个人知识管理经验介绍

1. 个人知识管理经验介绍 分享个人知识管理实践经验，推荐给大家一些常用的工具和方法，使人人都能够从复杂的信息管理中解放出来，真正享受知识带来的快乐！ eleson 2005-08-26 致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人！ http://www.ecfo.com.cn

2. 为什么要讨论个人知识管理？ 致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人！ http://www.ecfo.com.cn

3. 问题出在哪里？ • IDC的研究报告显示，知识工作者做的90%的所谓“创新工作”是重复工作，因为这些知识已经存在。 • 事实上，很多人都有这样一个感受：大部分东西重新起草比去寻找这个已存在的东西还省力气。 • 另一份研究报告显示：知识工作者1/3的时间用在了寻找某些他们永远没有找到的信息上。 致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人！ http://www.ecfo.com.cn

4. 如何解决？ • 我认为： • 造成个人工作中效率低下的原因是因为没有对个人的知识进行有意识的、系统的、有效的管理。 • 当今时代，信息的数量十分庞大，我们工作中需要的知识也很广泛，大部分工作是要去做那些创新性的工作而不可能去日复一日的重复某项活动或操作，因此我们每个人工作都会用到各种知识，对知识的数量和质量要求很高，而我们对这些众多的知识没有或者无法进行管理，最后造成工作的低效率。 • 知识管理是个人的事情，也是各种组织的事情。但并非我们每个人都能决定组织的知识管理实施，即便组织实施知识管理，最终成功与否还是在于每个个人的参与程度和个人的知识管理水平。 致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人！ http://www.ecfo.com.cn

5. 知识、知识管理是什么呢？ • 什么是知识？ • 经验，教训，情报，模板，原理，方法，分析报告？ • 信息、资料？联系人、地址簿、邮件、日程安排？ • 什么是知识管理？ • 运用集体的智慧提高应变和创新能力 • 帮助人们对知识进行反思，帮助和发展支持人们进行知识交流的技术和企业信息结构，并帮助人们获得知识来源，促进他们进行知识交流 • 利用组织的无形资产创造价值的艺术 致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人！ http://www.ecfo.com.cn

6. 知识管理是什么呢？ • 知识管理的本质是信息与资料的检索效率与复用技术，进而产生利用这些知识进行创新的能力和提高个人生产力 • 再进一步的理解就是为了尽可能减少个人时间与精力的耗费，避免知识的流失，以提高个人竞争力 致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人！ http://www.ecfo.com.cn

7. 知识管理在我们身边？ • 个人知识管理（PKM）： • 其实质却在于帮助个人提升工作效率，整合自己的信息资源，提高个人的竞争力。 • 通过个人知识管理，让个人拥有的各种资料、随手可得的信息变成更多价值的知识，从而最终利于自己的工作、生活。 • 在每个人的工作、学习生活中都已经有了知识管理的影子，但这时候的个人知识管理（PKM）还处于蒙昧状态，我们如果能在日常的工作中更加有意识的对个人知识进行管理，那么PKM是一件很简单的事情。 • 个人知识管理（PKM）实施基于以下两个原则： • 原则一、简单而有效。期望个人能够根据我们描述的个人知识管理实施方法可以独自实施对自己的知识进行管理，这种管理的效果让自己可以感觉到。 • 原则二、经济原则。个人知识管理的实施不需要你额外去投资什么（不需要你去花很多money），以利用每个普通人能得到的工具为主。 致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人！ http://www.ecfo.com.cn

8. 我们的知识管理目标是什么？ • 目的：创造价值，增强个人竞争优势 • “个人知识管理是每个知识工作者打造自己的核心竞争力和提高自己的有效手段，对自己的知识进行有效管理有利于自己在职场游刃有余从而最终提高自己的竞争能力。” • 目标：使个人信息摄取灵活、更有条理、易于查找、方便使用。 致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人！ http://www.ecfo.com.cn

9. 如何获取知识与创新的？ • 要获得并维持竞争优势，必须不断地吸纳外部知识。 • 对创新过程而言，不论是在什么样层次上进行的创新，外部知识源常常是关键的。吸收外部知识的能力是构成创新能力的一个关键因素。 • 学习是个渐进和积累的过程，当要学习的东西与已知的东西发生联系时，才能达到了学习的最佳状态。 致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人！ http://www.ecfo.com.cn

10. 知识如何获得？ • 建造自己的学习网 • 只有拥有很多知识的情况下，个人的知识管理才有意义。 • 知识管理的第一步是知识的学习（也叫知识的获取）。其实，在日常生活工作中大家都有自己的知识学习方法和系统：例如每个人都有一个人际圈子，通过这个圈子个人可以获得在书本上和其他渠道获得不到的知识。 • 个人知识学习可以粗略的分为以下几个途径： • 学习与培训 • 人际网络 • 我的媒体 • 互联网 • Know-how（窍门）；Know-who（资源） 致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人！ http://www.ecfo.com.cn

11. 知识共享？ • 是否要共享呢？ • 如果企业中的员工，个个PKM做得好，自然学习的目的性更强，对知识的理解和吸纳更加到位，提供的知识也更加有价值。PKM与KM是相辅相成的关系，那些忽视PKM单纯强调KM的论调，是知识经济时代中“愚民政策”延续，也是一种不尊重知识提供者的意识。” • 在一个组织中，从事同样或类似工作的成员往往不只一个人，当每个人都在进行个人知识管理时，无疑会形成重复劳动造成资源的浪费。 • 每个人通过个人知识管理形成自己的习惯后，会阻碍组织向更有效率的平台上迁移。也就是说，提倡PKM，会阻碍组织KM系统的实施和推广。 致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人！ http://www.ecfo.com.cn

12. 组织知识管理和个人知识管理（PKM）的辩论 • 在一个组织中，组织利益和个人利益是什么关系呢？ • 冲突是否存在？可能还要结合组织的具体文化环境来谈。不同组织业有不同的文化，多数企业要求员工把公司利益放在个人利益的前面，这说明二者还是有冲突的时候，否则就不必排先后顺序了。 • 也有个别组织非常重视个体利益，但是那往往是从人力资源的角度考虑问题，也不是我们KM话题的讨论范围。 • 例子：BBS，在Internet的大环境中，我想还不会有人去考虑internet的利益吧，即便考虑也是一种网络道德的形式，基本不涉及利益冲突。这种情况下，Blog也好，PKM也好，只涉及个人利益，有什么反对可言呢？ 致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人！ http://www.ecfo.com.cn

13. 怎样解决知识需要与“知识爆炸”的矛盾呢？ • 怎样建立一个合理的知识结构－福尔摩斯的学识范围简表： 1、文学知识——无 2、哲学知识——无 3、天文学知识——无 4、政治学知识——浅薄 5、植物学知识——不全面，但对于莨蓿制剂与鸦片却知之甚详，对毒剂有一般的了解，而对于实用园艺学却一无所知。 6、地质学知识——偏于实用，但很有限，但他一眼就能分辩出不同的土质。他在散步回来后，他能把溅在裤子上的泥点，根据颜色和坚实程度说明是在伦敦什么地方溅上的。 7、化学知识——精深 8、解剖学知识——很准，但无系统 9、惊险文学——很广博，对近一世纪中发生的一切恐怖事件都深知底细。 10、提琴拉得很好。 11、善使棍棒，精于刀剑拳术 12、关于法律方面，具有充分实用的知识。 　　 致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人！ http://www.ecfo.com.cn

14. 怎样建立一个合理的知识结构呢？ 要建立一个适合自己发展的最佳的知识结构并不是一件容易的事。因此，在确立自己的知识结构和学习新知识之前，有些原则可供借鉴： （1）整体性原则 整体性原则体现的是知识内在的逻辑联系和必然性。 （2）相关性原则 相关性原则体现的是知识的相互依赖、相互牵连的内在本质特点。（3）迁移渗透性原则 迁移渗透性原则体现的是知识的相互交叉、相互派生的特征。。 （4）动态性原则 动态性原则体现的是知识的发展规律，不能期望建立一个一劳永逸的知识结构。所谓“活到老，学到老”就是对知识动态性原则最通俗的注释。 致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人！ http://www.ecfo.com.cn

15. 怎样整理知识？ • 建立自己的知识系统架构： • 人际交往资源（PRM） • 联系人的通讯录、电话簿、email地址、其他相关信息 • 通信管理（书信、电子信件、传真等） • 个人时间管理工具 • 约会安排、事务提醒、待办事宜、个人备忘录 • 网络、媒体资源管理 • 常用网址、收藏夹、报刊杂志 • 文件资料管理 • 工作、学习、培训、娱乐文档；（电子、纸制）；文字、图形、音视频等等 • 私人信息与资料 • 日记、计划、财务、帐号、密码、观点、灵感、思想、作品、资源分布（电脑、PDA、手机、公司、家里）等等 致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人！ http://www.ecfo.com.cn

16. 个人文件档案怎么管？ • 不论你是从事业务工作还是管理工作，每个人的工作中都会有许多的文件需要管理，这种文件包括各种形式：文本、视频、音频、程序等，对这些东西该如何管理呢？ • 计算机的利用当然对这些文件的管理有重要的作用，但即便我们的东西都存在了硬盘里面，还是有许多不方便。 • 借鉴组织知识管理的理论和方法，个人可以建立自己的知识库。但个人的知识库不可能象企业的知识库那么复杂，只需要适合自己的个人需求就行。既然要建立自己的知识库，那么首先要考虑的就是你个人知识的分类。 • 分类学是一门学问，当然不需要每个个人都去研究分类学的知识，但你应该静下心来好好检查一下自己到底需要哪些知识。例子中知识库只是一个大致的分类，每个人的情况各不相同，因此你的个人知识库的分类也会各不相同。每个人的知识库分类都不可能一步到位，在实践中才可能摸索出自己知识库的最佳分类方法，因此第一步就是：Just Do It！ 致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人！ http://www.ecfo.com.cn

17. 个人知识库如何建？ • 个人知识库听起来不错，但该如何建立呢？这个时候信息技术（IT）的作用就凸现出来了，用IT技术可以帮助个人的知识管理，也可以帮助个人建立自己的知识库。 • 但个人不可能去找人给你做一个个人知识库的平台，这样即不经济又不大可能。 • 必须树立个人知识管理的概念，重视知识管理的工作 • 这是因为知识管理开始的时候会有许多琐碎的工作要做，如果没有将个人知识管理进行到底的决心，个人的知识管理就很容易半途而废！才能保证知识管理对个人的工作和生活产生效力。 致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人！ http://www.ecfo.com.cn

18. 有哪些常用的软件工具？ • 检索类软件： • Google；Filesearch • 内容管理类： • Mybase V4.85 • 个人时间管理类： • Lotus Orgnizer；友情强档 • 邮件管理： • Ms Outlook；Lotus Note • 互联网页管理： • 网址精灵、收藏夹 • 个人财务管理： • 网上银行；财智家庭理财 致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人！ http://www.ecfo.com.cn

19. 如何利用知识？ • 什么叫知识管理意识？知识的复用技术 • “百无一用是书生”，在古代，书生应该属于社会中的知识分子，但为什么这些古代的“知识分子”却是百无一用呢？除了历史的原因，古代的知识分子学习的知识很少能在生产或生活中应用外，最重要的原因是这些人为知识而知识，对学习知识的目的没有正确的认识。作为一名现代人，我们必须明确，我们所有的知识只有一个唯一的目的：使用它，利用知识创造效益，利用知识帮助我们的生活更美好。 • 避免重复创造 • 为再次利用而整理 • 引用与共享 • 改进、提高 • 抓住重点 • 记录灵感 致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人！ http://www.ecfo.com.cn

20. 最后我们得到了什么？ • 在这个时代，个人知识管理（PKM）对每个个体的重要性不言而喻，因此个人知识管理（PKM）应该是我们大家的一个共识。 • 我们探讨了个人知识管理（PKM）的简单过程，并且提出了一些简单有效的方法，期望能对您实施自己的知识管理有所帮助！ 致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人！ http://www.ecfo.com.cn

21. 财务经理人协作平台 • “CFOeXchange” • 协作－快速获取新经验 • 知识库－便捷的利用已有的知识 • Know－Who • Know－How • 协助财务经理人创新 • 实现学习的三个层次 • 创造价值 致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人！ http://www.ecfo.com.cn

22. 个人知识管理常用工具演示 本文献给eCFO CLUB的朋友 eleven 致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人！ http://www.ecfo.com.cn

23. Mybase 一些用户对Mybase数据库软件的评价：“那些没有使用Mybase的人根本搞不清他们丢失了什么！" -- Timothy Sutherland “我喜欢Mybase，不能想象没有它我的研究会是什么样。" -- Daniel Loyd “我试用过无数的类似产品，Mybase是未被发掘的美玉。" -- Ian Goldsmid “Mybase 一直是我最喜爱的工具，我用它来管理我的重要文档、想法、链接、、、任何的信息资料！" -- Eric J. Lorup “你获得了一个可靠的实在的产品!" -- Ade Mabogunje “我只想给你写一封短信：‘’MyBase 拯救了我的生活!' " -- Paul James 致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人！ http://www.ecfo.com.cn

24. Mybase • 为什么是Mybase? • 当你使用电脑工作和学习时，通常会有下面的问题： • 我怎样在我的工作中组织和管理数量巨大的笔记和文档？ • 我怎样安全地用我自己的方式管理个人信息？ • 我怎样储存网页、网址并适当的分类？ • 我怎样不费力气的创建公司和个人的知识库？ • 我怎样将独立的知识库发给别人并且在不需要安装软件的情况使用？ • 我怎样用大纲的方式写一本书比用标准的文档处理器更有效率？ • 我怎样用动态的树型结构在互联网上发布我的信息？ • 我怎样在互联网上容易的存取我的信息？ • 我怎样管理一个项目并且与同伴有效的配合？ 致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人！ http://www.ecfo.com.cn

25. Mybase • 非常自由的设置目录分类 • 丰富的编辑器 • 附件储存功能 • Web 浏览功能 • 打印及预览功能 • 拖拽功能 • 密码保护 • 导入/导出附件 • 强大快速的全文检索功能 • 制作独立的可执行数据库 • 存储网页 • 支持大文件 • 自动保存与备份 致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人！ http://www.ecfo.com.cn

26. 其他工具 • 网址精灵 • Lotus Organizer • 友情强档 • MoneyWise 致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人！ http://www.ecfo.com.cn

27. 如何通过文件检索初步实现大容量资料分类 本文献给eCFO CLUB的朋友 eleven 致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人！ http://www.ecfo.com.cn

28. 本文编写的目的 • 我在网络上下载了大量的资料； • 海量资料的分类与整理非常困难，同时本人比较懒 • 有些资料可以分属不同的类别里，简单通过文件夹分类，必然造成分类内资料不全，或者大量占用空间； • 有一些所谓个人知识管理的软件操作太复杂，安装也太麻烦，形式大于作用 致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人！ http://www.ecfo.com.cn

29. 实现思路 • 通过个人电脑的文件名检索方式，进行分类； • 检索结果必须是可保存，以方便今后的查阅； • 操作必须简单 致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人！ http://www.ecfo.com.cn

30. 摸索过程 • 了解WINDOWS自带的搜索，无法保存搜索结果； • 了解OUTLOOK自带的高级搜索，只能保存搜索参数，每回都要重新搜索； • 决定采用第三方文件搜索软件，尝试七个软件，最终选定Effective File Search 致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人！ http://www.ecfo.com.cn

31. 通过EFS实现大容量资料分类 • Effective File Search (EFS)是一款国外产品，网址是：http://www.sowsoft.com/search.htm • 功能简介：可以让你快速的完成文件查找分类的工作，除了最基本的文件名搜寻功能外，他还提供了几项比较特别的功能：可以按照文件名的日期以及大小来作排列对搜寻结果直接作修改的动作，如改名，删除或移动等，可以对文件内容作纯文字或是16进位文字的搜寻，整合在Windows Explorer中，所有搜寻的结果与动作都可以纪录成单一文件。 • 现在最新版本是3.7（英文版），网上有汉化版是3.2，功能相差不多。（本说明以3.2汉化版为例） 致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人！ http://www.ecfo.com.cn

32. EFS下载及安装 • 可以到一下地址下载EFS 3.2汉化版 • http://www.superdown.com/soft/16230.htm • 正常安装，安装结束后在系统程序栏中出现： 致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人！ http://www.ecfo.com.cn

33. 起动EFS 致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人！ http://www.ecfo.com.cn

34. 定义查询目标目录 在此选择要搜索的目标目录 在此可定义多个搜索目录 致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人！ http://www.ecfo.com.cn

35. 保存搜索参数 致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人！ http://www.ecfo.com.cn

36. 开始主题搜索 可以定义多个关键词 在10000多个文件中搜索到436个文件，用时四秒 致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人！ http://www.ecfo.com.cn

37. 保存搜索结果 致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人！ http://www.ecfo.com.cn

38. 可建立多个主题搜索 致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人！ http://www.ecfo.com.cn

39. 完成分主题的收搜索 • 你可以任意设定主题搜索并保存； • 你甚至下载时不用专门的分类下载； • 当今后你要了解相应的主题资料时直接打开保存的结果； • 您还可以按照时间、文件类型、大小搜索 • 您还可以搜索文件内部的东西（只是这样会很慢） 但你认为这就算全部掌握了嘛,其实还有更扩展的应用 致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人！ http://www.ecfo.com.cn

40. 更加扩展的使用 • 我们再做一个搜索，专门搜刚才的这些保存数据文件 致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人！ http://www.ecfo.com.cn

41. 保存此次搜索结果 存到桌面，以后使用方 便一些 致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人！ http://www.ecfo.com.cn

42. 更方便一些 • 把桌面的 • 用鼠标拖动到快速启动栏里 就是他 致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人！ http://www.ecfo.com.cn

43. 今后需要使用时就随时点击 致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人！ http://www.ecfo.com.cn

44. 说明 • 这是一个简单的应用，以方便为目标，你可以定义无穷多个分类，而不用管原文件在那里存着； • 可以说这是一个所谓“知识管理”的初级； • 不要对这个应用要求过多，说还有什么系统超过这个，结果一看那玩意5M以上； 致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人！ http://www.ecfo.com.cn

45. 谢谢大家！ "世界上最富有的人总是在不断地建立网络，而其他人则被教育着去找工作。" <富爸爸, 穷爸爸> 作者 – 罗伯特.T.清崎 致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人！ http://www.ecfo.com.cn