérationnel du collaborateur, défini par les BU, mis à jour manuellement par l’administrateur fonctionnel de POWER
  • Entité financière secondaire
          •  détermine le périmètre financier du collaborateur, défini et mis à jour par l’administrateur fonctionnel
  • Responsable  défini par les BU et mis à jour par les BU (référent POWER ou correspondant CSD)
          • Le responsable valide en premier les demandes de congés
          • Le responsable valide en dernier les CRA.

Prénom2

Civilité

Prénom

Nom

Service

Date d’embauche

Information mise à jour manuellement après la création de la fiche par interface

Information déduite depuis d’autres informations de la fiche collaborateur SAGE

Information directement issue de la fiche collaborateur SAGE

Autres informations sans conséquence (avec des valeurs par défaut)

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Ergonomie des écrans

Présentation de la fiche Collaborateurpartie haute

Onglet Gestion

Nature de contrat

ETP

Qualification

Calcul = base annuelle brute +

Éléments variables contenus dans les zones de saisie libre dédiées

Information directement issue de la fiche collaborateur SAGE

Information calculée par le système

Autres informations sans conséquence (avec des valeurs par défaut)

slide13

Ergonomie des écrans

Présentation de la fiche Collaborateur Partie haute

Onglet ASA

email

Information mise à jour manuellement après la création de la fiche par interface

Information directement issue de la fiche collaborateur SAGE

Autres informations sans conséquence (avec des valeurs par défaut)

Le nom d’utilisateur ASA est son login. Il s’agit de son identifiant LDAP présent

dans le champ Email de la fiche SAGE.

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Ergonomie des écrans

Présentation de la fiche CollaborateurPartie haute

Onglet Administratif

Date de naissance

Emploi occupé

Code postal Ville

Email

Service

Matricule

Information directement issue de la fiche collaborateur SAGE

Autres informations sans conséquence (avec des valeurs par défaut)

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Ergonomie des écrans

Présentation de la fiche CollaborateurPartie haute

Onglet Historique

slide16

Ergonomie des écrans

Présentation de la fiche CollaborateurPartie basse

Onglet Feuilles de temps

Liste des feuilles de temps du collaborateur avec le statut de validation

Onglet Activités réalisées

Activités réalisées par le collaborateur

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Ergonomie des écrans

Présentation de la fiche CollaborateurPartie basse

Onglet Ordres de frais

Liste des ordres de frais du collaborateur avec le statut de validation.

Il est possible d’accéder à l’écran d’ajout d’un ordre de frais depuis cet onglet en cliquant sur

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Gestion des projets

Exercice : Consultation d’une fiche collab

Consulter une fiche collaborateur

Visualiser les zones d’actions possibles

Environnement de test : https:// 81.255.212.177

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Le Programme

Introduction

Consultation des fiches collaborateurs

Saisie des activités

Rapports

Conclusion

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Saisie des activités

Les CRA sont pré-alimentés

Le processus de gestion des congés

Une demande de congés peut être modifiée. Cependant, si elle a déjà fait l'objet d’une Validation, une Dévalidation sera nécessaire pour saisir la modification

Les demande de congés à valider sont notifiées sur la page d’accueil

slide21

Saisie des activités

Exercice : Gérer des demandes de congés

Saisir une demande de congés

Valider la demande de congés

slide22

Saisie des activités

Le processus de gestion des CRA

Les temps saisis alimentent le CEP Réalisé

Les temps saisis alimentent le CEP Engagé

Un CRA peut être modifié tant que la clôture mensuelle n’est pas réalisée.

Cependant, s’il a déjà fait l'objet d’une Validation, une Dévalidation sera nécessaire pour saisir la modification

slide23

Saisie des activités

La saisie d’un CRA

  • Chaque semaine tous les collaborateurs auront à saisir leur CRA
  • Dans le CRA de chaque collaborateur :
    • Les projets sur lesquels un collaborateur est missionné sont proposés (via un menu déroulant en tête de ligne)
    • Les congés sont positionnés (quel que soit le statut de validation de la demande)
    • Les jours fériés pré-positionnés

Si un collaborateur ne retrouve pas son projet, il est probable que les lignes du CEP sur lequel il doit imputer son temps n’aient pas été démarrés

slide24

Saisie des activités

La validation d’un CRA

  • Une fois saisi, le CRA du collaborateur subit une double validation :
    • Par le(s) CP(s) des projets concernés
      • Si plusieurs CP sont concernés par un CRA, chacun valide sa partie (cf : exemple ci-dessous)
    • Par le Responsable du collaborateur

Exemple de validation de CRA en cas de multi CP :

CP 1

CP 2

slide25

Saisie des activités

La validation d’un CRA

Les CRA à valider sont notifiés sur la page d’accueil

  • Une fois la clôture mensuelle réalisée, les CRA ne sont plus modifiables

Astuce : utilisez la barre de navigation pour passer au collaborateur suivant si plusieurs feuille de temps sont à valider

En cas d’erreur, il est nécessaire de dévalider le CRA pour pouvoir le modifier. Le cycle de validation reprend ensuite

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Saisie des activités

Exercice : Gestion des CRA

Saisir un CRA

Valider le CRA

slide27

Saisie des activités

Le processus de gestion des frais

Les frais saisis alimentent le CEP Réalisé

Les frais saisis alimentent le CEP Engagé

Le frais peuvent être modifiés tant que la clôture mensuelle n’est pas réalisée.

Cependant, s’ils ont déjà fait l'objet d’une Validation, une Dévalidation sera nécessaire pour saisir la modification

slide28

Saisie des activités

La saisie d’un ODF

  • L’Ordre De Frais est un préalable nécessaire à la saisie de tout frais rattaché à un projet
  • Un ODF est défini :
    • Pour un collaborateur
    • Pour un projet
    • Pour une période

Pour pouvoir créer un ODF, le collaborateur doit préalablement être missionné sur le projet concerné

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Saisie des activités

La saisie d’un ODF

slide30

Saisie des activités

La gestion des frais

  • A tout moment, un collaborateur pourra ajouter une ligne de frais sur sa note de frais mensuelle
  • 2 méthodes de saisie de frais sont possibles :
    • Via la feuille de temps
    • Via le menu spécifique de saisie des frais

Ne pas oublier d’imprimer la feuille de frais et de la joindre aux justificatifs

Les frais non imputables à un projet client seront rattachés à un projet interne fictif , l’ordre de mission n’étant alors pas obligatoire

slide31

Saisie des activités

Exercice : Gestion des Frais

Saisir des frais au réel

Valider les frais

slide32

Le Programme

Introduction

Consultation des fiches collaborateurs

Saisie des activités

Rapports

Conclusion

slide33

Rapports

Quelques rapports parmi les plus significatifs

  • Les rapports sont disponibles à plusieurs endroits de POWER :
    • Dans le menu Ressources
      • Temps de travail
      • Disponibilités
    • Dans le menu Projets de l’application / Planning général
    • Dans le menu Rapport spécifiquement
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Rapports

Rapports du menu Ressources

  • Temps de travail
  • Disponibilités
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Rapports

Rapport du menu Projets

  • Les rapports sont disponibles à plusieurs endroits de POWER :
    • Dans le menu Projets de l’application / Planning général

Le code des couleurs est expliqué dans une légende qui s’ouvre en cliquant

sur le bouton mire

slide36

Rapports

Fonctionnement des rapports prédéfinis du menu Rapports

  • La liste des rapports est proposée en liste :
    • La loupe en bout de ligne permet d’accéder aux écrans de paramétrage du rapport.
    • L’accès peut également se faire en double-cliquant sur la ligne.
  • Chaque rapport fait l’objet d’un paramétrage via un ou plusieurs écrans. En fonction des rapports, tout ou partie de ces écrans est proposée.
  • Etape 1 : sélection des niveaux de regroupement
      • ce que l’on affiche en lignes
  • Etape 2 : Données affichées
  •  ce que l’on affiche en colonnes
  • Etape 3 : Filtres
      •  Possibilité de filtrer les lignes affichées en fonction de valeurs indiquées dans cet écran

Une fois, les écrans de paramétrage renseignés, il est possible de générer au choix un rapport ou un graphique ou de revenir sur les critères de sélection.

slide37

Le Programme

Introduction

Consultation des fiches collaborateurs

Saisie des activités

Rapports

Conclusion

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Conclusion

Le déploiement du projet

Le démarrage : Zoom prévisionnel sur janvier 2012

04/01

26/01

20/01

S4

Fermeture définitive de Timesheet

Reprise des projets

Missionnement des collabspour saisie des CRA

Saisie des CRA dans POWER S1 / S2 / S3

slide39

Conclusion

L’accompagnement sur le projet

La documentation disponible en ligne

Les supports de formation

Les modes opératoires : fiches décrivant pas à pas, l’utilisation des fonctionnalités, accessibles en ligne

Les référents POWER : un référent par BU, à joindre en premier. Lui seul est habilité à contacter le support de niveau 2 (SPI).