slide1 n.
Download
Skip this Video
Loading SlideShow in 5 Seconds..
Innbyggarar: 6 478 PowerPoint Presentation
Download Presentation
Innbyggarar: 6 478

Loading in 2 Seconds...

play fullscreen
1 / 20
winfred

Innbyggarar: 6 478 - PowerPoint PPT Presentation

132 Views
Download Presentation
Innbyggarar: 6 478
An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript

  1. Papirlause politikarar i kommunestyre og alle hovudutval - Vestnes kommune har løyst dette.Utfordringar i ePhorte og ePort - gode brukarar, gode rutiner, samhandling og involvering av alle ledd i organisasjonen.v/Ellen Eiknes Forland, Arkivleiar, og Reidun Bjølverud, Driftsleiar, Vestnes kommuneFaglig Forum for Formannskapssekretærer Sunndalsøra 10.05.2011

  2. Innbyggarar: 6 478 Kristiansund Molde Sunndalsøra Åndalsnes Ålesund

  3. Flat struktur: Administrasjonssjef, leiargruppe, stab og 18 driftseiningar 830 tilsette . Organisasjonskart:

  4. Politisk organisering:

  5. Kvifor politiske møter utan papir og fullelektronisk arkiv: • Politikarane ville ikkje ha tilsendt papir lenger, kun lese utvalsdokument via PC heime og i møte.Ønske om administrativ gevinst og papirlaust arkiv • Driftstyret la i januar 2006 føring for eVestnes.Formannskapet nedsette i juni 2006 ei plangruppe for utarbeiding av IKT-plan.

  6. IKT-plan: bygde på føringane i eNorge 2009 og eKommune 2009 • Eitt pkt i plan vart: Mål for lokaldemokati og IKT: • Ved konstituering av nytt kommunestyre hausten 2007 skal alle politikarar i kommunestyret få tilbod om berbar datamaskin og tilbod om å motta sakspapir/møteprotokollar elektronisk.Dei politikarane som vil skal framleis kunne få sakspapira i papirform. • Ved konstituering av nytt kommunestyre hausten 2007 skal politikarar i kommunestyret få tilbod om eiga epostadresse som er tilgjengeleg via internett. • Konsekvens: utløyste behov for Noark4 basert sak- arkivsystem der alt blir lagt inn elektronisk og ein ny portal.

  7. Førebuing: • Innkjøp av ePhorte og ePort.Forprosjekt starta ca. april 2007 • Kommunen såg at det måtte meir ressursar til. ErgoGroup gav og uttrykk for det same. • Prosjektstilling som arkivleiar oppretta, og tilsett september 2007. • Arkivet drifta det daglege, medan ny arkivleiar fekk konsentrere seg om innføring saman med prosjektleiar.

  8. I K2000 var det noko ustrukturert. Lite utarbeidde rutiner, og kvar enkelt tok seg ”litt til rette” sjølv. Mykje ”arkiv” lagra lokalt på PC, i Outlook og i skuffer og skap. • Nå skal vi stramme opp organisasjonen. Innføring av nytt system gjer at vi kan få innarbeid rutiner og nye haldninger om saksbehandling og arkiv.

  9. Prosjektleiar frikjøpt 40% - hadde ansvar for både ePort og ePhorte. • Installasjon av ePhorte og ePort i juni 2007.Starta praktisk arbeid i august/september 2007. • Brukarundersøkelse ut mot politikarane hausten 2007. • låne eller bruke eigen PC • Linje • Opplæring • politikarepostadresse • Utlysing og innkjøp av 35 politikar Pc’ar i regi av IT-sjef. • PC til medl og 1. vara i K-styre og hovudutvala – brukarkontrakt. Ikkje skrivar og papir - kun lesing på PCI utgangspunktet var det iflg IKT-plan valfritt med PC eller papir.Innstramma – papir og ikkje PC – må Ordførar godkjenne.

  10. Utstillingsvindu mot kvinner – kurs i databruk. • Ekstraarbeid for IKT35 nye PC’ar – får levere inn PC til kommunal IKT ved problem.Politikar e-postadresserInstallert PDF editor for å kunne notere i saksinnkallingsfila. • Lagt vekt på det enkle – det fungerer. • Krev struktur i dokumentasjonen for at det skal bli bra ut på nettViktig å sjekke fila etter utlegging • Når innkalling og protokoll er ferdig sender vi e-post eller sms til politikarane.Pressa får same meldinga – dei får heller ikkje papir.

  11. Tok i bruk ePhorte 01. januar 2008 • Publiserte nettsidene 07. januar 2008 • La ut fila for møteinnkalling 08. januar 2008 • Bærbare PC’ar til politikarar til 10. januar 2008 • ePhorte som alle sakene skulle skrivast i var nytt, med dei utfordringane dette medførte. Nettsidene var nye – korleis ville dette sjå ut ?Mykje arbeid og høg puls i denne perioden. • Første papirlause møte - Formannskapet 14. januar 2008 • Første papirlause møte i Kommunestyret var 24. januar 2008 • Andre utval kom etter i tur og orden.

  12. Bruk av ePhorte: • Starta arbeidet hausten 2007 • Tenkte rutiner, struktur, opplæring og generell IT-kompetanse hos brukarane. • - Kurs i Word og Outlook på samtlege som skulle bruke ePhorte • - Laga brukarrettleiingar for bruk av ePhorte • - Utarbeidde skrivereglar • - Rutiner for kva som skal i bla personal og tilsettingsmapper, og gått gjennom med fagavdelingar kva dokumentasjon som skal inn, korleis saksstruktur skal vere og laga rutiner på dette. • - Rutiner for skanning av vedlegg, spesielt på bygg, deling og plansaker.

  13. Erfaring: • Arkiv/brukarstøttemå vere aktiv mot saksbehandlarane – følge opp problemstillingar. • Arkiv/systemadministrator må kunne ein del IT og forstå kva som skjer når ein brukar systemet. Må sjå samanhengen frå journalføring - heilt til innkalling vises på nett.Krev kompetanse i eigen organisasjon • ePort (nett) ansvarleg må og kjenne til det som kjem fra ePhorte til ePort via integrasjonen. • Politisk sekretariat, arkiv og saksbehandlarar må samarbeide tettare.

  14. Først ute som papirlaust til politikarane – fekk inntrykk av at Ergogroup ikkje heilt forstod kor avhengig vi var av enkelte funksjonar, då alt var elektronisk til politikarane. • - Opplæring – sakna at konsulentar ikkje såg heile samanhengen mellom ePhorte og ePort. • - Filstørrelsen på filer som skulle frå ePhorte til ePort • - Må vere aktiv mot leverandør for å få til løysingar

  15. Faktorar som har vore på plass i Vestnes: • Administrasjonssjefen har vore tydeleg og klar over utfordringane ei slik innføring og omlegging har. • Klare mandat både i prosjektet og i ettertid. • Administrasjonssjefen og leiinga brukar ePhorte. • Alle politiske saker blir elektronisk godkjent av administrasjonssjef eller dei ho har gitt mynde til. • Ordførar/utvalsleiarar brukar ePhorte i førebuing til møte - førebuing på PC og storskjerm

  16. Kostnadar: + Krev ressursar og tid for å få godt resultat i prosjektet + Krev ressursar for oppfølgjing etter at prosjektperioden er avslutta + Krev meir ressurs i arkivet: Når vi ikkje sender papir til møte, og elles er papirlause – må det inn i ePhorte. Får betre kontroll over bla epostar og andre ”private” arkiv som før var på private område på PC og i skuffer og skap. Resultat: 25-30% meir dokumentasjon i ePhorte i 2008 enn i k2000 i 2007. + IKT-avdelinga får fleire PCar å vedlikehalde og dei får og ein del problemstillingar frå politikarane i bruk av data. + Datakostnadar

  17. - Papir og kopieringskostnader sterkt redusert • - 80 000 mindre i porto – (portoauke) • - 0,5 stilling politisk sekretariat • - Raskare gjenfinning for saksbehandlarane og politikarane av dokument og saker. • Papirlaust mot politikarar spennende og utfordrande • Saksbehandlarane ser nye mulegheiter • Meir bevisstheit rundt det som kjem inn i ePhorte • Bratt lærekurve for oss som har arbeidd med prosjektet • Positive tilbakemeldingar frå politikarane og administrasjonen. • Ingen vil tilbake til papiret.