会间工作

会间工作

前言 知识目标：　　　熟悉会议组织的各项内容能力目标：　　　能够做好会中服务工作素质目标：培养务实干练、认真谨慎的职业道德素养

前言 情景案例：　　宏达商城某新产品推介会刚刚开始，李秘书却在会议大厅急的团团转，他已播了好几次电话，但商城赵副总的手机总是处在关机状态。前几天他出差在外，今天乘飞机赶回商城参加推介会，按理说现在应该到了、赵副总的发言在会议议程中被安排在第二位，现在离他发言的时间不到十几分钟，但他还未赶到会场。这时李秘书的手机响了。是赵副总的电话，他说刚下飞机，飞机晚点了，现在正赶往会场，估计要半小时…… 负责会议签到和发放资料的小张向李秘书反映，参加推介会的单位和来宾人数大大超过预计，有些来宾还没有领到推介会的宣传折页和相关资料，事先准备的宣传折页和相关资料已经发完…… 李秘书还发现，安排会议记录的小胡或许是经验不足，在记录时有些手忙脚乱，明显跟不上会议发言者的速度，记录的格式和内容也不符合规范和要求……

前言 推介会现场人声嘈杂，手机声此起彼伏，坐在后排的来宾反映听不清主席台上的发言…… 项目任务：如果你是李秘书，应如何处理商城新产品推介会进行中出现的问题？

前言 会议记录会间调度会议的接站会间工作

前言 会议的接站、报到及签到（1）接站工作。接站是跨地区、全国性、和国际性会议重要的接待工作，也是会议开始第一个环节。秘书首先应统计好与会者的名单和人数，掌握好每位与会者抵达的时间和方式，并准备好接站标志、手提式扩音器、其他器材和车辆等。迎接重要宾客，要事先确定1迎接的规格，并派相应身份的人员前去。如有必要，应布置好安全保卫工作，并与新闻单位联系，准备采访和作新闻报道。

前言 　（2）报到工作。报到是指与会者在到达会议所在地时所进行的登记注册手续。秘书人员应做的工作包以下几方面。 ①查验有效证件，如会议通知、介绍信、身份证等。 ②在登记表上登录与会者的个人信息，便于通知与会者人数，也便于做好各项会议服务工作，又可据此编制通讯录。 ③由会议接待人员统一接收与会者携带的需要在会议上分发的材料，经审查后在统一分发。在会前分发的文件也应提前装订、分装好，在与会者报到时统一发给。 ④需要收取会务费、住宿费、材料费的会议，应在报告现场安排有关人员收取费用，并开具收据。接待人员还应根据与会者的身份和要求安排住宿，并在会议登记表上标明相应的房间号码，以便会议期间的联系

（3）签到工作。会期较短、无须集中接待的会仪，一般只需办理签到手续。会议签到可统计会议实到的人数，并准确反映缺席情况，便于采取弥补措施。有些庆典性记录性的会议的签到薄可留作纪念。签到工作一般包括以下几种类型。 ① 秘书点名。由秘书在预先拟好的与会人员名单上点名。做记号。这种方法适用于单位内部的小型会议和工作例会，秘书对与会人员比较熟悉。

前言 ②本人签到。由与会者本人签名报到，签名应用毛笔或者钢笔，欠在专用的签到本上。这适用于邀请性会议，亲自签名还有纪念性意义。本人签到还分簿式和表单式两种。人数较多时，可事先多准备些签到单，会后应装订成册，与会议文书一起立卷归档。 ③电子签到。根据与会者信息，在会前制作的电子签到卡上通常与代表证组合起来。与会者用磁卡出席证，在进入会场时插入（接触式）专用机，或靠近（非接触式）签到机，于此相连的电脑就会自动记录和显示与会者的姓名、性别、单位、代表性质，组别、代表性编号等信息，在签到结束后能立即统计出出席人数和缺席人数。这种方法适用于与会人数较多的大中型会议。

会议记录工作 • 如果秘书被安排做会议记录，那就要做好足够的准备工作，如足够的钢笔、铅笔、笔记本和记录用纸；必要时还得准备好录音机和足够的磁带，用来补充手工记录。为了使会议记录完整准确，最好在会前就收集好会议的相关背景资料，这样在需要核对相关数据和事实时，不会措手不及。 • 会议记录应包括如下事项；会议名称、会议记录人的姓名、时间（开始时间、结束时间）、会议地点、议题、主持人、主席、出席者名单。会议的经过情形及结论、相关的资料、下次会议预定日期。

会间调度和服务工作 • 在会议进行过程中，会议秘书处担负着承上启下、联系左右、照应内外的任务，必须做好各方面的调度指挥工作。如在召开各分组会议时，安排会议地点，并通知有关人员准时出席；召开大会时，安排车辆的调度，维护好会场的秩序；大会发言时，协助领导安排发言顺序等。 • 会场服务包括引导与会者入席、退席，茶水供应，指引与会者使用会场的生活设施，照顾与会人员会间休息，满足与会人员的临时需要，等等。 • 如果是组织内部的会议，秘书会场服务还包括接听会场外打来的电话、接待来访的客人。要尽可能排除场外因素对会议的干扰。 • 会议期间还要做好与会者回程车船机票的预定工作，预定飞机票除时间和坐仓要求外。一定还要报上客人的姓名和身份证号码，预定才算有效。

会议文件的编写 • 会前准备的文件主要有开幕词、工作报告等，但在会议过程中，即会议开始之后至结束之前所形成的文件，主要有会议简报、闭幕词、会议决定等。

课堂讨论： • 1、如何做好会议的接站及报到工作？ • 2、会议记录的方法有哪些？ • 3、如何做好会间的调度和服务工作

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