检察诉讼档案整理辅助系统

1. 检察诉讼档案整理辅助系统 吴江市人民检察院 V1.0版 作者：顾健

2. 当前检察诉讼档案整理中面临的难点 一、诉讼档案形成周期较长，导致待归案件积压太多。 检察诉讼档案从产生到归档，少则2、3个月，多则一年有余。在近一年半的归档周期内，如果不能做到流水化处理，必然会积存大量待归案件，如果没有信息化的解决方案，很难保证归档的时效和质量。 二、查询检索工作量大，很难做到精确化。 在捕诉合并的归档要求下，为了确定相互间的合并关系，需要在“检察机关案件管理系统”（AJ2003数据库）中进行大量的查询检索。

3. 当前检察诉讼档案工作中存在的问题 一、不能及时、准确地确定待归案件归档号，导致待归案件积压太多，尤其是在同时需要电子归档的情况下，更是积压了大量的工作量，往往不得不组织人力物力进行突击整理，有的甚至通过聘请专业公司外包任务的方式处理。 二、归档质量不高，极易出现捕诉合并不合理、年度划分不准确等现象，必然导致在以后档案调阅时出现困难。如，经过分案的案件，如果没有精确的合并归档，批捕卷必须从另外的档号中调取。 三、存在大量的重复劳动。过去手工整理的模式，使诉讼档案的整理在文件制作、案卷装订、交接、整理、入库等各个环节没有建立协作化机制，每个过程均要查询检索，产生大量的重复劳动。

4. 档案整理辅助软件的价值…… 一、针对档案整理的难点问题，提供了一个科学合理的解决方案； 二、针对枯燥乏味的重复劳动，提供了电脑替代人力的自动化解决方案； 三、针对关系分裂的工作步骤，提供了一条高效、规范的协同化流水线； 四、针对信息时代的工作方法，重构了一系列的流程与规范。 检察机关档案质量的提升，是提升检察服务质量的一个重要环节，不仅要提升工作效率，更要提升工作的规范化程度。

5. 一、档案员排档号：我们过去的做法 排档号必须在收到案卷的前提下才能进行，需要在案件管理系统中逐个查询，才能确定归档号。 难点： 1、案卷收集不到位。档案员被动接收，业务部门自身催交案卷也不给力，导致案卷收集不到位； 2、合并案卷时，查询检索的工作量巨大，并且每当有新案卷移交时，原有案卷仍需重新查询。 上述难点，很可能使档案管理员无法及时、准确地排出诉讼档案的归档号，使该项工作在平时处于一种无序状态，只能通过集中突击完成。

6. 一、档案员排档号：我们现在的做法 排档号的案卷数据直接从AJ2003中读取，与是否收到案卷无关，软件通过一定的算法，批量计算出归档号。 与过去工作方法的比较： 1、无需依赖纸质案卷即可确定每个案卷在档案室的具体归档号，每个月的25号以后，软件可自动排出可归档案件的归档号。 2、查询检索的工作量全部由程序预设的方法批处理执行，合并案卷时，完全实现了自动化。 以上功能，轻而易举地实现了诉讼档案在归档体系中的“对号入座”，为后续工作提供了具体的可操作平台。如同一个影院，尽早“对号入座”是保证良好秩序的最根本的办法。

7. 二、催收案卷：我们过去的做法 1、档案员和案管部门：被动接收，基本不会参与催收。你交我收，你不交我不问； 2、业务部门：既无法获知内卷移交的具体信息，又没有外部催交信息，案卷催交只停留在口头上，不能落到实处。内卷欠交成为一种常态化现象。 由于案卷催收的不到位，造成档案室无法开展正常的流水化作业，当欠交的案卷数量达到一定数量时，档案室将会面临无从下手的局面。

8. 二、催收案卷：我们现在的做法 软件可以实时计算出部门或承办人的欠交案件名称和数量，从而使案件催收工作落到实处，这是档案工作流水化的基本条件。

9. 三、移交案卷：我们过去的做法 特点： 1、除表头可以复制外，表内所有内容均需要打字输入，效率低、错误率高； 2、移交清单上的信息，仅用于纸质件上的交接签字，后续无法再应用。 3、在移交后的流转环节中，一旦与其他批次的案卷混合，移交清单将失去核对价值。

10. 三、移交案卷：我们现在的做法 特点：1、一个案件只需键入一个姓名，即可完成调取案件，大大减少移交时打字输入工作量，而且避免了所有输入性错误。2、移交时产生的数据，如移送编号、案卷数、页数等信息，在后续环节得到共享应用。3、带条形码的简易封面增加了可查询性。

11. 三、移交案卷：我们现在的做法 简易封面 移送案件时，除了打印移送交接表外，每一个案卷都打印出一张带条形码的简易封面。 简易封面增加了案卷查询的便捷性。在后续的整理环节中，即使与其他案卷混在一起，也可以很方便地通过条形码扫描，从系统中调出该案卷的所有信息，并在此基础上进行所有操作。

12. 四、打印案卷封面 我们过去的做法…… 在WORD文本的模板下，通过改写右边红色方框内的内容，再进行排版，逐个打印。 特点： 1、手工录入的内容较多，不仅效率低下，而且输入性错误在所难免； 2、部分内容仍需在后续环节，通过手写方式补入，既增加查询检索工作量，又出现打印与手写并存，影响美观。

13. 四、打印案卷封面：我们现在的做法…… 单个打印 批量打印 特点 效率高 数据全 质量好

14. 四、打印案卷封面 我们现在的做法…… 在程序的设定下，可单个打印、可批量打印。 特点： 1、无需手工录入，数据由前面环节积累而成，杜绝输入性错误； 2、无需人工排版，程序智能化排版，省时省力，而且美观； 3、案卷封面打印的工作量，比之以往，减少了成百倍。

15. 四、装卷-合并-上架：我们过去的做法…… 装卷（装订卷宗）、合并（捕诉合并）、上架： 1、以上三个行为过程是各自独立的，相互之间没有联系，全部需要通过组织人员集中加班才能完成； 2、捕诉合并是一个非常艰难的过程，既需要在AJ2003中频繁查询检索，又需要在大量的纸质卷中查找配对，工作繁琐、枯燥； 3、以上工作量，均不能做到在日常的流水化作业中完成，效率、质量、秩序均难如人意。

16. 四、装卷-合并-上架：我们现在的做法…… 在档案室接收公诉卷时，打印案卷封面、装卷，同时打印“捕诉案卷对照表”，准确定位批捕卷，同时完成并卷、上架。整个过程一气呵成。 在相应的“批捕移送编号”中，可以轻而易举地找出需要合并的批捕卷。合并以后，根据归档号直接上架。

17. 五、电子归档 电子归档三要素： 1、文件——东软归档系统中预设的文件格式，通过“批量上载案卷”将该文件上传，完成电子归档的案卷目录； 2、目录——东软归档系统中预设的文件格式，通过“批量上载文件”将该文件上传，完成电子归档的卷内目录； 3、图片——东软归档系统中预设的图片格式，通过“批量上载原件”将该图片文件上传，完成电子归档的图片上传。 电子归档的3个工作步骤，我们是这样完成的……

18. 电子归档3要素之一：案卷文件 以一个归档年度1500个案卷为例，原来需要在一个3000多行的表格中，进行同案信息合并（将多个共同犯罪记录合并为一条记录），档案员需要花费10个以上的工作日才能完成。 现在，我们只需要点击几下鼠标，即可完成……

19. 电子归档3要素之二：目录文件 格式转换 现有格式 东软格式 如果采用手工改写，一年2000多个案卷，工作量非常巨大。必须多人多天才能完成。 现在，我们采用程序转换的方式……

20. 电子归档3要素之三：图片合并与重命名 格式转换 现有格式 东软格式 采用手工方式，平均1个案卷需要12分钟的处理时间。 现在，采用程序批处理，1分钟可完成12个以上……

21. 为保证软件的高效运行，我们改进了以下几项工作规范……为保证软件的高效运行，我们改进了以下几项工作规范……

22. 工作规范一：关于T090表中[归档号]项的填写规范工作规范一：关于T090表中[归档号]项的填写规范 在检察统计软件中，T090表（批捕案卡）中未涉及[文书号]字段，由于该字段在日后的文书查询、档案整理中具有后续的利用价值，因此，我们提出了将T090表中[归档号]字段内，同时填写“审捕号”和“文书号”，案管部门予以采纳。自2012年起，我们实现了从T090案卡中自动提取[文书号]。

23. 工作规范二：关于T140表中[附注]项的填写规范 在检察统计软件中，T140表（公诉案卡）中[CH刑罚]字段填写的是判决结果，但只是一个范围值，如“三年以下”、“十年以上”等。而我们很多时候需要准确的判决结果，因此需要将该项记入另外的文件中。我们将其中的[附注]字段加以利用，填入准确的判决结果。从此，我们便可以在T140表的案卡中自动提取到准确的判决结果。

24. 工作规范三：关于检察内卷的移送规范 过去，由于我们不涉及到电子归档，因此在内卷移交过程中，均以纸质卷作为移送对象。现在，我们需要同时进行电子归档，这就要求我们对电子卷的移交也作出规范。我们从电子卷的扫描参数、命名规则、卷内目录、交接手续等各个方面均作出了规范。此举使电子卷的生成与流转得到的有效的规范，大大减少了电子归档中的工作量。

25. 通过这个软件，我们可以打造出全国最规范、最高效的检察档案室！通过这个软件，我们可以打造出全国最规范、最高效的检察档案室！ 汇报演示完毕，谢谢！