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A ssociazione N azionale A rchivistica I taliana. Giorgetta Bonfiglio-Dosio Archivisticamente parlando (Padova, 13 aprile 2007). Che cosa si propone la lezione di oggi.

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Presentation Transcript
a ssociazione n azionale a rchivistica i taliana
AssociazioneNazionaleArchivisticaItaliana

Giorgetta Bonfiglio-Dosio

Archivisticamente parlando

(Padova, 13 aprile 2007)

che cosa si propone la lezione di oggi
Che cosa si propone la lezione di oggi
  • L’acquisizione di un lessico specialistico non in forma di elenco di termini presentati in ordine alfabetico, ma in forma di percorso logico che diventi un’introduzione alle metodologie archivistiche:
      • documento
      • Archivio
      • Funzione civile dell’archivista
      • Fasi di vita dell’archivio
      • Archivio corrente
      • Archivio di deposito
      • Conservazione fisica e intellettuale
      • Amministrazione archivistica
1 che cos il documento
1. Che cos’è il documento?

«Testimonianza scritta di un fatto di natura giuridica, compilata coll’os-servanza di certe determinate forme, le quali sono destinate a procurarle fede e a darle forza di prova»

C. Paoli, Diplomatica (1883)

testimonianza scritta
Testimonianza scritta

La tradizione giuridica italiana, di derivazione romana e mediterranea, richiede che il documento sia scritto (non importa su quale supporto, purché adottato ufficial-mente dall’ente che lo produce).

la rilevanza giuridica del documento
La rilevanza giuridica del documento
  • Il documento è la testimonianza di un fatto di natura giuridica.
  • Il documento deve essere compilato con forme determinate, che sono requisiti essenziali per conferirgli fides publica e quindi capacità probatoria.
la capacit probatoria del documento
la capacità probatoria del documento
  • Deriva da alcuni fatti:
  • il documento deve essere autentico, cioè
    • emanato dall’autorità che se ne dichiara autore
    • rappresentare in modo efficace il fatto o atto giuridico (formalismo giuridico)
    • non aver subito manomissioni (fisicità del documento su supporti tradizionali/ diversa fisicità del documento digitale)
supporto medium
Supporto (= medium)
  • “La materia, il contenitore e/o l’oggetto materiale nel o sul quale sono memorizzate le informazioni (per esempio: tavolette d’argilla, papiro, carta, pergamena, film, nastro magnetico)”
diplomatica paola carucci 1987
Diplomatica (Paola Carucci: 1987)
  • Lo studio del documento conduce inevita-bilmente a porre in rilievo il rapporto tra natura dell’atto giuridico e forma dell’atto
  • La diplomatica è la disciplina che studia il singolo documento, l’unità archivistica elementare (documento, fascicolo, registro)
  • Come si forma la volontà espressa nell’atto giuridico
  • In che forma si manifesta la volontà
sempre paola carucci
Sempre Paola Carucci:
  • attira l’attenzione sulla procedura ammini-strativa che genera il documento (L. 241/90)
  • ha allargato l’ambito della diplomatica fino ad integrarla con l’archivistica
  • prende in considerazione le relazioni tra i documenti che sono prodotti dalla stessa procedura (concetto di flusso e di proce-dimento)
archivistica
ARCHIVISTICA

= disciplina che studia:

  • la formazione degli archivi
  • la sedimentazione degli archivi
  • la conservazione degli archivi
  • le modalità di utilizzo degli archivi
  • Quindi la gestione dei documenti in tutte le fasi di vita dell’archivio
documento archivistico
Documento archivistico

ogni «rappresentazione in forma libera o secondo determinati requisiti di un fatto o di un atto relativo allo svol-gimento dell’attività istituzionale, statu-taria o professionale di un ente o di una persona»

P. Carucci – M. Messina, Manuale di archivistica per l’impresa

mariella guercio documento d archivio
Mariella Guercio: documento d’archivio

«rappresentazione memorizzata su un supporto e conservata da una persona fisica o giuridica nell’esercizio delle sue funzioni (prodotta o diversamente acquisita nel corso di un’attività pratica da un soggetto produttore) di un atto/fatto rilevante per lo svolgimento di tale attività»

slide13

legge 7 agosto 1990, n. 241 «Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di acces-so ai documenti amministrativi», art. 22 comma 2

«È considerato documento amministrativo ogni rappresentazione grafica, fotocinema-tografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni, formati dalle pubbliche ammini-strazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa»

dpr 28 dicembre 2000 n 445 art 1
DPR 28 dicembre 2000, n. 445, art. 1

«Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa» documento amministrativo =

«ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa»

legge 11 febbraio 2005 n 15 modifiche ed integrazioni alla legge 7 agosto 1990 n 241
legge 11 febbraio 2005, n. 15 «Modifiche ed integrazioni alla legge 7 agosto 1990, n. 241

«ogni rappresentazione grafica, fotocinema-tografica, elettro­magnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale»

dpr 445 2000 art 8 documento informatico
ripreso fedelmente dall’art. 20 del D. lgs. 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell’amministrazione digitale

«Il documento informatico da chiunque formato, la registrazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se conformi alle disposizioni del presente testo unico»

DPR 445/2000, art. 8 (Documento informatico)
allegato
Allegato
  • Documento unito ad altro documento per prova, per chiarimento o integrazione di notizie, per memoria.
  • Il legame tra documento principale (ad es. lettera di trasmissione) e allegato non va mai spezzato e l’allegato deve rimanere sempre unito al documento cui si riferisce e riportare la medesima segnatura di protocollo.
slide18
ORIGINALE

= Stesura definitiva del documento, perfetta nei suoi elementi sostanziali e formali. Esemplare deldocumento spedito al destinatario

MINUTA

= Esemplare del documento spedito che viene trattenuto nell’archivio del soggetto giuridico autore del documento.

copia
Copia
  • Riproduzione fedele di un documento originale, eseguita a mano, a macchina, con procedimenti di riproduzione meccanica o fotografica. Può essere semplice (senza valore sostitutivo, quanto a capacità probatoria) oppure dichiarata conforme all’originale sa autorità apposita e quindi sostitutiva in tutto e per tutto dell’originale stesso.
slide20
il termine documento per gli archivisti ha un’accezione

più ampia rispetto a quanto tradizionalmente concepito dai diplomatisti

più ristretta rispetto a quanto concepito dagli storici

2 archivio strumento e residuo dell attivit istituzionale di un soggetto giuridico

2.ARCHIVIOstrumento e residuo dell’attività istituzionaledi un soggetto giuridico

archivio
ARCHIVIO

«è un complesso di scritture che, legate da vincolo naturale, sono prodotte da entità pubbliche o private nell’espletamento della loro attività per il raggiungimento di finalità contingenti e per la conservazione della propria memoria»

(A. ROMITI, I mezzi di corredo archivistici, «Archivi per la storia», III, 1990, p. 218-246, ora in IDEM, Temi di archivistica, Lucca 1996, p. 67-102)

l archivio un complesso di documenti

L’archivio è uncomplesso di documenti

-----------------------------

-------------

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caratteristiche del vincolo archivistico
CARATTERISTICHEDEL VINCOLO ARCHIVISTICO
  • originarietà
    • in senso soggettivo: le scritture hanno una medesima origine
    • in senso oggettivo: il legame sussiste fin dall’origine
  • necessarietà
    • l’archivio è frutto necessario e spontaneo dell’attività del produttore
  • determinatezza
    • il vincolo è determinato dalla natura e dalle competenze del produttore (> invariabile, definitivo)
non solo scritti in senso stretto
Non solo scritti in senso stretto …

Ma anche:

  • cartografia in generale: mappe catastali, progetti edilizi, rilievi dell’esistente
  • fotografie di vario tipo (compresa quella scattata dal rilevatore di velocità delle automobili, che produce le ben note conseguenze giuridiche)
  • riprese cinematografiche di un qualsiasi evento (compresa una rapina in banca)
  • registrazioni audio (comprese le intercettazioni telefoniche)
  • varietà di oggetti (corpi di reato)
  • “segnali” dei bambini “esposti”
entit pubbliche e private
Entità pubbliche e private
  • PUBBLICI
    • organi e uffici dello Stato:
      • centrali (Presidenza della Repubblica, Camera dei deputati, Senato della Repubblica, Presidenza del Consiglio dei ministri, Ministeri, Consiglio di Stato, Corte dei conti, Commissioni varie, Corte suprema di cassazione, Corte costituzionale)
      • periferici (prefetture/uffici del governo, uffici finanziari, questure, tribunali, procure della Repubblica, etc.);
    • enti pubblici (regioni, province, comuni, USSL: unità socio-sanitarie locali, ASL: aziende sanitarie locali, camere di commercio, INPS: istituto nazionale della previdenza sociale, etc.) *** Stato decentrato***
  • PRIVATI (persone, famiglie, associazioni, fondazioni, imprese) *** privatizzazioni ***
attivit nella sfera del giuridico
Attività nella sfera del giuridico
  • Si esplica attraverso documenti
  • Rilevanza della forma scritta e, talora, della forma solenne
  • Ogni tipo di attività o negozio richiede una forma particolare di documento
  • Anche il documento informatico ha una forma
archivio e biblioteca
Nasce spontaneamente

Deve esserci

Componenti e struttura determinati dalle necessità del produttore

Vincolo interno

Extra commercium: bene infungibile

Ogni pezzo è legato agli altri

Valenza giuridica e culturale

Nasce volontariamente

Può esserci

Componenti e struttura determinati dalla volontà del raccoglitore

Vincolo esterno

Oggetto commerciale: bene fungibile

Ogni pezzo è autonomo

Valenza culturale e commerciale

Archivio e biblioteca
filippo valenti
FUNZIONI DELL’ARCHIVIO

Documentazione strumentale per l’attività del produttore

Testimonianza di situazioni giuridiche nel tempo in costanza di ordinamento

Fonte storica

> rilevanza del soggetto conservatore

Filippo Valenti
archivio31
Strumento amministrativo: esempi e conseguenze

Fonte storica: esempi e conseguenze

Bene culturale: che significa?

dalla concezione estetica

al concetto di civilisation

Archivio
altri significati del termine archivio
Altri significati del termine archivio
  • il locale in cui si conservano le scritture
  • l’insieme delle persone che curano:
    • la formazione
    • la sedimentazione
    • la conservazione delle scritture
    • l’utilizzo delle scritture
funzioni dell archivio
Funzioni dell’archivio
  • giuridico-probatoria
    • Nel senso che serve al produttore per documentare i propri diritti e conservare la propria memoria per finalità strumentali alla sua attività
  • storica
    • Nel senso che come fonte storica consente agli studiosi delle diverse discipline di ricostruire il passato, che può essere anche recente
locus come istituzione che conserva
LOCUS come ISTITUZIONE che conserva

Servio Mauro

  • locus in quo acta publica asservantur

Ulpiano

  • locus publicus in quo instrumenta deponuntur ut fidem faciant

importanza del conservatore

    • realtà romana
    • realtà anglosassone
    • realtà contemporanea
3 funzione civile dell archivista
3. Funzione civile dell’archivista
  • Art. 1 Codice internazionale di deontologia degli archivisti approvato dall’assemblea generale del Consiglio Internazionale degli Archivi a Pechino il 6 settembre 1996

«Gli archivisti tutelano l’integrità degli archivi e in tal modo garantiscono che que-sti continuino ad essere affidabile testimonianza del passato»

4 fasi di vita dell archivio
4. Fasi di vita dell’archivio
  • Cencetti: «tutto è semplicemente archivio»
  • legislazione positiva: partizioni convenzio-nali con funzioni pratiche per gli archivi prodotti dagli uffici dello Stato e dagli enti pubblici
    • Archivio corrente
    • Archivio di deposito
    • Archivio storico
ciascuna delle tre fasi
Ciascuna delle tre fasi
  • è caratterizzata da un’attività archivistica prevalente:
  • durante la prima si verifica la formazione dei documenti e dell’archivio
  • durante la seconda si attua la sedimentazione e si compie la selezione dei documenti
  • la terza è dedicata alla conservazione per-manente dei documenti giudicati degni di tale trattamento.
ogni fase dell archivio
Ogni fase dell’archivio …
  • Ha specifici strumenti di gestione, spesso determinati dalla normativa
  • La gestione documentale è una risorsa strategica per la pubblica amministrazione
  • Lunga e gloriosa tradizione di normativa dedicata agli archivi
  • Novità: le tecnologie
5 archivio corrente
5. Archivio corrente
  • È costituito dai documenti relativi ad affari e procedimenti ancora in corso
  • È strumento essenziale dell’attività pratica del soggetto produttore
  • Importante perché si costituisce la struttura dell’archivio (imprinting) Leopoldo Sandri: «le fonti documentarie per la storia nascono e si difendono nell’archivio in formazione»
archivio corrente
Archivio corrente

Operazioni e strumenti archivistici previsti anche dalla normativa:

  • Registrazione a protocollo > registro di protocollo
  • Segnatura > timbro di protocollo/etichetta
  • Classificazione > titolario di classificazione
  • Costituzione dei fascicoli e delle aggregazioni documentarie > repertorio dei fascicoli
  • NB Si parla di servizio archivistico = sistema di gestione documentale > concetto di flusso
art 61 servizio per la gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archivi
Art. 61 Servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi

«Ciascuna amministrazione istituisce un servizioper la tenuta

  • del protocollo informatico,
  • della gestione dei flussi documentali
  • e degli archivi»
protocollo informatico
Protocollo informatico

Sistema di registrazione, in cui la gestione dei documenti avviene esclusivamente attraverso una rappresentazione digitale: deve essere in grado di espletare le funzioni giuridico-probatorie tradizional-mente svolte dall’operazione che si avvale del registro cartaceo e inoltre anche le funzioni connesse alla gestione documen-taria.

flusso documentale
Flusso documentale

Movimento che i documenti compiono dall’esterno verso l’ente produttore, dall’ente produttore verso l’esterno o all’interno dell’ente produttore: è collegato alla regolamentazione dell’attività istituzionale del produttore.

protocollo funzione giuridico probatoria
PROTOCOLLOFunzione giuridico-probatoria

La registrazione a protocollo:

  • Attesta l’esistenza all’interno dell’archivio di un determinato documento
  • Certifica in modo inoppugnabile, in quanto atto pubblico di fede privilegiata, la data archivistica, dalla quale partono gli effetti giuridici del documento ai sensi della L. 241/1990
protocollo funzione gestionale
PROTOCOLLO Funzione gestionale

La registrazione a protocollo

  • Serve a gestire i flussi documentali, in rapporto ai flussi di lavoro:

-smistamento del singolo documento alla UOR di competenza

-assegnazione del medesimo al RPA

  • Serve a monitorare in qualsiasi momento la collocazione del documento
eugenio casanova 1928
Eugenio Casanova (1928)

“Al protocollo nulla sfugge”

Che cosa vuol dire

in un sistema di gestione archivistica

in linea con la normativa vigente?

Significa che il sistema deve

essere pervasivo (= trasversale); deve essere

il cuore pulsante dell’ente nel suo complesso

numero di protocollo art 57 tuda
Numero di protocollo(art. 57 TUDA)

«Il numero di protocollo è progressivo e costituito da almeno sette cifre numeriche. La numerazione è rinnovata ogni anno»

  • Come si cita un documento di una pubblica amministrazione?

Prot. 7452/2005

art 55 445 00 segnatura di protocollo
Art. 55 (445/00) Segnatura di protocollo

= apposizione o associazione all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso.

  • Consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile.

Informazioni minime previste: 1) Num. prot. 2) data prot. 3) identificazione dell’area organizzativa

Va effettuata contestualmente alla protocollazione.

elementi della segnatura
Elementi della segnatura

__________________________________________

Comune di . . . . . . . . . . . . – Registratura

Anno . . . . Titolo . . . Classe . . . Fascicolo . . .

__________________________________________

N. . . . . . . giorno mese anno

__________________________________________

UOR CC RPA

______________________________________

titolario di classificazione
Titolario di classificazione

Sistema precostituito di partizioni astratte, gerarchicamente ordinate (dal generale al particolare), fissate sulla base dell’analisi delle funzioni dell’ente, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per organizzarne la sedimenta-zione ordinata.

forme di aggregazione dei documenti
Forme di aggregazione dei documenti
  • Fascicolo
    • per affare
    • per persona
      • fisica
      • giuridica
    • per attività
  • Serie
  • Repertorio
fascicolo
FASCICOLO

 L’aggregazione organizzata dei documenti in fascicoli è operazione strategica per la gestione archivistica

Il fascicolo costituisce lo specifico storico, rappresenta il fatto specifico, quello che effettivamente si è svolto

fascicolo per affare
Fascicolo per affare

Si apre nell’ambito del livello più basso del titolario di classificazione, quindi, nel caso dei Comuni, nell’ambito di una delle classi e comprende i documenti, recanti tutti la medesima classifica, prodotti da un ufficio per la trattazione di un affare. Perciò ogni fascicolo si riferisce ad un affare specifico e concreto. Qualche esempio di fascicoli per affare: la costruzione di un nuovo edificio comunale (titolo VI, classe 5); la realizzazione di un evento culturale (titolo VII, classe 6); l’effettuazione di un concorso o di un bando di selezione del personale (titolo III, classe 1).

il fascicolo per affare si individua con
Il fascicolo per affare si individua con:
  • anno di apertura
  • numero del fascicolo che è progressivo all’interno del grado divisionale più basso del titolario di classificazione (nel caso del Comune, la classe)
  • oggetto, che è un testo sintetico che descrive puntualmente l’affare cui si riferisce

Un esempio:

2003-VII/6.13 «Concerto di Ferragosto a Pra’ della Valle»

  • 2003 è l’anno di apertura
  • VII è il titolo (Servizi alla persona)
  • 6 è la classe (Eventi e attività culturali)
  • 13 è il numero progressivo attribuito a fascicolo su base cronologica durante l’anno 2003 all’interno del titolo VII e della classe 6
durata del fascicolo per affare
Durata del fascicolo per affare

Il fascicolo per affare ha una data di apertura, una durata circoscritta, che può non coincidere perfettamente con l’anno solare, e una data di chiusura: può comunque essere gestito su base annuale, secondo una procedura di solito prevista dai sistemi informatici in commercio, in quanto viene “trasportato a nuovo anno” se non viene chiuso nell’anno di apertura.

repertorio dei fascicoli
repertorio dei fascicoli
  • Registro sul quale vengono annotati con un numero progressivo i fascicoli secondo l’ordine cronologico in cui si costituiscono all’interno delle suddivisioni più basse del titolario (nel caso dei Comuni: la classe).
  • Il repertorio dei fascicoli svolge una funzione analoga al registro di protocollo: quest’ultimo registra, all’interno dell’archivio, la presenza di un determinato documento, il primo registra, sempre all’interno dell’archivio, la presenza di un determinato fascicolo.
fascicolo per persona fisica o giuridica
Fascicolo per persona fisica o giuridica

Comprende tutti i documenti, anche con classifiche diverse, che si riferiscono a una persona. Per spiegare meglio, nel fascicolo personale di un dipendente ciascun documento viene classificato a seconda della classe di riferimento prevista nel titolo III. Il fascicolo si configura così come aggregazione di documenti e si apre indipendentemente dalle classi. Si può aprire a livello di titolo (ad esempio, per i dipendenti nel titolo III oppure per le ditte nel titolo VIII) o a livello di classe (ad esempio, gli assistiti del servizio sociale nelle classi 9-14 del titolo VII o le associazioni alla classe 17 del titolo I).

il fascicolo per persona si individua con
Il fascicolo per persona si individua con:

Si considera, in genere, per i dipendenti il numero attribuito alla persona all’interno dell’organizzazione di matricola (numero di matricola) oppure il cognome e nome dell’intestatario, che costituiscono l’elemento unificante dei documenti recanti classifiche differenti. I documenti all’interno del fascicolo comunque possono essere organizzati in sottofascicoli, ognuno dei quali corrispondenti a una classe.

Un esempio: 2005-III/0.6749 «Ugo Fantozzi»:

  • 2005 è anno di apertura
  • III è il titolo (Risorse umane)
  • 0 è la classe
  • 6749 è il numero di matricola
durata del fascicolo per persona
Durata del fascicolo per persona

Quasi sempre i fascicoli intestati alle persone restano correnti per molti anni, costituendo serie aperte, e di tale caratteristica deve tener conto il sistema informatico di gestione.

fascicolo per attivit
Fascicolo per attività

è costituito e comprende i documenti prodotti nello svolgimento di un’attività amministrativa semplice, non discrezionale e ripetitiva, che si esaurisce in riposte obbligate o meri adempi-menti.

Qualche esempio:

- richieste di informazioni bibliografiche e relative risposte (titolo VII, classe 6)

- richieste e permessi di accesso alla zona a traffico limitato (titolo VI, classe 7)

caratteristiche del fascicolo per attivit
Caratteristiche del fascicolo per attività

Il fascicolo per attività comprende documenti con destinatari diversi, ma con identicaclassifica e talvolta oggetto identico; ha durata annuale e, se la massa documentale è eccessiva, può articolarsi in sottofascicoli con diverse cadenze temporali (ad esempio, mensili).

serie
SERIE

Aggregazione di unità archivistiche

(= registri o fascicoli) con caratteristiche omogenee in relazione a:

  • natura o forma delle unità archivistiche
  • oggetto/ materia/ funzioni del produttore
la serie pu essere costituita
La serie può essere costituita
  • a livello di titolo (ad esempio, la serie dei fascicoli personali dei dipendenti che si incardina nel titolo III Risorse umane)
  • a livello di classe (ad esempio, la serie dei fascicoli dei soggetti a TSO nel titolo X classe 2).
repertorio 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
REPERTORIO 1/2/3/4/5/6/7/8/9/10/11/12/13/14/15/16

Aggregazione (serie) di documenti identici

- per forma (tipologia di atto)

  • per provenienza (prodotti dallo stesso ufficio)
  • (ma differenti per contenuto)

che vengono disposti in sequenza cronologica

che dalla sequenza cronologica derivano un numero (di repertorio) identificativo progressivo con valenza probatoria

1/2/3/4/5/6/7/8/9/10/11/12/13/14/15/16

registro
registro
  • Insieme di fogli rilegati sul quale si trascrivono o si registrano, per esteso o per sunto, documenti o minute di documenti. Se si trascende dall’aspetto fisico del supporto e si considera l’essenza archivistica si può definire registro un supporto prestrutturato e munito di particolari garanzie di inalterabilità e conservazione (ad esempio banche dati non modificabili, sul quale vengono trascritti e memorizzati per esteso o per sunto documenti o dati che da tale memorizza-zione acquistano valenza probatoria.
il termine gestione documentale
Il termine “gestione documentale”

Presuppone un atteggiamentoattivo e riguarda l’archivio come complesso unitario

= Insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo, alla classificazione, alla fascicolazione, all’assegnazione, al reperimento, alla conservazione e all’accesso dei documenti amministrativi formati o acquisiti dal produttore di archivio.

sistema di gestione informatica dei documenti
Sistema di gestione informatica dei documenti
  • Insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati da un ente produttore per la gestione dei documenti (Riferimento normativo: DPR 445/2000).
dpcm 31 ottobre 2000 art 3
DPCM 31 ottobre 2000: art. 3

Le pubbliche amministrazioni perseguono i seguenti obiettivi di adeguamento organizzativo:

  • L’individuazione delle aree organizzative omogenee(= insieme di funzioni e di strutture che opera su tematiche omogenee e presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato)
  • La nomina del responsabile del servizio
  • L’adozione, su proposta del responsabile del servizio, del manuale di gestione
  • La definizione, su indicazione del responsabile del servizio, dei tempi, delle modalità e delle misure organizzative e tecniche per l’eliminazione dei protocolli particolari
area organizzativa omogenea dpr 445 2000 art 50 comma 4
Area Organizzativa Omogenea(DPR 445/2000, art. 50, comma 4)

Insieme di uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna fra le aree stesse.

Ad esempio,

un Comune è un’unica AOO,

anche se articolata in uffici diversi,

ubicati in sedi diverse

art 61 servizio per la gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archivi71
Art. 61 Servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi

Al servizio è preposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico-archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti

secondo le procedure

prescritte dalla disciplina vigente.

manuale di gestione
Manuale di gestione

«Descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzio-namento del servizio» (DPCM 31 ott. 2000, art. 5, comma 1)

l archivio
L’archivio

è di tutti

e serve a tutti

che cosa serve per ottenere effettivi risultati direttiva d alema
Che cosa serve per ottenere effettivi risultati?(Direttiva D’Alema)
  • Infrastrutture evolute
  • Azione di coordinamento
    • Sul piano amministrativo-organizzativo
    • Sul piano tecnico-informatico
  • Direttive e indirizzi
  • Regole tecniche comuni e aggiornate
informatizzazione
Informatizzazione

“Allorché la gestione dell’insieme dei flussi informativi e, in particolare, documentali viene affidata alla tecnologia informatica e telematica, questa non si presenta più quale strumento tecnico di automazione delle attività di ufficio, ma come vera e propria risorsa strategica, necessaria per la migliore efficacia delle politiche della singola amministrazione”

smistamento
Smistamento
  • individuazione della UOR cui trasmettere il documento, che servirà per trattare un affare o un procedimento amministrativo e che dovrà essere gestito, sia pur temporaneamente, dal RPA.
assegnazione
Assegnazione
  • Individuazione, da parte del dirigente della UOR di competenza, della persona fisica responsabile della trattazione dell’affare o procedimento amministrativo e della gestione dei documenti nella fase corrente.
casella istituzionale di posta elettronica
Casella istituzionale di posta elettronica
  • Casella di posta elettronica, istituita da un’AOO, per la ricezione dall’esterno e per la spedizione all’esterno dei messaggi da registrare a protocollo.
condizionamento
Condizionamento
  • Operazione che consiste nell’inserire unità archivistiche in unità di condizionamento o raggruppare unità archivistiche di scarsa consistenza in pacchi, mazzi, buste. Con il termine «condizionamento» si intendono le operazioni sia di imbustamento del materiale archivistico rinvenuto sciolto o solo fascicolato sia la creazione di “camicie” a fascicoli che ne sono sprovvisti sia la cartellinatura, cioè l’apposizione di apposite etichette che indicano la segnatura archivistica del pezzo. Particolare cautela si deve usare nella sostituzione di vecchi contenitori o legature in pessimo stato di conservazione, in quanto esse possono recare preziose segnature originarie o possono indicare con il loro specifico materiale, magari di colore significativo e come tale citato in fonti coeve, provenienze e serialità.
iso 15489
ISO 15489

International Standard Organization

Information and documentation - Records management

  • parte I: generale
  • parte II: linee guida
che cosa sono le iso
Che cosa sono le ISO?
  • Norme definite dalla Organizzazione internazionale per gli standard, che è un organismo federale di più Stati membri > si tratta di una norma non imposta dall’alto, ma definita attraverso accordi e politiche condivise su base tecnica. Si basa sul consenso dei rappresentanti degli Stati membri.
  • Tratta di:

- politiche

- procedure

  • Si compone di due parti e include una bibliografia.
a che cosa serve l archivio
A che cosa serve l’archivio?
  • Conoscere in modo autentico le situazioni e i precedenti amministrativi
  • Programmare per obiettivi, tenendo conto delle risorse
  • Verificare i risultati raggiunti
  • Provare diritti nel contesto della certezza del diritto
  • Lasciare traccia di sé e della società in cui si vive e si agisce
6 archivio di deposito proposta di definizione
«fase dell’archivio nella quale le sedimentazioni documentarie sono arrivate ad un assetto stabile, in quanto le attività che le hanno prodotte sono giunte a conclusione, e nella quale il soggetto produttore procede a una razionalizzazioneselettiva dei documenti, mantenendo ed eviden-ziando le aggregazioni originarie costituite nella fase formativa ed eliminando la documentazione di carattere strumentale e transeunte (quelli che Raffaele De Felice definisce “elementi caduchi”), in modo da consolidare senza alterazioni la propria memoria».6. Archivio di deposito: proposta di definizione
ancora presso il produttore
Ancora presso il produttore
  • Prima concentrazione
  • Esigenze logistiche: spazi e strutture
  • Esigenze gestionali: passaggio di responsabilità
elenco di versamento
Elenco di versamento
  • Lista delle unità archivistiche oppure di condizionamento che il soggetto produttore versa e trasferisce, dopo un congruo periodo di anni dalla conclusione degli affari, all’enteconservatore: la sezione separata d’archivio nel caso di enti pubblici e privati; Archivio di Stato competente per territorio nel caso di uffici periferici dello Stato.
selezione
Selezione

= operazione intellettuale attraverso la quale l’archivista “valuta” il materiale di un soggetto produttore d’archivio per stabilire

  • quali documenti devono essere conservati illimitatamente
  • quali possono essere scartati
scarto
Scarto
  • Operazione che prevede la distruzione fisica del documento
  • NB: è operazione irreversibile senza alcuna possibilità di recupero.
autorizzazione allo scarto
Autorizzazione allo scarto
  • D. lgs. 22 gennaio 2004, n. 42, art. 21:
  • «Sono subordinati ad autorizzazione del Ministero [Soprintendenza archivistica]:

d) lo scarto dei documenti degli archivi di enti pubblici e degli archivi privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione ai sensi dell’art. 13».

elenco di scarto memoria scritta della memoria distrutta
elenco di scarto = memoria scritta della memoria distrutta
  • la quantità del materiale (espressa in buste/ registri/ pacchi/ scatoloni/ etc.)
  • la descrizione del materiale, in particolare le tipologie documentarie (ad esempio, mandati di pagamento)
  • gli estremi cronologici (ad esempio, dal 1972 al 1976): essenziali per valutare sia la scartabilità sia la presenza di documenti di natura riservata
  • il peso, per consentire i riscontri con la presa in carico da parte della Croce Rossa Italiana o suoi sostituti
  • il motivo dello scarto, che deve essere tipicamente archivistico, quindi indicare dove nell’archivio si possono trovare documenti che riassumono quelli che si propone di scartare oppure in quali altri archivi si possono reperire notizie contenute nei documenti proposti per lo scarto; indicare pure gli estremi giuridici che giustificano lo scarto.
criteri di massima per lo scarto
Criteri di massima per lo scarto

I piani di conservazione sono connessi ai piani di classificazione

  • In linea di massima si possono scartare:
  • le copie, purché non contengano annotazioni amministrative o visti essenziali per ricostruire il procedimento nella sua correttezza e nella sua completezza
  • i documenti analitici di cui si conservino però documenti riassuntivi: è il caso dei documenti contabili analitici, che poi confluiscono in documenti contabili sintetici
  • i documenti strumentali e transitori: ad esempio, le ricevute di pagamento dei servizi a richiesta; le domande di congedo, che non comportino conseguenze sulla carriera del dipendente
  • le serie che l’ente possiede per conoscenza (ad esempio, il secondo esemplare del 740 consegnato ai comuni)
devono essere conservati permanentemente
devono essere conservati permanentemente
  • tutti i repertori (ad esempio, i registri di protocollo)
  • i documenti considerati vitali (quelli che, secondo la definizione di Luciana Duranti, in caso di disastro, sono necessari a ricreare lo stato giuridico dell’ente produttore e la sua situazione legale e finanziaria, a garantire i di­ritti dei dipendenti e dei cittadini, a soddisfare i suoi obblighi e a proteggere i suoi interessi esterni)
sfoltimento
Sfoltimento

= estrazione ed eliminazione fisica di alcuni documenti da un fascicolo e da una serie. Ad esempio, dalla serie “Concorsi” si estraggono e si eliminano le domande dei candidati, una volta trascorsi i termini prescrizionali per i ricorsi e solo se nel verbale della commissione esaminatrice compare menzione della regolarità delle operazioni connesse all’accettazione delle domande regolarmente pervenute.

campionatura
Campionatura

= eliminazione fisica della maggior parte di una serie, della quale si conserva solo un campione ridotto

Ad esempio, della serie delle denunce dei redditi si conserva per ogni anno solo un campione non inferiore all’1%.

documento vitale
Documento vitale
  • Documento che, in caso di disastro, è necessario a ricreare lo stato giuridico del soggetto giuridico che ha prodotto l’archivio e per tutelare i suoi interessi e gli interessi dei dipendenti, dei clienti e delle persone che intrattengono rapporti giuridici con il produttore stesso
7 conservazione fisica e intellettuale
7. Conservazione fisica e intellettuale
  • allestimento della sede
  • arredi e attrezzature
  • collocazione del materiale archivistico
  • conservazione e restauro dei supporti
  • realizzazione degli strumenti archivistici per l’accesso interno ed esterno
  • garanzie di imparzialità per l’accesso
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TRASFERIMENTO

Spostamento di materiale archivistico da un luogo ad un altro connesso a cambio di residenza del produt-tore e a passaggio di responsabilità quanto alla conservazione. In certi casi potrebbe non comportare spostamento fisico del materiale stesso (ad esempio, quando il materiale sta fermo e c’è solo un subentro di responsabilità da un soggetto conservatore ad un altro).

TRASLOCO

Spostamento fisico di materiale archivistico da una sede di conservazione ad un’altra. Può essere anche abbinato a un passaggio di responsabilità quanto alla conservazione da un soggetto giuridico ad un altro.

disinfestazione
Disinfestazione
  • Operazione tecnica, con la quale i documenti vengono puliti da muffe, animali e microrganismi nocivi per la loro conservazione e per l’uomo.
studio di fattibilit
Studio di fattibilità
  • Valutazione critica che l’archivista è chiamato ad esprimere in merito alla possibilità di realizzare un certo lavoro archivistico, considerando gli obiettivi da raggiungere, i mezzi disponibili, le metodologie necessarie, in rapporto ad una situazione di partenza esaminata nella sua complessità.
mezzi di corredo strumenti per la ricerca
Mezzi di corredo/strumenti per la ricerca

CARUCCI:

Si intendono tutti gli strumenti che contengono la descrizione, analitica o sommaria, delle unità archivistiche o dei singoli documenti che compongono un archivio o fondo archivistico

possono essere
Possono essere:
  • Coevi alla formazione dei documenti, redatti a cura del produttore
  • Redatti in occasione diversamenti, a cura del soggetto versante
  • Redatti in epoca successiva alla forma-zione dal soggetto che conserva i documenti
in base ai criteri del cia sono
In base ai criteri del CIA sono:

1. Riferiti a più archivi:

1.1 Censimento

1.2 Guide

2. Riferiti a un archivio:

2.1 Elenco

2.2 Inventario

3. Riferiti ai singoli documenti:

3. 1. Trascrizione ed edizione critica

3. 2. Regesto

3. 3. Schedatura

censimento
Censimento

Elenca gli archivi di un certo tipo esistenti

  • in un istituto di conservazione
  • in un’area geografica determinata
  • in un settore tipologico
  • in un ente produttore con più sedi

- è il primo accertamento dell’esistente:

- è strumento sostanzialmente operativo

caratteristiche del censimento
Caratteristiche del censimento
  • istantaneità
  • generalità
  • sommarietà
  • provvisorietà
  • periodicità
operazioni per il censimento
Operazioni per il censimento
  • Definizione del campo di indagine
  • Ricerche bibliografiche preliminari
  • Piano di rilevazione
  • Definizione di una scheda di rilevazione
  • Raccolta dei dati
  • Rielaborazione dei dati
  • Presentazione dei dati
guide
Guide
  • settoriale
  • tematica
  • topografica
  • di Istituto di conservazione
guida settoriale
Guida settoriale

Descrive tutti gli archivi di un certo settore presenti in un territorio determinato

Si compone di tre parti:

  • introduzione
  • schede archivistiche
  • indice dei nomi
schede descrittive della guida
Schede descrittive della guida

La scheda deve fornire di ogni archivio

  • la denominazione identificativa
  • l’ubicazione
  • lo stato di conservazione e ordinamento
  • gli estremi della notifica
  • la storia istituzionale del produttore
  • l’elenco delle serie con consistenza ed estremi cronologici
  • la bibliografia
  • i mezzi di corredo
guida tematica
Guida tematica

Elenca e descrive il materiale archivistico relativo a un determinato tema di ricerca, sia esso:

  • un intero archivio
  • una serie
  • una singola unità archivistica
  • un singolo documento
guida topografica
Guida topografica

Consente di localizzare la collocazione fisica di un archivio, di una serie, di un pezzo all’interno di un istituto di conservazione

Si compone di:

  • piante dettagliate dei locali di deposito
  • indici che dal nome dell’archivio e delle sue parti rinviano alla stanza e allo scaffale

Viene utilizzata quando si fanno i traslochi

guida d istituto
Guida d’istituto

Descrive in modo logico e sistematico i fondi conservati in un istituto di conservazione

elenco
Elenco

Descrive un archivio, del quale però non ricostruisce, a differenza dell’in-ventario, l’ordine e la struttura

Può essere:

  • di consistenza
  • analitico
l inventario
L’inventario . . .

Non è un elenco

Descrive non solo i documenti e il loro contenuto, ma anche la loro organizzazione e la struttura dell’archivio

inventario
Inventario

Descrive un archivio sottoposto a un processo critico di riordino

NB Riordino = non imposizione di un ordine arbitrario deciso dall’archivista, ma ripristino dell’ordine originario

parti di un inventario
Parti di un inventario
  • introduzione
    • storia istituzionale del produttore
    • vicende dell’archivio
    • criteri di riordino e inventariazione
  • sezione descrittiva delle unità archivistiche
  • indice dei nomi di persona, famiglie, località, istituzioni, autori citati
che cosa significa storia istituzionale del soggetto produttore
Che cosa significa storia istituzionale del soggetto produttore

Individuare le cesure istituzionalmente rilevanti e documentarle in modo puntuale

  • Istituzione
  • Variazioni di denominazione
  • Variazioni di area di competenza
  • Variazioni di competenze
  • Accorpamenti, divisioni
  • Organizzazioni interne

Evitare divagazioni superflue

vicende dell archivio
Vicende dell’archivio

Non solo disgrazie: alluvioni, incendi, traslochi, manomissioni, scarti abusivi, etc.

Ma anche e soprattutto: interventi conservativi (condizionamenti e restauri, legature), interventi di riordino ben fatti o maldestri, strumenti di corredo, etc.

descrizione degli interventi
Descrizione degli interventi

Perché? Per

  • Correttezza e onestà professionale

(= assunzione di responsabilità)

  • Realizzare un’autentica comunicazione con l’utenza
come si realizza un inventario
Come si realizza un inventario?
  • Schedatura preliminare delle unità archivistiche
  • Riordino sulla carta
  • Riordino sulle carte
  • Redazione dell’inventario
bisogna distinguere
bisogna distinguere
  • Unità archivistica (= aggregazione logica di documenti):

fascicolo

registro

  • Unità di condizionamento (= contenitore, aggregazione fisica di documenti):

busta, faldone, scatola, etc.

filza, mazzo, etc.

volume

unit documentale item
Unità documentale (= item)
  • L’unità minima concettualmente non divisibile di cui è composto un archivio, per esempio, una lettera, un memorandum, un rapporto, una fotografia, una registrazione sonora
trascrizione ed edizione critica
Trascrizione ed edizione critica

Preparazione e presentazione di un testo criticamente vagliato sulla base di uno o più testimoni, corredato da:

  • note testuali
  • note storiche
  • indici
  • introduzione con apparato bibliografico
regesto
Regesto

Descrizione critica:

  • dell’azione giuridica
  • degli attori
  • della datazione cronica e topica
  • dell’oggetto del negozio giuridico

di un documento

schedatura
Schedatura

Rilevazione sistematica

di informazioni tratte

da documenti

Può essere: - cartacea

- informatica

per una descrizione corretta
Per una descrizione corretta

Bisogna utilizzare le norme internazionali elaborate dalla apposita Commissione per gli standard descrittivi costituita all’interno del Consiglio internazionale degli archivi

ISAD (G)

ISAAR (CPF)

isad g
ISAD (G)

General

International

Standard

Archival

Description

CONSIGLIO INTERNAZIONALE DEGLI ARCHIVI, ISAD(G) general international standard archival description. Second edition, «Rassegna degli Archivi di Stato», LXIII/1 (gen.-apr. 2003), p. 59-190.

filosofia di isad g
Filosofia di ISAD (G)
  • Descrizione multilivellare che dia conto dei legami complessi tra un’unità archivistica e l’altra e della struttura del fondo (concetto di contesto)
  • Descrizione in grado di descrivere le unità archivistiche in modo univoco e condiviso > comparabile
descrittori isad g
Descrittori ISAD (G)

26 elementi di descrizione, dei quali 6 indispensabili:

  • Segnatura archivistica/ codice identificativo
  • Produttore
  • Denominazione o titolo (testuale = originario o critico = attribuito)
  • Estremi cronologici
  • Consistenza dell’unità di descrizione
  • Livello di descrizione
regole generali di descrizione
Regole generali di descrizione
  • Dal generale al particolare
  • Informazioni pertinenti al livello
  • Collegamento fra le descrizioni
  • Non ripetizione delle informazioni
isaar cpf
ISAAR (CPF)

International

Standard

Archival

Authority

Record

for Corporate Bodies, Persons and Families

= norme internazionali per identificare e descrivere in modo omogeneo i soggetti produttori e conservatori di archivi

CIA, ISAAR(CPF) …. Second edition, «RAS», LXIII (gen.-apr. 2003), p. 191-333.

finalit delle isaar cpf
Finalità delle ISAAR (CPF)

Distinguere la descrizione del materiale archivistico da quella del produttore e del conservatore

Creare liste di autorità > condividere tra archivi diversi le informazioni di con-testo

Collegare fondi materialmente divisi, ma riconducibili allo stesso produttore/ conservatore

regole di isaar cpf
Regole di ISAAR (CPF)
  • Formulare una chiave d’accesso normalizzata, alla quale ricondurre

- forme parallele

- varianti

  • Distinguere le omonimie
8 amministrazione archivistica
8. Amministrazione archivistica

Archivio Centrale dello Stato

  • Istituto del Ministero per i beni e le attività culturali, con sede in Roma-EUR, preposto alla conservazione e alla sorveglianza sugli archivi e documenti prodotti dagli organi centrali dello Stato
archivio di stato
Archivio di Stato
  • Istituto del Ministero per i beni e le attività culturali, con competenza provinciale, che ha compiti di conservazione degli archivi storici degli uffici periferici dello Stato e di altri archivi pervenuti a qualsiasi titolo allo Stato e di sorveglianza sugli archivi correnti e di deposito prodotti dagli uffici periferici dello Stato conservati nelle prime due fasi di vita presso i produttori.
soprintendenza archivistica
Soprintendenza archivistica
  • Ufficio periferico del Ministero per i beni e le attività culturali, con competenza regionale, che esercita la vigilanza sugli archivi non statali, ossia sugli archivi degli enti pubblici e su quelli privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante. Esercita anche la tutela.
archivio dichiarato notificato
Archivio dichiarato (= notificato)
  • Archivio privato che il Soprintendente archivistico competente per territorio, quale rappresentante del Ministero per i beni e le attività culturali, ha dichiarato, con apposito procedimento amministrativo motivato, di interesse storico particolarmente importante, ai sensi degli art. 10, 13-16 del D. lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 Codice dei beni culturali.
testi di riferimento
Testi di riferimento
  • G. BONFIGLIO-DOSIO, Primi passi nel mondo degli archivi. Temi e testi per la formazione archivistica di primo livello, Padova 2007 (terza edizione)
  • D. lgs. 42/2004, artt. 1-21, 24, 27, 29-32, 41-44, 48, 53-64, 70, 95, 101-108, 111-127.
  • D. lgs. 196/2003, artt. 1-5, 712-26, all. 2.
  • D. lgs. 445/2000, artt. 50, 52-69