Hvað þarf til að ná skilvirkni í mannauðsstjórnun?

1. Morgunverðarfundur: Hvað þarf tilað ná skilvirkni í mannauðsstjórnun? 26. mars 2004 Grand Hóteli Reykjavík Svala Rún Sigurðardóttir MS vinnusálfræði

2. Hópvinnukerfi Almennt um FOCAL starfsmannakerfi Grunnupplýsingar um starfsmenn Hringrás - skilvirkar mælingar Starfsmannasamtal Markmiðasetning Starfsþróun og námskeið Mælingar Frammistöðumat Niðurstaða – frammistaða starfsmanns Reynslusaga Samskipa Efni:

3. Hópvinnukerfi ehf.Hugbúnaðar- og ráðgjafafyrirtæki • Stofnað 1995 • 19 starfsmenn • Eigendur: Starfsmenn, Tölvumyndir, Nýherji, KB Banki hf • Um 25 verðlaunaðar lausnir á sviði gæða-, skjala-, starfsmanna- og markaðsstjórnunar • Um 25.000 FOCAL leyfi seld hérlendis • Stuðst við alþjóðlega staðla og viðurkenndar aðferðir, t.d PRINCE2 við verkefnastjórnun, ISO-9001 o.fl.

4. FOCAL Starfsmannakerfi Starfsmenn Ráðningarsamningar Starfsmannasamtöl Námskeiðshald Starfslýsingar Nýliðaþjálfun Starfsferill Þekking Starfsmanna-kerfi Mannauðsstjórnun Frammi-stöðumat Frá 1993 Tímaskráningog stimpilkl. Viðvera Ferða-reikningar Fréttakerfi Ráðningakerfi G S M St Starfsmanna-handbók

5. Tapaður tími og glataðar upplýsingar • Óskilvirk mannauðsstjórnun... • Mikill tími getur farið í það að safna saman upplýsingum um t.d. stöðu, þekkingu, starfsaldur, starfsmannaveltu o.s.frv. • Missa yfirsýn yfir námskeiðahald t.d. kostnað og hver er búinn að fara á hvaða námskeið • Hver er með hvaða þekkingu í fyrirtækinu? • Hætta á að upplýsingar verði úreldar t.d. hver er starfandi og hver er hættur. • Ómarkviss skráningu veikinda og sumarfría – samræmingu ábótavant

6. Starfsmanna-kerfi Nýir tímar – nýjar aðferðir • Efla skipulagningu og áætlanagerð viðkomandi starfsmenn fram í tíma • Spara tíma með betri yfirsýn, bæði fyrir almenna stjórnendur og starfsmenn í starfsmannahaldi • Ávallt réttar upplýsingar um starfsfólk fyrir hendi • Stuðlar að hvatningu og upplýsingaflæði til starfsmanna. T.d. geta starfsmenn haft aðgang að sínum gögnum • Heldur utan um ýmis gögn og samskipti við starfsmenn t.d. tölvupóst • Hverjar eru væntingar starfsmanna? – skráð í kerfið

7. Starfsmanna-kerfi Aðferðir í mannauðsstjórnun • Mikilvægt er að velja aðferðir og leiðir sem henta hverju fyrirtæki fyrir sig út frá stefnu og eðli fyrirtækisins. • AÐALATRIÐIÐ: AÐFERÐIR VERÐA AÐ VERA VIRÐISAUKANDI FYRIR FYRIRTÆKIÐ!!!!!!!

8. Starfsmanna-kerfi Grunnupplýsingar um starfsmanninn

9. Starfsmanna-kerfi Þarna munaði litlu!!!

10. Starfsmanna-kerfi Hver á að koma með köku? • Afmæli næsta mánuðinn • Stórafmæli á árinu

11. Tryggð starfsfólks við fyrirtækið • Starfsaldur

12. Starfsmanna-kerfi Hver vinnur hvar? • Símaskrá • Myndalistar

13. Starfsmanna-kerfi Við erum lang flottust!!!

14. Veikindi starfsmanna

15. Starfsmanna-kerfi Sumarfrí og önnur frí • Frí • Sumarfrí • Áætlun • Tekið frí • Önnur frí • Vetrarfrí • Veikindi • Fæðingarorlof

16. Starfsmanna-kerfi Áætlun um sumarfrí Tekið frí

17. Starfsmanna-kerfi Þekking innan fyrirtækisins • Fyrri störf • Námskeið

18. Starfsmanna-kerfi Hvatning fyrir starfsmenn • Sjá sín eigin gögn • Viðhalda sínum gögnum • Hvað get ég og hvað kann ég? • Starfsáætlun • Námskeið – þjálfun og endurmenntun • Uppsafnaðar upplýsingar um starfsmann • Þekkingu • Reynslu • Markmið

19. Frammistöðuvandamál -“Performance Gap” • Hlutlægt mat: Markmið og önnur viðmið notuð til að greina frammistöðu – mælanlegt • Bera saman frammistöðu svæða eða deilda til að greina frammistöðuna – ekki eins árangursríkt • Huglægt mat: Nota gátlista yfir möguleg frammistöðuvandamál (já/nei) • Gefur vísbendingu um að eitthvað sé að en ekki hver orsökin er að vandamálinu

20. Hringrás – skilvirkar mælingar Starfsmannasamtal Starfslýsing Þjálfunarkröfur Fyrri mælingar/mat Aðrar kröfur

21. Hringrás – skilvirkar mælingar Starfsmannasamtal Starfslýsing Þjálfunarkröfur Fyrri mælingar/mat Aðrar kröfur Frammistaða starfsmanns Markmið

22. Hringrás – skilvirkar mælingar Starfsmannasamtal Starfslýsing Þjálfunarkröfur Fyrri mælingar/mat Aðrar kröfur Frammistaða starfsmanns Námskeið Starfsþróun Markmið

23. Mælingar Hlutlægt mat Starfsmannasamtal Starfslýsing Þjálfunarkröfur Fyrri mælingar/mat Aðrar kröfur Námskeið Starfsþróun Markmið

24. Mælingar Hlutlægt mat UMBUN Starfsmannasamtal Starfslýsing Þjálfunarkröfur Fyrri mælingar/mat Aðrar kröfur Frammistaða starfsmanns Námskeið Starfsþróun ÖGUN Markmið

25. Frammistöðumat Mat starfsmanns Huglægt mat Mælingar Hlutlægt mat UMBUN Starfsmannasamtal Starfslýsing Þjálfunarkröfur Fyrri mælingar/mat Aðrar kröfur Frammistaða starfsmanns Námskeið Starfsþróun ÖGUN Markmið

26. Starfsmannasamtal –Að tala saman er gaman! • Mjög árangursríkt til að koma í veg fyrir ágreining og óánægju hjá starfsmanni • Fyrirfram ákveða hvað á að fjalla um í viðtalinu • Bæta frammistöðu starfsmanns með því að skilgreina markmið og starfsþróun • Jákvætt - Einblína á verkefni og lausnir ekki vandamál • Markmið skilgreind með starfsmanni • Spjall - Sýna starfsmanni áhuga • Ákveða eftirfylgni á því sem rætt var í viðtalinu

27. StarfslýsingHvað er ætlast til af starfsmanninum?

28. ÞjálfunarkröfurStuðningur við starfsmenn

29. MarkmiðasetningAð skilgreina viðmiðin! Vöktun

30. Meðhöndlun mælinga gagnvart starfsmanni • Skýr viðmið og útskýra fyrir starfsmanni hvað er ætlast til af honum • Tímamörk: Hvenær verkþáttur verður að vera lokið fyrir ákveðin tíma • Tryggja að starfsmaður hafa þekkingu, getu og aðföng til að að mæta viðmiðum • Forgangsröðun: útskýra fyrir starfsmanni hvað skiptir mestu máli • Ákveða hvaða afleiðingar það hefur fyrir starfsmanninn sem nær ekki viðmiðum eins og til var ætlast eða umbun fyrir frábæra frammistöðu • Samanburður á starfsmönnum ef það á við

31. Námskeið og fræðsla

32. Athugasemdir Að auka ánægju og hvetja starfsmann • Athugasemdir starfsmanns og yfirmanns

33. Mælingar – hlutlægt matAð ná því besta fram! • Skilgreina mikilvæga verkþætti sem þarf að mæla fyrir viðkomandi starf • Hver eru viðmiðin sem á að mæla? • Aðferðir: • Starfsmannasamtöl • Markmiðasetning – hvað á að mæla • Hlutlægar mælingar • Gæði • Kostnaður • Magn • Tími G S M

34. Dæmi um sölumann • Hlutlægar mælingar • Fjarvistir • Viðvera • Kvartanir/ábendingar • Mistök í verðútreikningum • Mistök í skráningum • Sala á mánuði • Fjöldi nýrra viðskiptavina • Hlutfall af heildarsölu • Skila tilboðum innan tímamarka G S M

35. Hvernig líður starfsmanninum í vinnunni?

36. Frammistöðumat Huglægt mat Mat á frammistöðu starfsmanns • Yfirmaður fyllir út frammistöðumat fyrir starfsmanninn

37. Frammistöðumat Huglægt mat Sjálfvirkur tölvupóstur • Yfirmaðurinn sendir starfmanninum boð um að fylla út frammistöðumat

38. Frammistöðumat Huglægt mat Hvað finnst starfsmanni um sjálfan sig? • Starfsmaðurinn fyllir út sjálfsmat

39. Mismunandi væntingar – ólík upplifun

40. Dæmi um huglægt frammistöðumat • Samstarfshæfni • Starfsmaður er jákvæður og tillitsamur gagnvart samstarfsmönnum sínum • Frumkvæði og sveigjanleiki • Starfsmaður á auðvelt með að takast á við ný verkefni • Vinnugæði • Starfsmaður vinnur verk sín innan tímaramma • Samskipti • Starfsmanni tekst vel að leysa úr vandamálum viðskiptavina

41. Frammistaða starfsmanns • Að mæla frammistöðu starfsmanna er oft vanmetið af fyrirtækjum • Sóun fyrir fyrirtæki að vera ekki með starfsmenn sem skila fullum virðisauka til fyrirtæksins • Starfsmenn verða vita hvað er ætlast til af þeim og hverjar eru afleiðingar af góðri/slæmri frammistöðu • Ánægðir starfsmenn skila betri frammistöðu

42. Reynslusaga Samskipa • Vöktun á öllum prófum og skírteinum sem þarf að endurnýja með reglulegu millibili • Á skipunum • Lyftarapróf • Meirapróf • Endurnýjun á dvalarleyfum útlendinga • Listi yfir þekkingu í fyrirtækinu • T.d. tungumál. Ef vantar frönskumælandi manneskju þá er leitað í kerfinu • Niðurstaða starfsmannasamtala skráð í kerfið • T.d. Eins og athugasemdir starfsmanns og yfirmanns • Starfsþróun og námskeið • Skipulagning námskeiða • Kostnaður og hverjir fara á hvaða námskeið