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Start. Seminararbeit „Controlling in kleinen Unternehmen“. „PLANUNG – STEUERUNG – KONTROLLE“. Seminar Controlling – Prof. Dr. Silke Griemert von Jan Steffes – Präsentation am 07.12.2006. II. Inhaltsverzeichnis. Inhaltsverzeichnis.

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Seminararbeit

„Controlling in kleinen Unternehmen“

„PLANUNG – STEUERUNG – KONTROLLE“

Seminar Controlling – Prof. Dr. Silke Griemert

von Jan Steffes – Präsentation am 07.12.2006

inhaltsverzeichnis

II. Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis

Definition der betrachteten Unternehmen

Situationsanalyse von Kleinstunternehmen in der Praxis

Controlling in Kleinstunternehmen

Ausgewählte Controllinginstrumente

Analyse und Beurteilung der vorgestellten Instrumente

Schlussbetrachtung

1 0 definitionen

1. Definition der betrachteten Unternehmen

1.0 Definitionen
  • Seit Anfang 2005 gelten für kleine und mittlere Unternehmen in der Europäischen Union folgende Definitionen*:
    • Kleinstunternehmen (im folgenden kurz: KlU)Weniger als 10 Beschäftigte und Jahresbilanzsumme von höchstens € 2 Mio. oder Jahresumsatz von höchstens € 2 Mio.
  • Ziel: Beleuchtung Controllingmöglichkeiten für KlU

*Europäische Union: Amtsblatt der EU L124/36.

2 0 situationsanalyse

2. Situationsanalyse von KlU in der Praxis

2.0 Situationsanalyse

KlU im Normalfall inhabergeführt und stark unternehmerdominiert

Oft „Meister seines Fachs“ – aber kaum betriebswirtschaftliche Kenntnisse/Interessen

Verfolgt seine Ziele & Visionen. Entscheidet meist nach Gefühl und Vorlieben

Beauftragung eines Steuerberaters für den „Zahlenkram“. > Am Monatsende Blick auf die letzte Zahl unter`m Strich

Preisuntergrenze oder Deckungsbeitrag meist unbekannt. Deshalb oft Auftragskalkulationen zu hoch, oder viel zu billig

3 0 controlling in klu

3. Controlling in KlU

3.0 Controlling in KlU

3.1 Voraussetzungen für Controlling in KlU*

3.2 Aufgaben & Ziele von Controlling in KlU

*KlU = Kleinstunternehmen

3 1 voraussetzungen

3. Controlling in KlU > 3.1 Voraussetzungen

3.1 Voraussetzungen

Grundvoraussetzungen für die Einführung:

1.Vertrauen in das System:

  • Unternehmer muss Controllingsystem wollen/vertrauen und als Galionsfigur bei Mitarbeitern dafür werben.

2.Wer macht es:

  • Enger MA (z.B. aus ReWe) - als Zusatzaufgabe
  • Externer Berater
  • (Extra Controllerstelle wäre unrentabel)
  • Unternehmer
3 1 voraussetzungen7

3. Controlling in KlU > 3.1 Voraussetzungen

3.1 Voraussetzungen
  • Die Planung:
    • Definition von Eckpunkten (z.B. Planumsatz) für max.1 GJ
    • Ausbau zu rollierender Mehrjahresplanung (Max.5)
  • Aufbau einer Kostenrechnung:
    • Kostenartenrechnung: Welche Kosten sind angefallen?
    • Kostenstellenrechnung: Wo sind die Kosten angefallen?
    • Kostenträgerrechnung: Wofür sind Kosten angefallen?
  • Hilfsmittel:
    • EDV-technische Unterstützung unerlässlich:
      • „echte“ Controllingsoftware meist zu teuer
      • Excel ist für Einsteiger optimal
3 2 aufgaben

3. Controlling in KlU > 3.2 Aufgaben & Ziele

3.2 Aufgaben

"Controlling ist ein modernes Konzept zur Unternehmensführung, das durch die Zurverfügungstellung von Methodiken, Instrumenten und Informationen die Planung, Steuerung und Kontrolle des Unternehmens ermöglicht“*.

*Klett, Christian; Pivernetz, Michael; Hauke, Dirk: Controlling in kleinen und mittleren Unternehmen, Band 1, 2. Aufl., NWB-Verlag, Herne/Berlin 1998, S.11.

3 2 regelkreis

Planungsfunktion

Informations- funktion

Steuerungsfunktion

Kontrollfunktion

3. Controlling in KlU > 3.2 Aufgaben & Ziele

3.2 Regelkreis

Regelkreis des Controlling:

  • Wird dieser Regelkreis in nur einem Punkt geschwächt, so ist eine Unternehmenssteuerung bereits nicht mehr möglich.
3 2 aufgaben10

3. Controlling in KlU > 3.2 Aufgaben & Ziele

3.2 Aufgaben
  • Die Informationsfunktion:
    • Aufgabe: Informationen über Unternehmen u. Umfeld generieren.
    • ControllingZiel: Diese Daten so aufzubereiten, dass sie schnell u. unkompliziert genutzt werden können.
  • Die Planungsfunktion:
    • Aufgabe: Zukünftige Unternehmensentwicklung anhand der prognostizierten Marktentwicklung & der zu erwartenden Kostenstrukturen im Unternehmen bestimmen.
    • Ziel: Ausgangsbasis für späteren SOLL – IST Vergleich
3 2 aufgaben11

3. Controlling in KlU > 3.2 Aufgaben & Ziele

3.2 Aufgaben
  • So erkennt Unternehmer Probleme/Erfolgspotentiale im Voraus und kann frühzeitig gegensteuern/forcieren.
  • Unterscheidung Planungsebene:
    • Operative Planung = Tagesgeschäft - bis max. 1 Jahr
    • Strategische Planung = Langfr. Ziele
  • Die Kontrollfunktion:
    • Aufgabe: Abweichungen ermitteln u. Ursachen aufzeigen
    • Ziel: Frühzeitig Gegensteuern können
    • Wichtig: Planung & Kontrolle muss kontinuierlich erfolgen!
3 2 aufgaben ziele

Mit Hilfe dieser Aufgaben/Funktionen kann man die Ziele, die ein Controlling in KlU verfolgen sollte, ableiten:

  • Unternehmensziele immer operational (mit Zeitbezug) definieren
  • Ziele immer schriftlich festhalten
  • Mitarbeitern kommunizieren – dient zur Kontrolle u. Motivation

RICHTLINIEN

3. Controlling in KlU > 3.2 Aufgaben & Ziele

3.2 Aufgaben & Ziele
  • Die Steuerungsfunktion:
    • Aufgabe: Stellt Unternehmer Abweichungen fest, muss er Gegenmaßnahmen einleiten, um Lücken zu schließen.
    • Ziel: optimale Ressourcenallokation, optimale Auslastung

*MA = Mitarbeiter

3 2 ziele

3. Controlling in KlU > 3.2 Aufgaben & Ziele

3.2 Ziele
  • Einige Ziele bei Einführung eines Controllingsystems:
    • Liquidität, Rentabilität, Wirtschaftlichkeit
    • Interne und Externe Potentiale
    • Vorausschauende und flexible Planung, sowie fundierte Entscheidungsvorbereitung
    • Optimale Allokation der Unternehmensressourcen
    • Permanente Kontrolle und Abweichungsanalyse
    • Koordination der vielen Prozesse/Abläufe im Unternehmen
    • Information und Motivation der Mitarbeiter
    • Entlastung und gleichzeitige Stärkung des Unternehmers
4 0 co instrumente

4. Ausgewählte Controllinginstrumente

4.0 CO-Instrumente

4.1 Kostenrechnungssystem

4.2 Liquiditätsplanung

4.3 Abweichungsanalyse

4.4 Kennzahlen

4 1 kore system

4.1 Kostenrechnungssystem

4.1 KORE System
  • Wichtigster Baustein jedes Controllingsystems
  • Bezieht ihre Informationen im Gros aus der Buchhaltung
  • Hauptaufgabe: Erfassung sämtlicher Kosten die angefallen sind um ein Produkt zu produzieren
  • Ziel: Kostentransparenz schaffen
  • Kostenrechnung ist Ausgangsbasis für Preiskalkulation:
    • Einproduktunternehmen (Kosten / Menge)
    • Mehrproduktunternehmen
      • ZuschlagskalkulationoderDeckungsbeitragsrechnung
    • Nach Auftragsbeendigung > Nachkalkulation
4 2 liquidit tsplanung

4.2 Liquiditätsplanung

4.2 Liquiditätsplanung
  • Aufgabe: betrieblichen Zahlungsströme erfassen u. koordinieren
  • Sollte fortlaufend sein und mind. drei Monate überspannen, wobei ein Planungshorizont von einem Jahr als optimal gilt
  • Soll Liquiditätsengpässe vermeiden
  • Aufbau einer Liquiditätsplanung:
    • Basis ist eine aussagefähige Kostenrechnung
    • Fälligkeitstermine für Zahlungsein- und Ausgänge notieren
    • Absatz für den betrachteten Zeitraum planen und terminieren
    • Beachtung der Umsatzsteuer > Explizite Umsatzsteuerauflistung
    • Erstellung v. Soll & Istzahlen für ersten 3 Monate d. Planungsperiode
  • Konsequenzen: Striktes Forderungsmanagement und eine frühzeitige Sicherung von günstigen Überbrückungskrediten!

*LP = Liquiditätsplanung

4 3 abweichungsanalyse

4.3 Abweichungsanalyse

4.3 Abweichungsanalyse

Verbrauchsabweichung:

Bildet den Mehr- oder Minderverbrauch einer Kostenstelle an Gütern (z.B. Rohstoffe, Strom..) ab.

Beschäftigungsabweichung:

Deutet auf eine Unter- oder Überdeckung der geplanten Fixkosten hin, die durch den Beschäftigungsgrad verursacht wird.

Gesamtabweichung:

Zeigt an ob sich Betriebsergebnis verbessert oder verschlechtert hat.

Budgetbezogene Abweichung

Zieht den Vergleich zwischen den eingeplanten (budgetierten) Kosten und den tatsächlich angefallenen Kosten.

*FK = Fixkosten *LE = Leistungseinheiten

4 4 kennzahlen

4.4 Kennzahlen

4.4 Kennzahlen

Eignen sich für Definition von Unternehmenszielen

Indikator für Unternehmensentwicklung – „Frühwarnfunktion“

Dienen als fundierte Entscheidungsgrundlage für U*

U muss Kennzahlen analysieren u. interpretieren können

Beispiele für sinnvolle KlU Kennzahlen:

  • Interne Kennzahlen:
      • Umsatz pro Mitarbeiter
      • Ausfallzeit pro Mitarbeiter
      • Personalkostenquote
      • Ausschussquote
      • Durchschnittlicher Lagerbestand

*U = Unternehmer

4 4 kennzahlen19

4.4 Kennzahlen

4.4 Kennzahlen
  • Kundenbezogene Kennzahlen:
    • Kundenzufriedenheit
    • Neukundenkosten
    • Kundenabhängigkeit
  • Finanzkennzahlen:
    • Umsatzanteil pro Produkt
    • Eigenkapitalrentabilität
    • Gesamtkapitalrentabilität
    • Return on Investment
  • Kennzahlen zur Unternehmensentwicklung:
    • Ergebnisentwicklung
    • Anzahl der neueingeführten Innovationen pro Jahr
5 1 analyse instrumente

5. Analyse & Beurteilung der vorgestellten Instrumente

5.1 Analyse Instrumente
  • Kostenrechnung:
    • zusätzlicher (zur BuFü) Zeit u. Arbeitsaufwand für Unternehmer
    • Muss gewissenhaft und lückenlos betrieben werden
    • Problem VollKoRe: GK.verteilung > Besser: KoRe auf TK.Basis
    • Verdeutlicht das optimale Produktionsvolumen
    • Macht Produkte vergleichbar
    • Lässt ungenutzte Ressourcen erkennen
    • Prüft (Produktions)Kosten auf ihre Notwendigkeit
    • Gilt als Datenbasis für viele weiterführende Controllingtools
    • Ist dem Unternehmer dringend zu empfehlen > Ziel: Datenbasis!

*VollKoRe = Vollkostenrechnung *GK = Gemeinkosten *TK = Teilkosten

5 2 analyse instrumente

5. Analyse & Beurteilung der vorgestellten Instrumente

5.2 Analyse Instrumente
  • Liquiditätsplanung:
    • Ständiger Mehraufwand für Unternehmer
    • Basiert nur auf zukunftsorientierten Planzahlen > Unsicherheit
    • Erfordert konsequente Einhaltung der Zahlungspläne
    • Absicherung, da besonders Einzahlungen (von Kunden) meist sehr unsicher/unbeständig
    • Vermeidung kurzfristiger/unvorhergesehener Liquiditätsengpässe
    • Vorübergehende Illiquidität kann mit günstigen (weil langfristig mit Hausbank geplant) Zwischenkrediten überbrückt werden
    • Ermöglicht Planung und Aufbau von Liquiditätsreserven
    • Liquidität ist neben Erfolg wichtigste Aufgabe u. Steuerungsgröße in der Unternehmensführung > Ziel: Nachhaltige Sicherung!
5 3 analyse instrumente

5. Analyse & Beurteilung der vorgestellten Instrumente

5.3 Analyse Instrumente
  • Abweichungsanalyse:
    • Basiert meist auf Planzahlen
    • Gewissenhafter Umgang mit Zahlenmaterial notwendig
    • Lässt frühzeitig Probleme u. Ursachen erkennen
    • Keine besondere Problematik für Unternehmer
    • Einfaches u. schnell anzuwendendes Controllingtool
    • Analysiert und interpretiert Abweichungen und deren Ursachen > Ziel: Möglichkeit frühzeitig Gegenmaßnahmen einzuleiten!
5 4 analyse instrumente

5. Analyse & Beurteilung der vorgestellten Instrumente

5.4 Analyse Instrumente
  • Kennzahlen:
    • Basieren auf Zahlen aus Rechnungswesen
    • Sind meist nur Vergangenheitsorientiert
    • Berücksichtigen nur die Quantität, nicht aber die Qualität
    • Unternehmer muss im analysieren/interpretieren geübt sein
    • Unternehmer kann unter Vielzahl von Kennzahlen die Nützlichsten auswählen
    • Hohe Analysevielfalt (z.B. Interne/Externe Kennzahlen)
    • Einfaches Instrument zur Unternehmenssteuerung
    • Können als Frühwarnsystem fungieren
    • Liefern schnell u. unkompliziert Daten zur Unternehmensentwicklung > Ziel: Frühwarnsystem!
6 0 schlussbetrachtung

6. Schlussbetrachtung

6.0 Schlussbetrachtung
  • Ein funktionierendes Controlling bietet viele Vorteile u. positive Erkenntnisse
  • Controlling ist aber keine „Eierlegende Wollmilchsau“ , die über Nacht alles zum Besseren wenden kann
  • Instrument zur weit- und umsichtigen Unternehmenssteuerung
  • Erfordert kontinuierlichen und gewissenhaften Umgang
  • Unternehmer ist nicht mehr zum Reagieren gezwungen, sondern kann jetzt agieren
  • Auch für kleine, inhabergeführte Unternehmen ist Controlling somit unverzichtbar
danke
Danke

Vielen Dank

für Ihre Aufmerksamkeit...

Die ausführliche Seminararbeit

finden Sie auf

www.jan-steffes.de....

Seminar Controlling – Prof. Dr. Silke Griemert

von Jan Steffes

formelblatt

Formelblatt

Formelblatt
  • Verbrauchsabweichung = Istkosten – Sollkosten*
  • Beschäftigungsabweichung = Sollkosten – verr. Plankosten*
  • Gesamtabweichung = Beschäftigungsabw. + Verbrauchsabw.
  • Budgetbezogene Abweichung = Plankosten – Sollkosten

*Sollkosten= (Plan)Kostensatz x Istbeschäftigung + Fixkosten

*verr.Plankosten= (Plankosten/Planbezugsgröße „h“) x Istbeschäftigung