PowerPoint Template

การจัดเก็บเอกสารให้หาง่ายและเป็นระบบการจัดเก็บเอกสารให้หาง่ายและเป็นระบบ PowerPoint Template www.themegallery.com

การจัดเก็บเอกสารให้หาง่ายและเป็นระบบการจัดเก็บเอกสารให้หาง่ายและเป็นระบบ วัตถุประสงค์ในการจัดเก็บเอกสาร มีพื้นที่เก็บเพียงพอสำหรับการจัดเก็บเอกสารอื่น ช่วยให้ค้นหาได้รวดเร็วและเป็นระเบียบ ลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ ตามอายุทางกฎหมาย และความจำเป็นของการใช้เอกสาร

What เอกสาร/ข้อมูลใดที่ต้องจัดเก็บ ? When จัดเก็บนานเท่าไร How จัดเก็บเอกสารอย่างไร Where & Who แหล่งจัดเก็บเอกสาร 1 2 3 4 การจัดเก็บเอกสารให้หาง่ายและเป็นระบบ

What เอกสาร/ข้อมูลใดที่ต้องจัดเก็บ ? หลักในการพิจารณาเอกสาร เอกสารสำคัญที่สุด (Vital) เช่น ภาษี,หนังสือหลักประกัน,เอกสารการเบิกจ่ายเงินเดือน เอกสารสำคัญ (Important) เช่น เอกสารลูกค้า,ประวัติพนักงาน, คำสั่งลงโทษข้าราชการทางวินัย เอกสารมีประโยชน์ (Useful) เช่น รายงาน,หนังสือเวียน,แฟ้มประวัติลูกจ้างชั่วคราว เอกสารไม่จำเป็น (Nonessential) เช่น สำเนาเอกสารตอบโต้, วารสารบันเทิง,หนังสือพิมพ์รายวัน

What เอกสาร/ข้อมูลใดที่ต้องจัดเก็บ ?

Where & Who แหล่งจัดเก็บเอกสาร หลักในการพิจารณาเลือกสถานที่จัดเก็บเอกสาร ใครเป็นผู้ต้องการใช้ข้อมูล เช่น ส่วนกลาง, ส่วนตัว ประเภทของข้อมูลที่ต้องการเก็บ ความต้องการใช้ข้อมูลมากน้อยและบ่อยครั้งเพียงใด มีกระบวนการป้องกันความเสียหาย การสูญเสีย และการนำไปใช้โดยไม่ได้รับอนุญาตหรือไม่

Where & Who แหล่งจัดเก็บเอกสาร

When จัดเก็บนานเท่าไร

แฟ้มเอกสาร How จัดเก็บเอกสารอย่างไร

ตู้เก็บเก็บเอกสาร 2 How จัดเก็บเอกสารอย่างไร

การพิจารณาเลือกเครื่องใช้/อุปกรณ์จัดเก็บเอกสารการพิจารณาเลือกเครื่องใช้/อุปกรณ์จัดเก็บเอกสาร รูปแบบ ขนาดและปริมาณของเอกสาร รูปทรงลักษณะของข้อมูลที่ต้องการใช้ ความถี่ของการนำเอกสารมาใช้ รูปลักษณ์ การออกแบบ พื้นที่ใช้สอย และความทนทานของอุปกรณ์ ความสามารถในการช่วยประหยัดเวลา ความปลอดภัยของเอกสาร ต้นทุนค่าใช้จ่ายอุปกรณ์

ระบบจัดเก็บเอกสารที่ใช้ตัวอักษรในการจัดเรียงระบบจัดเก็บเอกสารที่ใช้ตัวอักษรในการจัดเรียง ระบบจัดเก็บเอกสารที่ไม่ใช้ตัวอักษรในการจัดเรียง 1 2 ระบบการจัดเก็บเอกสารที่เป็นสากล ระบบจัดเก็บเอกสารตามชื่อคน/ชื่อหน่วยงาน ระบบจัดเก็บเอกสารตามเรื่อง ระบบจัดเก็บเอกสารตามภูมิศาสตร์ ระบบจัดเก็บเอกสารตามตัวเลข ระบบจัดเก็บเอกสารตามเวลา

ระบบจัดเก็บเอกสารตามชื่อคน/ชื่อหน่วยงานระบบจัดเก็บเอกสารตามชื่อคน/ชื่อหน่วยงาน ระบบจัดเก็บเอกสารที่ใช้ตัวอักษรในการจัดเรียง การจัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวกับคนหรือหน่วยงานโดยนำชื่อคนหรือชื่อหน่วยงาน มาจัดตามลำดับตัวอักษร เป็นระบบที่เหมาะกับงานฝ่ายบุคคล ฝ่ายบัญชี ฝ่ายลูกค้าสัมพันธ์ หรือแผนกที่ต้องติดต่อกับลูกค้า ข้อดี * ขั้นตอนการคัดเลือกชื่อคนหรือชื่อหน่วยงาน เป็นชื่อเอกสารเป็นขั้นตอนที่ไม่ยุ่งยาก ข้อจำกัด * การค้นหาลำบากหากไม่สามารถจำชื่อคน หรือชื่อหน่วยงานได้ * สับสนในการจัดเรียง/ค้นหา

ระบบจัดเก็บเอกสารตามเรื่องระบบจัดเก็บเอกสารตามเรื่อง ระบบจัดเก็บเอกสารที่ใช้ตัวอักษรในการจัดเรียง การจัดเก็บเอกสารทุกชนิดตามหมวดและหมู่ของเรื่องที่ได้กำหนดไว้ล่วงหน้า ที่ครอบคลุมประเภทของเอกสารทุกชนิดที่เกิดขึ้นในสำนักงาน โดยทั่วไปมักแบ่งหมวดของเรื่องออกเป็น 10 หมวดใหญ่ ดังนี้ การเงิน งบประมาณ ฝึกอบรม บรรยาย ทุนและการดูงาน ประชุม คำสั่ง ระเบียบ คู่มือ มติ โต้ตอบ พัสดุ ครุภัณฑ์ ที่ดินและสิ่งก่อสร้าง บริหารทั่วไป สถิติ และรายงาน บริหารบุคคล เบ็ดเตล็ด

ระบบจัดเก็บเอกสารตามเรื่อง (ต่อ) ระบบจัดเก็บเอกสารที่ใช้ตัวอักษรในการจัดเรียง ข้อดี * เป็นระบบที่สามารถใช้ได้กับเอกสารทุกประเภท * ใช้ได้กับทุกฝ่าย/ทุกหน่วยงาน ทั้งขนาดเล็กและขนาดใหญ่ ประโยชน์ * หากลืมชื่อเอกสารก็สามารถค้นหาที่หมวด/หมู่ที่ต้องการได้ทดแทน * ช่วยให้เอกสารประเภทเดียวกันอยู่ในกลุ่มเดียวกัน

ระบบจัดเก็บเอกสารตามภูมิศาสตร์ระบบจัดเก็บเอกสารตามภูมิศาสตร์ ระบบจัดเก็บเอกสารที่ใช้ตัวอักษรในการจัดเรียง การจัดเก็บเอกสารทุกชนิดตามแหล่งที่มาของเอกสารอันได้แก่ ประเทศ ภูมิภาค จังหวัด อำเภอ ตำบล หมู่บ้าน ข้อดี * เป็นระบบที่ค่อนข้างง่ายทั้งการปฏิบัติงานและการสอนงาน ข้อจำกัด * ยากต่อการค้นหาและนำเอกสารมาใช้เพราะเอกสารของหน่วยงานเดียวกันจะถูกสะสมคละกันในแฟ้มเดียวกัน

ระบบจัดเก็บเอกสารตามตัวเลขระบบจัดเก็บเอกสารตามตัวเลข ระบบจัดเก็บเอกสารที่ไม่ใช้ตัวอักษรในการจัดเรียง การจัดเก็บเอกสารทุดชนิด เรียงตามลำดับรหัสตัวเลข โดยรหัสตัวเลขเหล่านั้นจะถูกกำหนดขึ้นล่วงหน้าว่า รหัสตัวเลขอะไร จะใช้กับหมวด หมู่ หรือแฟ้มประเภทใดบ้าง ระบบจัดเก็บเอกสารตามตัวเลข เป็นการจัดเก็บเอกสารแบบระบบอ้อม ที่ถือเป็นการจัดเก็บเอกสารตามเรื่องประเภทหนึ่ง เหมาะกับหน่วยงานใหญ่ ซึ่งมีเอกสารจำนวนมาก

ระบบจัดเก็บเอกสารตามตัวเลขระบบจัดเก็บเอกสารตามตัวเลข ระบบจัดเก็บเอกสารที่ไม่ใช้ตัวอักษรในการจัดเรียง ตัวอย่างที่ 1. 1. หมวดระเบียบคำสั่ง 1.1 หมู่ระเบียบ 1.1.1 แฟ้มระเบียบงานฝ่ายปรึกษาแนะนำ 1.1.2 แฟ้มระเบียบงานฝ่ายส่งเสริม 1.1.3 แฟ้มระเบียบงานฝ่ายสำนักผู้อำนวยการ

ระบบจัดเก็บเอกสารตามตัวเลขระบบจัดเก็บเอกสารตามตัวเลข ระบบจัดเก็บเอกสารที่ไม่ใช้ตัวอักษรในการจัดเรียง ตัวอย่างที่ 2. 200 หมวดบริหารงานบุคคล 201 หมู่ทะเบียนประวัติพนักงาน 202 หมู่การจ้างงาน 203 หมู่ใบลา

ระบบจัดเก็บเอกสารตามตัวเลขระบบจัดเก็บเอกสารตามตัวเลข ระบบจัดเก็บเอกสารที่ไม่ใช้ตัวอักษรในการจัดเรียง ข้อดี * เป็นระบบที่สามารถขยายการรับของเอกสารได้สูงเป็นหลักล้าน ข้อจำกัด * เป็นระบบที่ค่อนข้างยากและล่าช้าในการปฏิบัติเพราะต้องดูคู่มือตลอดเวลา เพื่อให้ทราบว่าเอกสารอยู่ในรหัสใด * จำเป็นต้องมีเจ้าหน้าที่จัดเก็บโดยเฉพาะ

ระบบจัดเก็บเอกสารตามเวลาระบบจัดเก็บเอกสารตามเวลา ระบบจัดเก็บเอกสารที่ไม่ใช้ตัวอักษรในการจัดเรียง การจัดเก็บเอกสารทุกชนิด เรียงตามลำดับวันที่ เดือน ปี ที่เอกสารมาถึงผู้จัดเก็บ วิธีนี้เหมาะกับการเก็บรายงานประจำวัน ใบเสร็จ เอกสารทางการเงิน หรือเอกสารโต้ตอบประจำวัน แฟ้มเตือนความจำ หรือติดตามงาน ข้อดี * เป็นระบบที่เข้าใจง่ายและจัดเก็บง่าย ข้อจำกัด * เป็นระบบที่ค้นหายาก เพราะจัดเก็บตามวัน – เวลา โดยไม่สนใจหมวดโดยไม่สนใจหมวดหมู่หรือเนื้อหาของเอกสาร * เป็นระบบที่ต้องอาศัยความจำ หรือสมุดบันทึก ระบบนี้ เป็นระบบที่ใช้น้อย ไม่เป็นที่นิยม

หลักในการพิจารณาเลือกใช้ระบบจัดเก็บเอกสารหลักในการพิจารณาเลือกใช้ระบบจัดเก็บเอกสาร 1. ประสิทธิผลของระบบในการจัดเก็บต้องสอดคล้องกับเป้าหมาย * ถูกต้อง * รวดเร็ว * คล่องตัว 2. เป็นระบบที่ง่ายในการทำงาน สอนงาน เหมาะกับความรู้ของผู้ปฏิบัติ 3. เป็นระบบที่เหมาะกับลักษณะเอกสาร ลักษณะงาน 4. เป็นระบบที่ประหยัดเหมาะกับเป้าหมาย 5. เป็นระบบที่ยืดหยุ่นเมื่อมีการขยายงาน

สมุดบันทึกการยืมเอกสารไปใช้สมุดบันทึกการยืมเอกสารไปใช้

ยืมเอกสารไปทั้งแฟ้ม การนำเอกสาร/สิ่งพิมพ์ต่าง ๆ ไปใช้ภายนอก

ยืมเอกสารไปบางส่วน การนำเอกสาร/สิ่งพิมพ์ต่าง ๆ ไปใช้ภายนอก

ยืมเอกสารไปทั้งชุด / ยืมทั้งเล่ม การนำเอกสาร/สิ่งพิมพ์ต่าง ๆ ไปใช้ภายนอก

การนำเอกสาร/สิ่งพิมพ์ต่าง ๆ ไปใช้ภายนอก

PowerPoint Template