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526 公文寫作坊

526 公文寫作坊. 系統 DEMO. 登記桌於 公文 系統中扮演 單位公文進出之登記 一級登記桌 : 一級單位秘書擔任 二級登記桌 : 二級主管擔任. 登記桌. 登記桌. 重點 項目如下 : 1.   分文 2.   改分 3. 校內公文瀏覽 4. 公文內容修改 5. FAQ 問題解析. 分文流程 點選【公文管理】 -> 【簽收公文】 -> 點選【外單位送來 N 件】. 一份公文進來單位會先經過登記桌，登記桌再分派給底下的承辦人或是二級登記桌. 點選. 分派 處室 組別 及 人員. 勾選 公文.

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526 公文寫作坊

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Presentation Transcript

  1. 526 公文寫作坊 系統DEMO

  2. 登記桌於公文系統中扮演單位公文進出之登記一級登記桌:一級單位秘書擔任二級登記桌:二級主管擔任登記桌於公文系統中扮演單位公文進出之登記一級登記桌:一級單位秘書擔任二級登記桌:二級主管擔任 登記桌

  3. 登記桌 • 重點 項目如下: • 1.  分文 • 2.  改分 • 3. 校內公文瀏覽 • 4. 公文內容修改 • 5. FAQ問題解析

  4. 分文流程點選【公文管理】->【簽收公文】->點選【外單位送來N件】分文流程點選【公文管理】->【簽收公文】->點選【外單位送來N件】 一份公文進來單位會先經過登記桌，登記桌再分派給底下的承辦人或是二級登記桌

  5. 點選 分派處室組別及人員 勾選公文 • ＊若不曉得欲分派給哪位承辦人亦可直接點選組系別即可，可再由二級登記桌或二級主管進行分派。

  6. 改分公文 • 分派錯單位或人員的公文，原承辦人可利用 • 「申請內部改分」，將公文退回給二級登記桌 • ，如果再不是二級登記桌的公文，再由二級登 • 記桌退回給一級登記桌．

  7. ＊退文改分公文＊請點選【公文管理】－【簽收公文】，如「圖」所示。＊退文改分公文＊請點選【公文管理】－【簽收公文】，如「圖」所示。 3.按下改分承辦 2.選擇單位及人員 1.勾選文號

  8. 校內來文轉發作業 校內來文轉發作業主要是負責校內單位對校內單位的公文傳遞，此功能可以將 1.公文電子檔由e-mail傳給承辦人．2.如果此份公文已經跑完流程，可選擇歸檔．

  9. 1.公文電子檔由e-mail傳給承辦人 1.點選公文主旨

  10. 3.點選傳閱 2.輸入mail相關資訊

  11. 1. 此為測試公文的電子檔 2. 公文傳至E-mail為PDF附件 檔

  12. 2.如果此份公文已經跑完流程，可選擇歸檔

  13. 校內公文瀏覽 校內公文瀏覽主要是瀏覽處室與處室間傳遞的公文 （像剛剛已經歸檔的測試公文．也會跑到此處）

  14. 公文內容修改 點選【公文管理】－【公文內容修改】，輸入公文文號 3.點選確定 2.輸入公文文號 1.公文內容修改 要更改公文內容的公文必須要先先簽收。

  15. 輸入完文號之後，會載入此份公文的內容，包含主旨　收文日期　來文機關等等…輸入完文號之後，會載入此份公文的內容，包含主旨　收文日期　來文機關等等… 5.點選存檔 4.修改公文內容 • 若修改的是限辦日期，請記得修改類別要點選”改限辦”如此才能將日期修改正確。

  16. 常見問題解析

  17. FAQ 25 問:主管批示後又送回登記桌，登記桌應如何處理？ 點選主旨

  18. 直接點選送回承辦

  19. FAQ 61 問:單位公布欄如何使用？ 3.點選存檔 2.輸入公文文號 並且擷取公文 1.點選 單位公布維護

  20. 5.點選存檔 4.輸入mail相關資訊 E-mail部分可傳遞也可不傳遞

  21. 在單位公布瀏覽裡面，就可以看到剛剛所公布的公文在單位公布瀏覽裡面，就可以看到剛剛所公布的公文 承辦人也可在這個地方看到登記桌所公布的公文

  22. FAQ 72 問:請問他人可以協助設定代理人嗎？ 答:一級單位登記桌可以協助設定一級單位所屬同仁之代理人。 2.設定 被代理人資料 1.點選 代理人設定 3.設定 代理人資料 這個功能主要是因為承辦人臨時要外出，或是臨時要請假才會用到 如果承辦人原先已經請完假，登記桌就不需要填寫協助設定代理人，會由校內請假系統設定

  23. FAQ 91 問:外單位來文與本單位來文有何區別？若在本單位來文區有公文，要分派給所屬同仁，如何處理？

  24. 「外單位來文」都是要分給所屬同仁。

  25. 「內單位來文」是要送出至外單位

  26. 若在本單位來文區有公文，要分派給所屬同仁，如何處理？若在本單位來文區有公文，要分派給所屬同仁，如何處理？ 請勾選公文→點「移至外單位」→在分給承辦人員。 2.點選 移至外單外 1.勾選

  27. 承辦人

  28. 1.系統基本畫面操作介紹 姓名、所屬單位、職務、查詢權限 公文系統之功能選單畫面 公文系統作業操作畫面

  29. 2. 創稿 細部說明

  30. 進行公文編輯-發文類別 系統預設靜宜大學，如需修改發文單位請點選帶出畫面 函稿對外為靜宜大學，校內對校內發文請修改處室為發文單位

  31. 進行公文編輯-聯絡資訊 系統預設帶出資料，機關地址預設靜宜大學不可修改，在此僅可修正傳真資料

  32. 如需修改個人資料，由個人基本資料修改

  33. 決行層級修改 一般函稿系統預設帶入『主任秘書決行』，若欲更改決行層級，請於該欄位處以滑鼠點選一下 ，即可使用下拉功能修改決行層級 決行層級詳細資料請查秘書室文書組網頁-規章辦法-分層負責詳細規範 用印規範

  34. 展開空白段落說明 點選 如果尚未繕打說明段落就先存檔離開 下次進行此公文編輯時說明段落會被刪除 點擊展開空白段落就可以將說明段落找回

  35. 取消自創文書 創簽稿維護 點選主旨

  36. 點選 刪除自創文書須在主管尚未簽核以前 主管簽核以後只能做廢止註記。

  37. 貴單位發文給校內其他單位。 發文 1.點選主旨

  38. 2.開啟公文

  39. 進行稿轉函作業

  40. 3.點選發文

  41. 確認無誤，點選發文

  42. 6.點選確定

  43. 3.會辦公文 1.點選會辦公文

  44. 2.點選主旨 如果發現自己不是會辦此公文者，可點選指定退回將公文退回承辦人。 3.點選會辦意見 4.陳核主管

  45. 常見問題-文件並會/文件送會 1. 文件並會 2.文件送會 同時並會多個單位→ 個別會辦後送回承辦單位 依序送會多個單位 →依序傳遞 • 「文件送會」與「文件陳核」為同一級 單位時，流程點選「文件陳核」，簽章 意見再註明敬會單位名稱，由「陳核單 位」登記桌內會或分派二級單位。 • 例如：公文要送會教務處課務組，又要 教務長決行，只要點「文件陳核」教 務處；公文要送會法務秘書，又要主任 秘書決行，只要點選「文件陳核」秘書 室。 1.會辦意見個別呈現 2.簽章資訊呈現 文件並會若要退文，僅能回承辦人

  46. 5.取消傳遞作業 點選

  47. 2.確認資料 3點選執行 1.點選欲取消之主旨 取消傳遞只能在對方尚未簽收以前 如公文已被簽收，只能請對方退回

  48. 6.展辦申請 1.點選主旨

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