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  1. Freiwillige Feuerwehr der Stadt Perg MS Access - Schulung Autor: Wolfgang Aigner, HBM [wolfgang.aigner@direkt.at]

  2. Struktur (Spalten) Datensätze (Zeilen) Relationales Datenmodell Access - Schulung Tabelle Repräsentation der Daten: Informationen + ihre Beziehungen untereinander = Relation Freiwillige Feuerwehr der Stadt Perg 31. 3. 2001

  3. MS Access: Was wollen wir tun? Access - Schulung • Struktur definieren • Tabellen • Daten eingeben • Formulare • Abfragen • Daten abfragen • Berichte • Daten ändern / löschen • Makros / Skripts • Daten ausgeben Freiwillige Feuerwehr der Stadt Perg 31. 3. 2001

  4. Struktur Access - Schulung Tabellen Formulare Berichte Abfragen Abfragen eingeben,anzeigen,ändern,löschen ausgeben Freiwillige Feuerwehr der Stadt Perg 31. 3. 2001

  5. 3-Ebenen-Modell Access - Schulung Benutzer Ebene Formular 1 Formular 2 Bericht A Formular 3 Bericht B logische Ebene Abfrage 1 Abfrage 2 Abfrage 3 Abfrage 4 Abfrage 5 interne Ebene Tabelle 2 Tabelle B Tabelle 1 Tabelle A Access dBase Freiwillige Feuerwehr der Stadt Perg 31. 3. 2001

  6. SQL Structured Query Language SELECT Nachname, Vorname, TelefonFROM edvteamWHERE Nachname LIKE ´A*´ORDER BY Nachname ASC; Beispiel: Abfragesprache Access - Schulung Standard Abfrage- / Definitions- und Manipulationssprache: Die gute Nachricht: Für MS Access braucht man Access nicht zu beherrschen - die Programmierung erfolgt graphisch / mit Assistenten. Freiwillige Feuerwehr der Stadt Perg 31. 3. 2001

  7. Dateiformat Access - Schulung Endung: *.mdb ACHTUNG: Die Dateiformate von MS Access 97 undMS Access 2000 sind nicht kompatibel! Access 97 Datenbanken müssen vor der Verwendung mit Access 2000 konvertiertwerden - können dann aber nicht mehr direkt mit Access 97 verwendet werden.Access 97 kann aber parallel zu Access 2000installiert werden. Die in der Feuerwehr verwendeten Datenbanken sindunter MS Access 97 entwickelt worden. Freiwillige Feuerwehr der Stadt Perg 31. 3. 2001

  8. Tabelle anlegen Access - Schulung • Festlegen der Spalten (Struktur) und deren Datentypen. • Datentyp: gibt an, welche Werte eine Spalte annehmen kann • TABELLEN  NEU  ENTWURFSANSICHT • Primärschlüssel: Eindeutiges Kennzeichen für einen Datensatz Freiwillige Feuerwehr der Stadt Perg 31. 3. 2001

  9. PROJEKTION SELEKTION Abfrage erstellen Access - Schulung • Sortierung, berechnete Felder • ABFRAGEN  NEU  ENTWURFSANSICHT Freiwillige Feuerwehr der Stadt Perg 31. 3. 2001

  10. Formular erstellen Access - Schulung • Eingabemaske für den Benutzer • FORMULARE  NEU  ENTWURFSANSICHT  Abfrage wählen oder • FORMULARE  NEU  FORMULAR-ASSISTENT  Abfrage wählen Freiwillige Feuerwehr der Stadt Perg 31. 3. 2001

  11. Bericht erstellen Access - Schulung • Ausgabe (auf dem Drucker) • BERICHTE  NEU  ENTWURFSANSICHT  Abfrage wählen oder • BERICHTE  NEU  FORMULAR-ASSISTENT  Abfrage wählen Freiwillige Feuerwehr der Stadt Perg 31. 3. 2001

  12. Lösungsvorschlag 1: Lösungsvorschlag 2: Erweiterte Aufgabe (1) Access - Schulung • möchte zu jedem edv-team Mitglied dessen Aufgaben speichern - wie? ? ? Freiwillige Feuerwehr der Stadt Perg 31. 3. 2001

  13. Aufgaben: Mitglieder: Primärschlüssel Fremdschlüssel Erweiterte Aufgabe (2) Access - Schulung • wie wärs mit einer zweiten Tabelle? ? Freiwillige Feuerwehr der Stadt Perg 31. 3. 2001

  14. Beziehungen festlegen Access - Schulung • EXTRAS  BEZIEHUNGEN ... • referentielle Integrität • Verknüpfungstyp Freiwillige Feuerwehr der Stadt Perg 31. 3. 2001

  15. Mitglied Aufgabe 0...n 1 ER-Diagramm Access - Schulung • ER = Entity Relationship (Objekte und deren Beziehungen) • Beziehungstypen: • 1 : 1 ... Ein Mitglied des edv-teams hat genau eine Aufgabe (+ eine Aufgabe wird von genau einem Mitglied übernommen) • 1 : n ... Ein Mitglied des edv-teams hat mehrere Aufgaben (+ eine Aufgabe wird von genau einem Mitglied übernommen) • m : n ... Ein Mitglied des edv-teams hat mehrere Aufgaben (+ eine Aufgabe kann von mehreren Mitgliedern übernommen werden) • 0 ... Ein Mitglied muss keine Aufgabe übernehmen Freiwillige Feuerwehr der Stadt Perg 31. 3. 2001

  16. Aufgaben: Mitglieder: m : n Beziehung (1) Access - Schulung • Ein Mitglied des edv-teams kann mehrere Aufgaben übernehmen, eine Aufgabe kann aber auch von mehreren Mitgliedern bearbeitet werden. • Können wir das mit unserem Modell darstellen ? ? Freiwillige Feuerwehr der Stadt Perg 31. 3. 2001

  17. Mitglieder: Mitglied_Aufgabe: m : n Beziehung (2) Access - Schulung • Einfügen einer Verknüpfungstabelle: Aufgaben: Freiwillige Feuerwehr der Stadt Perg 31. 3. 2001

  18. Schlussbemerkung Access - Schulung Am wichtigsten ist es, sich vorher genau zu überlegen, was man überhaupt will: • Welche Daten sollen gespeichert werden? • Wie stehen diese Daten in Beziehung zueinander? • Was will ich mit den gespeicherten Daten machen? Zu Beginn auf Papier planen und dann erst den Computereinschalten  das erspart viel Ärger - ich spreche aus eigener, leidvollen Erfahrung ;-) Freiwillige Feuerwehr der Stadt Perg 31. 3. 2001

  19. [ the end ] Freiwillige Feuerwehr der Stadt Perg 31. 3. 2001