الهدف من الزيارات الميدانية

2. الهدف من الزيارات الميدانية • تقييم وضع الأرشيف العام: (منظم ، غير منظم ، طرق الحفظ). • كيفية تصنيف، ترتيب الوثائق. • الإجراءات المتبعة في حفظ الوثائق واسترجاعها. • تنظيم الأرشيف / المخازن داخل المؤسسة وخارجها. • حجم الأرشيف الورقي، عدد المخازن. • المشاكل التي تواجه الأرشيف. • الإجراءات الوقائية المتبعة لحماية الوثائق. • البرامج المستخدمة (البرامج الإلكترونية) في حفظ الوثائق. • الإطلاع على نوع الأرشيف الورقي: • أعداد وأحجام الوثائق الورقية. • أنواع الوثائق والهيئات المختلفة.

3. الإعداد للزيارات الميدانية من قبل المؤسسات الحكومية : • تشكيل لجان داخلية في المؤسسات الحكومية. • إعداد قائمة بمحتويات الأرشيف داخل وخارج المؤسسة (المخازن الخارجية). • تنظيم وترتيب الأرشيف. (فصل المواد، والمعدات عن الأرشيف)

4. إجراءات ما بعد الزيارة الميدانية • ستقوم لجنة أرشيف المؤسسات الحكومية بتزويد كل مؤسسة حكومية بـالتالي: • تقرير يشخص الوضع الحالي للأرشيف. • تقرير يحتوي على الحلول المقترحة وخطة العملفي المرحلة المقبلة. • تسليم اللجنة الداخلية دليل السياسات والإجراءات التنظيمية لأرشيف المؤسسة لتطبيقه بشكل مستمر . • التواصل المستمر مع المؤسسات الحكومية لمتابعة عملية تنظيم الأرشيف

5. مواعيد الزيارات الميدانية ستكون الزيارة لكل مؤسسة على مدى يومين: • اليوم الأول: زيارة لأرشيف المؤسسة الحكومية داخل المبنى نفسه. • اليوم الثاني: زيارة لأرشيف المؤسسة الحكومية الخارجي.

6. وسائل التواصل مع لجنة أرشيف المؤسسات الحكومية، أو للاستفسار عن الزيارات: • التواصل هاتفياً بالاتصال على الأرقام التالية : • السيدة / أمل عبدالحميد 02 – 4183367 . • الآنسة / شيخة القحطاني 02 – 41833349 • التواصل إلكترونياً على البريد الإلكتروني التاليask@ncdr.ae • زيارة المركز للاجتماع بأحد أعضاء اللجنة .

7. شكرا لحضوركم 2009 www.ncdr.ae