公文線上簽核推動經驗分享

1. 公文線上簽核推動經驗分享 台中市政府資訊中心 分享機關 ：水利署 報 告 人 ：蘇瑞榮 民國100年07月26日

2. 時機成熟 法規制度完善 技術成熟 安全認證技術 電子文件控管 電子簽章法(90.01) 流程引擎 提昇公文處理效率 朝向無紙化目標 電子公文交換作業辦法 (99.5修訂) XML資料交換標準 檔案法(97.9) 公文書橫式書寫推動方案 (92.05) 檔案電子儲存管理實施辦法 (94.4修訂) 文書處理手冊 軟硬體環境 文書及檔案管理電腦化作業規範(99修正) 網路環境 行政院及所屬各機關公務人員電子識別證管理作業要點 (99.01) 作業環境可行 1

3. 推動時程 時程 第2代共用版公文線上簽核系統 所屬機關導入 系統開發建置 署本部導入 價值 6 • 水規所/四河局/ 水特局 • 各河川局 • 各水資源局 第1代公文線上簽核系統 規劃分析設計 5 4 • 系統開發 • 系統測試 • 教育訓練 • 上線導入 • 系統規劃設計 • 電子憑證作業規劃 • 雲端架構測試評估 • 軟體元件開發 3 • 北中南水資局 • 系統開發導入 2 • 系統建置導入 1 • 系統規劃 ‧ ‧ ‧ ‧ 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 2

4. 系統建置 3

5. 設計原則 操作簡化/人性化 權責明確 • 公文精靈導引 • 待處理件數儀表板 • 簡易手寫輸入介面 • 自動清稿 • 自動改分/展期 • OCR公文內容辨識 • 簽章資訊 • 承會辦意見分明 • 簽辦流程詳實記錄 • 追蹤修訂核稿內容 Easy & Friendly to Use Precise Statement 安全控管 • 電子檔案安全 • 網路安全 • 應用系統安全 • 資料庫安全 Security Control 4

6. 系統發展方法 • 管理工具 • - MS Project • - Subversion • - MS Offic/Visio • - Project Test • 發展管理與監控 • 版本控管 • 開發工具 • - 語言：ASP.NET/C# • - 資料庫介面：ADO.NET • - 報表工具：Crystal Report 11R2 • - Web服務工具：IIS Planning & Analysis • 多層式(N-Tier)架構 • 服務導向架構設計 Project/ Subversion • UML • - 物件導向發展方法 • - 軟體系統藍圖 • - 基礎執行程序 • 反覆週期發展 • 使用案例導向 • 階段式中心建構 VS.NET Ent/Dev Microsoft .NET 系統發展管理 • 整體作業構想 • -集中優於分散 • -公用運算 服務導向 雲端共構式 Development & Implementation 5

7. .NET IIS SSL DB Server ASP.NET & Web Service Client ADO.NET & XML Request System Class Library Response Common Language Runtime Win2000/XP/Vista/7 SMS、Ajax、SOAP 網路伺服器主機端 資料庫端 客戶端 IE 6.0/7.0/8.0/9.0 Windows Server 2003/2008 SQL Server 2005/2008/2010 軟體應用 PKI 6

8. 架構規劃 • 使用者User端 • BUI (Browser User Inteference) • 應用AP端彈性擴充 • 因應未來組織改造、線上簽核相關應用模組的擴增、及作業量增加 • 異地備援 • 應用系統、檔案及資料庫整合虛擬化備援 • (Vmware) • 整體架構 • 集中共構式N-Tiers架構 • 資料庫DB端 • HA（高可靠度）架構 • 檔案伺服File端 • 分區多部檔案伺服主機 • HA（高可靠度）架構 • 應用系統AP端 • 分區多部應用伺服主機 • 使用Cluster架構 • Load balance/Redundant System Architecture 7

9. 網路架構 8

10. 參數化設計 9

11. 軟體元件應用 10

12. 系統功能 11

13. 系統功能提增 • 再配合『文書及檔案管理電腦化作業規範(99年修訂)』擴充功能 12

14. 署版公文線上簽核系統(Word) 共用版公文線上簽核系統 水資局版公文線上簽核系統 河川局版公文 管理系統 系統核心功能 現況 簽核比例最高 電子 憑證 公文影像 元件 整體 線上簽核 作業功能 即將 新整合 作業功能 系統 參數 數位內容 封裝元件 跨機關 簽核 作業功能 新文書 規範 擴充功能 公文流程 控管元件 文書編輯 簽核元件 13

15. 多機關DB架構 14

16. 多機關AP架構 15

17. 資料表結構分割 16

18. 作業流程 17

19. 分文作業流程 總收文 紙本文掃描 公文內容辨識 分文 分文 依分層負責表 一、二、三層決行 電子文接收 線上核定 自動取號 線上作業 組室登記桌 陳核 核退 承辦人 主管 歸檔 (承辦人稿轉函) 發文案件 存查案件 總發文 電子檔案點收 檔案管理 發文 歸檔 登記桌 檔案室 18

20. 改分提陳作業 線上傳遞 線上傳遞 線上傳遞 單位主管 單位登記桌 承辦人 申請改分 繕打改分/提陳單 選取處理狀態：申請改分 改分/提陳 核准 重新分文 新主辦單位 登記桌 秘書室主任/主秘 19

21. 線上批示 機關首長 線上核判/ 手寫批示 線上核稿/ 追蹤修訂 電子公文夾 電子公文夾 一層主管 二層主管 陳核 向上陳核 承辦/會辦 總收文 承辦單位/人 會辦單位/人 總發文 檔案室 創簽稿 會辦意見 電子發文 電子儲存封裝 數位浮水印 憑證 加簽 加密 • 支援MS CA及自然人憑證 • 可配合公務人員憑證 • 創簽稿檔案/核稿意見/公文修改內容 • 會辦意見/簽章記錄/核判手寫批示　 • 公文檔案(存放於檔案目錄) • Check-in/check-out檔案 系統簽核作業 20

22. 檔案管理作業 線上簽核 檔案管理 檔案產生 點收/退件 檔案分編 立案/編目 檔案整理 (電子儲存) 檢調應用 公文線上簽核系統 • 結案未歸檔公文稽催 • 案件/案卷 • 案件/案卷 銷毀 檔案目錄 彙送 已屆保存年限檔案 檔案清理 移轉 • 案件/案卷 • 檔案管理局 永久保存檔案 21

23. 線上稽催作業 催辦 電子催辦單 催辦簽認 線上簽核 催辦簽認 待辦/逾期公文 催辦簽認 未辦結原因 公文線上簽核系統 主管 • 組室登記桌 催辦記錄 逾限/列管/抽調個案 • 承辦人員 稽催記錄 管考人員 催辦簽認 會辦公文 催辦記錄 • 會辦人員 承辦人員 公文線上稽催 統計分析 22

24. 公文承辦情境 紙本不再堆疊 溝通無礙 • 發文/檔案室/主管辦公桌 紙本不再 堆積 • 不再有不明確的指示 顯性地溝通意見 Interaction with eDocuments 在家辦公 Paperless in Office 無時空限制 • 人員出差不用趕回辦公室看公文 • 不須再二區三地辦公室間往返 Work at Home Ease of Life 23

25. 系統貢獻 公文線上簽核系統 對水利署的貢獻 24

26. 系統效益 節紙、效率、價值 • 整合電子及紙本公文，達成工作流程合理化 • 突破公文辦理時空限制，增進公文處理時效 • 強化主管輔導承辦人員之公文品質 • 支援行動辦公環境，公文處理之進度追蹤 公文線上簽核比率: 91% 公文辦理時間縮短: 1.0天 全署紙張減省量約: 40% 25

27. 系統作業 26

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33. 感謝聆聽 32