第二章会议项目开发

第二章会议项目开发 • 教学提示： • 重点：会议市场类型； • 难点：制定实施方案。

教学内容： • 会议市场细分 • 会议市场类型 • 会议项目初步筛选 • 制定实施方案

第一节会议市场 • 一、会议市场细分 • 1、市场细分概说 • 任何一个企业，无论其规模怎样庞大，都无法满足整体市场上的所有需求。由于资源有限，也为了获得最佳效益，企业必须根据自己的实际情况，有针对性地满足某一部分消费者的特定需求。（1）以消费者为中心，对市场需求进行分析，研究市场需求的不同层次和不同特点，把一个整体市场划分为若干个消费者群体，从而确定企业的目标市场的活动过程。

（2）市场细分的模式 把需求同企业的资源相联系，找到一致点，即选择当的市场作为目标市场，制定出适宜的经营策略。集中偏好模式——市场上所有消费者的偏好大致相同，集中在某一个或几个方面，显示不出很多的区分变数。分散偏好模式——市场上消费者的偏好、兴趣呈分散状态，不是集中在某一方面。群组偏好模式——市场上不同偏好的消费者组成不同的群体。

2、会议市场细分 • （1）会议市场：主办和参加会议的人们所组成的消费群体。 • （2）会议大小与市场规模： • Icca国际会议的标准统计：会议参加国4个以上，参加会议非本国人员超过50个人的各种国际会议有40万以上，总开销是2800亿美元

（3）按主办者细分： • 社团组织会议市场 • 企业会议市场 • 政府会议市场 • 工会会议市场 • 教育会议市场 • 宗教会议市场

因素社團組織公司與會人員自願必須參加決策分散；通常是委員會集中會議數量很少，但與會人員多很多，但每次會議與會人員很少回頭客潛力有，但會址必須輪換很大潛力房間預訂必須緊緊跟踪預訂固定配偶參加經常很少展品經常有；大量需要接等室服務相對較少選擇會址需要選擇有吸引力的地方刺激與會人員增加尋找方便、服務和安全地理模式地方輪換沒有固定模式籌會時間）很長（經常是2年~5年短（通常不到一支付方式個人支付主賬戶取消會議的風險最小很高；懲罰條款和預訂款方式普通到達／離開很可能提前到達很少提前到達或提前離開價格對價格很敏感；一般是優秀的談判者不太敏感會議和旅遊局參與經常利用會議局，尤其是全城大會很少與會議局聯系預訂程序一般使用郵寄答复卡和客房協調部門經常提供客房單

第二节会议市场类型 • 一、社团组织会议市场 • 1、社团组织是具有共同兴趣、爱好或目标的人群所组成的、为实现成员的共同目标、按照其章程开展活动的非营利性的社会团体组织。现在全球有大大小小4万多个国际组织.

2、国际性社团组织:在1909年，全世界共有37个政府间协定组织（IGO）和76个非政府组织（NGO）；1951年相应数字分别为123个和832个；1986年分别达到337个和2649个。而到1990年有60000多个民间社团成立 • 对于发达国家来讲，NGO（非政府组织）是一支重要的经济力量（第三部门）。因为它在就业和国家支出中占有非常重要的比例。NGO还是重要的就业渠道。1990年的德国整个非营利部门的雇员总数为100多万，相当于德国劳动力总数的3.7%。在服务行业，10个雇员中就有1个为非营利组织工作。1990年至1995年间，法国、德国、荷兰和英国4个西欧国家的非营利就业平均增长24%，占总就业增长的40%。

3、中国社团组织 • 1989年全国登记注册的民间组织只有4446家，2003年底则发展到266612家，期间年均增长速度为34%。另据民政部统计数据，截止到2005年底，我国共拥有各类社会团体168，000个，民办非企业单位146，000个，基金会999个。 • 另一统计：全国各类社团总数就达到了8，802，343个。 • 我国每万人平均拥有民间组织数量为1.45个，而法国为110.45个，美国为51.79个，巴西为12.66个，印度为10.21个，埃及为2.44个

学术交流类社团占总数的48%， 业务管理类社团占28%，文体联谊类社团占11%，利益代表类社团为6%，而公益服务类社团仅占6%。在48家利益代表类全国性社团中，有27家社团是为优势群体服务的，有17家是为中间群体服务的，只有4家是为弱势群体服务的，这与我国成立社团门槛过高（政治门槛、资金门槛和会员人数门槛），只有优势群体才有条件完全满足这些成立门槛要求有着很大的关系。

民政部最新统计，在登记的14.2121万个社会团体中，其中行业性社团41722个，专业性社团40325个，学术性社团37401个，学术性社团37401个，联合性社团19640个，其他社团2079个，而前四类社团都属于实行会员制的互益性社团，而公益服务的社团只占很小的比例。而就民办非企业单位来说，在已登记的12.4万个民办非企业单位中，其中教育类62776个，卫生类26795个，劳动类9037个，民政类7792个，科技类4522个，文化类2811个，体育类2682个，社会中介服务业1777个，法律服务业728个，其他5571个。民政部最新统计，在登记的14.2121万个社会团体中，其中行业性社团41722个，专业性社团40325个，学术性社团37401个，学术性社团37401个，联合性社团19640个，其他社团2079个，而前四类社团都属于实行会员制的互益性社团，而公益服务的社团只占很小的比例。而就民办非企业单位来说，在已登记的12.4万个民办非企业单位中，其中教育类62776个，卫生类26795个，劳动类9037个，民政类7792个，科技类4522个，文化类2811个，体育类2682个，社会中介服务业1777个，法律服务业728个，其他5571个。

4、会议对社团组织的重要意义 • 会议是社团的主要收入來源, 对保会员和收入來源有重要意义, 它们构成社团组织主要努1的方向, 并使得社团组织为之筹划和行动 • - 会议收入的形式: • 1. 展览；2. 会费/ 登记费；3. 出版物的广告费

5、社团会议类型 • （一）年会（annual convention） • 年度大会 : - 是每个社团每年一度的大型活动, 參加人數各異从50人至30000人不等, 平均出席人數约为850人 ( 男性 : 515人 , 女性 :331人 ) - 展览是社团组织会议的一个重要组成部份, 三分之二的年会都与展示会或展览一起举行 - 因为会议的规模很大, 需要集合好几家酒店一起 , 与会者按不同的需要选择入住不同的酒店 - 展览会 / 博览会 / 展示会 = 只有展示而没有会议的年会

（二）地区年会 • 国际性的社团组织在世界各地的分会各自举行的年度会议 • 这類会议的规模比世界性的年度大会小 , 人數一般在500人以内, 是中、小型酒店的最理想市场 • - 提供协助会议安排的服务或低廉的房价是获得这个市场的关键

（三）理事会和委员会会议（board and committee meetings） • 定期召开；人数10到200不等；主要在旅游胜地召开 • 委员会会议：小型；定期不定期；人数在10到50人不等； • - 一般在有吸引力的地点举行 - 被这种会议选择的酒店便有了争取承办年度大会的最佳条件和董事会成员自己公司的组织的业务

（四）专业性会议与小组讨论会（conferences & workshop） • 年度会议的补充；尤其对某一个具体项目组织学者、专家及有兴趣的人们进行讨论.耨；分为小组讨论，分会议室或套房。 • 為年會的補充 • 在技術、科學和職業界非常普遍

（五）专家（学术）研讨会，研讨会（academic）symposium, seminars與專門會議同時進行 , 但規模更少 - 經常涉及到培訓和繼續教育（六）培训课程（training courses） • 社团组织为会员单位举办的新技能、新知识；有社团出面聘请专家以降低成本。（七）其他会议 • 非正式研讨会（colloquium）；专家讨论会（panel）

6、社团组织会议的特点 • （一）会议举办频率有规律 • （二）年会筹备时间特别长 • （三）会员自愿参加 • （四）与会者常常带着会伴 • （五）会议节目内容和社会活动很重要 • （六）会议主办者事先并不清楚与会者的具体情况 • （七）会议地点经常变换 • （八）会议人数确定迟 • （九）会议组织者通常不直接与会议供应商接触

会议组织者往往请专业组织机构（pco）来帮助其具体组织、运作、管理会议，自己只成立一些诸如组织委员（organizing committee）和程序委员会（program committee）的机构来掌控会议的进程。会议供应商——pco——会议组织者——潜在会议参加者。社团会议的平均会期 3天占36.2%，4天22.6%，2天16.5%，5天12.8%，6天4.5%，1天4.4%，7天2%， 8天1%

7、影响社团组织会议选择会议场所的因素 • 重要因素主要年會其他會議 • 1、会议室的数量、大小、质量 88 63 • 2、可协商的餐饮与房间价格 82 68 • 3、食品服务质量 79 70 • 4、睡房的数量、大小、质量 78 47 • 5、结账程序的效率 57 49 • 6、入店与离店程序的效率 57 42 • 7、会议服务与设备 57 40 • 8、指派专人负责处理全部事务 52 38 • 9、可使用的展览空间 47 32 • 10、以前是否与该会场所及其员工打过交道43 42

8、会议策划者要求的会议地点的特征 • 会议策划者要求的会议地点的特征 • 1. 适当的会议空间 : 是否有是够的会议空间以使会议正常举行 • 2. 充足的客房 : 尽可能地把所有与会者安排住在同一家酒店 • 3. 足够的展示空间 : 如果会议同时 , 举行大型的展览活动就需要有在酒店内或附近有足够的展示空间 • 4. 优越地理位置 : 中心位置对很多业务繁忙的社团组织成员很重要 • 5. 服务 : 员工的专业知識对提供优良的服务十分重要

9、社团组织会议的决策人 • 1、社团组织主席、副主席（总裁、总监） • 2、秘书长 • 3、委员会主席、副主席 • 4、理事会成员 • 5、秘书

10、如何找到社团组织及其会议？ • 电话 • 在企业家喜欢看的媒体上刊登广告或宣传，比如《企业管理》《经济日报》大型的部门网站。还有中国会展网（chiaeshow.net）还有新华会展频道（xinhuanet.com/expo/） • 会展公司或会展宾馆应该树立自己的品牌。

二、企业会议市场 • 1、企业会议的类型 • （一）新产品推介会（New product Introduction meeting） • 重要性：直接影响企业的竞争力； • 带有展览场地的会展中心或会议宾馆举办，企业邀请分销商、零售商的代表和媒体记者参加； • 召开会议对新产品进行介绍、宣传，配以新产品的现场展示，必要时还通过模特进行表演（如服装、珠宝、手表、提包等新产品推介会）或助阵（如汽车新产品推介会），会议和展示之后要举行宴会、酒会甚至娱乐性演出招待客人。

(二)销售会议（sale meeting） • 企业会议市场中最大的一部分。分类：销售经理参加的全球性销售会（3-4天）；销售人员参加的全国性销售会议；地区销售经理参加的地区性销售会议（2-3天）。 • 与会议营销要区别开。

(三)管理会议 • 有定期召开的：董事会会议，中层以上管理人员年度总结会；为了解决出现问题的临时会议。 • 需要优良的服务，是潜在的客户。

（四）培训会议 • 培训会议也是专业型会议，通常是企业内部或者教育部门举办。除带有研讨性质外，更多的是技能交流及知识传授，所以培训会议对场地的要求相对较高——除了一般的封闭式会场外，应该还有各类拓展训练设施或者场地，可能的话还应该有高品质的休闲放松场地。培训会议的关键点：场地、培训设施及培训师。

用一个会期对某类专业人员进行的有关业务知识方面的技能训练或新观念、新知识方面的理论培训，培训会议形式可采用讲座、讨论、演示等形式。用一个会期对某类专业人员进行的有关业务知识方面的技能训练或新观念、新知识方面的理论培训，培训会议形式可采用讲座、讨论、演示等形式。新员工培训生产工人的技术技能培训销售人员艺术培训管理人员的管理知识培训（各类独立于企业的培训）场地：企业内，宾馆人数：50人内时间：1到3天

（五）专业/技术大会（professional /technical meetings） • 专业知识更新，采取研讨会、专家讨论会、学术研讨会

(六)股东大会 • 股东大会是由股东参与公司重大决策的一种组织形式，是股份公司的最高权利机关，是股东履行自己的责任，行使自己权利的机构与场所。 • 一天时间，包括午餐和咖啡（茶）点。对会议、餐饮服务要求很高

(七) 学术研讨会 • 产品技术含量高，有实力的大型企业，会出资召开自己产品有关的学术会议。其作用： • 树立和巩固龙头地位 • 通过媒体宣传得到应有的社会影响效果 • 加强与政府、其他上下游企业之间的关系。研讨型会议通常专业性较强，参与的人数不是很多，除非是行业标准讨论，一般不会超过100人。这类研讨会的关键点是会场及地点选择。会场——除一般性的主会场外，通常需要一些小型会所以便分组讨论。主会场的布置除保留主持人外，其他座位应当体现平等精神，发言用的麦克风应该每个座位都有——除非人数小于15人。关于地点，通常选择相对封闭、安静、利于保密的地点，最好能在郊区环境优美会所——应当满足夜间娱乐休闲、团队精神训练、场景变换、交通相对方便等要求。

（八）奖励会议（incentive meeting） • 对超额完成任务的、工作表现突出的员工…… • 1.企业经营者面对市场竞争，必须不断构思新的激励方案。以提升公司的生产力。已在欧美盛行多年以奖励会议旅游作为高赏达到营业目标对公司有功人员的激励方式，近年来也日渐走入我国各大企业。

2.奖励会议旅游的对象，通常是各企业团体中千挑万选选出来的有功人士，企业为奖励及特别感谢这些优秀人才，才会精心策划所谓的奖励会议旅游。一般来讲，外商公司（美商，欧洲商，日商等）较本国企业更具有奖励会议旅游的概念，更容易接受新奇的建议及构想，而一般海外的奖励会议旅游又较受员工的欢迎。

3、以企业个别而论，高利润重视个人业绩的行为如：直销，保险及人力密集的制造业，最需要有奖励会议旅游的观念；高科技产业，公司规模大，制度越健全，越需要举办奖励会议旅游。 • 4、企业常借着举办奖励会议旅游活动，鼓励经销商，业务人员在一定时间内完成不同的销售目标，在根据每一经销商，业务人员达成的营运绩效招待各式国内外奖励会议旅游。

5、各机关团体，公司，为提高员工或协力厂商对产品之认识，强化服务质量也常依各阶段不同行销规划需要，安排会议，参展，训练等教育旅游促销活动，以发挥高效率的团队合作精神，提高企业的经营绩效。 6、奖励会议旅游不同于一般常规的旅游行程，而是一种非常专业的旅游型态，因此事先必须针对委办的企业进行了解，了解企业举办奖励会议旅游的目的与期待达成之目标，再依经营预算，企业运营性质，配合企业的需要整体规划，配合企业的期待。

7、选择一家对奖励会议旅游的定义及目的有深入的了解并已多次成功办理过大型奖励会议旅游活动的专业奖励会议旅游策划实施者，共同规划企业的年度奖励会议旅游活动，是企业能否达到别出心裁，成功安排出预期奖励会议旅游的效果的要决。只有了解企业奖励会议旅游的需求及预期达到的效果，才能凭借专业，实力以及丰富的实战经验为企业量身定制专属的奖励会议旅游。

2、企业会议的特点 • （1）.会议举行频率多无规律(时间周期time cycle) • 除了股东大会、年度销售会议和奖励会议之外,公司全年都有可能举行会议,一般会议多在每周工作日时间举行. • （2）.会议筹备时间短(lead time) • 股东大会提前一年 • 年度销售会议8—12月 • 奖励会议8—12月 • 技术大会：24 • 其他会议2-6月 • 危机会议：数小时

3.地理位置location 4. 会址(饭店)类型types of hotels for convention & meetings 一般来说,公司会议策划者使用的饭店类型,首先是市区饭店,然后是度假饭店和郊区饭店. 5.出席情况attendance 根据国际会议组织的,有2210名公司会议策划人员参与的2000年度公司会议市场调查结果表明,大多数会议的参与人数少于500人,只有7%的会议代表人数达标1000人以上. 6.会议期限length of conventions& mettings 绝大多数公司会议是短会,某些会议仅限制在一天,有些会议的会期可长达五天,但三天会期大约是最为普通的,最经常的是客人在会议开始前一天晚上到达,这样在第二天上午,会议就可早点开始.

7. 会议的多次预定 reservation for convention & meetings 对大型公司来讲,一个会议要在全国各地几个地方反复召开,这对饭店连锁公司说是件大好事.公司会议决策者如果需要在几个地方预定会议,只需要将他的要求解释一次,便可让饭店连锁公司在各地的饭店里为他的公司所召开的会议提供相同的服务,为公司会议提供同样的“一地统办”服务. 8. 一次会议,一张支票 one master bill for one convention or one meeting 一个饭店允许用有一张支票支付所有的服务项目是一种很好的会议结帐方式.这是会议业务的一种需求,许多公司为他们的雇员支付会议期间在饭店的一切费用. 9.会议业务会带出其他的业务 other businesses generated from convention & meeting business 接待公司会议可有促销宴会,娱乐,会后旅游,配偶活动和酒吧等其他业务的机会.

3、企业会议的会期 • 1天到5天之间，最长的就是奖励会议。注重实效这是生产性组织的基本特点。

4、影响企业会议选择会议场所的重要因素

影响奖励旅游会议策划者选择会议场所的重要因素影响奖励旅游会议策划者选择会议场所的重要因素

5、企业会议决策人 • 办公室主任 • 总经理（总裁、副总经理、副总裁） • 市场营销部经理 • 人力资源部经理（人力资源总监、培训总监） • 董事会秘书

6、如何找到企业会议 • 电话黄页；广告；人脉关系；杂志《企业管理》《经济日报》等 • 网络

7、会议营销的产生 • 营销的核心就是在消费者心目中建立对品牌的信任，并长期的维护这种信任，在竞争日益激烈，市场高度同质化的今天，仅凭产品本身往往难达到这一目的，还要与消费者进行针对性宣传，提供真诚地服务，有效地营销策略都是极具个性化的，只有精确的锁定目标消费者，并与之开展一对一的沟通，满足消费者差异化的需求，方能提高满意度，增强品牌忠诚，使企业得到长期的发展。

会议营销正是建立在一对一互动沟通基础上的一种整合服务营销体系，主要是通过建立消费者资料库，收集目标消费者的资料，并且对这些资料进行分析、归纳和整理，筛选出特定的销售对象，然后利用会议的形式，运用心理学、行为学、传播学等理念，与消费者面对面的进行有针对性的宣传、服务，以便达成销售的一种营销模式，它涉及了信息的收集和有效化处理、目标人群的前期联系、现场的组织及跟进服务等方面。会议营销正是建立在一对一互动沟通基础上的一种整合服务营销体系，主要是通过建立消费者资料库，收集目标消费者的资料，并且对这些资料进行分析、归纳和整理，筛选出特定的销售对象，然后利用会议的形式，运用心理学、行为学、传播学等理念，与消费者面对面的进行有针对性的宣传、服务，以便达成销售的一种营销模式，它涉及了信息的收集和有效化处理、目标人群的前期联系、现场的组织及跟进服务等方面。

会议营销的前身就是活动营销，活动营销分室内与室外，会议营销就是室内活动营销，室内活动营销具体讲是把消费者从室外请进室内进行宣销的过程，而这个过程的演变是由于市场环境的变化而来的。会议只是此种营销模式的形式而已，会议营销核心是品牌与消费者之间的、消费者与消费者之间的深度互动式的沟通，会议营销的最终目的是通过向消费者提供全方位、多角度的服务以便与消费者建立长久的、稳固的关系，从而提高消费者满意度和忠诚度。会议营销的前身就是活动营销，活动营销分室内与室外，会议营销就是室内活动营销，室内活动营销具体讲是把消费者从室外请进室内进行宣销的过程，而这个过程的演变是由于市场环境的变化而来的。会议只是此种营销模式的形式而已，会议营销核心是品牌与消费者之间的、消费者与消费者之间的深度互动式的沟通，会议营销的最终目的是通过向消费者提供全方位、多角度的服务以便与消费者建立长久的、稳固的关系，从而提高消费者满意度和忠诚度。

会议营销属于单层直销，是对数据库营销中聚会销售环节的发挥和放大。就是通过收集目标顾客信息，建立顾客数据库，并且对顾客数据进行分析、筛选、归档和整理，确定准确的销售对象，然后利用组织会议等形式，运用消费者心理学和消费者行为学等理念，进行有针对性销售的一种营销模式。它涉及信息的收集和有效化处理、目标人群的前期联系、现场的组织及跟进服务等。会议营销属于单层直销，是对数据库营销中聚会销售环节的发挥和放大。就是通过收集目标顾客信息，建立顾客数据库，并且对顾客数据进行分析、筛选、归档和整理，确定准确的销售对象，然后利用组织会议等形式，运用消费者心理学和消费者行为学等理念，进行有针对性销售的一种营销模式。它涉及信息的收集和有效化处理、目标人群的前期联系、现场的组织及跟进服务等。

现在会议营销的主要经营模式： • 科普式 • 旅游式 • 联谊式 • 餐饮式 • 爱心式 • 答谢式。

第二章 会议项目开发