vaardig vergaderen n.
Download
Skip this Video
Loading SlideShow in 5 Seconds..
Vaardig vergaderen PowerPoint Presentation
Download Presentation
Vaardig vergaderen

Loading in 2 Seconds...

play fullscreen
1 / 20

Vaardig vergaderen - PowerPoint PPT Presentation


  • 126 Views
  • Uploaded on

Vaardig vergaderen. Welkom !!! Stichting Lodewijk de Raet Geert Vansieleghem. Kennismaking. vertel hoeveel keer per week/maand je gemiddeld vergadert vertel vanuit welke vereniging je komt en hoe lang je al geëngageerd bent vul aan: “Het leuke aan vergaderen is …”.

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about 'Vaardig vergaderen' - varen


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
vaardig vergaderen

Vaardigvergaderen

Welkom !!!

Stichting Lodewijk de RaetGeert Vansieleghem

kennismaking
Kennismaking
  • vertel hoeveel keer per week/maand je gemiddeld vergadert
  • vertel vanuit welke vereniging je komt en hoe lang je al geëngageerd bent
  • vul aan: “Het leuke aan vergaderen is …”
vaardig vergaderen doelstellingen
Vaardig vergaderen - doelstellingen

Als deelnemer

  • heb je meer inzicht in elementen die je vergadering efficiënter kunnen maken
  • leer je je vergaderstijl beter kennen
  • oefen je vergadervaardigheden
  • denk je na over de rol van voorzitter in een vergadering
  • keer je terug met concrete actiepunten

aanpak:

  • individuele- en groepsreflectie
  • inbrengen van kader
  • ervaringsoefening
intro
Intro
  • Een goede vergadering is voor mij …

(vul de zin aan op een post-it)

wanneer vergadering inschakelen
Wanneer vergadering inschakelen?
  • informatie bij de groep
  • probleem ingewikkeld
  • groep heeft er belang bij
  • belangrijke onderwerpen
  • tijd beschikbaar
  • aanvaarding groep belangrijk
  • leren van elkaar belangrijk
effectief vergaderen basisbouwstenen

Rollen

Procedures

Interactie

Doelen

  • De juiste mensen zijn aanwezig
  • Iedereen gebruikt zijn expertise en ervaring
  • Iedereen is voorbereid
  • Iedereen kent zijn rol en neemt deze correct op
  • De voorzitter focust op het doel, de rollen, de procedure en de interactie
  • De secretaris noteert
  • Er is een agenda
  • We zijn het eens over de organisatie van de vergadering
  • Duidelijke afspraken
  • Het beslissings-proces wordt aangepast aan het onderwerp
  • Er wordt een rapport en actieplan opgemaakt
  • De vergadertijd is gestructureerd
  • Ik luister
  • Ik draag actief bij
  • Ik ben bereid mijn eigen mening in vraag te stellen
  • Er is een open communicatie met respect en vertrouwen
  • Het doel is duidelijk voor iedereen
  • Consensus over wat we willen bereiken
  • De meeting is noodzakelijk
  • Het soort vergadering is afgestemd op het doel ervan
  • We wijken niet van het doel af
Effectief vergaderen: basisbouwstenen
diagnose van een eigen vergadering
Diagnose van een eigen vergadering
  • Neem één van je (lastige) vergaderingen voor ogen
  • Oefening in duo
    • Maak een diagnose aan de hand van de basisbouwstenen
    • Formuleer 3 verbetervoorstellen voor de vergadering
  • Draai de rollen om
een vergadering kan mislukken als
Een vergadering kan mislukken als …
  • de vergadering geen zin heeft
  • het doel van een vergadering niet duidelijk is
  • de vergadering onvoldoende goed voorbereid is
  • praktisch-organisatorische elementen niet in orde zijn
  • je niet met de juiste mensen rond de tafel zit
  • er een gebrek aan vaardigheden is
  • er een gebrek aan dossierkennis is
  • persoonlijke belangen primeren, waardoor onderhandelen aangewezen is
  • er geen, onjuist of onduidelijk leiderschap is
  • ...
communicatieve functies 1
Communicatieve functies (1)
  • Groepsdoel aan de orde stellen
  • Groepsdoel verduidelijken
  • Vragen om door te werken
  • Een gespreksvolgorde voorstellen
  • Naar het onderwerp terug brengen
  • Proberen tot besluitvorming komen
  • Vragen naar heldere werkafspraken
communicatieve functies 2
Communicatieve functies (2)
  • Feiten en meningen inbrengen
  • Uitwerken van de inbreng van anderen
  • Samenvatten van de gespreksfases
  • Coördineren wat gezegd is
  • Akkoord gaan met anderen
  • Actief luisteren
  • Vragen om anderen te laten uitspreken
communicatieve functies 3
Communicatieve functies (3)
  • Aanmoedigen om mee te doen
  • Vragen om op elkaar in te gaan
  • Groepsgevoel formuleren
  • Bemiddelen bij conflict of spanning
  • Waardering uitspreken
  • Zorgen dat iedereen een taak krijgt
rol en verantwoordelijkheid van de voorzitter
Rol en verantwoordelijkheid van de voorzitter

Doel(=Effectiviteit)

Voorzitter

Procedures(=Efficiëntie)

Mensen(=Rollen & Interactie)

oefening
Oefening
  • De goed werkende vergadergroep, opdracht:
    • Je taak bestaat er in een rangschikking te maken van 12 uitspraken betreffende de kenmerken van een goed werkende vergadergroep.
    • Dit is een groepstaak. Je kan je organiseren zoals je dat zelf wenst, maar je moet als groep tot een besluit komen.
afronden
Afronden
  • Hoe heb je deze vorming ervaren?
agenda een voorstel
Agenda, een voorstel
  • titel vergadering
  • datum, plaats, uur
  • genodigden
  • per agendapunt
    • onderwerp (+ wie voorzit)
    • bedoeling: informatie, gesprek, ...
    • vragen
    • suggestie over ‘hoe voorbereiden?’
  • wervende stijl
soorten agendapunten
Soorten agendapunten
  • Informeren
    • informatie geven informatie krijgen
    • informatie vragen informatie geven
    • informatie uitwisselen beide
  • Gesprek voeren
    • gedachtewisseling mee praten
    • probleemoplossing mee denken
    • besluitvorming mee beslissen
    • beslissingsuitvoering mee uitvoeren
het diverse werk tussen twee overlegmomenten
Het diverse werk tussen twee overlegmomenten
  • overleg X

zoeken naar input van externe

verslag typen en verspreiden

verslag brengen aan iemand

bepaalde informatie verzamelen

voorbereidende nota’s opstellen

een kwestie onderzoeken

tussentijds overleg met subgroep

  • overleg X+1