双重采集及照片档案收集整理培训提纲

双重采集及照片档案收集整理培训提纲 一、“双重”活动采集（一）“双重”活动概念 “双重”活动指重要政务活动和重大活动。

（二）开展“双重”活动采集的依据 四川省委办公厅、四川省人民政府办公厅印发《四川省重大活动档案管理办法》第一条为加强国家档案资源建设，规范重大活动档案管理工作，确保重大活动档案的完整收集、安全管理和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》和《四川省〈中华人民共和国档案法〉实施办法》的有关规定，结合我省实际，制定本办法。第二条本办法所称重大活动，是指：（一）党和国家领导人在本行政区域内的公务活动；

（二）国家元首、政府首脑、政党领袖、议会领导人等外国政要，国际组织及其负责人，外国对华友好团体和著名友好人士等在我省的重大活动； （三）具有重大影响的国际性和在全国或全省具有重大影响的政治、经济、科技、文化、外事、宗教、体育等活动（会议）；（四）在全国或全省产生重大影响的自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件等的处置活动；（五）县级以上党委、政府主要负责人的重要公务活动；

（六）在县级以上行政区域具有重大影响的庆典、纪念、会展等活动；（七）其他在县级以上行政区域具有重大影响的活动（事件）。（六）在县级以上行政区域具有重大影响的庆典、纪念、会展等活动；（七）其他在县级以上行政区域具有重大影响的活动（事件）。第三条本办法所称重大活动档案，是指在重大活动中直接形成的具有保存利用价值的文字、图表、照片、录音、录像、电子文件、实物等不同载体的历史记录。主要包括：（一）纸质文件材料（包括各种文件、讲话、记录、宣传报道、题词等重要文字材料）及相应的电子文件；（二）录音（带）光盘、录像（带）光盘；（三）照片及文字说明；

（四）有纪念意义的凭证性和标志性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章等；（五）其他具有保存利用价值的材料。（四）有纪念意义的凭证性和标志性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章等；（五）其他具有保存利用价值的材料。第四条重大活动档案管理工作实行统一领导、分级管理的原则。县级以上人民政府应当加强对重大活动档案管理工作的领导，协调解决档案管理工作中的重大问题，建立健全档案行政管理部门参与重大活动的工作机制并将重大活动档案收集、整理和移交所需经费列入部门预算。各级档案局应确定机构和人员负责重大活动档案的监督指导，加强与组织承办重大活动的单位（以下简称组织承办单位）的联系，及时掌握重大活动的有关情况，督促、指导、协调组织承办单位收集、整理重大活动档案。

第五条 组织承办单位应在活动确定后15个工作日内及时告知同级档案局，并负责重大活动档案的收集、整理、移交工作。第六条组织承办单位为两个及以上的，由承担主要工作的单位负责第五条规定的工作；协办单位应及时整理本单位在重大动中形成的档案并在重大活动结束之日后30日内向承担主要工作的单位移交。负责宣传报道工作的单位在重大活动结束之日后30日内向组织承办单位移交录音和录像光盘。第七条组织承办单位和相关单位要落实人员负责重大活动档案的管理。

第八条组织承办单位应当在重大活动结束之后60日内向同级国家综合档案馆移交重大活动档案；特殊情况需要延期移交档案的，须经同级档案行政管理部门同意。组织承办单位可以保留重大活动档案的副本或者复制件。第九条重大活动档案进国家综合档案馆后依法向社会开放。第十条各级国家综合档案馆应建立重大活动档案资料目录，编纂有关史料，加强档案信息化工作，提高重大活动档案的利用水平。

第十一条 对违反本办法规定，有下列行为之一的，县级以上档案局应责令其限期改正；逾期不改的，予以通报批评：（一）不按规定收集、整理重大活动档案的；（二）不按规定向同级国家综合档案馆移交重大活动档案或移交不完整的。第十二条在重大活动档案管理中，违反《中华人民共和国档案法》、《四川省〈中华人民共和国档案法〉实施办法》等法律法规规定的，应依法追究其法律责任。第十三条本办法适用于县级以上（含县级）行政区域的重大活动档案管理，各地可根据本办法制定实施细则。第十四条本办法由省档案局负责解释。第十五条本办法自下发之日起执行。

彭州市委办公室、彭州市人民政府办公室关于转发《成都市委办公厅、市人民政府办公厅关于进一步做好“双重”活动档案资料采集管理的通知》的通知彭州市委办公室、彭州市人民政府办公室关于转发《成都市委办公厅、市人民政府办公厅关于进一步做好“双重”活动档案资料采集管理的通知》的通知

各镇党委、政府，市委各部委办局，市级各部门，各人民团体：各镇党委、政府，市委各部委办局，市级各部门，各人民团体： • 为进一步做好我市重要政务活动和重大活动档案资料采集管理工作，确保档案资料的齐全完整，现将《关于进一步做好全市重要政务活动和重大活动档案资料收集采集管理的通知》（成委办[2005]46号）转发给你们。请按通知要求，认真做好相关工作，为彭州市经济建设和改革开放服好务。同时，为加强对我市“双重”活动档案资料采集管理工作的领导，遵照“谁牵头，谁负责”的原则，对采集范围实行责任分工，对“双重”活动档案资料采集工作纳入目标管理，经研究，决定成立“双重”活动档案资料采集管理工作领导小组。 • 中共彭州市委办公室 • 彭州市人民政府办公室 • 2006年2月16日

中共成都市委办公厅成都市人民政府办公厅 • 《关于进一步做好全市重要政务活动和重大活动档案资料采集管理工作的通知》 • 档案资料的采集管理是一项重要的基础性工作。为进一步做好全市重要政务活动和重大活动档案资料（以下简称档案资料）的采集管理工作，确保档案资料的完整与安全，现将有关事项通知如下。

一、责任分工 • 本着对在历史负责和对工作负责的态度，按照“统筹协调、分工协作、整合资源、节约成本”和“谁牵头、谁负责”的原则，切实做好档案资料采集管理工作。

（一）重要政务活动 • 1、省级以上对内政务接待活动：由市委办公厅、市人大常委办公厅、市政府办公厅、市政协办公厅负责采集，收集接待方案、考察点位材料、领导致词、来宾发言、交流材料等文字材料，以及整个活动过程中重要议程、重要环节的照片和声像材料，并按要求整理、移交市档案馆。 • 中央各部委、民主党派、人民团体负责同志在我市公务活动的有关档案资料，由相关部门负责采集，收集接待方案、考察点位材料、领导致词、来宾发言、交流材料等文字材料，以及整个活动过程中重要议程、重要环节的照片和声像材料，并按要求整理，移交市档案馆。

2、重要会议：由市委办公厅、市人大常委会办公厅、市政府办公厅、市政协办公厅和市纪委负责采集，收集会议通知、会议方案、会议须知、会议议程、参会人员名单、领导发言、会议文件、会议决议等文字材料，以及整个活动过程中重要议程、重要环节的照片和声像材料，并按要求整理、移交市档案馆。市档案局根据需要派专人现场采集。2、重要会议：由市委办公厅、市人大常委会办公厅、市政府办公厅、市政协办公厅和市纪委负责采集，收集会议通知、会议方案、会议须知、会议议程、参会人员名单、领导发言、会议文件、会议决议等文字材料，以及整个活动过程中重要议程、重要环节的照片和声像材料，并按要求整理、移交市档案馆。市档案局根据需要派专人现场采集。 • 在我市召开的重要专业性会议的有关档案资料，由牵头、承办责任部门负责采集，收集会议通知、会议方案、会议须知、会议议程、参会人员名单、领导发言、会议文件、会议决议等文字材料，以及整个活动过程中重要议程、重要环节的照片和声像材料，并按要求整理、移交市档案馆。

3、外事活动：对外经济贸易活动由市外经局负责采集，外事接待活动由市政府外办负责采集，收集接待方案、考察点位材料、领导致词、来宾发言、受赠礼物等，以及整个活动过程中重要议程、重要环节的照片和声像材料，并按要求整理、移交市档案馆。3、外事活动：对外经济贸易活动由市外经局负责采集，外事接待活动由市政府外办负责采集，收集接待方案、考察点位材料、领导致词、来宾发言、受赠礼物等，以及整个活动过程中重要议程、重要环节的照片和声像材料，并按要求整理、移交市档案馆。 • （二）重大活动。 • 1、重大节庆、纪念活动（如“五一”国际劳动节、国庆节、纪念日活动等）：由牵头、承办责任部门负责采集，收集活动方案、主持词、领导讲话等文字材料，以及整个活动过程中重要议程、重要环节的照片和声像材料，并按要求整理、移交市档案馆。市档案局根据需要派专人现场采集。

2、重大商贸、博览活动（如商品交易会、博览会、会展活动等）：由牵头、承办责任部门负责采集，收集活动方案、主持词、领导讲话等文字材料，以及整个活动过程中重要议程、重要环节的照片和声像材料，并按要求整理、移交市档案馆。市档案局根据需要派专人现场采集。2、重大商贸、博览活动（如商品交易会、博览会、会展活动等）：由牵头、承办责任部门负责采集，收集活动方案、主持词、领导讲话等文字材料，以及整个活动过程中重要议程、重要环节的照片和声像材料，并按要求整理、移交市档案馆。市档案局根据需要派专人现场采集。 • 3、重大创建、申办活动（如国家环保模范城市、创全国文明城市、申办人居环境奖、创国家园林城市等）由牵头、承办责任部门负责采集，收集测评组听取汇报、材料审核、实地考察、问卷调查、整体观察各阶段形成的文字材料、照片、声像材料，并探求整理、移交市档案馆。市档案局根据需要派人专人现场采集。

4、重要学术、认为论坛活动（国际性、全国性和各省、市的区域重要活动，如西部论坛、“同心同德、构建和谐成都”论坛等）由牵头、承办责任部门负责采集，收集活动方案、领导致辞、开幕词、主要专家学者发言及论文、闭幕词等文字材料，以及整个活动过程中重要议程、重要环节的照片和声像材料，并按要求整理、移交市档案馆。市档案局根据需要派专人现场采集。4、重要学术、认为论坛活动（国际性、全国性和各省、市的区域重要活动，如西部论坛、“同心同德、构建和谐成都”论坛等）由牵头、承办责任部门负责采集，收集活动方案、领导致辞、开幕词、主要专家学者发言及论文、闭幕词等文字材料，以及整个活动过程中重要议程、重要环节的照片和声像材料，并按要求整理、移交市档案馆。市档案局根据需要派专人现场采集。 • （三）突发事件处置活动 • 突发事件（包括具有重大影响的自然灾害、事故灾难、突发公共卫生和社会安全事件等）处置活动：由参与处置的牵头责任部门负责采集，收集活动处置预案、事件调查、基

本情况等文字材料，以及事件处置过程中的照片、声像材料，并按要求整理、移交市档案馆。事件发生所在的区（市）县积极配合。本情况等文字材料，以及事件处置过程中的照片、声像材料，并按要求整理、移交市档案馆。事件发生所在的区（市）县积极配合。 • （四）成都日报报业集团、市广电局负责督促成都日报、成都人民广播电台、成都电视台将刊播的有关重要政务活动和重大活动的文字材料、照片和声像材料，按要求整理、移交市档案馆。成都日报、成都人民广播电台、成都电视台要积极主动做好档案资料的整理、移交工作。

二、归档要求 • （一）归档范围 • 凡在全市重要政务活动和重大活动中形成的具有保存价值的文字材料、照片、声像材料、标志性实物等，均属归档范围。移交档案资料的单位可保留档案资料的副本或复印件。 • （二）归档质量 • 按《归档文件整理规则》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、《电子文件归档与管理规范》、《照片档案管理规范》和《四川省（中华人民共和国档案法）实施办法》等有关规定进行整理。 • （三）归档时间。 • 1、重要政务活动：牵头、承办责任部门在活动结束后2个月内，向市档案馆移交档案资料。

2、重大活动：牵头承办责任部门在活动结束后2个月内，向市档案馆移交档案资料。2、重大活动：牵头承办责任部门在活动结束后2个月内，向市档案馆移交档案资料。 • 3、突发事件处置活动：牵头责任部门在活动结束后2个月内，向市档案馆移交档案资料。 • 4.成都日报、成都人民广播电台、成都电视台在活动报道结束后2个月内，向市档案馆移交档案资料。

三、保障措施 • （一）加强培训指导。 • 市档案局负责全市档案资料采集业务的指导和培训工作，对档案资料采集、整理工作要加强培训，认真作培训方案，精心准备培训教材，确保培训取得实效。活动牵头、承办责任部门熟悉了解档案资料采集的特点规律，在制定重要政务活动和重大活动实施方案时，应明确有关档案资料采集、整理的机构和人员，同活动任务同布置、同检查、同落实。

（二）逐步规范完善。 • 按照“新帐不欠、旧帐渐补”的要求，活动牵头、承办责任部门在在积极做好现有档案资料的采集、整理工作的赔同时。要在2006年底前完成2000年以来的档案资料整理移交的清欠工作，活动牵头、承办责任部门和新闻单位按照要求分别清理、整理和移交有关档案资料，避免出现“空档”。市档案局根据需要，可在归档之前向活动牵头、承办责任部门查询、提取档案资料，活动牵头、承办责任部门要积极配合。

（三）建立催交制度 • 市档案局要加强与有关部门的沟通，主动索取掌握重要政务活动和重大活动信息，及时向未按时移交档案资料的部门发出催交通知，督促有关部门移交档案资料。市档案局要汇报各总部门档案资料采集管理工作情况，定期进行通报，促进档案资料采集管理工作扎实有效开展。 • （四）强化目标考核 • 各区（市）县、高级各部门应按本《通知》要求制定实施细则，把工作责任落实到岗、落实到人。同时，将档案资料的采集管理工作纳入市委、市政府目标管理，市委目督办、市政府目督办要加强对此项工作的检查考核。

（三）“双重”活动采集的范围 1、重要政务活动方面（1）党和国家领导人，中央和国家各部委领导、省、成都市领导及兄弟区、市、县领导来彭视察、检查、指导工作以及外国友人来彭视察、访问的讲话、指示、题词、、录音、录像带、照片等。（2）市委、市人大常委会、市政府、市政协、市纪委出席的重要政务活动的讲话、录音、录像、照片等。（3）国家有关部委、四川省、成都市在彭召开的各种重要会议形成的档案资料。

（4）市委、市人大常委会、市政府、市政协、市纪委召开的全市性的重要会议。如：党代会、市委全委会、市委工作会、市人代会、市政府常务会、市政府全体会、市长办公会、政协会等重要政务活动形成的档案资料。（4）市委、市人大常委会、市政府、市政协、市纪委召开的全市性的重要会议。如：党代会、市委全委会、市委工作会、市人代会、市政府常务会、市政府全体会、市长办公会、政协会等重要政务活动形成的档案资料。（5）以市委、市人大常委会、市政府、市政协名义召开有关全市经济社会发展、精神文明建设、社会治安综合治理等大型会议形成的档案资料。

2、重大活动方面 （1）全市性的重大政治、经济科技、文化活动以及重大庆典、纪念活动形成的档案资料。（2）我市举办的各种全国性和四川省、成都市的会展活动形成的档案资料。（3）各种重大抢险救灾活动形成的档案资料。（4）重大工程项目的规划实施、开工、竣工验收形成的档案资料。（5）其它活动形成的需要存档备查的档案资料

（四）在采集活动中需要注意的问题： 1、文字材料方面：注意领导致词、讲话、来宾发言、专家学者发言、会议决议等必须是最终整理的定稿。

2、声像材料方面：在采集现场注意重要议程、重要环节等，有五个方面需要注意：2、声像材料方面：在采集现场注意重要议程、重要环节等，有五个方面需要注意：一是在重要接待、外事活动中注意采集领导会面场景，主要参会者，考察、调研点位、领导讲话，来宾致词，赠送礼物等重要活动。二是重要会议、重大节庆、纪念、商贸、博览、学术、座谈活动中注意采集会议横幅与主席台、主席台近景、会场全景、主持人、领导讲话、代表发言、与会议主题相关的与会者，比如：环保、旅游、招商……、剪彩、颁奖、揭幕等场面。

三是重大创建、申办活动中注意采集测评场景、审核场景、实地考查、整体观察等各阶段重要环节。三是重大创建、申办活动中注意采集测评场景、审核场景、实地考查、整体观察等各阶段重要环节。四是突发事件处置活动中注意采集处置预案产生过程、组织实施过程、处置过程等五是其它需要拍摄并存档的重要场景。 3、实物方面在“双重”活动中产生的有特别价值的奖牌、证书、礼物等能交原件的要交原件，不能交原件的可用照片或录像反映。

二、归档与整理要求 （一）文字材料的整理原则上按《归档文件整理规则》进行整理 1、装盒：按一事一盒或数盒 2、排列：按会议的议程或活动、事件发生的过程排列。 3、保管期限：按照本单位制定的《保管期限表》执行

（二）实物档案的整理 贴标签编序号编制实物档案目录

三、照片档案的整理 （一）照片档案的概念　　国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。

（二）照片档案的收集范围和要求　　 1、收集范围：　　（1）记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片：　　领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。　　本单位组织或参加的重要外事活动的照片。　　记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。

（2）记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。　　（2）记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。　　（3）其他具有保存价值的照片。 2、收集要求：　对属于收集与归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为己有。对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。　照片、文字说明应齐全。　照片档案的移交和征集应符合有关标准的要求

3、收集时间：　　对具有归档价值的照片，其摄影者或承办单位应及时整理，向档案室归档，一般不应跨年度。　　依照《中华人民共和国档案法实施办法》的规定，照片档案随立档单位其他载体形态的档案—起向有关档案馆移交；在特殊情况下，经同级档案行政管理部门同意可以提前或延迟移交。　档案馆应按收集范围随时征集零散的对国家和社会具有保存价值的照片。

（三）整理原则　照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。

（四）整理流程 • 收集—挑选照片—排列—编号—拟写说明—粘贴—填写目录—贴侧标签

收集范围:记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。收集范围:记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。 *领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动的照片； *本单位组织或参加的重要外事活动； *记录本单位重大事件、重大事故及其他异常情况和现象的照片; *其他具有保存价值的照片。第一步、收集

第二步、挑选照片 对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。

政务网站群改版暨政府门户网站内容保障工作会议政务网站群改版暨政府门户网站内容保障工作会议 • 主题不鲜明，可不归档。

政务网站群改版暨政府门户网站内容保障工作会议政务网站群改版暨政府门户网站内容保障工作会议 • 构图重复，可选其一。

政务网站群改版暨政府门户网站内容保障工作会议政务网站群改版暨政府门户网站内容保障工作会议 • 影像不清晰，不要归档。

第三步、排列 • 按“年度—问题”进行分类，在同一年度内按照片的问题结合形成时间排列。 • 注意：不要求区分保管期限，仅分为归档与不归档两部分，归档的照片保管期限为长期以上。

１、按形成时间—专题（组）排列。 • 即将本单位的所有照片收集后，先排最早的年度，然后在一年内先排最早的某个活动或某个会议的照片。 • 2、每专题（组）照片排列张号。 • 　　例：在第1册内第一组照片有15张 • F 1 — 1 · 1 • ……… • F 1 — 1 · 15

在第1册内第二组照片有6张照片，延续第一组的照片编号，在第1册内第二组照片有6张照片，延续第一组的照片编号， • F 1 — 1 · 16 • ……… • F 1 — 1 · 21 • 在第1册内排满照片后，再排第2册。第2册的照片张号必须从1开始。

例：在第2册内第一组照片有10张 • F 1 — 2 · 1 • ……… • F 1 —2 · 10 • 　　在第2册内第二组照片有9张照片，延续第一组的照片编号， • F 1 —2 · 11 • ……… • F 1 — 2 · 19 • 　　第2册排满照片后，再排第3册。 • 　　一组照片不可以排在两册中。

照片例：这是一家企业收集到的所有照片。

双重采集及照片档案收集整理 培训提纲