ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ ILGALAIKIO IŠSAUGOJIMO PERSPEKTYVOS

1. ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ ILGALAIKIO IŠSAUGOJIMO PERSPEKTYVOS INGA PETRAVIČIŪTĖ Lietuvos archyvų departamentas prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės

2. Pranešimo turinys • Pagrindiniai reikalavimai dokumentui • Dokumento samprata viešajame sektoriuje • Teisės aktai, reglamentuojantys dokumentų saugojimą • Pagrindiniai dokumentų saugojimo principai • Problemos, susijusios su elektroninių dokumentų valdymu ir saugojimu • Pagrindiniai reikalavimai elektroninių dokumentų saugojimui • Elektroninių dokumentų saugojimo organizacinės priemonės • Reikalavimai elektroninių dokumentų formatams • Išvados

3. Pagrindinai reikalavimai dokumentui • Dokumentai yra sukuriami, gaunami ir naudojami įstaigos veiklos metu. • Kad būtų užtikrintas įstaigos veiklos tęstinumas, atitinkantis teisės aktų keliamus reikalavimus, garantuotas atsiskaitomumas ir veiklos įrodymai, įstaigos sukurti ar gauti dokumentai turi būti autentiški, patikimi, galimi naudoti, taip pat turi būti užtikrintas šių dokumentų integralumas visą dokumentų gyvavimo ciklą (ISO 15489-1:2001 (E), p. 7) • Dokumentas turi būti autentiškas –dokumente fiksuota informacijanebuvo pakeista visą dokumento gyvavimo ciklą. • Dokumentas turi būtipatikimas –dokumente fiksuota informacijayra teisinga ir tikra dokumento sudarymo momentu. • Dokumentas turi būti vientisas –dokumentasyra išbaigtas ir nekeičiamas. • Dokumentas turi būti prieinamas ir galimas naudoti (ISO 15489-1:2001(E), p. 7.2) • Įstaigos parengti ar gauti su jos veikla susiję dokumentai privalo atitikti teisės aktų nustatytus formos, struktūros, turinio ir kalbos reikalavimus.

4. Dokumento samprata viešajame sektoriuje • Viešojo sektoriaus aspektu oficialus dokumentas yra suprantamaskaip teisinę vertę turintis įrodymas ar informacija ir yra apibrėžiamas kaip • Viešojo juridinio asmens vykdant teisės norminių aktų nustatytus įgaliojimus sudarytas, patvirtintas ar gautas į apskaitą įtrauktas dokumentas, nepriklausomai nuo jo pateikimo būdo, formos ir laikmenos. • Rašytinis, grafinis, garsinis regimasis, kompiuterinės informacijos ar kitoks dokumentas, kuris yra susijęs su įstaigos veikla, įtrauktas į tos įstaigos apskaitą ir yra arba šios įstaigos sukurtas, arba jos gautas (LR teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybių įstaigų įstatymas) • Elektroninis dokumentas nuo tradicinio dokumento skiriasi tuo, kad jis yra sukurtas, laikomas, naudojamas ir saugojamas skaitmeniniame formate, tačiau, • Nepriklausomai nuo to, dokumentas turi atitikti teisės aktais nustatytus turinio, struktūros ir konteksto reikalavimus, ir išlikti autentiškas, patikimas, vientisas, prieinamas ir galimas naudoti visu savo gyvavimo ciklo metu.

5. Teisės aktai, reglamentuojantys dokumentų saugojimą I. Lietuvos Respublikos archyvų įstatymas (Žin., 1995, Nr. 107-2389) II. Lietuvos valstybinio archyvų fondo nuostatai, patvirtinti Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1996 m. gegužės 13 d. nutarimu Nr. 566 (Žin., 1996, Nr.46-1127) III. Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklė, patvirtinta Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1997 m. rugpjūčio 15 d. įsakymu Nr. 38 (Žin., 1998, Nr. 25-665) Nuo 2005 m. sausio 1 d. įsigalios naujas Lietuvos Respublikos archyvų įstatymo pakeitimo įstatymas, turės bus parengti šie teisės aktų projektai: I. Elektroninių dokumentų ilgalaikio saugojimo tvarkos projektas (LRV programos priemonė p. 122) II. Valstybės ir savivaldybių įstaigų ir įmonių vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklės projektas III. Savivaldybių administravimo institucijų ir įstaigų veiklos dokumentų saugojimo terminų rodyklės projektas

6. Pagrindiniai dokumentų saugojimo principai • Valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos ir įmonės, valstybės įgalioti asmenys, nevalstybinės organizacijos, privatūs juridiniai asmenys privalo: • Išsaugoti savo veiklos dokumentus reikiamą laiką, kad būtų užtikrinti veiklos įrodymai, apsaugotos su ja susijusių fizinių ir juridinių asmenų teisės; • Išsaugoti reikiamą laiką kitų juridinių ir fizinių asmenų veiklos dokumentus, perimtus šio įstatymo ir kitų teisės norminių aktų nustatyta tvarka; • Dokumentus saugoti patikimoje ir saugioje aplinkoje, įvertinant galimus rizikos faktorius; • Užtikrinti, kad turimi dokumentai, prie kurių prieinama tik specialios įrangos priemonėmis, išliktų autentiški, patikimi ir prieinami per visą jų saugojimo laiką. Kartu su šiais dokumentais turi būti saugoma ir kontekstinė informacija.

7. Problemos, susijusios su elektroninių dokumentų valdymu ir saugojimu • Informacijos valdymas elektroninėje terpėje nėra vien tik technologinė problema, tai – ir įstaigos politikos bei veiklos problema; • Įstaigos atskaitingumui ir veiklos įrodomumui užtikrinti reikalinga patikima informacija, o ne technologijos; • Skaitmeninės dokumentų laikmenos yra trumpalaikės ir greitai kintančios, dažnai elektroniniai dokumentai gali būti reikalingi ilgiau, nei kad gali egzistuoti sistemos, kuriose jie buvo sukurti; • Technologijų pokyčiai sąlygoja tai, kad elektroniniai dokumentai turi būti perkeliami iš vienų laikmenų į kitas, dėl ko • Elektroninių dokumentų ilgalaikis naudojimas priklauso nuo technologijų, kas sąlygoja kur kas didesnę riziką, susijusią su elektroninių dokumentų sudarymu, naudojimu ir jų ilgalaikiu išsaugojimu.

8. Pagrindiniai reikalavimai elektroninių dokumentų saugojimui • Teisės aktuose, reglamentuojančiuose dokumentų saugojimą, turi būti nustatytos ir elektroninių dokumentų saugojimo priemonės • Elektroniniai dokumentai turi būti saugomi taip, kad būtų išsaugotas jų autentiškumas, integralumas, patikimumas ir, jei reikia, jų konfidencialumas • Visu elektroninių dokumentų saugojimo laikotarpiu, atsižvelgiant į technologijų senėjimą, turi būti užtikrintas priėjimas prie elektroninių dokumentų ir garantuotos galimybės juos naudoti • Elektroninių dokumentų saugojimo terminai bei priėjimo prie jų ribojimo periodas turi būti nustatomi vadovaujantis tais pačiais principais, kurie naudojami tradiciniams dokumentams • Kartu su elektroniniais dokumentais turi būti saugoma ir su jais susijusi kontekstinė informacija (metaduomenys), atspindinti šių dokumentų sudarymo kontekstą, ryšius tarp dokumentų, nepriklausomai nuo jų laikmenos

9. Elektroninių dokumentų saugojimo organizacinės priemonės • Įstaigoje elektroniniai dokumentai turi būti archyvuojami ir saugomi atsižvelgiant į kompetetingos institucijos elektroninių dokumentų saugojimui nustatytus reikalavimus • Turi būti nustatyti elektroninių dokumentų perdavimo saugoti į archyvą laikotarpiai bei procedūros, atsakingi asmenys • Į archyvą saugoti elektroniniai dokumentai turi būti perduodami kartu su jų kontekstine informacija (metaduomenimis) • Valstybinės archyvų sistemos atsakinga įstaiga turi nustatyti bendruosius reikalavimus elektroninių dokumentų sudarymui, tvarkymui, valdymui bei saugojimui, teikti konsultacijas bei vykdyti priežiūrą • Tradicinių dokumentų skaitmenizavimas, siekiant efektyvesnio dokumentų naudojimo, nesudaro galimybių atsisakyti teisės aktais nustatytų dokumentų laikymo ir saugojimo reikalavimų

10. Saugumo užtikrinimo priemonės • Turi būti užtikrinta, kad elektroninių dokumentų perdavimo saugoti į archyvą metu dokumentai yra apsaugoti nuo sugadinimo, praradimo, neteisėto naudojimo, pakeitimo arsunaikinimo • Elektroninių dokumentų saugojimo sistemose turi būti nustatytos priėjimo prie dokumentų, jų perkėlimo į kitas laikmenas, kopijavimo ar naikinimo procedūros bei paskirti už šių procedūrų vykdymą atsakingi asmenys • Saugomų elektroninių dokumentų kopijos taip pat turi būti saugomos archyve, jei įmanoma – skirtingose saugojimo laikmenose • Turi būti laikomasi elektroninių dokumentų saugykloms nustatytų reikalavimų, kad būtų garantuota šių dokumentų fizinė apsauga. Taip pat turi būti vykdomi nustatyti dokumentų fizinės būklės periodiški patikrinimai • Elektroniniai dokumentai turi būti periodiškai perkeliami iš senesnių laikmenų į naujasnes, siekiant išvengti dokumentų praradimo dėl technologijų senėjimo • Įstaiga, saugojanti elektroninius dokumentus, turi nuolat stebėti aplinkos bei technologijų pokyčius ir evoliuciją

11. Reikalavimai elektroninių dokumentų formatams • Valstybiniame sektoriuje turi būti nustatyti vienodi reikalavimai elektroninių dokumentų formatams • Elektroninių dokumentų formatai turi būti standartizuoti, nustatyti atsižvelgiant į duomenų perkėlimo būtinumą, taip pat galimi naudoti dokumentmas įvairiomis kalboms • Valstybinės archyvų sistemos atsakingos įstaigos turi dalyvauti dokumentų formatų bei kontekstinės informacijos (metaduomenų) nustatymo procese, tokiu būdu užtikrinant elektroninių dokumentų ilgalaikio išsaugojimo galimybes tiek įstaigoje, tiek valstybės archyve

12. Išvados • Problemos, susijusios su elektroninių dokumentų ilgalaikiu išsaugojimu, turi būti sprendžiamos atsižvelgiant į tai, kad Dokumentai, nepriklausomai nuo jų formos ar laikmenos, privalo būti išsaugoti autentiški, patikimi, prieinami ir galimi naudoti Reikalavimai e.dokumentams, jų valdymui ir saugojimui turi būti teisiškai reglamentuoti Archyvų įstaigos turi būti įtrauktos į visą e.dokumentų valdymo procesą nuo koncepcinės stadijos • Kol nėra išspręstos e. dokumentų ilgalaikio išsaugojimo problemos, kvestionuotinas ir jų naudojimo įstaigos veiklos įrodomumui ir atsiskaitomumui užtikrinti galimybės

13. AČIŪ UŽ DĖMESĮ PRAŠOME KLAUSTI