Forvaltningslov, taushetsplikt og habilitet – kommunal saksbehandling

1. Forvaltningslov, taushetsplikt og habilitet – kommunal saksbehandling

2. Forvaltningsloven • § 1: • Loven gjelder den virksomhet som drives av forvaltningsorganer når ikke annet er bestemt i eller i medhold av lov • Regulerer saksbehandlingen i det offentlige • Har bl.a. regler om • Inhabilitet i forvaltningen • Varsel • Innsynsrett og rett for partene til å uttale seg ved behandlingen av forvaltningssaker • Begrunnelse • Klagerett • Omgjøring av forvaltningsvedtak • Fremgangsmåten ved fastsettelse av forskrifter • Taushetsplikt for den som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan

3. Forvaltningsloven - habilitet • Kap. II – habilitet: • å ha personlige interesser i en sak som skal behandles slik at man ikke kan delta i behandlingen men må fratre sin stilling midlertidig • § 10: • gjelder offentlige tjenestemenn, dvs. de som jobber i det offentlige, men gjelder også enhver annen som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan • Kan være fare for at vedkommende opptrer partisk • tilgodese egne interesser • favorisere personer vedkommende liker • diskriminere mot dem vedkommende misliker • Habilitetsreglene skal sikre tillit til forvaltningen, slik at det ikke skal oppstå situasjoner som er egnet til å trekke beslutningstakerens upartiskhet i tvil !

4. Forvaltningsloven - habilitet • Hovedregelen om habilitet finnes i forvaltningsloven § 6, 1. ledd: • Sier at en tjenestemann er inhabil når han selv er part i saken, jf. § 6, 1. ledd bokstav, a • En part er en person som en avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder • Han er også inhabil hvis han har et slikt forhold til en part i saken at det faller innenfor kriteriene i § 6, 1. ledd, bokstav b-e • Dette gjelder bl. a. hvor parten er ens bror eller søster, mor eller far, ektefelle osv. • Forvaltningsloven § 6 første ledd e) ble endret pr. 1. november i år • inhabilitet inntrer automatisk for en tjenestemann eller folkevalgt som også er leder eller medlem av styre eller bedriftsforsamling i offentlig heleide selskaper, når saker hvor selskapet er part skal behandles i folkevalgte organer eller administrasjonen i kommunen

5. Forvaltningsloven – habilitet • Hovedbegrunnelsen for lovendringen er • å bidra til større klarhet om hvilke roller en tjenestemann og folkevalgt utøver i en bestemt situasjon, når vedkommende også er leder, styremedlem eller medlem av bedriftsforsamlingen i et offentlig heleid selskap • Klarhet med hensyn til hvilke interesser en person representerer i en gitt situasjon bidrar til å redusere risikoen for uheldige rollekombinasjoner • Regelendringen skal ikke bare hindre interessekonflikter – også bidra til å vise utad at det er ryddige og klare ansvarsforhold internt • Slik kan lovendringen bidra til å opprettholde allmennhetens tillit til forvaltningen! • Endringen må også ses i lys av at kommunal organisering har endret seg betydelig det siste tiåret – særlig ved at kommunenes bruk av selskaper har økt vesentlig • Temaet vil også bli berørt under opplæring/temadag knyttet til eierstyring i februar

6. Forvaltningsloven – habilitet • § 6, 1. ledd = automatisk inhabilitet • § 6, 2. ledd = konkret helhetsvurdering • § 6, 2. ledd: • inhabilitet hvor det foreligger andre særegne forhold som kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for vedkommende eller noen vedkommende har nær personlig tilknytning til • Særlige forhold kan føre til inhabilitet både når de må ventes å kunne føre til en begunstigelse av parten, og når de kan være til hans/hennes skade • Både nært vennskap og fiendskap kan føre til inhabilitet etter § 6 andre ledd • hvor direkte interesse det er snakk om? • hvor stor økonomisk og praktisk betydning vil avgjørelsen kunne ha for ham eller henne? • hvilken reell betydning kan det ha for sakens utfall at vedkommende fratrer? • i hvilken grad det er snakk om en særinteresse?

7. Forvaltningsloven – habilitet • Også andre typer interesser kan komme inn – for eksempel der vedkommende i særlig grad har engasjert seg i en sak uten at det er snakk om fordeler eller ulemper for han/henne selv eller hans/hennes nærmeste • Men – vedkommendes engasjement kan være en legitim del av utøvelse av offentlig verv, typisk som folkevalgt i kommunale organer, eller som interesserepresentant i et annet kollegialt forvaltningsorgan – engasjement til fordel for et bestemt standpunkt vil da ikke så lett kunne anses som et særegent forhold • En folkevalgt har ”lov” til å ha politiske oppfatninger, verdimessige forankringer, og tilknytning til spesielle interessegrupper • Engasjement til fordel for et bestemt standpunkt vil da ikke så lett kunne anses som et ”særegent forhold”

8. Forvaltningsloven – habilitet • Habilitetsvurderingens ”dilemma” • Legger man seg på en for streng linje vil man – spesielt i små kommuner – kunne bli nokså handlingslammet • Samtidig er det viktig med befolkningens tillit ! Kommunen forvalter midler på vegne av fellesskapet, og befolkningen må ha tillit til at dette gjøres på forsvarlig vis – er derfor viktig hvordan forholdet ser ut utad ! • Briskebygranskningen • Slo kun fast ett enkelttilfelle av inhabilitet • Ett kommunestyremedlem ifm behandlingen av reguleringsplanen • Hadde ikke betydning for sakens utfall ! • Slo fast at selv om det ikke forelå inhabilitet etter loven (kun et tilfelle, jf. over), så var det personer som hadde mange ulike roller – ble av granskerne sett på som uheldig • Ha dette i bakhodet ifm valg til styrer, råd og utvalg !

9. Forvaltningsloven – habilitet • Jo mer vanskelig og skjønnspreget en inhabilitetsvurdering er, desto strengere er det på sin plass å være! • § 6, 2. ledd, siste punktum: • det skal legges vekt på om inhabilitetsinnsigelse har blitt reist av en part i saken • i tvilstilfelle: • er det reist inhabilitetsinnsigelse • hvordan fortoner forholdet seg utad? • Det har ikke bare betydning hvorvidt vedkommende faktisk opptrer upartisk, men det har også betydning at folk har tillit til at de gjør det! • Inhabilitet innebærer at det foreligger omstendigheter som kan være egnet til å svekke tilliten til vedkommendes upartiskhet i den enkelte sak • Habilitetsreglene går ut på at vedkommende i så tilfelle ikke kan være med på å behandle og avgjøre den aktuelle saken

10. Forvaltningsloven – habilitet • Hvem avgjør spørsmålet om inhabilitet – forvaltningsloven § 8: • Tjenestemannen avgjør selv om han er ugild • I kollegiale organ treffes avgjørelsen av organet selv, uten at vedkommende medlem deltar • Meld fra til administrasjon i god tid dersom du vet at du er inhabil ! • Så rekker administrasjonen å kalle inn vararepresentanten • Hvis du er i tvil om du er inhabil – ta kontakt så vil juristene vurdere !

11. Forvaltningsloven – habilitet • NB - det er forskjell på å overtre habilitetsreglene og å befinne seg i en situasjon hvor det foreligger inhabilitet – det er ikke nødvendigvis noe kritikkverdig i det å være inhabil! • Kommuneloven har også bestemmelser om inhabilitet – disse bygger i stor grad på de samme vurderingstemaer/kriterier som forvaltningsloven

12. Forvaltningsloven – taushetsplikt • Hva er taushetsplikt ? • en plikt til å hindre at opplysninger man sitter med tilflyter uvedkommende • Et sentralt hensyn bak taushetspliktreglene er å sikre at flest mulig våger å gi mest mulig riktige opplysninger til forvaltningen • bidrar til at vedtak kommer i stand på et mer korrekt faktisk grunnlag • er kommunens ansvar, og i kommunens interesse, at ”saken blir så godt opplyst som mulig før vedtak treffes”, jf. forvaltningsloven § 17 • Forbud mot spredning – en passivitetsplikt • Plikt til å hindre at andre får adgang til opplysningene – en aktivitetsplikt • Forbud mot selv å utnytte opplysningene • Hvordan beskytter du taushetsbelagte opplysninger ?

13. Forvaltningsloven – taushetsplikt • Den alminnelige taushetsplikten i forvaltningsloven § 13: • Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om: • 1)   noens personlige forhold, eller • 2)   tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår. • Som personlige forhold regnes ikke fødested, fødselsdato og personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted, med mindre slike opplysninger røper et klientforhold eller andre forhold som må anses som personlige.

14. Forvaltningsloven – taushetsplikt • Taushetspliktreglene gjelder både for tjenestemenn tilsatt i det offentlige og for valgte eller utnevnte til offentlige verv • Taushetsplikten gjelder bare det vedkommende får vite i forbindelse med sin tjeneste eller sitt arbeid for forvaltningen • Men – ikke bare det vedkommende får greie på i forbindelse med egen saksbehandling – også mer ”tilfeldig” informasjon hun/han får tilgang til i forbindelse med tjenesten eller arbeidet, og informasjon som tilflyter vedkommende utenfor arbeidstiden, men i klar tilknytning til tjeneste- eller arbeidsforholdet • Typisk personlige opplysninger er: • Slektskaps- og familieforhold • Hjemforhold • Fysisk og psykisk helse • Personlig karakter • Opplysninger om følelsesliv

15. Forvaltningsloven – taushetsplikt • Opplysninger om den enkeltes utdanning og arbeid regnes i utgangspunktet som personlige opplysninger • Opplysninger om enkeltpersoners boligforhold, økonomi og arbeidsforhold vil som hovedregel omfattes av taushetsplikten • Opplysninger om eiendomsrett og bruksrett vil derimot stort sett ikke være omfattet • Økonomiske forhold den enkelte har som lønnstaker vil som utgangspunkt være taushetspliktbelagt • MEN, utgangspunktet er det motsatte når det gjelder privates næringsdrift og antagelig også når det gjelder avlønning og arbeidsvilkår for den som er tilsatt i offentlig tjeneste • Opplysninger om holdninger og innstillinger, og om medlemskap i frivillige organisasjoner vil som utgangspunkt være personlige • MEN, driver man utadrettet politisk virksomhet på det aktuelle området, vil opplysninger om medlemskap likevel ikke være undergitt taushetsplikt

16. Forvaltningsloven – taushetsplikt • Opplysninger om den enkeltes forhold til forvaltningen kan være personlige – for eksempel opplysninger om at en person har søkt om eller mottar former for sosialhjelp eller annen bistand • Opplysninger om personlig status, slik som om man er gift, har barn i og utenfor ekteskap, adopsjon, vergemål og statsborgerskap, forutsettes å falle inn under definisjonen av personlige forhold • Det at noen har – eller mistenkes for å ha – begått lovbrudd vil være undergitt taushetsplikt • Som personlige forhold regnes ikke fødested, fødselsdato og personnummer*, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted – med mindre slike opplysninger røper et klientforhold eller andre forhold som må anses som personlige

17. Forvaltningsloven – taushetsplikt • § 13 nr. 2 – taushetsplikt om forretningshemmeligheter • Hensikten er å hindre spredning av opplysninger som kan føre til økonomiske tap for vedkommende bedrift, enten direkte eller ved at konkurrenter utnytter opplysningene • Nødvendig for å sikre et tillitsforhold mellom bedriften og det offentlige – både for samarbeid i alminnelighet og for å gi større sikkerhet for at det gis riktige og fullstendige opplysninger

18. Forvaltningsloven – taushetsplikt • Taushetsplikten gjelder uavhengig av hvordan opplysningene er kommet forvaltningsorganet eller vedkommende til kjennskap • Taushetsplikt forutsetter at opplysningene ikke er alminnelig kjent eller alminnelig tilgjengelig andre steder • Opplysningene må være av en viss betydning, og de må være av en slik art at det er naturlig å regne med at vedkommende anser den som en hemmelighet

19. Forvaltningsloven – taushetsplikt • Taushetsplikt etter § 13 er ikke til hinder for: • at opplysningene i en sak gjøres kjent for sakens parter eller deres representanter • at opplysningene brukes for å oppnå det formål de er gitt eller innhentet for, bl.a. i forbindelse med saksforberedelse, avgjørelse, gjennomføring av avgjørelsen, oppfølging og kontroll • at opplysningene er tilgjengelig for andre tjenestemenn innen organet eller etaten i den utstrekning som trengs for en hensiktsmessig arbeids- og arkivordning, bl.a. til bruk ved veiledning i andre saker • at opplysningene brukes for statistisk bearbeiding, utrednings- og planleggingsoppgaver, eller i forbindelse med revisjon eller annen form for kontroll med forvaltningen • at forvaltningsorganet gir andre forvaltningsorganer opplysninger om en persons forbindelse med organet og om avgjørelser som er truffet og ellers slike opplysninger som det er nødvendig å gi for å fremme avgiverorganets oppgaver etter lov, instruks eller oppnevningsgrunnlag   • at forvaltningsorganet anmelder eller gir opplysninger om lovbrudd

20. Forvaltningsloven – taushetsplikt • § 13 presiserer at taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har sluttet i offentlig tjeneste !

21. Forvaltningsloven – saksbehandlingsregler • § 11 – veiledningsplikt • Forvaltningen har en alminnelig veiledningsplikt • Formålet med veiledningen skal være å gi parter og andre interesserte adgang til å vareta sitt tarv i bestemte saker på best mulig måte • § 16 – forhåndsvarsling • Part som ikke allerede ved søknad eller på annen måte har uttalt seg i saken, skal varsles før vedtak treffes og gis høve til å uttale seg innen en nærmere angitt frist • § 17 – utrednings- og informasjonsplikt • Forvaltningsorganet skal påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes

22. Forvaltningsloven – saksbehandlingsregler • § 18 –partenesadgangtil å gjøre seg kjentmed sakens dokumenter • En part har rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter, for så vidt ikke annet følger av reglene i §§ 18–19 • § 23 – enkeltvedtak • Et enkeltvedtak skal være skriftlig om ikke dette av praktiske grunner vil være særlig byrdefullt for forvaltningsorganet • § 24 – begrunnelse • Enkeltvedtak skal begrunnes, og begrunnelsen skal gis samtidig med at vedtaket treffes • § 27 – underretning om vedtaket • Det forvaltningsorgan som har truffet vedtaket, skal sørge for at partene underrettes om vedtaket så snart som mulig

23. Forvaltningsloven saksbehandlingsregler – klage • § 28 – klage • Enkeltvedtak kan påklages av en part eller annen med rettslig klageinteresse i saken til det forvaltningsorgan (klageinstansen) som er nærmest overordnet det forvaltningsorgan som har truffet vedtaket (underinstansen) • Klagen fremsettes for det organ som har fattet vedtaket (underinstansen), som enten omgjør vedtaket eller sender det til klageinstansen • For enkeltvedtak som er truffet av forvaltningsorgan opprettet i medhold av lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) er klageinstansen kommunestyret, formannskapet, eller en eller flere særskilte klagenemnder oppnevnt av kommunestyret

24. Forvaltningsloven saksbehandlingsregler – klage • Klagenemnda skal være ”særskilt” – vil være i strid med både med lovens ord og med lovens intensjoner om man bare bestemmer at et eksisterende fast utvalg skal ta seg av denne funksjonen • Men, kommunestyret eller formannskapet kan benyttes som klageinstans • Ved sammensetting av klagenemnda er det flere hensyn som må tas: Utgangspunktet er at det er avgjørende viktig at nemnda er sammensatt på en måte som gir den både faglig tyngde og politisk representativitet • Selv om klagenemnda er hjemlet i forvaltningsloven, ikke i kommuneloven, er den et kommunalt eller fylkeskommunalt folkevalgt organ etter kommuneloven på linje med andre utvalg og styrer, og går inn under de generelle regler om saksbehandling og beslutningsprosess her

25. Arbeidsmiljøloven – varsling • Bestemmelser i arbeidsmiljøloven • §§ 2-4, 2-5 og 3-6 • Å si fra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen • Rett til å varsle • Vern mot gjengjeldelse • Plikt for arbeidsgiver til å legge forholdene til rette • Rutine på intranettet • Varslingen skal være forsvarlig

26. Arbeidsmiljøloven – varsling • Eksempler på kritikkverdige forhold: • Forhold som kan medføre fare for liv og helse • Mobbing og trakassering • Korrupsjon • Maktmisbruk • Underslag, tyveri og økonomiske misligheter • Brudd på taushetsplikt • Diskriminering

27. Hamar kommunes verdigrunnlag • Visjon: • Hamar kommune skal være en brukerorientert og serviceinnstilt kommune som kjennetegnes av kvalitetsbevissthet, kostnadseffektivitet og gode mellommenneskelige relasjoner. Innbyggere, organisasjoner og næringsliv representerer en viktig ressurs i drift og planlegging. • Satsningsområder: • Brukerorientering • Effektiv overordnet planlegging og drift i tjenesteproduksjonen • Kvalitet og forutsigbarhet i tjenesteproduksjonen • Godt samarbeid med innbyggere, organisasjoner og næringsliv • Godt internt samarbeid • Lederrollen – hva skal kjennetegne ledere i Hamar kommune ? • Hvilke kriterier virksomheten i Hamar kommune skal ”måles”/vurderes etter

28. Etikk – etiske retningslinjer • Hvorfor er det viktig med fokus på etikk/etiske problemstillinger? • Nedre Romerike Vannverk • Manuela Ramin Osmundsen • Tillit til offentlig ansatte en viktig forutsetning for et levedyktig lokaldemokrati ! • Representant for kommunen • Etikk og omdømme • Godt omdømme gir handlingsrom ! • og fornøyde medarbeidere og brukere ! 

29. Etikk – etiske retningslinjer • Habilitet og rollekonflikter • Vi må være bevisste • ”…folkevalgte skal være seg bevisste at de danner grunnlaget for innbyggernes tillit til kommunen…” (etiske retningslinjer) • – personlig integritet • ”VG-testen” • Et miljø med gode holdninger og åpenhet ! • Styrevervregisteret – åpenhet • www.styrevervregisteret.no

30. Etikk – etiske retningslinjer Det er enkeltpersonene i organisasjonen som skaper ”den etiske kulturen” – hvor hver enkelt medarbeider fokuserer på etikk i alle sine handlinger, unngås lettere uetiske handlinger… ”Vi må selv være den forandringen vi ønsker å se i verden…” (Mahatma Gandhi)

31. Folkevalgterollen FOLKEVALGTEROLLEN • POLITIKER • BESLUTNINGSTAKER • OMBUDSMANN • ARBEIDSGIVER • EIER • PRIVATPERSON INTERESSEKONFLIKTER BRUK AV MEDIA LOBBYVIRKSOMHET ÅPNE/LUKKEDE PROSESSER FORMELLE/UFORMELLE FORA

32. Habilitet og rollekonflikter • Habilitet og rollekonflikter: • Varaordføreren i Lillevik kommune er daglig leder i et kommunalt foretak. • I protokollen fra formannskapsmøte i Lillevik kommune fremkommer det at spørsmålet om å bevilge ekstra penger til det kommunale foretaket ble tatt opp, og at varaordføreren deltok i den politiske behandlingen av bevilgningssaken til det kommunale foretaket. • Det var varaordføreren som tok med seg saken til formannskapet, fikk den fremmet, og hun var med på den politiske behandlingen. • Hva synes du ?

33. Habilitet og rollekonflikter • Det følger av kommunelovens § 40 nr. 3 b) at leder av kommunalt foretak og ansatt i kommunen er inhabil ved behandling av saker som gjelder bevilgning til det kommunale foretaket • Kommuneloven § 40 nr. 3 b): • Om inhabilitet gjelder reglene i forvaltningsloven kap. II, med følgende særregler: • b) Kommunalt og fylkeskommunalt ansatte som i denne egenskap har medvirket ved tilretteleggelsen av grunnlaget for en avgjørelse, eller ved tidligere avgjørelse i samme sak, skal alltid anses som inhabile når saken behandles i folkevalgt organ