Aquisições

1. Gerência de Projetos de TI11. AquisiçãoMárcio Moreira & Adriano Graziosihttp://si.lopesgazzani.com.br/docentes/marcio/

2. Aquisições

3. Processos de compras de produtos ou serviços necessários ao projeto, supridos por equipes fora do projeto Incluem a administração do contrato Documentos: NDA, RFP, Proposta, Contrato, Ordem de Compra, Pedido, etc. Gerência de aquisições

4. Planejar as aquisições - processo

5. Missão: Decidir o que comprar ou fazer, detalhar a abordagem (como), quando e quem pode fornecer e solicitar as propostas dos fornecedores Linha base do escopo: DE, EAP e Dicionário da EAP Documentos de requisitos: Informações relevantes para aquisições Acordos de cooperação: Parcerias já existentes Planejar as aquisições

6. Planejar as aquisições - entradas • Registro dos riscos: • Riscos que demandam alguma aquisição • Decisões contratuais sobre riscos: • Seguros, garantias, serviços, etc. que demandam aquisição • Requisitos de recursos das atividades: • Recursos, equipamentos, movimentação, etc. • Cronograma, Estimativa dos custos das atividades e Linha de base do desempenho de custos: • Quando vamos precisar e quanto temos para gastar • Fatores ambientais da empresa: • Reputação de fornecedores, condições normais de aquisição, requisitos específicos e situação do mercado

7. Planejar as aquisições - técnicas • Análise de fazer ou comprar: • Pode ser feito pela equipe? É melhor comprar? • Comprar, alugar, financiar ou fazer um leasing? • Tipos de contrato: • Com preço fixo (global ou empreitada, escopo fechado): • Preço Fixo Garantido (PFG) • Preço Fixo com Incentivo de Remuneração (PFIR) • Preço Fixo com Ajuste Econômico do Preço (PF-AEP) • Custos Reembolsáveis (custo + serviço administração): • Custo Mais Remuneração Fixa (CMRF) • Custo Mais Remuneração de Incentivo (CMRI) • Custo Mais Remuneração Concedida (CMRC) • Tempo & Material (TM ou Time & Material): • Menos recomendado, pois o pagamento é por tempo (horas/dias) e despesas

8. Planejar as aquisições - saídas • Plano de gestão das aquisições • Incluem orientações para: • Tipos de contratos, gestão de riscos, critérios e métodos de avaliação, gestão de contratos e de fornecedores, documentos padronizados, restrições, premissas, cronograma de aquisições, identificação de fornecedores pré-qualificados, etc. • Declarações do trabalho das aquisições: • Documento contendo as informações necessárias para uma boa aquisição, ou seja, conhecimento do escopo para uma precificação e entrega adequada • Documentos da aquisição: • NDA, DT, RFP, proposta, minuta de contrato, etc.

9. Planejar as aquisições - saídas • Critérios de seleção de fontes: • Objetivos: • São desenvolvidos e usados para classificar ou avaliar as propostas dos fornecedores. Podem ser: • Custo total do ciclo de vida (TCO: Total Cost of Ownership) • Garantia, preço, prazo, etc. • Capacidade financeira, de produção e interesse • Subjetivos: • Nível de entendimento da necessidade • Capacidade técnica • Nível de risco • Abordagem de gerenciamento • Abordagem técnica • Tamanho e tipo da empresa • Desempenho passado dos fornecedores • Referências • Direitos de propriedade e propriedade intelectual

10. Realizar as aquisições - processo

11. Missão: Obter respostas de fornecedores, selecionar um fornecedor e realizar a contratação (incluindo os contratos) Documentos do projeto: Entradas:Registro de riscos e Decisões contratuais sobre riscos Saídas: Requisitos, Matriz de Rastreabilidade e Registro de Riscos Realizar as aquisições

12. Reuniões com licitantes: Esclarecimentos de dúvidas com todos os concorrentes igualmente Técnicas de avaliação de propostas: Revisão das propostas, aplicando os critérios de avaliação para determinar o fornecedor selecionado Estimativas independentes: O comprador pode (deve) fazer, ou contratar, uma estimativa independente de custo do que está sendo adquirido Publicidade: Pode ser utilizada para ampliar a lista de fornecedores e/ou cumprir com obrigações legais Pesquisa na Internet: Para itens de prateleira é uma ótima opção. Mas, não deve ser utilizada para itens específicos e/ou complexos Realizar as aquisições - técnicas

13. Técnicas: Negociação das aquisições: Os detalhes da aquisição devem ser negociados até que seja possível assinar um contrato com os termos negociados Os termos podem incluir: responsabilidades, tratamento de mudanças, direitos de propriedade, pagamentos, preços, formas de pagamento, etc. Em negociações complexas, o GP não deve ser o principal negociador e elas normalmente requerem aprovação da alta administração Saídas: Fornecedores selecionados: Fornecedores escolhidos e contratados Realizar as aquisições - técnicas e saídas

14. Adjudicação do contrato de aquisição (contrato): A negociação deve ser formalizada num contrato, que deve considerar todos os documentos do NDA à minuta Quando a contratação não é imediata, a adjudicação garante ao fornecedor o direito de fornecer o produto ou serviço alvo da negociação Plano de gestão do projeto atualizado: Linha base do escopo, de custos e do cronograma Plano de gestão de aquisições Documentos do projeto atualizados: Documentos de requisitos, matriz de rastreabilidade e registro de riscos Realizar as aquisições - saídas

15. Administrar aquisições - processo

16. Missão: Gerenciar as relações de aquisição, monitorar o desempenho do contrato e fazer as mudanças e correções necessárias Sistema de controle de mudanças no contrato: As mudanças aprovadas devem ser implementadas nos documentos de aquisição e isto requer um certo processo incluindo aprovações Análise de desempenho das aquisições: Avaliação do progresso das entregas do fornecedor, na qualidade, prazo e custos que foram combinados. O propósito desta avaliação é quantificar a capacidade realização do trabalho e de entrega do fornecedor Administrar as aquisições

17. Administrar as aquisições - técnicas • Inspeções e auditorias: • Se o contrato permitir, o cliente pode fazer inspeções e auditorias nos processos produtivos do fornecedor • Sistema de pagamentos: • Os pagamentos combinados devem ser feitos e registrados • Administração de reivindicações: • Reivindicações são mudanças contestadas pelo cliente ou pelo fornecedor. Representam disputas que devem ser resolvidas preferencialmente por negociação • Se não for possível negociar, devemos seguir os procedimentos previstos para disputas no contrato • Sistema de gestão de registros: • Método utilizado pelo GP para registrar as questões

18. Ativos de processos atualizados: Correspondência (formalização de ações contratuais) Cronogramas de entregas x pagamentos Documentação da avaliação do desempenho do fornecedor Plano de gestão do projeto atualizado: Plano de gestão de aquisições Linha de base do cronograma Administrar aquisições - saídas

19. Encerrar as aquisições - processo

20. Missão: Finalizar as aquisições do projeto ou fase verificando se todo o trabalho e as entregas são aceitáveis Auditorias de aquisição: Realizar uma auditoria final para encerramento da aquisição Pode incluir uma análise do processo de aquisição para melhorar os ativos de processos Funciona como lições aprendidas das aquisições Este processo verifica o produto, a verificação do escopo é feita no final do monitoramento e controle Encerrar as aquisições

21. Encerrar as aquisições - saídas • Acordos negociados: • Todas as reivindicações pendentes devem ser resolvidas, preferencialmente por negociação, se necessário envolvendo mediação e arbitragem, se ainda assim não resolver o caminho judicial é necessário • Aquisições encerradas: • Comunicação formal que o contrato foi cumprido e está encerrado • Ativos de processos atualizados: • Arquivamento dos documentos das aquisições • Aceitação das entregas • Documentação das lições aprendidas

22. Plano de Gestão do Projeto Fatores Ambientais Ativos de Processos Planejar Aquisições Desenvolver o Termo de Abertura Planejar Comunicações Criar a WBS Definir o Escopo Coletar os Requisitos Definir as Atividades Plano Gestão Projeto Desenvolver Plano de RH Desenvolver Cronograma Estimar as Durações Estimar os Recursos Seqüenciar Atividades Planejar Qualidade Determinar Orçamento Estimar Custos Planejar as respostas a riscos Realizar a análise quantitativa dos riscos Realizar a análise qualitativa dos riscos Identificar os riscos Planejar Gestão de Riscos

23. Exemplos de questões • 1) Durante qual parte do processo de aquisições a negociação da aquisição ocorre? • A. Planejar as aquisições. • B. Encerrar as aquisições. • C. Administrar as aquisições. • D. Realizar as aquisições. • 2) Uma negociação importante com um subcontratado em potencial está agendada para o dia seguinte, quando você descobre que há uma boa chance de que o projeto seja cancelado. O que você deve fazer? • A. Não gastar muito tempo na preparação para as negociações. • B. Cancelar as negociações. • C. Só negociar os itens principais. • D. Adiar as negociações. Resposta: D e D

24. Obrigado!