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KPI on-line SYSTEM 操作說明

KPI on-line SYSTEM 操作說明. 若操作時有任何疑問 , 歡迎洽詢 GMPM 同仁 HQ/SBU: Ivan(682), Michelle (686) Agency: Jack (313). Last update : Jan. 11 ,2010. KPI 系統操作 index ( 點擊各項說明即可到達該操作畫面 ). 方針管理 KPI 層級關係與系統設計架構 部門選擇展開方式 / 職務代理人設定 部門採 Bottom up- 組經理操作畫面 部門採 Bottom up- 部門操作畫面 部門採 Top down- 部門操作畫面

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KPI on-line SYSTEM 操作說明

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Presentation Transcript

  1. KPI on-line SYSTEM操作說明 若操作時有任何疑問,歡迎洽詢GMPM同仁 HQ/SBU: Ivan(682), Michelle (686) Agency: Jack (313) Last update : Jan. 11 ,2010

  2. KPI系統操作index (點擊各項說明即可到達該操作畫面) • 方針管理KPI層級關係與系統設計架構 • 部門選擇展開方式/職務代理人設定 • 部門採Bottom up-組經理操作畫面 • 部門採Bottom up-部門操作畫面 • 部門採Top down-部門操作畫面 • 部門採Top down-組經理操作畫面 • 每季檢討Quarterly review • 資料匯出方式說明 • 群長級(含)以上系統操作說明

  3. 方針管理KPI展開層級關係表 Top down HQ部門年度目標 組別目標(年度策略) 個人目標(對策) Bottom up 集團(船東)目標 歐美區域中心/CN AS各代理區 Agency office目標 駐外主管 目標(對策) Top down 部門目標 (年度策略) SBU個人 目標(對策) SBU年度目標 Bottom up

  4. The website of KPI System • website：http://as2.yml.com.tw/kpi/yml HQ登入的Username/Password與個人開機內容相同 (開機時若無設密碼者，請先設定開機密碼後，方能登入KPI System) SBU/Agency需另外申請登入的Username/Password，所設密碼可線上更改

  5. KPI System function instructions 2 3 • 各項模組分類 • 可從HOME或Tree至各功能選項，由網頁的上一頁有時無法回到上一個畫面 • 右上角可選擇字型大小,但選擇完畢會跳至HOME的畫面 1

  6. KPI System與原表單關係圖1

  7. KPI System設計概念1 一個今年目標,可有1個以上的年度策略並分配至單位內相關組,其所分配策略的總權數必須等於100% 不展開盈餘目標15%,不需Key進系統,各部就其他所分配的目標,分配100%之目標權數

  8. KPI System與原表單關係圖2

  9. KPI System設計概念2

  10. (Step1)部門主管or副主管選擇部門內展開方式操作說明圖(Step1)部門主管or副主管選擇部門內展開方式操作說明圖

  11. (1)部門主管/副主管登入畫面 1.選擇HQ-Department開始作業 執行各組分配給代理行的工作,詳代理行作業說明 1 可設定職務代理人,由其登入執行部門或組內目標之編輯及審核各組所提之行動計劃表.

  12. (2)訂定部門目標操作畫面 Dept Objective Home-列出歷年部門目標 Status三種狀態 Editing：按可編輯/駁回 Verifying：呈報審核中 Filing：歸檔存查 可查詢其他部門所需協辦項目(動態) 可連結查看集團目標 Editing Objectives:首先為選擇部門展開方式,擇畢後,此function會改為編輯部門年度目標 Comments:可填寫給各組經理提示內容(若部門選擇Bottom up則無此項功能) Verify:審核各組行動計劃表 Submit:當部門及組年度目標,年度策略…等均完成後,即可送交GM DP審核/存查.

  13. (3)部門內展開方式選擇 Top Down將由部門承接集團目標Group Objective後，再分配給各組 Bottom up各組將收到E-mail通知，由各組先擬訂組目標Strategy 〔更改展開方式〕 若主管選擇Top Down或Bottom up後，部門或組尚未填寫前，欲要更改展開方式，請至Dept Objective Home-按”Reset”後重新選擇。

  14. (4)代理人設定 1.先至Tree,再擇代理人資料維護. 可設定職務代理人,由其登入執行部門或組內目標之編輯及審核各組所提之行動計劃表. 2.選擇左上角的New開始新增 3.依代理人之職稱選擇,P=個人,T=組經理,D=部門主管,G=群長 4.再選擇代理人所屬之群,部門或組或個人 1 2 3 4

  15. (Step A)部門主管/副主管選擇部門採”Bottom up”操作說明圖

  16. (1)-1 Bottom up：訂定組目標 組主管登入後畫面 Team StrategyHome-列出歷年組目標 1.選擇編輯組目標 1 可連結查看集團目標 編輯組目標 可連結查看部門整體目標

  17. (1)-2 Bottom up：Edit Strategy Home 新增組目標與對策 1.先至左上角選擇New後,新增一個組目標(Strategy Description)後開始編輯 1 上一層的意見顯示區

  18. (1)-3 Bottom up： Edit Strategy Home New 訂定組目標 1 1.先選擇集團目標,若無合適之目標,可選擇組自訂. 2.編輯組目標,以及目標能否量化之設定 3.當一個頁面的資料Key完成後，務必按Save changes，方會儲存 4.再分配此目標給組內同仁,Edit Action Plan 2 若Value不等於Total Q1~Q4的值加總，則無法Save Changes。 4 3

  19. (1)-3 Bottom up： Edit Strategy Home New 組自訂目標 當組內有重要工作但無法與集團目標連結者,可使用自訂以將工作展開至個人 各季管理標準 均需填寫,若當季無管理標準,可填寫NIL或無, 否則無法儲存

  20. (1)-4 Bottom up： Edit Action Plan 編輯組對策與負責人 1 1.先選擇左上角的New，以新增對策 2.再開始編輯Action plan及PIC, Ctrl+滑鼠為挑選. Shift+滑鼠為連續選擇. 組經理可依對策重要性選擇即可,不需每項對策均將自己選入. 2

  21. (1)-5 Bottom up ：Edit Action Plan Home 快速編輯組對策 1.可利用刪除/複製對策後 2.即會出現前頁編修畫面　 或是再利用Edit進入編修 1 2

  22. (1)-6 Bottom up：Edit Strategy Home<completion> 錯誤訊息區 編輯組權數,Key-in後即自動計算,若合計不等於100,上方將出現錯誤訊息 上一層的意見顯示區

  23. (1)-7 Bottom up：Team Strategy Home 送交組目標 1.完成組目標訂定後，Submit給部門(副)主管審核，系統出現成功訊息並發e-mail通知副主管先行審核 2.系統將檢查各項欄位均已填妥,若有錯誤,將出現錯誤訊息 1 2 錯誤訊息 1 成功訊息

  24. (2)-1 Bottom up：部門主管/副主管編輯/審核 部門主管/副主管登入後畫面 可查詢其他部門所需協辦項目 Dept Objective Home- 列出歷年部門目標 編輯部門目標 審核各組送交 可連結查看集團目標

  25. (2)-2 Bottom up：Edit Objective Home 1 1 2 1.Edit各組未Submit前，亦可編輯部門今年目標內容描述 1.New自訂部門目標 2.Edit Strategy編輯年度策略 上一層的意見顯示區

  26. (2)-3 Bottom up：Edit Objective Home Edit 訂定部門今年目標,與集團目標是1對1 集團目標 編輯協辦部門(新增) 今年目標 去年實績 權數 各季管理標準 均需填寫,若當季無管理標準,可填寫NIL或無 中長期策略 資料key-in完成後，按Save Changes存檔 2

  27. (2)-3 Bottom up： Edit Objective Home New 自訂部門目標 當部門內有重要工作但無法與集團目標連結者,可使用自訂以將工作展開至組/個人

  28. (2)-4 Bottom up： Edit Objective HomeEdit Strategy 3 1 2 1.Edit:可依各組所提”年度策略”描述，編輯部門策略內容；在各組尚未送交前，亦可先編輯年度策略. 2.Weight:訂定該策略之權數， Key-in後即自動計算,若合計不等於100,上方將出現錯誤訊息. 3.New:若無任何一組提出合適之策略，可自訂策略 or 至Team Verify Home 填入意見由組來修改

  29. (2)-5 Bottom up： Edit Strategy Edit

  30. (2)-5 Bottom up： Edit Strategy New 1 1.部門填入年度策略,指定單位內相關組 2.該組登入後,即可看到部門指定的策略 2

  31. (2)-6 Bottom up：Team Verify Home 主管/副主管審核各組畫面 1.副主管審核部門內各組進行的狀況 2.若副主管已審查無誤,JVP OK?的狀態將為Y 3.若是主管看到副主管JVP狀態尚未OK,可以口頭提醒他check 或是 由部門主管Filing該組後,Status方會改為Filing JVP 1 2 3

  32. 該組收到e-mail通知(如右圖),依提出意見再予修正內容後送審該組收到e-mail通知(如右圖),依提出意見再予修正內容後送審 該組收到e-mail通知(如右圖),即完成組目標 (2)-7 Bottom up：Team Verify Home Verify Editing:若主管認為內容需要增修,可將意見填入下方空格 Filing:對內容無意見 兩者動作完成後均要按Save changes

  33. (2)-8 Bottom up：完成部門/組目標內容-1 Show Team Detail：可查看各組目標

  34. (2)-8 Bottom up：完成部門/組目標內容-2 部門目標 組目標

  35. (2)-9 Bottom up：完成部門/組目標內容送交 1.當各組狀態均為Filing,方可送上一層審查 2.至Dept Objective Home選擇Submit. 3.未完成各組歸檔存查,會出現錯誤訊息. 4.當各組狀態均為Filing,且部門的內容檢查無誤,Submit後將出現成功訊息 1 2 3.錯誤訊息 4成功訊息

  36. (Step B)部門主管/副主管選擇部門採”Top down”操作說明圖

  37. (1)-1 Top down: Edit Objective Home 訂定部門今年目標與年度策略 1 1 2 上一層的意見顯示區 1.Edit編輯集團所分配目標，該部門今年目標內容描述 1.New自訂部門目標 2.Edit Strategy編輯年度策略

  38. (1)-2 Top down：Edit Objective Home Edit 訂定部門今年目標,與集團目標是1對1 集團目標 編輯協辦部門(新增) 今年目標 去年實績 權數 各季管理標準 均需填寫,若當季無管理標準,可填寫NIL或無 中長期策略 資料key-in完成後，按Save Changes存檔 2

  39. (1)-2 Top down： Edit Objective Home New 自訂部門目標 當部門內有重要工作但無法與集團目標連結者,可使用自訂以將工作展開至組/個人

  40. (1)-3 Top down： Edit Objective Home Edit Strategy 訂定部門年度策略,與今年目標可以1對多 New新增年度策略 再開始編輯策略內容 年度策略 目標可否量化 實績與目標比較標準 目標值 量化單位 權數 單位內相關組 協辦單位 選擇是否已編輯完成

  41. (1)-4 Top down： Edit Strategy Home 訂定部門年度策略明細,利用copy可快速分配至不同組 可刪除/複製 填入weight時會同步check ”total weight” 是否為100

  42. (1)-5 Top down： Edit Objective Home<completion> 完成部門今年目標與年度策略後，計算各策略與各組權數 上一層的意見顯示區

  43. (1)-6 Top down：Dept Objective Home Expand 完成部門目標訂定後，執行Expand分配給各組

  44. (2)-1 Top down：訂定組目標 組主管登入後畫面 Team StrategyHome- 列出歷年組目標 可連結查看集團目標 編輯組目標 可連結查看部門目標

  45. (2)-2 Top down：Edit Strategy Home 訂定組目標與對策 1.Edit編輯部門分配策略，該組目標的內容描述 2.New自訂組目標 3.Edit Action Plan編輯組對策及負責人 2 1 3

  46. (2)-3 Top down：Edit Strategy HomeEdit 訂定組目標 組目標 去年實績 權數 若Value不等於Total Q1~Q4的值加總，則無法Save Changes。 各季/累計管理標準

  47. (2)-3 Top down：Edit Strategy HomeNew 組自訂目標 當組內有重要工作但無法與集團目標/今年目標/年度策略三者連結者,可使用自訂以將工作展開至個人

  48. (2)-4 Top down： Edit Strategy HomeEdit Action Plan 訂定組對策,與組目標可以1對多 編輯組對策與負責人 1 1.先選擇左上角的New，以新增對策 2.再開始編輯Action plan及PIC, Ctrl+滑鼠為挑選. Shift+滑鼠為連續選擇. 組經理可依對策重要性選擇即可,不需每項對策均將自己選入.

  49. (2)-5 Top down：Edit Action Plan Home 快速編輯組對策 1.可利用刪除/複製對策後 2.即會出現前頁編修畫面　 或是再利用Edit進入編修 1 2

  50. (2)-6 Top down： Edit Strategy Home<completion> 填入weight時會同步check ”total weight” 是否為100 上一層的意見顯示區

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