志书的行文规范和编写要求

1. 志书的行文规范和编写要求 主讲人：梁德珍

2. 一、志书的基本体裁 • 地方志的体裁一般包含述、记、志、传、图、表、录七种等。中国地方志指导小组2008年9月16日制定的《地方志书质量规定》增加了索引，成为八种。就是说索引是第二轮志书编纂必须具备的体裁之一。

3. （一）述：包括全志总概述、编章下无题概述运用的体裁。（一）述：包括全志总概述、编章下无题概述运用的体裁。 • （二）记：包括大事记、专题记述、附记和编后记。 • （三）志：就是志书的主体部分。作用是分门别类，记述各项事物。 • （四）传：就是人物传略，记述人物的一种体裁。志书中关于人物的记述除了传之外，还有略、简介、名录、表等。

4. （五）图：即各种地图、图片、照片等。 • （六）表：就是各种表格。包括统计表、一览表、人物表。 • （七）录：就是附录，凡门类志中不便收录而又有存史价值的文件、文稿、名录、奇闻轶事等，均可收录。 • （八）索引：起指引查阅的作用。因此要名称概念清楚，标注页码准确。

5. 二、志书的行文规范 （一） 文体、文风要求 • 第一条，志书的记述，除引文外，一律使用规范的现代语体文记述，不用文言文、文白相夹的半文言文、方言、土语、俗语和口头语。不用总结报告、新闻报道、文学作品、教科书、论文等写法。

6. 下面举几个例子进行说明： • 如：（1）总结报告式语言 • 在送来的志稿中有这样写的：“这些私招工人的单位，违反了劳动法令，必须及时纠正。”在这句话中“必须及时纠正”明显是领导作批示的口气，如果说我们想用这个材料来反映当时的这种情况，那么应改写为：“这些私招工人的单位，违反了劳动法令，被责令纠正。”

7. （2）口号式语言 • “全县人民正在党和人民政府的领导下，奋发图强，艰苦奋斗，誓把我县建设成为一个文明、昌盛、富饶、美丽的好地方。”像这种口号式的语言也不允许在志书中出现。 • （3）空发议论写法 • 例如： “一座欣欣向荣的社会主义小城市在冀中平原崛起了!它是改革开放的产物，是发展社会主义市场经济的必然结果。”

8. （4）教科书式写法。 • 如：送来的志稿有这样写的：“年度计划是根据国家下达的指导性的计划任务和市场需求编制的年度内有关生产、技术、财务等方面的计划。”这就是对年度计划作解释。

9. 第二条，行文严谨、朴实、简洁、流畅。除引文和特殊情况外，以第三人称记述，不用第一人称。第二条，行文严谨、朴实、简洁、流畅。除引文和特殊情况外，以第三人称记述，不用第一人称。 • 志书是记事、纪实的资料性文献，它的价值在于真实和科学。这就决定了志书行文中不能滥用形容词，有什么就记什么，该详的详，该略的略，尽量做到文约事丰，同时文字语言还要让群众容易理解和接受。

10. 例如：志稿中有这样写的 “中国共产党十一届三中全会以后，县委、县人民政府领导带头尊重知识，尊重人才，把一大批学有所长的知识分子提拔到各级领导岗位；并拨出专款兴建‘招贤大楼’，招贤进才，为振兴我县的经济而努力创造条件。”其中的语言有为县领导评功摆好之嫌，过分渲染。失去了志书的朴实性。 应改写为：“十一届三中全会以后，县委、县人民政府兴建‘招贤大楼’，安置知识分子多少人。”要用具体的数据资料来说明。

11. 又如：“回顾过去，令人振奋；展望未来，信心百倍”；“改革开放的春风吹遍大地”； “海南乡镇企业取得了一些成绩，但是与先进地区相比还是落后的，差距是悬殊的。造成落后的原因是多方面的。但是主要地由于海南岛地处国防前哨，长期备战。地方工业落后，基础差，商品经济不发达，没有大的工业辐射。”此话均属空话套话，写了则显得累赘。失去志书语言的简洁性。

12. 要求“以第三人称记述，不用第一人称”。也就是说行文中不要出现“我党、我国、我市、我县、我厅、我局等”第一人称这样的字眼，一律采用第三人称来记述。比如“白沙县公安局”，不能写成“我局”。“白沙县”不能写成“我县”。像“我局”、“我县”这种表述明显是第一人称的表述。要求“以第三人称记述，不用第一人称”。也就是说行文中不要出现“我党、我国、我市、我县、我厅、我局等”第一人称这样的字眼，一律采用第三人称来记述。比如“白沙县公安局”，不能写成“我局”。“白沙县”不能写成“我县”。像“我局”、“我县”这种表述明显是第一人称的表述。 • 第三条，使用规范汉字，用词概念准确 ，符合现代汉语法规范。使用口语、方言、土语、俗语适当；不滥用时态助词；慎用评价词语；不用模糊、空泛词句。时间、空间概念表述准确具体，指代明确。

13. 举个例子： “600多烈士为革命英勇捐躯，名垂青史。” 这句话语法上出现差误，导致逻辑混乱。不符合现代汉语语法规范。“烈士”为已牺牲之人，“烈士献出生命”逻辑不通。“烈士”应改为“革命志士”或“仁人志士”。 • 志稿中也常出现使用口头语书写的。如在海南方言中，经常是“不、没、无”都是同一发音。所以在志稿中常出现把“没钱”写成“不钱或无钱”。“有没有”写成“有不有”。

14. 在志书中不能出现模糊时间概念的词语，如“不久、过去、后来、目前，最近、近来”等这种词语，时间书写要准确、具体。可具体到某年、某月、某日。如“1965年、1987年5月、1988年8月1日”等等。在志书中不能出现模糊时间概念的词语，如“不久、过去、后来、目前，最近、近来”等这种词语，时间书写要准确、具体。可具体到某年、某月、某日。如“1965年、1987年5月、1988年8月1日”等等。 • 在志稿中也常有出现使用评价语和空泛词句。 • 评价语。如“海南乡镇企业取得的初步成绩，充分显示了它在推动海南经济发展中的重要地位和作用。”这种评价语最好慎用。

15. 第四条，无知识性和常识性错误。不乱改科学定律、理论概念、政治术语、历史典籍、名家名言的提法和内涵等。第四条，无知识性和常识性错误。不乱改科学定律、理论概念、政治术语、历史典籍、名家名言的提法和内涵等。 • （二）、名称、称谓要求 • 第五条，各种组织、机构、法律法规、文件、会议等专有名称使用全称。需要使用简称的，在适当地方括注于全称之后。简称概念准确规范，不产生歧义。如：改革开放后的三来一补 ；五讲四美三热爱等等。这些专有名称，首次出现时，可在当页脚注全称。

16. 机构、单位在同一条目中首次出现时，用全称。再次出现时可用规范的简称。如：第一次出现时写“昌江黎族自治县（简称昌江县）”，再次出现时可用简称“昌江县”。 • 第六条，不同时期的国家、团体、机构、职务等名称，均用当时名称。历史朝代名称使用规范的通称，以新版《现代汉语词典》附录的中国历代纪元表为准。

17. 第七条，今地名使用各级政府审定的标准地名。历史地名使用当时名称，括注志书下限时名称。涉及其他行政区域地名的，其行政隶属关系明确。第七条，今地名使用各级政府审定的标准地名。历史地名使用当时名称，括注志书下限时名称。涉及其他行政区域地名的，其行政隶属关系明确。 • 地名应以本地地名普查办公室核定的地名为准，不能任意简写或通假。 • 政区名称，如市、区、县、乡、村、街道等，均按记事当时名称书写。如：1990年这条街道叫“人民路”，2000年改为“解放路”，至2010年还叫解放路，那么应写成人民路（今解放路）”。

18. 第八条，跨区域的山脉、河流、湖泊、水库、公路、铁路、航线、文物、名胜古迹、重大事件等，其名称和数据以国家有关部门公布的为准。第八条，跨区域的山脉、河流、湖泊、水库、公路、铁路、航线、文物、名胜古迹、重大事件等，其名称和数据以国家有关部门公布的为准。 • 第九条，人物直书姓名，不冠褒贬词语，不在姓名后加身份词；必须说明身份的，首次出现时在姓名前冠以职务（职称）。 • 如必须说明身份的在姓名前冠以职务（职称）。如“白沙县县长XX，海南大学教授XX”。

19. 第十条，译名准确。外国国名和常见的地名、人名、党派、政府机构、报刊等译名，以新华通讯社译名为准。新华通讯社没有译名的，首次使用译名时括注外文全称。第十条，译名准确。外国国名和常见的地名、人名、党派、政府机构、报刊等译名，以新华通讯社译名为准。新华通讯社没有译名的，首次使用译名时括注外文全称。 • 第十一条，生物、矿物名称，使用学名。记述自然资源涉及本地生物名称的，首次出现时采用二名法，括注本地俗名。如西红柿（番茄），番薯（红薯、地瓜、甘薯），鸡屎藤（牛皮冻、臭腥藤、红骨蛇、鸡矢藤）。

20. （三）表、图要求 • 第十二条，表格包括表序、表题、表体和必要的表注等。表题的时间、范围、主体内容和表格性质等要素齐全。全书表格样式、编号统一。 • 表序号一般标注到编——章——节三个层次。如第五编第三章第六个表，那么表序号应用阿拉伯数字写成“表5—3—6”标注在表格的左上方。一个完整的表题应包含有时间、范围、主体内容、表格性质这些要素。如表题“1990年至2010年白沙县普通高中教育基本情况统计表”，就是一个完整的表题。

21. 其中的时间是“1990年至2010年”，范围是“白沙县”，主体内容是“普通高中教育基本情况”，表格性质是“统计表”。表格的右上方要标明表的计量单位。表格样式统一用经纬线分明，两边不封边，栏目中要有具体内容，如转页续表，须在表体上面左侧注明“续上表”字样。所有图、表紧随其文，不在图、表之前标“附”字，或“见某某表（图）”之类的文字。其中的时间是“1990年至2010年”，范围是“白沙县”，主体内容是“普通高中教育基本情况”，表格性质是“统计表”。表格的右上方要标明表的计量单位。表格样式统一用经纬线分明，两边不封边，栏目中要有具体内容，如转页续表，须在表体上面左侧注明“续上表”字样。所有图、表紧随其文，不在图、表之前标“附”字，或“见某某表（图）”之类的文字。 • 第十三条，文中图统一编号。 • 另外入志图照均须有简练、准确的文字说明。应注明照片的时间，主要内容，涉及的人物应标出主要人物的位置、拍摄者或供稿人（单位）等。

22. （四）数字、计量、标点符号要求 • 第十四条，统计数据的使用，符合国家统计法律、法规的有关规定，数据的定义、含义、统计口径和计算方法等清楚、准确，不错用、滥用。 • 第十五条，数字、量和单位、标点符号的使用规范统一，符合国家有关标准的规定。 • 数字的表述，按中华人民共和国1996年6月1日实施的《出版物上数字用法的规定》执行。计量单位名称、符号的使用，一律采用中华人民共和国法定计量单位。行文中所有标点符号，一律以中华人民共和国1996年6月1日实施的《标点符号用法》为准。（具体可查看海南省地方志办公室编的《方志编纂手册》）

23. （五）、时间表述要求 • 第十六条 公历世纪、年代、年、月、日和时刻的表述，用阿拉伯数字书写，一律按中华人民共和国1996年6月1日实施的《出版物上数字用法的规定》第五条执行。 • 如公元前8年不能写成公元前八年。20世纪60年代不能写成二十世纪六十年代。 • 第十七条 年份不能简写。如1996年不能写成“96年”或“九六年”。 • 第十八条 世纪、年代的起迄和人的生卒年用波浪线连接号“～”表示。如：20世纪～30世纪、1956年～1990年（或1956年至1990年）；王国兴（1894～1975）等。

24. 第十九 历史纪年书写。中华人民共和国成立前，采用朝代年号纪年，括注相应的公元纪年。清代及清代前的纪年用汉字书写，民国纪年用阿拉伯数字书写。如：民国5年（1916年），其中的“5年”不能写成“五年”。 • 第二十条 时间表述要准确、具体，不用模糊的时间概念。 • 如：“本世纪初、本世纪末、去年、目前、当前、从前、很早以前、前几年、多年来、近来、最近、至今”等，这些都属于模糊时间概念，不能出现在志书中。 • 六、注释、引文要求 • 第二十一条 注释符合学术规范，便于查找原文。注释形式全书统一。引文和重要资料注明出处。

25. 三、编写志书初稿的基本要求 • （一）纪事的基本方法 • 1、把握基本体裁 • 方志撰稿，按照拟定的篇目，对纲目内容所确定的纪事单元，一个一个地按照年月日的时间顺序，把所记对象发展变化的前因后果、起伏跌宕、成功失败等的来龙去脉记述清楚。要一事一记，以节或目为叙事单元，不要几件事混在一起写。比如《白沙县志》第二篇第二章第一节性别结构，那么这节只写性别结构，不能把年龄结构的内容写进来。所以年龄结构只能另设一节来写 。

26. 2、要注重纪事的延续性 • 在续修时，就应当接续前志所记的事物，而这个“接续 ”，不是上下限时间上的简单对接，而是通过背景资料的“搭桥”过渡，作为对前志接叙的前提，保持事物沿革的连续性、发展脉络的清晰性。写法举例：记“旧城改造”：“截至1985年，城区拆迁旧房233户，拆迁面积1.4万平方米。1986年，县政府将旧城改造纳入新区建设总体规划，加快了旧城改造速度，当年就拆迁旧房129户，共6500平方米。”

27. 3、轻描常规活动 • 按照方志纪事“详殊略同”的原则，记述年复一年的常规活动宜轻描淡写。即主要记述事物量变的进程，内容包括事物的环境条件，量的变化、发展障碍及处理、阶段成果和效益等，忌对量变挂流水账。如有部志稿的《公安·严打斗争》，便是从上限起，逐年将年内的春秋两次“严打”战役和每个战役中的若干专项治理的“战况”作登记式记载，内容包括出动多少警力、打掉多少各类犯罪团伙、抓获多少各类犯罪嫌疑人、缴获多少非法持有的枪支及管制刀具、收缴多少毒品及各类赃款赃物等，一个条目写了近1万字。对每年的情况可以用表格的形式来体现。

28. 4、突出记述事物质变 • 撰稿的操作方法是：首先交代该事物的背景，即该事物在上限前的状况和在变革前的状况，文字简约，作为铺垫；接着记述变革动因，包括环境和条件、矛盾或问题；第三步记质变，这是记述该事物中的“重中之重”，内容有：决策依据、出台的政策、工作机构或组织、采取的重要举措、运作中阻力或困难化解、与事物有直接影响的主要人物等；第四步记结果。上述各个环节，均按时间顺序和事物发展脉络进行记叙，写出事物发展变化规律。

29. 写法举例：记组织工作中的“干部安置”：“派遣安置大中专毕业生工作，1986年后继续执行此前的‘专业对口，充实基层，妥善安排，合理使用’的原则，到1999年共安置2691人，年均207人。从2000年起，按照上级规定，大中专生不再统配统分，实行进入人才市场双向选择的政策。”也就是说1999年前大学生分配政策是统配统分，到2000年后，大学生分配政策是人材市场双向选择。以政策调整情况作为后志的背景，体现了不同时期的行政特点。写法举例：记组织工作中的“干部安置”：“派遣安置大中专毕业生工作，1986年后继续执行此前的‘专业对口，充实基层，妥善安排，合理使用’的原则，到1999年共安置2691人，年均207人。从2000年起，按照上级规定，大中专生不再统配统分，实行进入人才市场双向选择的政策。”也就是说1999年前大学生分配政策是统配统分，到2000年后，大学生分配政策是人材市场双向选择。以政策调整情况作为后志的背景，体现了不同时期的行政特点。

30. 5、重点时段作比较 • 重点时段包括三个时间段：第一基准时段，也就是事物的发生年，也就上限时间年，如二轮县志的上限时间为1990年，这就是基准时间段。续修事物的比较基准时段在该事物上一轮修志的下限年份。第一轮《昌江县志》下限是1990年，所以基准时段是1990年。第二主要时段。主要是各个五年计划结束的年份。以及事物发生质变的年份。比如，五年规划的结束年份1985、1990、1995、2000、2005年等，把这些重要年份的资料作比较，如果1995年到2000年之间的1998年事物发生很大的变化，虽然1998年不是五年规划的结束年，但这一年也要把它作为事物发生质变年份的重要时段资料来进行记述比较。第三是下限时段。不能因受手头资料制约而将纪事下限时段的资料忽略不计。总的来说，事物的发端就上限年度的资料要有，现状就是下限年度的资料不能缺。重点要记转折点，也就是事物发生变化的关键年份。

31. 四、续志事条背景的写法 1．以发展速度或程度作背景 记述各行各业工作成就方面的事物，多以相关指标实现程度来证明成绩或证实发展速度，以第一轮志书所记该事物的进展程度作背景，在二轮志书中能为同一事物的发展程度或速度起到铺垫、对比的作用。 写法举例：记“城乡储蓄”：“1985年末，全县城乡居民存款共计1.014元（城镇6684万元，农村3463万元），到1996年末增加到位10.67亿元（城镇6.74亿元，农村3.93亿元），增加了10倍。通过1985年和1996年两个数据的比较，可以看出城乡居民存款的增长速度。

32. 2．以新技术应用作背景 写法举例：记“推广 ‘免耕法…’”： ：1984年，农业部门总结70年代以来小麦板田开厢撒播和撬窝点播的经验，用于稻田免耕试验，经过两年小片试点，产量高于同类土壤翻耕过的田块，遂于1988年起在全县逐步推广。”通过用‘免耕法…’这种生产技术作为背景资料，可以看出产量的提高，从而说明推广的原因。

33. 3．以政策调整变化作背景 写法举例：记组织工作中的“干部安置”：“派遣安置大中专毕业生工作，1986年后继续执行此前的‘专业对口，充实基层，妥善安排，合理使用’的原则，到1999年共安置2691人，年均207人。从2000年起，按照上级规定，大中专生不再统配统分，实行进入人才市场双向选择的政策。” 也就是说1999年前大学生分配政策是统配统分，到2000年后，大学生分配政策是人材市场双向选择。以政策调整情况作为后志的背景，体现了不同时期的行政特点。

34. 4．以转换工作机制作背景 写法举例：记纪检工作的“信访管理”：“纪检信访工作，1988年前实行目标管理，按上级下达指标完成任务，其间从1984年起连续三年达标。从1998年起采取抓自办、抓记载、抓审签、抓材料的新机制，使信访办结率和结案率连年实现两个百分之百，超过下达指标。”转换机制前采取的是“按上级下达指标完成任务”。转换机制后采取的是“抓自办、抓记载、抓审签、抓材料的新机制”，采取新机制后，“办结率和结案率连年实现两个百分之百，超过下达指标。”交待这样的背景材料，充分证实后来机制转换的必须性和必要性。

35. 5．以上级相关规定为背景 写法举例：记组织工作中的“干部选拔任用制度”：“1986年前后，按照中央组织部关于选拔任用干部的规定，实行调任制。1991年中组部下发《关于选拔任用干部的规定》，从是年起，改为民主推荐、公开选拔的制度……”。这样写清楚了1986年的干部调任制后来调整为民主推荐、公开挺拔制度是依据1991年中组部下发的《关于选拔任用干部的规定》。所以将上级的相关规定作背景，有效地说明该事物演化的缘由。

36. 四、撰稿常见问题 • 1．纪事的极端性 • 方志撰稿在寓褒贬上要防止极端化，即常说的“一种倾向掩盖另一种倾向”。比如：在记述市场经济时否定解放后社会主义计划经济的历史作用；撰稿一定要遵循“凡例”所确定的基本指导思想，中央没有定性的历史事件，只记述不寓褒贬。

37. 2．挂流水账 • 方志纪事，每轮修志断限跨度时间长，又不能像写工作总结那样归纳概括，于是有的志稿便将一些事物的流程按年月登记下来，如同挂流水账。有部志稿的《公安·严打斗争》，便是从上限起，逐年将年内的春秋两次“严打”战役和每个战役中的若干专项治理的“战况”作登记式记载，内容包括出动多少警力、打掉多少各类犯罪团伙、抓获多少各类犯罪嫌疑人、缴获多少非法持有的枪支及管制刀具、收缴多少毒品及各类赃款赃物等，一个条目写了近1万字。特别是对于年复一年的常规活动，在纪事时很容易挂流水账。这种挂流水账的写法，看不出事物发展的重点、要点、经验、得失。

38. 3．教科书式 • 比如有部志书在“人口篇”的“生育率”事条下记道：“总合生育率，即现在各年龄妇女生育率的合计数。1981年按5岁一组计算年龄，得生育率之和514. 75‰，乘以5，得总和生育率2.5（个）。”数据是用来说明或证实事物发展变化程度的，如果数据离开所记事物而作自我解释，那就脱离了方志体例，成为数学教学了。

39. 4．用议论取代纪实 • 有部志书“人口”篇的“行业职业结构”一节中，在对从事脑力劳动和体力劳动的人口进行统计之后写道：“这里说明的问题是，现有工作人员行业结构多处在低层次状态。社会生产力水平越高，科学文化越发达，经济结构就会向资金、知识和技术密集型转移，智力型脑力劳动者人数在劳动力总人数中占的比重必然增高。”类似议论，属于讲道理、揭示规律方面的，志书要采取“寓”的方法，用资料说话，褒贬含于纪事之中；属于对所记事物的规矩、标准、原则、方法进行了解释说明的，要采用随文注释的方法处理，不宜混合在纪事之中。

40. 5．以复述公文代替纪事 • 有的纪事条目，大段照抄了上级相关文件，却没有记述执行文件精神的作为。如有部志书在“水利工程”管理一节中是这样记的：“为确保水利工程安全运行，各工程管理单位严格按照省《水利工程管理条例》有关规定进行管理，该《条例》规定：一……（以上是《条例》中的7个条款原文）”方志纪事有的需要引文，以说明地方执行了上级相关文件精神，记述时不能以全抄文件的形式出现，而宜加行为动词，即在记述中将文牍改为行文。如果文件对指导地方工作举足轻重，可将该文收入附录的“文献辑存”。

41. 6．词条式 地方志的纪事单元是事条而不是词条，是纪实而不是解释词语。有部志稿对“集约化养鱼”的记述是：“集约化养鱼，即采用先进的饲养管理方法，在小水体内，为高密度养殖鱼类创造最适宜的生长、发育环境，通过加快鱼类生长速度和提高鱼类群体产量，而在较短期获得高产、高效的养殖方式。”类似这种记述的处理是“寓释于记”，要把需要解释的名词、术语、原理融汇于记述之中。该事条在总纂时改成了这样：“1988年县首创的渠道金属网围流水养鱼及其配套技术，以其小水体、高密度、高效益、低成本通过部级鉴定认可，之后大面积推广，并在水质、配合饲料等方面为高密度养殖创造了适宜生产发育的条件，每平方米可产成鱼8至14.5公斤。到2000年全县共有集约化养殖面积84.2亩，总产1672.5吨。”修改后的事条，既记述了这个首创的重要事件，也说明了什么是“集约化养鱼”。

42. 7．演讲、报告式 • 有的志稿，记述文字犹如工作报告或领导人的指示。如党校培训轮训工作这样写：“培训轮训工作是县委党校的主要工作，县委党校充分发挥……开设课程主要是加强……提高……重点学习了……通过培训……更加熟悉……而且用语中的“充分发挥、加强、提高、更加”之类，更显不出是在纪事，倒像是在部署工作，交待任务。

43. 8．撰稿者的抒怀 • 在续志的志稿中，时有撰稿者抒发个人激情的文字。比如：在记完小康县达标通过省级验收后写道：“这标志着农民终于摆脱了贫困，朝着更高理想奔去，要不了多久，一个文明富裕的新农村就会展现在农民面前。 • 9、时间界限不明确，随意突破上下限。如白沙县上限时间为1988年，下限时间为2010年。那么资料收集从1988年开始，下限资料是2010年，那么2011年的事情就不能写了。但是还要处理好与前志的衔接。