การพัฒนาเพื่อการบริหารงานของสำนักบริหารยุทธศาสตร์ ตามแผนการจัดการความรู้ประจำปีงบประมาณ ๒๕๕๕

1. การพัฒนาเพื่อการบริหารงานของสำนักบริหารยุทธศาสตร์การพัฒนาเพื่อการบริหารงานของสำนักบริหารยุทธศาสตร์ ตามแผนการจัดการความรู้ประจำปีงบประมาณ ๒๕๕๕ ในส่วนของ ฝ่ายบริหารงานทั่วไป เรื่อง “ปัญหาของระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์”

2. ระบบสารสนเทศในหน่วยงานภาครัฐระบบสารสนเทศในหน่วยงานภาครัฐ • ความสำคัญของระบบรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์ รัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์ หรือ E-Government เป็นการนำระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารมาประยุกต์ใช้ในองค์กร เพื่อพัฒนาระบบการบริหารจัดการและระบบการให้บริการของหน่วยงานภาครัฐให้มีประสิทธิภาพโปร่งใส และสามารถตรวจสอบได้ ซึ่งจะทำให้ภาคเอกชนและประชาชนได้รับการบริการที่สะดวก รวดเร็ว ทั่วถึง ทุกเวลา เป็นธรรมและเป็นการกระตุ้นการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ และการสื่อสารในภาคเอกชนและประชาชน เพื่อนำประเทศก้าวเข้าสู่การแข่งขันในเวทีโลก นอกจากนั้นระบบรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์ยังเป็นกลไกที่เป็นศูนย์กลางของการพัฒนาทางอิเล็กทรอนิกส์ที่สำคัญต่อการพัฒนากลยุทธ์ของประเทศในการก้าวเข้าสู่ E-Thailand อีกด้วย ซึ่งในการสร้างระบบดังกล่าว ภาคราชการจะต้องเตรียมการรองรับโดยการปรับปรุงกระบวนการบริหาร ปรับปรุงระเบียบข้อบังคับของทางราชการให้มีความสอดคล้องกับระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ และสนับสนุนการปรับปรุงทรัพยากรมนุษย์ให้มีศักยภาพด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ ตลอดจนกำหนดมาตรฐานการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่จำเป็นในการปฏิบัติราชการ ในการพัฒนาระบบราชการในปัจจุบัน ภาคราชการได้มีการปรับเปลี่ยนกระบวนการ และวิธีการการทำงานของหน่วยงานต่างๆ แล้ว โดยเฉพาะในงานด้านการให้บริการ ไม่ว่าจะเป็นการให้บริการแก่ประชาชนหรือการบริการระหว่างหน่วยงานราชการด้วยกันเองโดยสามารถแบ่งกลุ่มผู้รับบริการได้ ๔ มิติ ดังนี้

3. รัฐ กับ ประชาชน (G2C) เป็นการให้บริการของรัฐสู่ประชาชนโดยตรง ประชาชนจะสามารถดำเนินธุรกรรมโดยผ่านเครือข่ายสารสนเทศของรัฐ เช่น การชำระภาษี การจดทะเบียน การจ่ายค่าปรับ การรับฟังความคิดเห็นของประชาชน การมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างตัวแทนประชาชนกับผู้ลงคะแนนเสียง และการค้นหาข้อมูลของรัฐที่ดำเนินการให้บริการข้อมูลผ่านเว็บไซต์ เป็นต้น รัฐ กับ เอกชน (G2B) เป็นการให้บริการของรัฐต่อภาคธุรกิจเอกชน โดยที่รัฐจะอำนวยความสะดวกต่อภาคธุรกิจและอุตสาหกรรม ให้สามารถแข่งขันกันด้วยเครือข่ายความเร็วสูงที่มีประสิทธิภาพ และมีข้อมูลที่ถูกต้องอย่างเป็นธรรมและโปร่งใส เช่น การจดทะเบียนทางการค้า การลงทุน และการส่งเสริมการลงทุน การจัดซื้อจัดจ้างทางอิเล็กทรอนิกส์ การส่งออกและนำเข้า การชำระภาษี  และการช่วยเหลือผู้ประกอบการขนาดกลางและเล็ก รัฐ กับ รัฐ (G2G) เป็นการเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงานของหน่วยราชการซึ่งเดิมติดต่อสื่อสารระหว่างกันด้วยกระดาษและลายมือชื่อ ไปเป็นการใช้ระบบเครือข่ายสารสนเทศ และลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์เป็นข้อมูลในการแลกเปลี่ยนข้อมูลอย่างเป็นทางการเพื่อเพิ่มความรวดเร็วและลดระยะเวลาในการส่งเอกสาร และข้อมูลระหว่างกัน นอกจากนั้นยังเป็นการบูรณาการ การให้บริการระหว่างหน่วยงานภาครัฐ โดยใช้การเชื่อมต่อโครงข่ายสารสนเทศเพื่อเอื้อให้เกิดการทำงานร่วมกัน (Collaboration) และการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน (Government Data Exchange) ทั้งนี้รวมไปถึงการเชื่อมโยงกับรัฐบาลของต่างชาติและองค์กรปกครองท้องถิ่นด้วยระบบงานต่างๆ ที่ใช้ในเรื่องนี้ ได้แก่ระบบงาน Back Office 11 ระบบ เช่น ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ระบบบัญชีและการเงิน ระบบจัดซื้อจัดจ้างด้วยอิเล็กทรอนิกส์ ฯลฯ เป็นต้น รัฐ กับ ข้าราชการและพนักงานของรัฐ (G2E) เป็นการให้บริการที่จำเป็นของพนักงานของรัฐ (Employee) กับรัฐบาล โดยการสร้างระบบเพื่อช่วยให้เกิดเครื่องมือที่จำเป็นในการปฏิบัติงานและการดำเนินชีวิต เช่น ระบบสวัสดิการ ระบบที่ปรึกษาทางกฎหมาย และข้อบังคับในการปฏิบัติราชการ ระบบการพัฒนาบุคลากรภาครัฐ เป็นต้น

4. หลักสำคัญของการสร้าง E–Government คือการนำบริการของภาครัฐสู่ประชาชน โดยใช้อิเล็กทรอนิกส์เป็นสื่อในการให้บริการ โดยยึดหลักการของที่เดียว มีเว็บท่า (Web Portal) ที่สามารถบูรณาการบริการต่างๆ มารวมอยู่ที่เดียวกันเพื่อให้ง่ายต่อการติดต่อที่จุดจุดเดียว เพื่อการบริการแบบเบ็ดเสร็จ ณ จุดเดียวนั้นการทำรายการทางอิเล็กทรอนิกส์สามารถดำเนินการและมีผลทางกฎหมายทันที ไม่ต้องเสียเวลารอคอยการตอบกลับทางเอกสาร ประชาชนสามารถใช้บริการที่รัฐบาลจัดทำได้ ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนในโลกทุกเวลา ประชาชนสามารถขอรับบริการต่างๆ ของภาครัฐได้ ๒๔ ชั่วโมงอย่างทั่วถึง และ เท่าเทียมกัน ประชาชนและผู้ด้อยโอกาสทางสังคม จะมีโอกาสได้รับบริการจากภาครัฐที่สะดวกสบายเช่นเดียวกับประชาชนในเมือง ได้รับอย่างเท่าเทียมกัน โปร่งใสและเป็นธรรมาภิบาล การบริการของรัฐในหลายๆ เรื่องที่ไม่เคยโปร่งใส เช่น การจัดซื้อจัดจ้าง สามารถดำเนินการแบบเปิดเผยผ่านระบบออนไลน์ที่มีผู้เข้าร่วม และรู้เห็นจำนวนมากได้ ระบบรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์ของรัฐบาลไทยมีหลักปฏิบัติดังนี้ ๑. ให้ข้าราชการทุกคนใช้ E-mail และลดการใช้กระดาษ รวมทั้งให้หน่วยงานทั้งหมดของรัฐบาล สามารถแบ่งปันข้อมูลระหว่าง หน่วยงานได้ ๒. ให้บริการประชาชนผ่านระบบคอมพิวเตอร์ในลักษณะ On-line หรือที่เรียกว่าE-Service ๓. ส่งเสริมให้บริษัทเทคโนโลยีต่างๆ เข้ามาลงทุน ๔. ส่งเสริมให้มีการลงทุนด้านโครงสร้างพื้นฐานทางด้านการสื่อสารโทรคมนาคม ยกเลิกระบบผูกขาด ๕. ให้ความรู้ทางด้านเทคโนโลยีแก่ประชาชน ปัจจุบันมีหน่วยงานของรัฐที่นำเทคโนโลยีสารสนเทศ มาใช้ปรับปรุงการให้บริการต่างๆ ประกอบกับมีการจัดทำโครงการ “รางวัลเทคโนโลยีสารสนเทศภาครัฐ” ตามนโยบาย IT 2000 ปรากฏว่ามีหน่วยงานราชการส่งโครงการเข้าประกวดทั้งสิ้น ๒๖ โครงการ ดังตัวอย่างต่อไปนี้

5. ๑. ระบบทะเบียนราษฎรกรมการปกครองได้จัดทำเว็บไซต์ www.khonthai.com (คนไทยดอทคอม) เพื่อเป็นศูนย์กลางข้อมูลเกี่ยวกับระบบทะเบียนต่างๆ เช่น ทะเบียนราษฎร ทะเบียนครอบครัวเป็นต้นในเว็บไซต์นี้มีการลงทะเบียนเพื่อขอใช้ E-mail โดยไม่เสียค่าใช้จ่ายใดๆรวมทั้งลงทะเบียนขอรหัส Pin code เพื่อใช้ตรวจสอบข้อมูลด้านการทะเบียนของผู้ใช้แต่ละคนได้ • ๒. ระบบบัตรประชาชนอิเล็กทรอนิกส์หลังจากที่ได้มีการอนุมัติจัดทำโครงการ E-Citizen ในปี พ.ศ.๒๕๔๗ ข้าราชการไทยจะเป็นกลุ่มแรกที่จะใช้บัตรประชาชนอิเล็กทรอนิกส์ในลักษณะบัตรสมาร์ทการ์ดโดยบัตรนี้จะเป็นทั้งบัตรประชาชนและบัตรประกันสังคมในบัตรเดียวกัน และในอนาคตจะสามารถใช้เป็นบัตรติดต่อกับหน่วยงานอื่นๆ ได้อีก คาดว่าจะใช้เวลาประมาณ ๔-๕ ปี หลังจากเริ่มดำเนินการ ประชาชนทั้งประเทศจะเข้าสู่ระบบบัตรประชาชนอิเล็กทรอนิกส์ดังกล่าว • ๓. ระบบภาษีเงินได้กรมสรรพากรได้ทำโครงการ TIN Online (Tax ID Number Online) เพื่อลดความซ้ำซ้อน ของหมายเลขผู้เสียภาษีโดยสร้างระบบคอมพิวเตอร์ให้มีเครือข่ายทั่วประเทศ และมีการออกหมายเลขผู้เสียภาษี On-line ในเครือข่ายทั่วประเทศได้ ซึ่งทำให้สามารถตรวจสอบได้ว่าผู้ขอเคยมีเลขประจำตัวมาก่อนหรือไม่ • ๔. ระบบภาษีศุลกากรกรมศุลกากรได้นำระบบ EDI (Electronic Data Interchange) เข้ามาช่วยในการบริการ เช่น ในธุรกิจพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ เอกสารจำพวกใบสั่งซื้อ ใบเสนอราคา ใบกำกับสินค้า ฯลฯ ทำให้ลดขั้นตอน ค่าใช้จ่าย และเวลาของงานด้านเอกสาร รวมทั้งเพิ่มประสิทธิภาพของการจัดเก็บข้อมูล และการประสานงานในการติดต่อพิธีการต่างๆ กับระบบการขนส่งที่ถูกต้องและแม่นยำ

6. ๕. ระบบทะเบียนการค้า กรมทะเบียนการค้าได้เปิดให้บริการจดทะเบียนนิติบุคคลทางอินเทอร์เน็ตผ่านเว็บไซต์ www.thairegistration.com ซึ่งผู้ใช้บริการสามารถจองชื่อนิติบุคคล ยื่นขอจดทะเบียน จัดตั้งห้างหุ้นส่วน บริษัท โดยจะต้องเปิดบัญชีธนาคาร และขอเปิด ใช้บริการอินเทอร์เน็ตแบงก์กิ้ง พร้อมกับกรอกแบบฟอร์มลงทะเบียนในเว็บไซต์ดังกล่าว ซึ่งจะสามารถเปลี่ยนแปลงแก้ไขได้ทุกขั้นตอน จนถึงขั้นที่นายทะเบียนจะรับจดทะเบียนและแจ้งให้ชำระค่าธรรมเนียม ผู้ขอจดทะเบียนสามารถสั่งพิมพ์เอกสารจากเว็บไซต์และให้ผู้ที่เกี่ยวข้องลงนามพร้อมชำระค่าธรรมเนียมผ่านระบบของธนาคาร และจัดส่งเอกสารที่ลงชื่อแล้ว พร้อมหลักฐานการจ่ายเงินส่งให้กรมทะเบียนการค้าด้วยตนเองหรือทางไปรษณีย์เมื่อดำเนินการเรียบร้อยแล้วนายทะเบียนจะแจ้ง ให้ผู้จดทะเบียนมารับเอกสารด้วยตนเองหรือทางไปรษณีย์ • ๖. ระบบจ่ายค่าธรรมเนียมโรงงานอุตสาหกรรม กรมโรงงานอุตสาหกรรมรับชำระค่าธรรมเนียมรายปีของโรงงานอุตสาหกรรมแบบ On-line  ผ่านเครือข่ายสาขาของธนาคารเอเซียทั่วประเทศ โดยได้เปิดให้บริการตั้งแต่วันที่ ๑๕ มกราคม พ.ศ.๒๕๔๕ ในช่วงแรกธนาคารจะเปิดให้บริการผ่านเคาน์เตอร์ธนาคารก่อน หลังจากนั้นจะเปิดให้บริการผ่านอินเทอร์เน็ตเอเซียไซเบอร์แบงก์กิ้ง และขยายไปสู่การให้บริการผ่านตู้ ATM ขณะนี้ได้มีการจัดตั้งศูนย์ปฏิบัติการระดับกระทรวง (Ministerial Operation Center : MOC) และศูนย์ปฏิบัติการนายกรัฐมนตรี (PrimeMinister Operation Center : PMOC) ของกระทรวงเทคโนโลยีสารสนเทศ และการสื่อสาร รวมทั้งระบบการบริหารการคลังภาครัฐ ด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ (GFMIS) ของกระทรวงการคลัง เพื่อเชื่อมโยงและแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างหน่วยงานภาครัฐ การมีระบบรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์ (E–Government) จึงเป็นการพัฒนาระบบราชการในภาครัฐอย่างหนึ่ง ซึ่งนำไปสู่การใช้ข้อมูลกลางร่วมกัน และการใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ร่วมกันในบางเรื่อง โดยมีหน่วยงานหลักในการกำหนดมาตรฐานในการจัดและพัฒนาเครือข่ายกลาง (CommonNetwork) • แหล่งที่มาของข้อมูล th.wikipedia.org/wiki/รัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์, www.dld.go.th/ict/article/egov/e-gev02.html, www.mahadthai.com/html/detailegov_links6.html

7. ข้อคิดเห็นในการแก้ไขปัญหาการปฏิบัติงานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ข้อคิดเห็นในการแก้ไขปัญหาการปฏิบัติงานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ • ปัญหาและอุปสรรคของระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ของ (สบย.กรอ.) ๑. กรณีระบบ Network ล่ม ๒. กรณีตรวจสอบพบว่าเลขที่เอกสารในระบบไม่ตรงกับต้นฉบับที่ได้รับ ๓. เอกสารที่เป็นของคณะกรรมการฯ คณะทำงานฯ ต้องส่งผ่านระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ด้วยหรือไม่ ๔. กรณีส่งเอกสารผิดหน่วยงาน และผู้ส่งไม่ได้ติดตามเรื่องทำให้เกิดความล่าช้า หรือเลยกำหนดการดำเนินการ ๕. เครื่องคอมพิวเตอร์เก่า และสมรรถนะไม่พอที่จะรองรับระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ๖. เจ้าหน้าที่บรรจุใหม่ที่ต้องปฏิบัติงานลงระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ และยังไม่เคยผ่านการฝึกอบรมเกี่ยวกับการ ใช้ระบบ ควรจะดำเนินการอย่างไร ๘. ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของ กรอ. ทุกหน่วยงานยังไม่สามารถออกเลขที่ รับ-ส่ง ภายในหน่วยงานเดียวกัน (ยกเว้น สล.กรอ.)

8. ขอบพระคุณทุกท่าน ที่มอบความคิดเห็นที่เป็นประโยชน์ในกับหน่วยงานของเรา