吉林大学远程教育课件

1. 吉林大学远程教育课件 会计信息系统 (第三十七讲) 主讲人 :苗淑娟 学 时：48

2. 会计信息系统 第七章 账务处理系统其它设计 • 账务处理系统的输出设计 • 账务处理系统查询设计 • 系统维护

3. 会计信息系统 账务处理系统输出设计 • 输出设计的要点 • 日记账的输出 • 明细账的输出 • 总账的输出

4. 会计信息系统 输出设计的要点: 输出设计的内容 • 在手工会计信息系统环境下，会计人员根据记账凭证登记各种账簿，并根据账簿编制各种会计报表。相应地，账簿和报表就是计算机下会计信息系统的输出。关于会计报表，其内容和格式比较固定，但有些内容仅根据凭证和相当于总账的科目余额表是不能计算的，而且在现行的会计信息系统设计中，报表系统是单独存在，与账务处理系统是并行的。这样，账务处理系统的输出只包括账簿，日记账，明细账和总账。 • 实质上，账簿提供的数据主要有两类，一类是关于某个科目的“流量”数，一类是关于某个科目的“存量”数，相对应是会计科目时期数和时点数，所以，从这个角度说，账务处理系统输出主要包括“流量”数和“存量”数，即“时期”数“和“时点”数。 • 输出设计的方法：打印/显示 • 输出设计的格式：手工格式

5. 会计信息系统 日记账输出 • 所谓日记账是指对涉及到某一个特殊科目，按其发生时间的先后顺序，逐日逐笔登记的账簿，包括现金日记账和银行存款日记账，二者的手工格式基本相同。 日记账临时数据库设计 • 所有输出信息的来源是凭证库和科目代码余额库。但在处理过程中需要临时建立一些数据库文件，用来存放输出信息。 • 所谓临时数据库，就是程序运行过程中生成的，程序结束时再删除的数据库。 • 日记账临时数据库是存放日记账输出信息的，其结构与输出日记账簿的格式基本一致。前面讲过，日记账分为现金日记账和银行存款日记账，而二者的输出格式略有不同，在数据结构和程序编制上应有所差别。但考虑到程序的可读性，程序编制不宜过于复杂，因此简化一些输出项目，把现金日记账和银行存款日记账的格式统一。

6. 会计信息系统 数据库结构如下： • 字段 字段名 类型 宽度 小数 • 1 RQ D 8 日期 • 2 PZH C 6 凭证号 • 3 ZY C 30 摘要 • 4 JFJE N 12 2 借方金额 • 5 DFJE N 12 2 贷方金额 • 6 YE N 12 2 余额 • 7 BJ N 2 • Total 82 • 这样，明细账中的数据可以分成三类，一类是期初数，这类数据需要到科目余额文件中去读取；一类是发生的各笔业务，这类数据需要到记账凭证文件中去读取；第三类是期末数，它可以根据前两类数据计算后得出。

7. 会计信息系统 处理过程设计 • 1、数据的准备过程 • 将临时的日记账工作文件清空 • 给工作文件加一条空记录，在摘要一栏内填入“期初余额”字样，另外从科目余额文件中取出“现金”、“银行存款”科目的期初余额数，填入余额一栏，根据其借贷性质将“借”或“贷”填入借或贷一栏； • 从记账凭证文件中将借方科目为“现金”、“银行存款”或贷方科目为“现金”、“银行存款”的记录挑选出来，写入工作文 • 最后再给工作文件加一条空记录，在摘要一栏内填入“期末余额”字样，另外根据已有的数据算出其期末余额数，填入余额一栏，根据其借贷性质将“借”或“贷”填入借或贷一栏。 • 2、日记账的输出过程 • 输出日记账的表头部分；输出工作文件中已准备好的数据；输出日记账的表尾部分。

8. 会计信息系统 程序设计 • 日记账输出程序较前面的程序要复杂一些，这主要是因为其处理过程复杂，涉及的数据库多，有原始数据库，如凭证库和科目代码余额数据库；也有新建立的临时数据库，如日记账临时数据库、报表临时数据库等。另外，在处理过程中，对数据库的操作也很多，如记录的拷贝、追加、替换等。程序设计的要点主要有： • (1)输入界面设计 • (2)期初余额的计算:期初余额=年初余额+借方累计发生额-贷方累计发生额 • (3)日记账临时库的建立 • (4)账薄输出 (5)账簿显示 (6)账簿打印

9. 会计信息系统 程序流程图

10. 会计信息系统 明细账输出 • 明细账是指根据总账科目设置，按其所属的明细科目开设，用于记录涉及到该明细科目所有业务的账簿。根据科目的性质不同，其格式有不带数量的借贷余三栏式(现金日记账和银行存款日记账等属于这种类型)、带数量的借贷余三栏式(产成品明细账和销售明细账等属于这种类型），及多栏式(管理费用明细账等属于这种类型)等三种 。

11. 会计信息系统 • 明细账与日记账的输出过程相似，特别说明的是程序设计的要点： • 1、输入界面的设计 • 2、期初余额的计算 • 明细科目的期初余额计算是根据科目的性质来决定其借贷方的增减，具体计算公式如下： • 期初余额=年初余额+ (借方累计发生额 -贷方累计发生额)×(-1)借贷标志+1

12. 会计信息系统 3、程序流程图

13. 会计信息系统 总账输出 • 总账是指根据总账科目开设，用以记录全部经济业务核算资料的账簿。根据计算机处理的特点，总账输出有多种方法： • 第一种方法是采用目前手工登账方法，首先作科目汇总表，即将所有科目的本期借方、贷方发生额汇总在一张科目汇总表内，并将其登录到总账中去。 • 第二种方法是直接按记账凭证输出总账。如果采用人工完成，且该单位业务量较大，则总账登记的工作量也大。但用计算机实现反而简单，处理时间也短。 • 第三种方法是用月末的总账试算平衡表来代替总账。这种方法一般是手工处理常用的方法，采用计算机处理则不用。

14. 会计信息系统 总账输出设计的要点有： • 1、输入界面 • 2、科目代码的筛选 • 总账输出与明细账输出的区别在于明细账输出的是某个明细科目的业务发生额，而总账输出的是其所属的所有明细科目的业务发生额。总账输出的实现方法也非常简单，只要取明细科目代码中前三位子串等于总账科目代码的凭证记录即可，其查找条件是： • LEFT(明细科目，3)＝总账科目 • 3、程序流程图

15. 会计信息系统 3、程序流程图

16. 吉林大学远程教育课件 会计信息系统 (第三十八讲) 主讲人 :苗淑娟 学 时：48

17. 会计信息系统 账务处理系统查询设计 • 查询内容 • 查询方法 • 查询实例

18. 会计信息系统 查询内容 • 查询是计算机输出的重要形式之一，它能迅速从大量数据中查出用户所需要的信息。查询也是计算机会计系统特有的一种形式。 • 在会计核算过程中，对凭证、账簿等查询十分频繁，而手工会计是从凭证或账簿中直接获得所需信息，计算机会计信息系统则应通过所提供的查询功能模块来获取有关信息。 • 账务处理系统的查询是针对凭证、账簿、报表进行的，具体来说是对科目发生额、余额以及经济业务进行查询。

19. 会计信息系统 查询方法 • 查询方法通常取决于所给定的输入条件。 • 查询的方法是灵活多样的，一个好的计算机会计信息系统所提供的查询方式也应是很齐全的。 • (一)简单条件查询 • 这是一种以数据库某一字段作为查询条件，由用户输入该项内容，然后显示满足条件的各凭证记录内容的查询方法。 • 以记账凭证查询为例，当用户输入凭证号、日期、科目代码等其中一项内容，即可显示对应的凭证。其中有些条件可以是一段范围，如凭证号1001-1020，日期为当月的20-30日等。

20. 会计信息系统 • (二)模糊查询 • 在实际处理问题时，常常会遇到一种根据不完整的内容来查询，即所谓片言只语。 • 例如，只知道是差旅费，但不知哪一天，也不知由谁报销的；再如只知道客户姓王具体名字一时记不清了。想根据这些模糊条件来查询其详细资料，这种方法称为模糊查询。 • 模糊查询在实际使用时常常和其他条件连在一起 • (三)组合条件查询 • 所谓组合条件就是将一个或多个查询的条件通过关系和逻辑运算符连接起来，组成一个有意义的表达式，并依此进行查询。 • 进行组合条件查询设计时，首先应当在屏幕上显示字段变量及对应的含义，同时还应将逻辑符、关系运算符显示出来供选择，用户根据查询内容输入查询的条件。该方法比较灵活，它即能实现简单条件查询，又能进行模糊查询，且输入的条件一般没有限制。 • 使用该方法要求用户应具备一定的编程知识，输入条件必须完全符合语法，否则程序会显示出错而中断运行。这种方法在专业或商品化软件中一般不用。

21. 会计信息系统 查询实例设计 • (一)凭证查询 • 1、查询原理 • 与其他查询相比，凭证查询的项目最多，如日期、凭证号、摘要中的关键词、科目代码、借方金额、贷方金额等等，均可作为查询项目。既可以其中一项作为查询条件，也可某几项组合作为查询条件，前述的三种查询方法都适用。但这三种方法若分别编程，程序必然冗长且重复，为此应考虑设计一种通用的方法，既能进行单一条件的查询，又可进行组合查询。这种方法的难点是如何从多种条件组合中判断某一条件是否被采用。 • 2、凭证记录的筛选 • 3、凭证内容的显示 • （二）科目余额查询 • （三）科目发生额查询

22. 会计信息系统 系统维护 • 为保证系统的正常运行，需要不断地进行系统维护工作。 • 系统维护一般包括系统初始化、数据的增删修改、数据备份和数据恢复等工作。

23. 会计信息系统 系统初始化 • 系统初始化是手工会计和计算机会计过渡的桥梁。系统初始化的工作内容很多，如会计科目代码的设置、科目余额的设置、操作人员及其权限的设置等等。 • 系统初始化工作比较重要的就是科目及科目余额的设置。相应地科目及科目余额设置程序设计至关重要，其程序流程图如下图所示:

24. 会计信息系统

25. 吉林大学远程教育课件 会计信息系统 (第三十九讲) 主讲人 :苗淑娟 学 时：48

26. 会计信息系统 系统初始化的内容 • 初始设置相当于手工作业方式下的设置会计科目和账户，选定记账方法，设置记账凭证，确定记账程序，规定记账规则，结转期初余额等工作。在正式进行日常的制单、审核、记账和结账前必须完成初始设置工作。 1、设置新的核算单位，对财务人员进行分工 • (1)核算单位 • 首先应启动账务系统建立新的核算单位，即根据使用单位的会计核算要求，事先确定一些必要的内容，借以说明将在账务系统中处理哪家企业的账。这些内容包括：该企业的名称、代号、企业的性质以及所采用的记账方法，启用系统日期和确定该企业科目如何编码等。

27. 会计信息系统 • 代号：核算单位的代号，如01，02，11，..99等。 • 核算单位：可以是单位名称、人员姓名、各种代号等。一个核算单位也可称为“账套”，在一套通用账务处理软件中，系统可支持99个相互独立的账套同时并存。企业单位可以在这里建立自己命名的“核算单位”，并选择该“核算单位”进入系统内部进行企业各种经济业务的核算。 • 记账方法：企业单位应选择借贷记账，行政事业单位可选择收付记账或旧借贷记账。 • 科目级长：在本系统中每个科目都必须进行编号，科目如何进行编号则在此可确定编号方法，如一级总账科目编号几位长，二级科目编号几位长等，本系统规定科目编码总长为11位，默认各级科目的规则为32222基本可以满足不同单位的需要。 • 启用日期：系统自动给出。

28. 会计信息系统 (2)财务分工 • 财务分工用于规定会计人员在计算机财务系统上的分工及权限范围，比如谁管制单，谁管建账，谁管记账，谁管往来账，谁管银行对账等，财务分工可避免与业务无关人员对系统的操作；同时对属于本系统的操作员在分工上实行一定的控制，以分清业务范围，明确职责，保证系统数据安全可靠。该功能是根据会计制度中企业内部控制原则设立的。 • 第一次使用系统时选择系统管理操作员姓名：SYSTEM<Enter>，口令：SYSTEM,<Enter>。如果操作出现错误，系统会提示正确的操作员及口令。而且，操作员姓名，不允许有重复，系统默认系统管理人员为SYSTEM，只有系统管理员才有权进入<财务分工>，其姓名不可能被删除或修改。

29. 会计信息系统 2、规定结账日期 • 规定结账日期即确定每月结止登账的日期，本功能是为非月底结账的单位提供的。如有些单位为每月25日结账，26日至月底发生的业务则记入下一个月。如果选择每月月底结账，则可不用此功能，或将结账日设为空，不可输入一个日期；如果选择的不是月底结账，则需输入结账日期如25。结账日期只能在年初设定，年中不允许改变，否则将造成错误。 3、规定凭证种类 • 企事业单位为了便于登记账簿，加强财务管理，一般对记账凭证进行分类编制，但各单位的分类方法不尽相同，可按照实际单位的需要对凭证进行分类，

30. 会计信息系统 4、规定银行结算方式 • 在企业财务制度中规定，任何单位必须对本单位的货币资金加强管理。将单位登记管理的银行日记账的内容和银行登记管理的单位银行存款账的内容进行核对，以便发现问题，堵住漏洞，保护国家及企业的财产安全。所以为了便于银行对账，账务处理系统要对银行往来的结算方式加以设置。该项设置可按银行对账单上的结算方式加以定义，以便于和银行对账单进行对账。

31. 吉林大学远程教育课件 会计信息系统 (第四十讲) 主讲人 :苗淑娟 学 时：48

32. 会计信息系统 5、会计科目的设置 • 企业会计核算最重要的内容。而会计科目编码级次系统已经定义为5级，并在系统“核算单位”设置时已经确定了各级会计科目编码的长度。所以在<会计科目设置>提供了可以根据业务的需要方便地增加、插入、修改、删除、查询、打印会计科目的功能。 • 类型：即科目类型，科目类型分为：资产、负债、所有者权益、成本、损益，输入时分别以数字1、2、3、4、5表示。 • 级次：即科目级次，以数字1、2、3、4、5表示。 • 科目编码：科目编码可以用数字0-9表示，科目编码必须唯一。科目编码必须按其级次的先后建立。特别地，科目编码不能用“-”和“空格”，如“102-01”为错误编码，而名称则可以。 • 科目名称：可以是汉字或英文字母，科目名称最多可写9个汉字或18个字符。

33. 会计信息系统 • 账类：用于说明本科目是否有其它核算要求，一般账务处理软件除完成一般的总账、明细账核算外，还提供以下几种辅助核算功能： • A：记个人往来核算账；B：记单位往来核算账； • E：记银行账；S：记数量账； • W：记外币账； R：记日记账。 • 账类必须从最低级科目设起，如上级科目设有账类，但最低级科目没有设该账类，系统将不予承认。一般科目可只在其最低科目上设账类，但为了查询或输出方便，有些科目也可以在最低级和其上级都设账类。一个科目最多可设置四种辅助账。 • 单位：进行数量核算的科目的数量计量单位，可以是任何汉字或字符，如：公斤、件、吨等。

34. 会计信息系统 • 币名：进行外币核算科目的外币名称或代用符，一个科目只能核算一种外币，只有有外币核算要求的科目才允许也必须设定外币币名，可以是任何汉字或字符，如：USD、HKD、RMB或美元、日元、人民币等。这里设置的币名必须同［汇率管理］中的币名相同。 • 操作级：确定相应会计科目是否是明细级会计科目，即确定本科目在填会计凭证时是否允许使用，以及是生成明细账还是生成多栏账等。操作级只能设在科目的最低级，操作级分为“明细”或“多栏”，在填制会计凭证时，系统只允许录入“明细”级或“多栏”级科目，如若某科目最末级需设为“多栏”，则需先将最末级科目的上一级设为“明细”，然后再将最末级设为多栏科目，系统将自动将其上级明细科目标为“明多”，意思就是指本明细科目下有多栏分析科目，明细科目输出三栏明细账，明多科目可以输出多栏明细账，它以多栏科目作为多栏账的专栏。在输入操作时输1或2，“1”=明细；“2”=”“多栏”。

35. 会计信息系统 需要注意的是： • (1)本科目已被使用，不能删除，修改。 • (2)本会计科目已录入余额也将不能删除、修改。如要修改，必须先将要修改的科目余额清零，再行修改，修改完毕后要立即将余额送回。 • (3)已用过的会计科目只能增加同级科目，不能增加下级科目

36. 会计信息系统 6、设置外币核算 • 系统默认本位币为人民币，如果所用本位币为非人民币则必须将其他币种设置为本位币。 • 外币比价管理是专为外币辅助核算服务的，因外汇比价变动快、时间短、为使系统在处理有关外币核算科目账户时能及时得到较准确的汇率，以减少重新录入汇率的频次，系统特提供此功能。可随时对各种外币的汇率进行增加、修改、删除等。特别是使用月初汇率记账的用户，每月初可在此设定本月使用的记账汇率。 • 编码：即编号,位长两位。 • 国家名称：即外币所属国家名称。如：美国、日本。 • 币名：即外币名称。如：美元、日元、港元、USD、HKD • 记账汇率：用于记账的汇率，等于人民币数/外币数。 • 期末汇率：在期末计算汇兑损益时用，平时可不输入，等期末可输入期末汇率时，本汇率不作其它用途。 • 日期：开始执行日期。 

37. 会计信息系统 7、建立往来账户 • 在年初必须设置往来账户，以便在后续的操作中保持数据核算的连续性及真实性。设置往来账户主要包括确定需要进行往来核算的科目、建立往来单位账户和往来个人账户。 • (1)进行往来核算的科目，其账类设置为“B”或“A”； • (2)往来单位账户管理 • 本功能用于管理有债权债务关系往来的单位，包括单位的全称、电话、通讯地址、账号等。 • 以便在填制会计记账凭证时快速准确地输入往来单位的名称。若第一次使用通用账务系统时，应先将各常用的往来客户和供应商账户建好。

38. 会计信息系统 需要注意的是： • ①往来单位要保持每个单位的唯一性。 • ②往来单位不能为空，其它信息如全称、账号、联系人、地址等可自由处理。 • ③年末应将不再发生往来业务的往来单位删除。

39. 会计信息系统 (3)个人往来账户管理 • 个人往来账户管理用于录入与企业发生应收、应付关系的个人的姓名及其所在部门。 • 第一次使用系统时应将手工账上已经发生往来关系的个人档案目录建好，在此基础上还可以将经常和企业发生应收和应付关系的个人姓名在档案中登录，以便在发生个人往来经济业务时随时调用，加快凭证填制速度，减少分户差错。 • 个人往来目录也必须保持唯一性，同一部门人名不能相重。输入个人往来目录时，备注内容不是必输项目。

40. 会计信息系统 8、录入科目余额 • 录入科目余额的含义是：在第一次使用通用账务处理系统时，将手工账簿中相对应月份已截止记账的账簿余额逐笔录入计算机。 • 如果是第一次使用账务处理系统，须使用此功能输入科目余额。如果系统中已有上年的数据，在使用年初转账后，上年的各账户余额将自动结转到下年，当余额不平或因其它原因需要对科目余额修改时也须使用此功能。

41. 会计信息系统 实例：金蝶财务软件的初始化工作主要有： 1、账套 • (1)新建账套。 • (2)打开账套 • (3)修复账套 • (4)压缩账套 • (5)备份账套 • (6)恢复账套 • (7)账套升级

42. 会计信息系统 2、引入 • (1)引入初始数据功能用于从金蝶财务软件的其它账套中引入初始数据。 • (2)引入凭证是是从源账套中引入一定期间的某种类别的一段编号范围内的已登账凭证或未登账凭证或 • 全部凭证。 • (3)引入报表是建立多个账套后，需在各个账套中设置会计报表，而各个账套间的报表格式基本上是相同的，可以在一个账套中将报表设置格式，然后拷贝至其他账套，减少重复工作，提高工作效率。 • (4)引入摘要：将源账套内现有的摘要数据引入。 • (5)引入工资核算办法：将源账套内现有工资核算办法引入 • (6)引入标准格式凭证 3、引出：引出操作是针对标准格式凭证而言，与引入对应。

43. 会计信息系统 4、权限管理：按照分组授权进行管理的。 (1)用户组设置 • 用户组设置这一组功能主要用于对用户组进行设置和管理，提供了新增、修改、删除三项功能，可对用户组进行增加、删除等项处理。

44. 会计信息系统 (2)用户设置 • 用户设置提供了新增、改组、删除、授权四项功能，主要用于对操作员进行管理。 • 在金蝶财务软件中用户和账套是分开进行管理的，同一用户可以操作多个账套，多个用户也可以同时操作同一账套。用户是由用户名和安全码共同构成的，用户名相同而安全码不同的用户不是同一用户，反之亦然。 • 新建的用户名和安全码存放在系统中。当系统打开了一个账套时，系统首先从系统中提取当前用户的用户名和安全码，然后在要打开的账套中检查是否有打开账套的权限。如果有则系统打开账套，否则系统提示没有打开账套的权限，拒绝打开账套。 • 安全码与口令不同，安全码是识别用户身份的密码。而口令是用户登录时使用的通行口令。两者的区别概括地说就是口令正确才能登录进入系统，而只有安全码正确才能打开账套。

45. 会计信息系统 (3)用户授权范围 • 是指对该用户的操作权限所能作用的范围。用户授权范围分为三个级别： 本人 • 只能查看、处理自己所经办的业务。例如：在查询凭证时，就只能查到本人录入的凭证。不是自己录制的凭证则无法查看到，也就无法修改和审核。 本组用户 • 只能查看和处理本组用户经办的业务。例如：某用户的授权范围选择为本组用户，权限设置为“审核”，则他只能审核本组用户所做的凭证，超出范围的凭证不能审核。 所有用户 • 选择此范围则可以处理所有用户经办的业务，不论这些业务是属于哪个用户组处理范围。

46. 会计信息系统 (4)权限分配 • 管理员来进行，主要包括凭证、账簿输出、报表处理、结账处理、其它处理、工资核算处理、固定资产、财务分析、维护处理等权限分配。其中凭证处理的权限有： • 录入：录入记账凭证的权力。 • 修改：修改记账凭证的权力。 • 审核：对记账凭证审核签章及销章的权力。 • 过账：将记账凭证过账的权力。 • 查看：查看记账凭证的权力。 • 汇总：将记账凭证汇总的权力。 • 删除：删除记账凭证的权力。 • 冲销：制作冲销凭证的权力。 • 打印：将凭证打印输出的权力。 

47. 会计信息系统 二、数据备份 • 数据备份应定期进行，具体是将某一期间的凭证或科目余额文件按指定的地址进行保存，以备发生故障时，恢复数据之用。 三、数据恢复 • 数据恢复是数据备份的逆操作，以弥补故障造成的损失，