檔案徵集與保存價值鑑定之經驗分享

檔案徵集與保存價值鑑定 之經驗分享報告人:中正大學文書組陳淑美組長

報告大綱 壹、前言貳、中正大學之經驗分享叁、結語

壹、前言 一、何謂檔案？二、為何要辦理檔案徵集？三、如何辦理保存價值鑑定作業？

一、何謂檔案？ 廣義檔案：泛指人類所有活動紀錄。請問您保有多少自己或小孩的珍貴檔案？ ◎出生證明(身高、體重、血型)？ ◎打預防針的紀錄卡(本) ？ ◎各年齡時期照片(結婚照)？ ◎國小、國中、高中、大學各階段的成績單或畢業證書？

一、何謂檔案？ 檔案法規所稱之檔案： ◎檔案法第3條稱檔案：「為各機關依照管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件」。 ◎檔案法施行細則第2條補充說明：「文字或非文字資料及其附件」，係指機關處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附件。檔案係包括各機關所持有或保管之文書、圖片、紀錄、照片、錄影(音)、微縮片、電腦處理資料等，可供聽、讀、閱覽或藉助科技得以閱覽或理解之文書或物品。

二、為何要辦理檔案徵集？ 依據--- 教育部97年12月 26日台總(四)字第097026240號書函：檔管局發現，部分機關對於彰顯機關發展歷程及業務成果之各類型公務紀錄，存置於業務單位或各級首長、副首長辦公室，影響其管理與應用。

二、為何要辦理檔案徵集？ ◎教育部97年12月26日以台總(四)字第097 026240 號書函之重點內容摘要：各機關處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料，若具有下列情形之一，足供機關內外部使用者，應依檔案法令相關規定歸檔管理。 1.機關法定職能運作，可供業務參考或權責稽憑者。 2.具保障個人、團體或政府機關法定權益者。 3.具滿足民眾「知」的權利之資訊價值者。 4.具學術研究參考者。 5.具影響國家、地方發展及社會公益者。 6.具保存歷史文化、典章制度或科技價值者。

二、為何要辦理檔案徵集？ 依據--- 檔管局98年5月 22日檔徵字第 098000091583 號函：邇來部分機關仍有應歸檔之重要文件散佚情事，重申請就存置於業務單位或各級首長、副首長辦公室，足供機關內外使用之檔案，請確實辦理歸檔。

二、為何要辦理檔案徵集？ 依據--- 教育部98年5月 26日台總(四)字第0980089889號書函：函轉檔案管理局所重申之規定。

二、為何要辦理檔案徵集？ 實務上： ◎各機關學校實在很難將所屬各單位處理公務或因公務而產生之各類型公務紀錄資料均檔管齊全。 ◎試問貴機關學校就處理公務或因公務而產生之各類型公務紀錄資料（首長手諭、各類簽呈、重要業務活動之照片及影音檔 …等），均依檔案法相關規定，全部歸檔管理了嗎？ ◎爰此，各機關學校應視需要適時辦理檔案徵集。

二、為何要辦理檔案徵集？ 檔案徵集的要領？ ◎應掌握機關學校自我的核心職能。 ◎儘量將涉及機關學校發展歷程與重要業務成果之各類型公務紀錄(尤其是重要的簽呈或公文及其附件) 加以徵集。 ◎徵集所獲的檔案，必須續辦保存價值鑑定作業。 ◎經鑑選後，進行立案編目、入庫上架作業。

三、如何辦理檔案鑑定作業？ 何謂鑑定？何謂保存價值？ ◎依據「機關檔案管理作業手冊」第15章『鑑定』之規定： 1.鑑定是指依據檔案內容、形式屬性及應用需求，遵循一定原則與步驟，選擇適當方式、方法及基準，判定檔案保存價值，作為決定檔案保存年限及提供檔案銷毁、移轉與保存等清理決策參考之過程。 2.保存價值係由檔案性質與特性、原有價值、行政稽憑價值、法律價值、資訊價值、歷史價值、管理成本或風險評估所決定，檔案保存價值之高低，影響檔案保存年限之長短；保存價值較高的檔案，應具有較長保存年限，反之，其保存年限相對較短。

三、如何辦理檔案鑑定作業？ 依據「檔案保存價值鑑定規範」第12點，檔案保存價值鑑定基準如下： ◎原有價值：指檔案之本質、內容或實體形式特性具有之原始價值。 ◎行政稽憑價值：指得作為機關組織職能運作、決策、業務處理及績效等事證或責任稽憑之價值。 ◎法律價值：指檔案清理適法性及保障團體或個人權益之價值。 ◎資訊價值：指得作為研究發展參考或滿足民眾知的需求之價值。 ◎歷史價值：指得保存典章制度或作為史籍資料之價值。 ◎管理成本：指保管及修護檔案之成本效益。 ◎風險評估：指評估檔案未妥予留存，對於機關業務運作及利害關係人利益之影響。

三、如何辦理檔案鑑定作業？ 依「檔案保存價值鑑定規範」第3點及「機關檔案管理作業手冊」第15章『鑑定』之規定，辦理檔案保存價值鑑定應遵守下列原則： ◎需求原則：衡量檔案之使用者數量、權益、應用頻率、檔案類別、需求程度及時效性。 ◎彈性原則：依檔案性質及應用需求，選擇適當之鑑定方法及基準。 ◎客觀原則：進行意見諮詢或討論，避免擅斷及主觀。 ◎完整原則：遵循全宗原則，衡量檔案原有機關層級或檔案之重要性、獨特性、代表性，擇選具完整性之檔案，避免重複。

三、如何辦理檔案鑑定作業？ 依「檔案保存價值鑑定規範」第3點及「機關檔案管理作業手冊」第15章『鑑定』之15.4規定，辦理檔案保存價值鑑定應遵守下列原則： ◎不受媒體拘泥原則：注重檔案內容價值，不因檔案媒體型式不同而有所差異。 ◎去蕪存菁原則：精選足以代表機關組織沿革、政策及業務之檔案。但以不違背完整原則為限。 ◎先例原則：遵循過去相關檔案鑑定之結果。但因機關職能或時空環境變遷等特殊情形者，不在此限。

三、如何辦理檔案鑑定作業？ 辦理檔案保存價值鑑定作業之相關規定，請參閱： ◎檔管局全球資訊網/檔管人員/檔案法規/檔案法令體制：http://www.archives.gov.tw/Chinese_archival/Default.aspx?c=3 1.檔案法 2.檔案法施行細則 3.「檔案保存價值鑑定規範」 4.「機關檔案管理作業手冊」第15章『鑑定』

國立中正大學 辦理檔案徵集及保存價值鑑定之經驗分享貳、中正大學之經驗分享

貳、中正大學之經驗分享 一、構思撰寫計畫書簽奉核定。二、籌組檔案保存價值鑑定小組。三、研訂相關要點及辦法。四、行文辦理檔案徵集活動。五、整理所徵集之檔案資料。六、召開保存價值鑑定小組會議。七、撰寫檔案鑑定報告。八、經鑑選後，建檔上架。九、規劃建置「數位校史檔案系統」。

一、構思撰寫計畫書簽奉核定 研擬「檔案管理中程(99~101)發展計畫」簽奉校長核定(計畫內容綱要)：

一、構思撰寫計畫書簽奉核定 撰寫「檔案徵集與鑑定計畫」簽奉校長核定(計畫書內容包括) ： ◎目的--為期完整妥善保存校史檔案，將依檔案管理中程發展計畫，辦理檔案徵集與鑑選入庫作業，爰擬具本計畫。 ◎依據--- 1.檔案徵集部分：檔案法第2條、檔案法施行細則第2條、教育部97 年12月26日以台總(四)字第097026240號書函 (轉檔案管理局97年12月24日檔徵字第0970010231 號函)。 2.檔案鑑定部分：檔案法施行細則第13條、檔案保存價值鑑定規範及機關檔案管理作業手冊第15章「鑑定」之規定。

一、構思撰寫計畫書簽奉核定 撰寫「檔案徵集與鑑定計畫」簽奉校長核定(計畫書內容包括)： ◎依據--- 教育部97年12月26日以台總(四)字第097026240號書函之重點內容摘要：各機關處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料，若具有下列情形之一，足供機關內外部使用者，應依檔案法令相關規定歸檔管理。 (1)機關法定職能運作，可供業務參考或權責稽憑者。 (2)具保障個人、團體或政府機關法定權益者。 (3)具滿足民眾「知」的權利之資訊價值者。 (4)具學術研究參考者。 (5)具影響國家、地方發展及社會公益者。 (6)具保存歷史文化、典章制度或科技價值者。

一、構思撰寫計畫書簽奉核定 撰寫「檔案徵集與鑑定計畫」簽奉校長核定(計畫書內容包括) ： ◎徵集對象--- 1.文字資料：各單位從事公務所產生之紙本文字檔案，例如：未歸檔之自創簽或自行發文稿及其附件、各類企劃書表、工程圖說、宣導品…等。 2.非文字資料：因執行業務所衍生之各類媒體型式檔案，例如：照片、圖片、錄影(音)檔案(含微縮片、電子媒體、錄音帶、錄影帶、光碟或其他方式儲存之媒體形式)…等。

一、構思撰寫計畫書簽奉核定 撰寫「檔案徵集與鑑定計畫」簽奉校長核定(計畫書內容包括) ： ◎徵集方式--- 1.特殊徵集：具「中正第一」特殊意義之檔案，即在學校發展歷程中首次或最先出現之人、地、事、物的紀錄，其在校史檔案中別具深意者。 2.專案徵集：各單位辦理之專案性工作，如：舉辦第28屆全國大專校院運動會、雲門舞集駐校專案計畫、頒贈榮譽博士學位、學術交流協議…等。 3.業務徵集：各單位業務成果，如：辦理各項活動之文字紀錄檔案、圖片、錄影(音)、照片、文宣資料。

一、構思撰寫計畫書簽奉核定 撰寫「檔案徵集與鑑定計畫」簽奉校長核定(計畫書內容包括) ： ◎檔案鑑定之步驟--- 1.研訂本校檔案保存價值鑑定小組設置要點。 2.成立本校檔案保存價值鑑定小組。 3.按徵集檔案之類型與整理進度，擇定鑑定標準與方式。 4.分析徵集檔案之保存價值。 5.適時召開檔案保存價值鑑定小組會議。 6.撰寫檔案鑑定報告書。

一、構思撰寫計畫書簽奉核定 撰寫「檔案徵集與鑑定計畫」簽奉校長核定(計畫書內容包括)： ◎實施時程與內容---

一、構思撰寫計畫書簽奉核定 撰寫「檔案徵集與鑑定計畫」簽奉校長核定(計畫書內容包括) ： ◎經費需求--- 本計畫所需經費已納入學校檔案管理中程發展計畫之經費預算中，並獲核定由總務處管總經費項下支應在案。 ◎獎勵措施--- 本計畫執行過程中，對於積極配合執行檔案徵集工作之同仁，擬由文書組簽請敘獎，以資鼓勵。 ◎預期效益-- 辦理檔案徵集，進行校務發展資料之整理與重建，並經檔案鑑定小組之審選入庫，將使校史檔案資料獲得完整妥善的保管，有效發揮傳承與運用的功能。

二、籌組檔案保存價值鑑定小組。 籌組「檔案保存價值鑑定小組」，重要內容如下： ◎小組委員---副校長、教務長、學務長、總務長、研發長、主任秘書、圖書館館長，並由副校長兼任召集人。 ◎小組置執行秘書一人，由總務處文書組組長擔任，幕僚作業由文書組派員兼辦。 ◎小組會議主席由召集人擔任，召集人因故未能主持者，得指定小組委員一人為主席。 ◎小組會議決議須出席委員過半數之同意；正反意見同數時，由主席裁決之。

二、籌組檔案保存價值鑑定小組。 籌組「檔案保存價值鑑定小組」，重要內容如下： ◎委員應親自出席會議。不克出席時，得指派秘書(專門委員)或組長代理；指派之代理人列入出席人數，並參與會議發言及表決。 ◎小組召開會議時，得視需要邀請校內檔案相關單位主管或人員列席說明。 ◎小組於必要時得邀請學者專家、相關主管機關人員列席指導，並得依規定支給出席費及交通費。 ◎本小組所需經費由總務處年度相關預算支應。

二、研訂相關要點及辦法 研訂「國立中正大學檔案保存價值鑑定小組設置要點」(自中華民國99年8月16日起施行)

二、研訂相關要點及辦法 研訂「國立中正大學檔案保存價值鑑定小組設置要點」，重要內容如下： ◎遇有下列情形之一者，小組召集人得召開鑑定會議： (1)修訂檔案保存年限區分表，認有必要者。 (2)檔案銷毀、移轉或應用產生疑義或發生爭議者。 (3)檔案因年代久遠難以辨識，需重新鑑定其保存年限者。 (4)檔案因天災或事故致毀損者。 (5)永久保存檔案擬移轉檔案中央主管機關者。 (6)辦理檔案徵集與鑑選入庫，認有必要者。 (7)受贈、受託保管或收購私人或團體所有珍貴文書認有必要者。

二、研訂相關要點及辦法 研訂「國立中正大學檔案保存價值鑑定小組設置要點」，重要內容如下： ◎新修正機關檔案管理作業手冊第(14→15)章「鑑定」之檔案鑑定時機的規定： (1)~ (5)規定保留。新增--- (6)辦理電子檔案轉置、移轉(交)或清查階段。 (7)規劃建置電子檔案管理資訊系統(含重新設計及版本升級)階段。

二、研訂相關要點及辦法 研訂「國立中正大學校史文物檔案徵集辦法」

二、研訂相關要點及辦法 研訂「國立中正大學校史文物檔案徵集辦法」，重要內容如下： ◎校史文物之類型--- 1.公文：係指有關學校發展之校務行政、內部規章、教學研究、學術交流、重要會議記錄、重要活動等具保存價值之公文書含附件。 2.文物： (1)學校表徵性文物--如校歌手稿、校徽手稿…等。 (2)具歷史紀念價值之辦公、教學研究用品儀器及器材--如創校期的打字機、校長簽名章…等。 (3)校園建築興建、變遷文物--如規劃報告書、設計圖、模型。

二、研訂相關要點及辦法 研訂「國立中正大學校史文物檔案徵集辦法」，重要內容如下： ◎校史文物之類型--- 2.文物： (4)具紀念價值或變革價值之校級各類證書、證件、證照--如畢業證書、通行證…等。 (5)國際性、全國性及校級各類競賽獎狀、獎盃、獎章、紀念章…等。 (6)外賓贈品、學術交流之合約書、照片、紀念品…等。 (7)校園活動週邊紀念品。 (8)其他具表現學校歷史文化、藝術價值之紀念文物。

二、研訂相關要點及辦法 研訂「國立中正大學校史文物檔案徵集辦法」，重要內容如下： ◎校史文物之類型--- 3.學術出版品： (1)重要校務行政出版品--如首屆招生簡章海報、學校簡介、年度報告、紀念專輯、特刊、校訊、校刊、校史專書、校友通訊、發展計畫書、白皮書、畢業紀念冊…等。 (2)校級、院級、系級發行的學術性出版品、研發商品：如學報、專書…等。 (3)傑出師生校友之重要專著、重大研究成果、珍貴論文及教授教學講義手稿…等。 (4)社團具代表性出版品--如成果報告、校外獲獎成果專輯…等。

三、研訂相關要點及辦法 研訂「國立中正大學校史文物檔案徵集辦法」，重要內容如下： ◎校史文物之類型--- 4.圖像、影像紀錄： (1)重要人物之照片、簽名、演講影片--如歷任校長、傑出師生、校友、榮譽博士、重要來訪貴賓…等。 (2)重要活動之相片、海報、影片--如首屆招生報名考試、開學典禮、新生入學、畢業典禮、校慶活動、運動會、校級競賽活動、辦理全國性重大活動、藝文展演、校外參與活動…等。 5.新聞報導，係指報導學校相關新聞之剪輯、雜誌專刊、影視新聞…等。 6.其他校內單位有關重大史事資料。

三、研訂相關要點及辦法 研訂「國立中正大學校史文物檔案徵集辦法」，重要內容如下： ◎校史文物徵集途徑--- 1.索贈，係指向校外單位函邀捐贈。 2.繳交，係指校內各單位於每學期結束時，彙整該單位有關校史文物檔案，公文類逕交總務處文書組，餘各類送交圖書館典藏組。 3.移轉，係指各單位得不定期移轉不具時效性，但具保存價值之校史文物至圖書館典藏組。

三、研訂相關要點及辦法 研訂「國立中正大學校史文物檔案徵集辦法」，重要內容如下： ◎凡徵集之文物檔案，經繳交業管單位彙整後，視需要送交本校檔案保存價值鑑定小組鑑選入庫典藏，未經鑑選入庫者，歸還原承辦單位或提供者。 ◎為完善管理與確保檔案文物之品質與壽命，徵集之檔案文物經鑑選後，得依媒材分別入庫： 1.紙質文件類，真品典藏於總務處文書組檔案庫房，校史館以展示複製本為主。 2.實體物件類(含圖像、影像)典藏於校史館之文物典藏庫房。

四、行文辦理檔案徵集活動 ◎依據檔管局98年5月22日檔徵字第09800091583 號函、教育部98年5月26日台總(四)字第098008 9889號書函及「檔案徵集與鑑定計畫」，辦理檔案徵集活動。 ◎於99年7月30日以中正總字第 0990006595號函，轉請各業務單位依檔案資料的不同屬性分類整理，並填具徵集清單一併送交文書組。 ◎檔案徵集清單有二種： 1.適用公文及其附件屬性之檔案。 2.適用非公文及其附件屬性之檔案。 (照片、圖片、光碟、錄影(音)帶…等)

四、行文辦理檔案徵集活動 ◎99年7月30日以中正總字第099 0006595號函：

四、行文辦理檔案徵集活動 ◎99年7月30日以中正總字第099 0006595號函之適用公文及其附件屬性的檔案徵集清單：

四、行文辦理檔案徵集活動 ◎99年7月30日以中正總字第099 0006595號函之適用非公文及其附件屬性的檔案徵集清單：

五、整理所徵集之檔案資料 整理第1次徵集所獲檔案資料之內容摘要、數量及初步分析其保存價值： ◎學校籌備期檔案--籌備處組織規程、印模報備、校園規劃徵圖要點、設校預定地土地清冊…等。 ◎議事類檔案--校務會議紀錄、校務發展委員會紀錄、行政會議紀錄、經費稽核委員會紀錄、校務基金管理委員會紀錄…等 ◎法規彙編類檔案--教務章則彙編、分層負責明細表及人事服務手冊…等。 ◎計畫書類檔案--本校78-82中程發展計畫、學術發展計畫暨其執行概況、校園網路規劃書…等。 ◎報告類檔案--78年、79年赴日考察報告，79-98年度報告、各系所、學院自我評鑑報告…等。

五、整理所徵集之檔案資料 整理第1次徵集所獲檔案資料之內容摘要、數量及初步分析其保存價值： ◎新聞剪報類檔案--78-80年、86年、88年新聞剪報及87、88年秘書室新聞稿等。 ◎學校刊物類檔案--本校校刊、校慶特刊、致遠報、紫荊週報、週報、系所簡介…等。 ◎照片類檔案--創校時期影像紀錄。 ◎光碟類檔案--創校至今所有學生學籍資料(在校生、畢業生)、光機電所相關檔案照片光碟。 ◎公文(自創簽)類檔案--秘書室重要會議紀錄、數位學習中心與語言中心揭牌儀式之規劃、戰國所、國際交流中心…等單位，辦理重要業務陳請校長核示之自創簽…等。

五、整理所徵集之檔案資料 整理第1次徵集所獲檔案資料之內容摘要、數量及初步分析其保存價值(以議事類為代表)：

五、整理所徵集之檔案資料 整理第1次徵集所獲檔案資料之內容摘要、數量及初步分析其保存價值(以議事類為代表)：第1次檔案徵集--校務會議紀錄

五、整理所徵集之檔案資料 整理第2次徵集所獲檔案資料之內容摘要、數量及初步分析其保存價值(學生學籍資料)：第2次檔案徵集--學士班、碩博士班學籍資料

五、整理所徵集之檔案資料 整理第2次徵集所獲檔案資料之內容摘要、數量及初步分析其保存價值(老照片)：第2次檔案徵集--整理老照片

五、整理所徵集之檔案資料 前往中國江西省徵集大陸時期(1940~1949年代)國立中正大學相關校史檔案：參訪中國南昌大學、江西師範大學、江西省檔案館

檔案徵集與保存價值鑑定 之經驗分享