Aplicação Prática da CAF

1. REGIÃO AUTÓNOMA DOS AÇORES Vice-Presidência do Governo Direcção Regional de Organização e Administração Pública Aplicação Prática da CAF Acção de Formação para as Equipas de AA

2. Resumo da Apresentação • Estratégia de implementação da CAF nos Serviços da Administração Pública Regional • Sobre a CAF • Estrutura da CAF - Definição de conceitos - Aplicação prática da estrutura - Pontuação - A CAF e a melhoria contínua • O Processo de Auto-Avaliação (AA) • O Plano de Melhorias • Estrutura do Relatório Final

3. Estratégia de implementação da CAF nos Serviços da Administração Pública Regional PLANO REGIONAL • O “Plano Regional para a Promoção da Qualidade dos Serviços Públicos”, previsto no programa do IX Governo Regional dos Açores, determina a implementação de processos de melhoria contínua nos serviços públicos • Plano Regional Anual para 2007

4. Estratégia de implementação da CAF nos Serviços da Administração Pública Regional Enquadramento • Resolução nº 119/2003, de 2 de Outubro • Resolução nº 120/2006, de 21 de Setembro • Orientação nº 2/2006 do IX Governo, 27 de Janeiro

5. Estratégia de implementação da CAF nos Serviços da Administração Pública Regional Coordenação: Coordenação Geral Vice-Presidência por intermédio da DROAP Coordenação Departamental Núcleos de Promoção da Qualidade Implementação Equipas de Auto-Avaliação

6. Estratégia de implementação da CAF nos Serviços da Administração Pública Regional Instrumentos de Apoio: Ferramenta “Estrutura Comum de Avaliação – CAF” Manual de Apoio à implementação “A CAF na Administração Pública Regional - Manual de Apoio” Endereços electrónicos vpgr.droap@azores.gov.pt helio.jt.dias@azores.gov.pt Página electrónica da Vice-Presidência www.vpgr.azores.gov.pt

7. Sobre a CAF • O que quer dizer a sigla CAF ou ECA? Common Assessment Framework Estrutura Comum de (Auto) Avaliação 2. O que é a CAF? É um modelo ou ferramenta de Auto-Avaliação 3. Qual o seu lema? “Melhorar as organizações públicas através da Auto-Avaliação”

8. Sobre a CAF 4. Quais os seus Objectivos Gerais? • Apreender as características essenciais das organizações públicas; • Servir como instrumento para os gestores públicos melhorarem o desempenho dos organismos que dirigem; • Servir de “ponte entre os vários modelos utilizados na gestão da qualidade pelas administrações públicas da UE; • Facilitar a utilização do benchmarking e do benchlearning entre organizações públicas.

9. Sobre a CAF Vantagens • Identificar os pontos fortes e aspectos a melhorar (oportunidades de melhoria) • Dar oportunidade aos colaboradores de exprimirem a sua opinião, implicando-os no processo de auto-avaliação • Contribuir para a maior responsabilização dos órgãos de gestão • Quando aplicada sistematicamente permite conhecer a evolução da organização • Ponto de partida para a melhoria contínua da qualidade dos serviços prestados aos cidadãos • É um modelo simples de aplicar e “sem” custos

10. A Estrutura da CAF MEIOS RESULTADOS 3 Gestão das Pessoas 5 Gestão dos Processos e da Mudança 1 Liderança 7 Resultados Relativos às Pessoas 9 Resultados de Desempenho chave 2 Planeamento e Estratégia 6 Resultados Orientados para os cidadãos/clientes 4 Parcerias e Recursos 8 Impacto na Sociedade APRENDIZAGEM E INOVAÇÃO

11. Definição de Conceitos: Meios • Ponto Forte Acção com uma pontuação elevada relacionada com o planeamento, a execução, a revisão e o ajuste, não sendo necessário cumprir o ciclo para ser um ponto forte. Pode apenas parte da acção ser um ponto forte desde que a organização se situe nessa fase (planeamento; execução; revisão…). • Área de Melhoria Acções ou processos que existem na organização e que são susceptíveis de ser melhorados, ou seja, que necessitam de intervenção para o desempenho excelente da organização. • Evidência Aquilo que suporta a existência ou veracidade de algo. Pode ser obtida através de pesquisa documental, observação, medição ou consenso. • Sugestão de Melhoria Áreas ou acções que a organização deve implementar de forma a melhorar as acções em curso. Acções que a organização não tem e que deve implementar para que consiga alcançar ou aproximar-se do modelo ideal.

12. Definição de Conceitos: Resultados • Ponto Forte Um resultado que demonstra um desempenho excelente da organização, • Área de Melhoria Resultados que existem na organização e que são susceptíveis de ser melhorados, • Sugestão de Melhoria Áreas ou acções que a organização deve implementar de forma a melhorar os resultados alcançados identificados na coluna, Resultados não avaliados, pelo que se deve inserir neste contexto as acções que a organização não tem e que deve implementar para avaliar os resultados alcançados, • Evidência Aquilo que suporta a existência ou veracidade de algo. Pode ser obtida através de pesquisa documental, observação, medição ou consenso.

13. Aplicação Prática desta Estrutura Critérios de Meios: Cada Sub-critério Iniciativas 1 ou + evidências

14. Aplicação Prática desta Estrutura Critérios deResultados: Cada Sub-critério Indicadores 1 ou + Evidências

15. Aplicação Prática desta Estrutura Identificação de Iniciativas e Indicadores Implica uma reflexão sobre a forma como funciona o serviço tendo em conta os meios de que dispõe e os resultados que atinge. • Relativamente aos 5 critérios de meios a equipa deve identificar iniciativas que estejam planeadas e/ou implementadas no serviço. • Relativamente aos 4 critérios de resultados a equipa deve procurar indicadores de percepção e/ou desempenho.

16. Aplicação Prática desta Estrutura Exercício 1 Tendo em conta a listagem fornecidas, identifique as iniciativas (SC 3.1) e os indicadores (SC 7.2) disponíveis no seu serviço/organismo e respectivas evidências. 20 Minutos

17. Pontuação Acompanhamento Clínico Médico-Paciente DIAGNOSTICAR A ORGANIZAÇÃO Diagnosticar o paciente IMPLEMENTAR MEDIDAS DE MELHORIA Receitar medicamentos AVALIAR RESULTADOS E DEFINIR AVANÇOS Redefinir horário ou dose dos medicamentos AVALIAR O PROGRESSO GLOBAL Avaliar se o paciente ficou curado ou não PDCA

18. O CICLO PDCA Qual o sistema de pontuação utilizado pela CAF? Não há acções planeadas ou resultados 31-50 11-30 P D 0 - 10 Planear Executar 91-100 A C 51-70 71-90 Ajustar Rever Bench Learing Bench Marking (Compara e aprende com os outros)

19. Sistema de Pontuação Clássico: Meios

20. Sistema de Pontuação Clássico: Resultados

21. Aplicação Prática desta Estrutura Exercício 2 No seguimento do exercício anterior, pontue cada iniciativa (SC 3.1) e cada indicador (SC 7.2) e avalie cada subcritério na generalidade. 20 Minutos

22. Aplicação Prática desta Estrutura • Compreenda a essência do critério e aquilo que cada sub critério exige de uma organização de excelência; • Faça o levantamento das acções (actividades/projectos) da organização tendo como referência o resultado esperado pelo sub critério. Neste levantamento os exemplos apresentados no modelo CAF servirão de inspiração, devendo ser equacionadas outras acções que se relacionem com o sub critério; • Faça uma análise global das acções identificadas e escolha o nível de pontuação que a organização alcançou no sub critério: Planeado, Executado, Revisto ou Ajustado. • Esta forma de pontuação é cumulativa: tem de ter realizado a fase anterior (ex. Planear) para poder alcançar a fase seguinte (ex. Executar); • Atribua uma pontuação dentro do intervalo escolhido. A escala de 100, com intervalos de 10 a 20 pontos em cada fase, permite especificar o grau de realização e implementação das acções.

23. CAF e a melhoria contínua CAF Auto-Diagnóstico do Serviço visa Medição Deve dar origem Acção Plano de Melhorias visa Aplicação ou anual.

24. Processo de Auto-Avaliação

25. Processo de Auto-Avaliação (AA) Cronograma de Execução da Auto-Avaliação

26. Processo de Auto-Avaliação (AA) Cronograma de Execução da Auto-Avaliação * Opcional, cada organização decide individualmente se pretende aplicar questionários de satisfação durante a AA.

27. Processo de Auto-Avaliação (AA) 3. Auto – Avaliação 1ª Reunião da Equipa de Auto-Avaliação (AA) Objectivos: Esclarecer dúvidas; determinar as tarefas para a equipa e para cada elemento; definir estratégias de recolha de evidências, indicadores, sugestões e opiniões. 2ª Reunião da Equipa AA Objectivos: Esclarecimento das últimas dúvidas; preparação da 3ª Reunião. 3ª Reunião da Equipa AA Objectivos: Preenchimento das Grelhas de AA; Pontuação dos critérios e sub critérios.

28. Processo de Auto-Avaliação (AA) Identificação de Iniciativas e Indicadores Recolha de Evidências Recolha de Opiniões e Sugestões

29. Processo de Auto-Avaliação (AA) Recolha de Evidências O momento considerado o mais adequado para a recolha de evidências é o tempo intercalar entre as 1ª e 2ª reuniões da Equipa de AA, depois da reunião geral de colaboradores do serviço. O contributo de todos é um factor de sucesso na recolha de evidências. A metodologia de recolha de evidências fica ao critério da Equipa de AA.

30. Processo de Auto-Avaliação (AA) Recolha de Opiniões e Sugestões As opiniões e sugestões de todos os colaboradores são também importantes no processo de auto-avaliação. Não só para corroborarem as percepções da Equipa AA, mas sobretudo como ajuda à elaboração do Plano de Melhorias.

31. Processo de Auto-Avaliação (AA) Exercício 3 Preencha a grelha de auto-avaliação relativa ao SC 1.1. (30 minutos)

32. Processo de Auto-Avaliação (AA) PONTUAÇÃO DO CRITÉRIO 1 [1] Somatório da pontuação obtida em cada sub-critério. Ex.: 1.1+1.2+1.3+1.4 [2] Média dos sub-critérios. Ex.:

33. Auto-AvaliaçãoPontuação Final Processo de Auto-Avaliação (AA) RESULTADOS OBTIDOS PELA ORGANIZAÇÃO A classificação da organização é de:

34. Plano de Melhorias

35. Plano de MelhoriasPrioritização das Acções de Melhoria • Dada a existência de inúmeras áreas a melhorar no âmbito da actuação do Serviço X torna-se necessário estabelecer uma ordem de intervenção que permita a eficiente e eficaz introdução de melhorias. Deste modo, a definição dessa ordem tem por base três objectivos estratégicos do serviço e três critérios de impacto das medidas.

36. Plano de MelhoriasPrioritização das Acções de Melhoria • Objectivos Estratégicos do Serviço X (numeração aleatória) • Melhorar a relação da Administração com o cidadão. 2. Promover, na Administração Pública Regional, uma cultura organizacional orientada para a qualidade e melhoria contínua. 3. Dotar a Administração Regional de meios técnicos que possibilitem uma gestão integrada dos seus recursos humanos. 4. Qualificar os recursos humanos da Administração Pública Regional 5. Apoiar os serviços da Administração Pública Regional e Local nas áreas jurídica, financeira, de organização e gestão.

37. Plano de MelhoriasPrioritização das Acções de Melhoria Impacto em que objectivo estratégico

38. Plano de MelhoriasPrioritização das Acções de Melhoria

39. Plano de MelhoriasPrioritização das Acções de Melhoria TABELA COM O RANKING DAS ACÇÕES DE MELHORIA

40. Plano de MelhoriasPrioritização das Acções de Melhoria

41. Plano de MelhoriasPrioritização das Acções de Melhoria

42. Plano de MelhoriasPrioritização das Acções de Melhoria Exercício 3. Em 30 minutos: - Identifique três objectivos estratégicos e/ou operacionais do serviço. - Afecte acções de melhoria a esses objectivos. - Prioritize as acções de melhoria. - Preencha grelha de acção de Melhoria.

43. Relatório FinalEstrutura do Relatório Final [1] Pode ser apresentado como um documento autónomo.

44. Obrigado pela vossa presença. Bom Trabalho