Система учета документов Паспорта Строительного Объекта

1. Система учета документов Паспорта Строительного Объекта На базе решения BIX Outlook Docflow

2. Цели и задачи системы Цель повышение прозрачности бизнес-процессов обработки и хранения документов, сопровождающих строительство объектов Решаемые задачи: • Организация единой информационной системы учёта, обработки и хранения регистрационных карточек документов «Паспорта объекта» • Внедрение интеллектуальных функций системы обработки документов (поиск, отчеты) • Разграничение доступа к информации Терминология ПСО – паспорт строительного объекта. В ПСО входят документы, оформляемые на всех этапах строительства, включая приемку и ввод объекта в эксплуатацию

3. Бизнес-процесс обработки ПСО Описание: • Сотрудники вносят информацию о документах ПСО в РК документа • Сотрудники формируют отчеты о состоянии дел по документированию объектов • Руководство, на основании отчетов принимает управляющие решения

4. Функциональные характеристики • Отображения состояния исполнения документа • Поиск отдельного документа различными способами • Печать документов и карточек документов • Отчеты о состоянии и по исполнению документов «Паспорта объекта» по объектам строительства • Анализ состояния «Паспорта объекта» • Хранение информации о «Паспорте объекта», включая информацию о наличии и отсутствии документов входящих в паспорт • Просмотр и редактирование карточек «Паспорт объекта»сотрудниками;

5. Общая схема работы с системой Вариант 1 • Канцелярия заполняет РК входящего документа (реквизиты, текст резолюции, ответственного исполнителя, срок) • Исполнитель по электронной почте получает уведомление о поступившем документе, открывает и обрабатывает документ • Исполнитель заполняет специальные поля РК входящего документа («Объект» и «Документ ПСО») и создает связь с РК документа ПСО • Вариант 2 • Исполнитель открывает папку объекта и производит поиск нужной РК документа ПСО • Исполнитель открывает РК документа ПСО и заполняет необходимые поля

6. Общий вид системы Структура папок Работа с ведется в папке «Паспорта строительных объектов», где каждая подпапка соответствует отдельному объекту строительства. Отчеты по документам ПСО представлены в папке «Отчеты».

7. Общий вид системы Сортировка по статусу Документы ПСО Сортировка по подразделению

8. Карточка документа. Закладка «Карточка»

9. Карточка документа. Закладка «Карточка» Заполнение полей РК: • Ответственный исполнитель – подразделение, которое, в настоящее время, ответственное за данный документ ПСО (выбирается из списка) • Контактное лицо – ФИО сотрудника • Телефон – телефон контактного лица по данному документу ПСО • Статус - статус документа ПСО, в котором он находится в данный момент (возможные варианты: «Не определен», «Не требуется», «В работе», «Завершен») • Срок исполнения – дата завершения работ по документу ПСО • Состояние дел – текущее (актуальное) состояние дел по документу ПСО • Блок «Сопроводительные реквизиты» – информация о дополнительных документах создаваемых в процессе работы над документом ПСО • Блок «Поручение» – информация о поручениях назначенных в связи с обработкой данного документа ПСО • Связанные документы – документы, обрабатываемые Системой электронного делопроизводства, связанные с документом ПСО • Прикрепленные файлы – файлы, прикрепленные (если необходимо) к РК паспорта объекта Обязательные к заполнению поля на карточке документа выделены жирным шрифтом и обозначены символом «*»

10. Карточка документа. Закладка «Дополнительно» «Состояние дел» отражает историю работы над документом. Информация обновляется при каждом нажатии кнопки «Добавить в список» «Поручения» отображает перечень всех поручений, назначенных в процессе работы над документом. Информация обновляется при каждом нажатии кнопки «Добавить поручение»

11. Карточка документа. Закладка «История» • На закладке «История» отображаются: • Время и дата действия пользователей при работе с карточкой • ФИО пользователя, который изменял информацию на карточке • Действие, которое произвел пользователь • Информация на закладке «История» обновляется при каждом сохранении карточки

12. Связывание карточек ПСО и СЭД Для установления связи необходимо нажать кнопку «Прикрепить новый документ» на форме РК ПСО. Во всплывшем окне «Выбор -Поиск документов» выбрать РК документа и нажать кнопку «Выбрать». Карточки документов будут связаны. (!) Пользователь видит перечень только тех документов, на которые у него есть разрешения

13. Прикрепление файла к карточке К карточке ПСР можно прикрепить любое количество дополнительных файлов Пользователь видит перечень файлов на своем компьютере

14. Поиск документа ПСО Действие 1 Действие 2 Действие 3 • Для поиска необходимого документа в папке объекта: • Ввести в поле «Просмотреть» слово по которому будет производиться поиск • Нажать кнопку «Найти» • Перечень найденных документов будет отображен в данной папке объекта

15. Отслеживание статуса документа Срок исполнения Статус документа • Просмотр статусов документов в реестре документов в папке объекта • Документы, срок подготовки которых истек, отображаются красным цветом • Исполнитель может установить отметку о важности документа Отметка о важности Просроченный документ отображается красным цветом

16. Отчеты Для принятия управленческих решений руководством организации предусмотрены различные отчеты, отражающие состояние документирования объекта строительства.

17. Отчет по объекту строительства Отчет формирует перечень документов ПСО по выбранному объекту строительства за выбранный период в заданном статусе. Каждая строка отчета является ссылкой на карточку документа ПСО

18. Отчет по документу ПСО Отчет формирует перечень карточек по выбранному документу ПСО по всем объектам строительства за выбранный период в заданном статусе. Каждая строка отчета является ссылкой на карточку документа ПСО

19. Отчет по ответственному подразделению Отчет формирует перечень документов ПСО исполняемым структурным подразделением по выбранному объекту строительства за выбранный период в заданном статусе Каждая строка отчета является ссылкой на карточку документа ПСО

20. Отчет по контактному лицу Отчет формирует перечень документов ПСО исполняемым сотрудником по выбранному объекту строительства за выбранный период в заданном статусе Каждая строка отчета является ссылкой на карточку документа ПСО

21. Отчет по исполнителю поручения Отчет формирует перечень документов ПСО, в рамках исполнения которых было поручение выбранному сотруднику. Отчет формируется по выбранному объекту строительства, в заданном статусе. Каждая строка отчета является ссылкой на карточку документа ПСО

22. Отчет по измененным документам Отчет формирует перечень документов ПСО по выбранному объекту, которые были изменены в заданный период Каждая строка отчета является ссылкой на карточку документа ПСО

23. Администрирование системы Добавление нового объекта строительства: • Внести новый объект в справочник объектов • Скопировать в папку нового объекта все элементы из папка «Шаблон» Справочники системы : • Справочник объектов строительства • Справочник документов ПСО • Справочники СЭД

24. Итоги Результат внедрения: • Наличие оперативной и объективнойинформации по состоянию дел у руководства организации • Наличие необходимой для оперативного управления информации о процессах подготовки документов, сопровождающих строительство объектов на уровне руководителей среднего звена • Принципиальное сокращение времени на подготовку отчетов по состоянию дел с документацией, сопровождающей строительство («Паспорт объекта») с нескольких дней до нескольких минут • Повышение уровня исполнительской дисциплины при работе с документами • Поиск документов стал быстрее в 6 раз • Документы ПСО хранятся в электронном виде, что многократно повышает надежность

25. Контакты Спасибо за внимание! Телефон: +7 (495) 644-24-13E-mail: Konstantin.Mayorov@bix.ru Site: www.bix.ruАдрес: г. Москва, Даниловская наб., д. 4, стр. 15