ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ ๒๕๒๖

ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ ๒๕๒๖ บรรยายโดย นายไพศาล ม่วงวิโรจน์ หัวหน้ากลุ่มสารบรรณ กองกลาง สำนักงานปลัดกระทรวงเกษตรและสหกรณ์

“ระเบียบที่เกี่ยวกับงานสารบรรณ”“ระเบียบที่เกี่ยวกับงานสารบรรณ” ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ (บังคับใช้ตั้งแต่ วันที่ ๑ มิถุนายน ๒๕๒๖) ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ ๒)พ.ศ. ๒๕๔๘ แก้ไขเพิ่มเติมระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ (สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์) (บังคับใช้ตั้งแต่ วันที่ 22 มิถุนายน 2548)

ส่วนราชการ ใช้บังคับแก่ กระทรวง หน่วยงานอื่นใด ของรัฐ ทั้งในราชการ คณะกรรมการ คณะอนุกรรมการ ทบวง กรม ส่วนกลาง คณะทำงาน ส่วนภูมิภาค คณะบุคคลอื่น ที่ได้รับมอบหมายจากทางราชการให้ปฏิบัติงานในเรื่องใด ๆ ส่วนท้องถิ่น และในต่างประเทศ

ข้อยกเว้น ๑. ส่วนราชการใดมีความจำเป็นที่จะต้องปฏิบัติงานสารบรรณนอกเหนือไปจากที่ได้กำหนดไว้ในระเบียบนี้ ให้ขอทำความตกลงกับผู้รักษาการตามระเบียบนี้ “ปลัดสำนักนายกรัฐมนตรี” ๒.ในกรณีที่กฏหมายหรือระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติกำหนดวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับงานสารบรรณไว้เป็นอย่างอื่น ให้ถือปฏิบัติตามกฏหมายหรือระเบียบว่าด้วยการนั้น “ระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ”

งานสารบรรณ • การจัดทำ • การรับ • การส่ง • การเก็บรักษา • การยืม • การทำลาย

คิด อ่าน ร่าง เขียน ทำสำเนา การบริหารงานเอกสาร จด จำ แต่ง พิมพ์

รับ - ส่ง บันทึก ทำลาย จดรายงาน ติดตาม การบริหารงานเอกสาร สรุป ย่อเรื่อง เก็บ ค้น ตอบ ทำรหัส เสนอ สั่งการ

กระดาษตราครุฑ

บันทึกข้อความ ส่วนราชการ ที่วันที่ เรื่อง

ทะเบียนหนังสือรับ/ส่งทะเบียนหนังสือรับ/ส่ง ทะเบียนหนังสือรับ / ส่งวันที่........เดือน...................พ.ศ............

สมุดส่งหนังสือ

ใบรับหนังสือ เรื่อง....................................................................... รับวันที่......................................เวลา...................น. ผู้รับ........................................................................ ผู้รับเขียน ให้อ่านออก

ซองมี ๔ ขนาด

ซอง ซี ๔ ๒๒๙ x ๓๒๔ ม.ม. กระดาษ เอ ๔

ขนาด ๑๖๒ x ๒๒๙ ม.ม. ซอง ซี ๕ ซอง ซี ๕ กระดาษ เอ ๔ พับสอง

ซอง ซี ๖ ๑๑๔x ๑๖๒ ม.ม. กระดาษ เอ ๔

ซองดีแอล ๑๑๐x ๒๒๐ ม.ม. กระดาษ เอ ๔ พับสาม

การจ่าหน้าซอง หนังสือราชการ

ตัวอย่าง การจ่าหน้าซองแบบส่วนราชการจัดส่งเอง ชั้นความเร็ว กรมปศุสัตว์ ที่ กษ ๐๖๐๑/..... เรียน ปลัดกระทรวงเกษตรและสหกรณ์

ตัวอย่าง การจ่าหน้าซองแบบส่วนราชการจัดส่งทางไปรษณีย์ ด่วนมาก ชำระฝากส่งเป็นรายเดือน ใบอนุญาตที่ ๑๙๑/...... ไปรษณีย์เมืองนครปฐม สำนักงานเกษตรและสหกรณ์จังหวัดนครปฐม ศาลากลางจังหวัดนครปฐม อำเภอเมือง จังหวัดนครปฐม ๗๓๐๐๐ ที่ นฐ ๐๐๐๕/๘๘๘ เรียน ปลัดกระทรวงเกษตรและสหกรณ์ ถนนราชดำเนินนอก เขตพระนคร กรุงเทพฯ ๑ ๐ ๒ ๐ ๐

ตัวอย่าง การจ่าหน้าซองข้อมูลข่าวสารลับ ชั้นความลับ ชั้นความเร็ว ส่วนราชการที่ออกหนังสือ ที่ กษ ..../...... เรียน ปลัดกระทรวงเกษตรและสหกรณ์ ประทับตรายาง “ชั้นความลับ” ที่กึ่งกลางด้านบนซองชั้นในเท่านั้น ซองชั้นนอก จ่าหน้าซองเหมือนกันแต่ไม่ต้องประทับตรา “ชั้นความลับ”

ลายเซ็น ลายเซ็น ชั้นความลับ  ชั้นความลับ ประทับตรายาง “ชั้นความลับ” ที่ปิดซองเท่านั้น ลงลายมือชื่อ พร้อมติดเทปใสทับอีกครั้งหนึ่ง ซองนอกไม่ต้องประทับตรา “ชั้นความลับ”

หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ

ได้แก่ 1. หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ กับส่วนราชการ 2. หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นใด ซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือ ที่มีไปถึงบุคคลภายนอก 3. หนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่บุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ 4. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐาน ในราชการ 5. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือ ข้อบังคับ ๖. ข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือที่ได้รับจากสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์

สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ แก้ไขเพิ่มเติมระเบียบ สำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ (22 มิถุนายน 2548)

สาระสำคัญ • กำหนดวิธีปฏิบัติในการติดต่อราชการ • ให้สามารถติดต่อทางเครื่องมือสื่อสารด้วยระบบ • การรับส่งข่าวสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ • โดยไม่ต้องจัดส่งหนังสือเป็นเอกสารยืนยัน • เว้นแต่จะเป็นเรื่องสำคัญ

คำนิยาม

หนังสืออื่น • หนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่เกิดขึ้นเนื่องจากการปฏิบัติงานของ • เจ้าหน้าที่เพื่อเป็นหลักฐานในราชการ • ซึ่งรวมถึงภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกภาพ และสื่อกลางบันทึก • ข้อมูลด้วย • หรือหนังสือของบุคคลภายนอกที่ยื่นต่อเจ้าหน้าที่ • และเจ้าหน้าที่ได้รับเข้าทะเบียนรับหนังสือของทางราชการแล้ว • มีรูปแบบตามที่กระทรวง ทบวง กรมจะกำหนดขึ้นใช้ตามแบบ เช่น • โฉนด แผนที่ แบบ สัญญา หลักฐานการสืบสวนและสอบสวน • และคำร้อง เป็นต้น

ภาพถ่าย รูปแบบ ที่ส่วนราชการกำหนด ฟิล์ม หนังสืออื่น แถบบันทึกภาพ เจ้าหน้าที่ รับไว้เป็นหลักฐาน สื่อกลาง บันทึกข้อมูล

สื่อกลางบันทึกข้อมูล หมายความถึง สื่อใด ๆ ที่อาจใช้บันทึกข้อมูลได้ด้วยอุปกรณ์ทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น แผ่นบันทึกข้อมูล เทปแม่เหล็ก จานแม่เหล็ก แผ่นซีดี-อ่านอย่างเดียว หรือแผ่นดิจิทัลอเนกประสงค์ เป็นต้น

หนังสือราชการ

หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็น แบบพิธีโดยใช้กระดาษตราครุฑ เป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใด ซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีถึงบุคคลภายนอก

โครงสร้างหนังสือภายนอก ประกอบด้วยส่วนสำคัญ 4 ส่วนคือ

ชั้นความลับ (ถ้ามี) ชั้นความเร็ว (ถ้ามี) ที่ กษ ๐๒๐๑/ สำนักงานปลัดกระทรวงเกษตรและสหกรณ์ ถนนราชดำเนินนอก กรุงเทพฯ ๑๐๒๐๐ มีนาคม ๒๕๕๔ เรื่อง เรียน อ้างถึง (ถ้ามี) สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) (ข้อความ) ......................................................................................... .................. .................................... ขอแสดงความนับถือ (ชื่อ-นามสกุลเต็ม) ตำแหน่ง กองกลาง โทร. ๐ ๒๒๘๑ ๘๕๗๐ โทรสาร ๐ ๒๒๘๑๐๙๗๙ ชั้นความลับ (ถ้ามี)

สำหรับใช้เป็นตราหัวหนังสือราชการไทย (แบบที่นิยมใช้กันมาก) สูง ๓ ซ.ม. แบบที่ใช้เป็นหน้าปกราชกิจจานุเบกษา หนังสือเดินทาง รวมทั้งใช้เป็นตราราชการของกรมราชองครักษ์

กรณีภาพของข้อมูลข้าวสารลับเป็นเอกสาร (เป็นแผ่น) ได้แก่ เอกสาร ภาพเขียน ภาพถ่าย แผนที่ แผนภูมิ แผนผัง และสำเนาของข้อมูล • ให้แสดงชั้นความลับไว้ที่กึ่งกลาง • หน้ากระดาษ ทั้งด้านบนและด้านล่างทุกแผ่น • ถ้ามีการเข้าปก ให้แสดงไว้ที่ด้านนอกของ • ปกหน้า และปกหลังด้วย การแสดงชั้นความลับ ให้ใช้ตัวอักษรที่มี ขนาดใหญ่กว่าตัวอักษรธรรมดา โดยใช้สีแดงหรือสีอื่น ที่สามารถมองเห็นได้เด่นและชัดเจน

ตัวอย่าง  ลับ ลับ ลับ  ลับ ลับ

ลับ ใช้ปิดทับข้อมูลข่าวสารลับ ลับ ใบปกปิดทับข้อมูลข่าวสารลับ ลับมาก ใช้ปิดทับข้อมูลข่าวสารลับ ลับมาก ลับที่สุด ใช้ปิดทับข้อมูลข่าวสารลับ ลับที่สุด

ชั้นความเร็ว • ด่วนที่สุด : ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติทันที ที่ได้รับหนังสือนั้น • ด่วนมาก : ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติโดยเร็ว • ด่วน : ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติเร็วกว่าปกติ

เลขที่หนังสือประกอบด้วยเลขที่หนังสือประกอบด้วย • - รหัสพยัญชนะ : 2 ตัวอักษร • เลขประจำเจ้าของเรื่อง 4 ตัว • 2 ตัวแรก : ระดับกรม • 2 ตัวหลัง : ระดับกอง • - /เลขที่ทะเบียนหนังสือส่ง

ชั้นความลับ (ถ้ามี) ชั้นความเร็ว (ถ้ามี) ที่ กษ ๐๒๐๑/ สำนักงานปลัดกระทรวงเกษตรและสหกรณ์ ถนนราชดำเนินนอก กรุงเทพฯ ๑๐๒๐๐ มีนาคม ๒๕๕๔ เรื่อง เรียน อ้างถึง (ถ้ามี) สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) (ข้อความ) ......................................................................................... .................. .................................... ขอแสดงความนับถือ (ชื่อ-นามสกุลเต็ม) ตำแหน่ง กองกลาง โทร. ๐ ๒๒๘๑ ๘๕๗๐ โทรสาร ๐ ๒๒๘๑๐๙๗๙ ส่วนราชการ เจ้าของหนังสือ ชั้นความลับ (ถ้ามี)

ส่วนราชการเจ้าของเรื่องส่วนราชการเจ้าของเรื่อง • ให้ลงชื่อส่วนราชการ/ สถานที่ราชการ • หรือคณะกรรมการ • ซึ่งเป็นเจ้าของหนังสือนั้น • โดยปกติให้ลงที่ตั้งไว้ด้วย

๒๘ กุมภาพันธ์ ๒๕๕๔    วันที่ ๒๘ เดือนกุมภาพันธ์ พ.ศ.๒๕๕๔

ชื่อเรื่อง • ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความสำคัญที่สุดของหนังสือฉบับนั้น • ในกรณีเป็นหนังสือต่อเนื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือเดิม • เป็นประโยค หรือวลี พอให้รู้ใจความว่าเป็นเรื่องอะไร • เก็บ ค้น อ้างอิงได้ง่าย • แยกความแตกต่างจากเรื่องอื่นได้ เช่น

ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ ๒๕๒๖

ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ ๒๕๒๖

Presentation Transcript