Analyse critique des différents outils supportant les processus de groupes

1. Analyse critique des différents outils supportant les processus de groupes Présenté par Isabelle Giroux Sachenne Wagner

2. Plan 1- Processus de groupe 2- Groupware 3- Réactions individuelles 4- Utilisation d ’outils informatiques 5- Les outils d ’aide à la gestion des processus de groupe 6- Conclusion

3. Carte cognitive Processus de groupe Télétravail Système de support des processus de groupe Prise de décision (GDSS) Communication de groupe (CGSS) Outils informatiques (Groupware)

4. Processus de groupe Définitions • Ensemble de tâches communes effectuées par un groupe qui partage des buts communs • Mécanismes de partage d ’opinion et de ressources • Dans le cadre du cours, processus de groupe en contexte d ’entreprise.

5. Processus de groupe Avantages • Compréhension des problèmes et détection des erreurs • Responsabilisation des personnes impliquées • Multiplication des connaissances et des alternatives de solutions meilleures solutions • Effet de synergie

6. Processus de groupe Avantages • Efficacité d ’obtention d ’information • Distribution de l ’information d ’aval en amont • Communications interdépartementales (transversale) • Équilibre le risque • Stimule la participation

7. Processus de groupe Inconvénients • Pression sociale et conformité • Processus long • Manque de coordination et planification • Mauvaise influence du groupe • Tendance à se fier à quelqu’un • Consensus difficile • Analyse incomplète des tâches • Mauvaise ou sous-utilisation de l’information • Mauvaise représentation du groupe

8. Groupwares Définitions • Ensemble de technologies permettant de supporter les processus de groupe • Facilite la résolution de problèmes lorsque celle-ci nécessite la collaboration de plusieurs personnes.

9. Groupwares Causes de l ’émergence des groupwares 1- L ’organigramme des entreprises s ’aplati. Ceci implique donc que la collaboration décisionnelle est de plus en plus présente dans les stratégies d ’entreprise. 2- L ’émergence des technologies d ’information, de même que le surplus d ’information qui en découle, ont amené la nécessité, d ’utiliser de nouveaux outils, plus performants que les outils traditionnels, pour gérer les communications et le flot d ’information qui en découle

10. Utilisation des Groupwares Avantages • Multiplie tous les avantages des processus de groupes traditionnels • Anonymat favorise la participation • Multiplication des idées • Abstraction des limites temporelles et géographiques • Baisse des coûts de communications (interurbains)

11. Utilisation des groupwares Inconvénients • Changement de culture organisationnelle (réticence aux changements) • Augmentation du nombre d ’information non pertinente • Coûts liés au tri de l ’information • Perte d ’informations pertinentes • Consensus plus difficile

12. Les réactions individuelles • Pour que l ’utilisation des technologies dans les processus de groupe soit vraiment efficace, l ’acceptation de celles-ci par les utilisateurs est nécessaire. • Toutefois, chaque personne est différente en ce qui concerne l ’adoption des nouvelles technologies.

13. Les réactions individuelles Une partie des réactions individuelles dépend du processus de la diffusion de la technologie. Ce dernier peut être défini comme étant « Un processus par lequel une idée nouvelle est communiquée à travers certains réseaux, formels ou informels, composant le système social » (Rogers 1983, traduction libre).

14. Les réactions individuelles Les réactions des utilisateurs dépendent aussi du processus d ’adoption organisationnel (engagement, adoption, secteur) de même que des bénéfices personnels que peuvent en retirer les utilisateurs (niveau d ’application, cercle social, etc..)

15. Les réactions individuelles • Pionniers • A.P. : Adopteurs précoces • P.M. : première majorité • M.R. : majorité retardataire • retardataires

16. Les réactions individuelles • Le processus individuel sous-tendant l ’adoption des technologies. • Information › persuasion › décision › utilisation (implantation)

17. Outils informatiques supportant les processus de groupe • Conférences audio-visuelles • Messagerie électronique • Chat (monde virtuel) • Forums • Système d ’aide à la décision de groupe  (GADG) • CGSS Utilisés individuellement ou en combinaison pour créer des systèmes supportant les processus de groupe

18. Outils informatiques supportant la gestion des processus de groupe • Workflow • Calendrier électronique • Gestion des documents Utilisés individuellement ou en combinaison pour créer des systèmes supportant les processus de groupe

19. Les conférences audio-visuelles Utilités • Permet de travailler et visualiser simultanément sur un même écran ou sur deux écrans différents. • Permet un échange rapide de données

20. Conférences audiovisuelles Équipement nécessaire • Carte • PC • Caméra (de bonne qualité) • Pas de modem standard, mais une boîte sur ligne téléphonique ISDN • OU achat d ’un KIT complet (> 20 000$)

21. Conférences audiovisuelles Quelques produits offerts: • Showme 2.0- Sun solutions • Aspect- Group logic inc. • Lotus notes- Lotus development • Oracle office- Oracle systems

22. Conférences audiovisuelles Notes générales • Dépendant de l ’équipement, le signal peut être retransmis à une ligne ou à plusieurs lignes, simultanément. Ex: au H.E.C. on ne peut que retransmettre le signal sur une ligne alors que le kit tout inclus permet de le retransmettre sur plusieurs lignes. • Dans tous les cas, le signal peut être retransmis à un ou plusieurs endroit simultanément

23. Conférences audiovisuelles Avantages • Facile d ’utilisation • Peut se faire avec relativement peu d ’équipement • Il est possible de voir les gens et non pas seulement le fruit du travail de groupe

24. Conférences audiovisuelles Inconvénients • Il peut se produire certains délais entre l ’audio et le visuel. • Cela nécessite un équipement assez coûteux, si l ’on veut avoir une excellente qualité de son et d ’image • La vitesse de diffusion dépend de la vitesse des lignes téléphoniques

25. La messagerie électronique Fonctions élémentaire • lire, écrire et recevoir des messages • gérer les destinataires • gérer les messages

26. La messagerie électronique Les fonctions évoluées • Classer des messages • Liste de diffusion • Rechercher un correspondant • Créer et gérer les boîtes aux lettres électroniques d ’un réseau entier • Écoute et traitement des e-mails à partir d ’un téléphone • Laisser un message par téléphone qui pourra être lu ou écouté par le destinataire

27. La messagerie électronique Ce que cela inclut: • Infrastructure de messagerie • Le système de messagerie • Parfois, un calendrier électronique • Parfois, un système de plage horaire

28. La messagerie électronique Quelques échantillons de produits • cc:mail-lotus development • Microsoft mail/exchange • MLTS- novell • time and place /2- IBM Sites d ’intérêts • Fonctions de la messagerie électronique • Simulation d implantation

29. La messagerie électronique Avantages • Facile à utiliser • Peu dispendieux (quelques fois gratuit) • filtres possibles • sélection et rangement automatique des messages possible • Peut s ’utiliser à partir de n ’importe quel PC, à partir d Internet

30. La messagerie électronique Inconvénients • Interception des messages possible (donc pas de message à caractère confidentiel) • Parfois, les délais peuvent être longs entre l ’envoie et la réception • Ne convient pas pour effectuer une rencontre entière dans le cadre d ’un travail de groupe.

31. Chat • Conversation retransmise en direct sur internet dans un « lieu » virtuel privé • Mode caractère ou mode graphique • Création d ’une liste d ’usagers autorisés • Envoi de messages, fichiers et adresses WEB

32. Inconvénients Parasites, si contrôle d ’accès inadéquat Risque de perte de productivité des employés Source de virus Avantages Lien plus interactif que les forums et les messageries Contrôle des accès Communication rapide Chat

33. Chat - Logiciels Activer ’s Ding Ichat ICQ

34. Forum • Transposition électronique d ’une salle de babillard • Messages actuels et archivés accessibles par tous les usagers • FAQ: recueil des questions et réponses les plus fréquentes et les plus utiles • Peut être privé: à l ’usage exclusif des membres d ’un groupe donné

35. Avantages Contrôle des accès Obtention rapide d’information sur un sujet précis Augmente la connaissance organisationnelle Inconvénients Gestion difficile des messages lorsque le volume est élevé La durée de vie des messages dépend de la mémoire disponible sur le serveur Forum

36. Système d’aide aux décisions de groupe Ensemble de logiciels équipements informatiques langage et interface conviviaux procédures et méthodologies facilitateur - coordonne l’utilisation des technologies technologies audio-vidéo Base de données lieu spécifique « salle de décision » (virtuelle ou réelle) supportant un groupe engagé dans un processus décisionnel

37. Système d’aide aux décisions de groupe Principales fonctions • Messagerie électronique • Réunions électroniques (vidéo-conférences) • Gestionnaire d’agenda • Traitement de texte de groupe • Gestionnaire de projet • Gestion des bases de données de groupe

38. Est-ce vraiment pertinent??? Système d’aide aux décisions de groupe Buts • Permettre à plusieurs gestionnaires de travailler simultanément sur le même projet ou problème • Encourager la génération d ’idées, la résolution de conflit et la liberté d ’expression • Décourager le développement de comportements de groupe négatifs comme les conflits destructifs, la mauvais communication et les « groupthink »

39. Avantages Génération accrue d ’idées par les participants Communication au sein de grands groupes Accès à de l’information complète, connaissances et habiletés Accès facile et rapide à des sources d ’information externes Vue globale du contexte par les participants Meilleure planification et structure du processus Résolution de conflit Système d’aide aux décisions de groupe

40. Avantages Meilleure coordination Anonymat des participants Interaction simultanée de plusieurs participants Enregistrement des idées Permet une plus grande fonctionnalité physique Favorise la mémoire organisationnelle Mobilise des grands groupes à de rapides changements Réduction de la durée des réunions Système d’aide aux décisions de groupe

41. Inconvénients Efficacité dépend de la capacité des liens de communication Exige beaucoup de ressources internes Défi: accès aux différentes bases de données Syndrome du parasite Système d’aide aux décisions de groupe

42. Système d’aide aux décisions de groupe • Microsoft netmeeting • Le Module Conference de Netscape Communicator • Person to Person - IBM • TeamFocus - IBM • Council - CoVision • C.A. Facilitator - McCall/Szerdy • The virtual NoteBook - The forefront Group • Live PCs 100/200 - PictureTel • Lotus Notes • Fujitsu Desktop Conferencing • GroupSystems - Ventana Corporation • VisionQuest - Collaborative Technologies Corporation • Prism

43. Système supportant le travail d ’équipe virtuel • Ensemble d’équipement et d ’applications informatiques et technologiques permettant à des gens dispersés géographiquement de travailler en équipe • Temps réel ou différé • Fonctionnalités disponibles

44. Système supportant le travail d’équipe virtuel Analyse de logiciels

45. Workflow Utilités • Aide à la gestion du travail de groupe • Outil de diagramme et d ’analyse • Gestion électronique des documents • Permet la visualisation, la modification, la recherche, l ’impression, l ’échange, l ’archivage et la sauvegarde des différents documents de l ’entreprise. • Coordonne les actions des divers intervenants

46. Workflow Utilités (suite) • Peut permettre l ’automatisation de l ’enchaînement des tâches administratives • Permet de superviser le déroulement des processus

47. Workflow Avantages • Permet la gestion des formulaires (adressage automatique des formulaires remplis à ceux qui doivent les approuver) • Permet au gestionnaire de suivre le cheminement des documents • Permet l ’archive des documents • Diminue les délais de traitements de l ’information • Facile d ’utilisation

48. Workflow Inconvénients • Relativement dispendieux • Peut consommer beaucoup de temps

49. Workflow Produits offerts • Workflow analyst-ATI • Flowmark - IBM • Jetform - Jetform Corp. • CadFrance Site d ’intérêts • Axys consultants • Critères d ’évaluation

50. Les calendriers électroniques Utilités • Permet de générer automatiquement une heure de rendez-vous où tous les principaux intervenants pourront être présents • Permet de diffuser à grande échelle les événements importants de l ’organisation