國 立 國 父 紀 念 館 檔案管理作業簡介

1. 國 立 國 父 紀 念 館檔案管理作業簡介 報告單位:總務組 99年11月

2. 簡報大綱 • 壹‧檔案管理業務現況簡介 • 貳‧檔案管理作業情形 • 參‧綜合表現與特殊績效 • 肆‧未來努力方向

3. 壹‧檔案管理現況 • 現行檔案庫存量 • 檔案庫房轉變 • 檔案歸檔方式 • 檔案調（還）卷方式

4. 國父紀念館歷史沿革 • 紀念國父孫中山先生之偉大人格及革命行誼並發揚其思想學說，政府於民國五十三年開始籌建國父紀念館。 • 民國 五十四年先總統 蔣公親自主持奠基典禮；翌年經公開徵圖，由名建築師王大閎所設計之圖樣獲得入選 • 民國六十一年五月十六日主要工程完成，舉行落成典禮，隸屬台北市政府。 • 民國七十五年七月改隸教育部，並合併陽明山中山樓，機關名稱從「國父紀念館管理處」易為「國立國父紀念館」。

5. 一、現行檔案庫存量 • 本館目前保存檔案自民國61年起迄今約有85,834件。

6. 91年度至99年度檔案保存情形

7. 二、檔案庫房的改善 • 機械式密集櫃 • 溫濕度計 • 低紫外線燈管

8. 三、檔案歸檔方式 • 檔案點收、整卷、上架等作業 （一）承辦人公文辦畢後，由各組室登記桌將 公文文號傳送至公文管理系統內。 （二）將欲點收之公文依檔案分類號及保存年 限納入檔案管理系統。 （三）進入檔案管理系統進行公文及附件之點 收。

9. （四）將檔案拆釘後，重新整理並核對確定無 誤。 （五）將已分類之檔案依點收時間排序、編目 後裝冊。 （六）繕造檔案卷冊背脊卡、目次表、立卷後 上架。

10. 四、檔案紙本調（還）卷 • 借調檔案流程如下： 公文管理系統→登記桌→調卷申請→檔案調卷申請（案卷） →登入公文文號，選調案件後存檔列印。 • 調案單須經單位主管簽核，送交管理人員調檔。

11. 貳、檔案管理作業情形 • 檔案管理計畫與培訓 • 檔案立案編目 • 機密檔案安全維護與定期清查 • 檔案保管與庫房設施 • 作業資訊化

12. 一、檔案管理計畫與培訓 • 檔案管理編制： 本館檔案管理業務隸屬總務組，配置正式編制人員1人。

13. 機關薦送參訓

14. 二、檔案立案編目 • （一）訂定檔案分類表暨檔案保存年限區分表：檔案分類表暨檔案保存年限區分表本館業經檔案管理局於95年1月12日檔徵字第0950009029號函核定在案。

15. （二）檔案立案編目 • 歸檔案件均妥適分類並建立案名 • 99年1月迄今，計已點收、立案之公文共 4,502件。 • 所有歸檔檔案均依規定確實賦予檔號，詳實著錄保存年限、附件歸檔情形及編列頁碼。

16. 三、機密檔案安全維護及定期清查 • 機密檔案與一般檔案分別存放，存放於可上鎖之鐵櫃內。 • 密件檔案備有專用封套封裝。 • 現有機密檔案 55 件。(78年迄今)

17. 四、檔案保管與庫房設施 • 本館於本（99）年始建置密集式移動檔案櫃庫房。 • 重新整理檔案，檔案卷夾封面及背脊皆依規定重新整卷並標示註記。 • 個案編目次號，案卷內案件依目次號順序，由小到大排列。

18. 檔案依檔號大小，由左至右，由上至下排列。 • 同案名之案件放置於同一卷夾。 • 為維護檔案保存之完整性及長久性，使用去酸、去鐵器材質之檔案卷夾，案卷內皆放置目次表，且載明事項。 • 各案件於首頁編目次號，案卷內案件依目次號順序，由小到大排列。

19. 檔案保存安全與維護 • 不斷電裝置及資料備份 • 攝影監視及防盜警報

20. 緊急災害應變演練

21. 六、作業資訊化 • 機關檔案管理資訊系統 • 本館檔案管理資訊系統符合檔案法相關規定，作業功能包括點收、立案、編目、保管、檢調、銷毀及案卷貳層級著錄等系統功能 • 公文系統與檔案管理系統合一

22. 整體特殊績效 • 提供本館籌備、興建歷史檔案與銘傳大學建築系徐明松副教授合作舉辦「久違了，王大閎先生」特展。 • 整理建館籌備委員會、興建委員會檔案，製作檔案目錄。

23. 檔案應用成果 • 「國父紀念館建館始末—王大閎的妥協與磨難」研究專刊及「熟悉的建築˙陌生的歷史—王大閎與國父紀念館的故事」紀錄片DVD

24. 「王大閎先生國父紀念館建築藍圖」手提紙袋

25. 未來努力方向 • 改善檔案庫房設備與環境 • 加強檔案應用 • 提升檔管人員專業素養

26. 報告完畢 敬請指教