Pr paration du d m nagement des archives de la dgstrat mai 2008
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SPF Sécurité sociale DG Appui stratégique - PowerPoint PPT Presentation


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Préparation du déménagement des archives de la DGStrat Mai 2008. SPF Sécurité sociale DG Appui stratégique. Ce qu’on attendait de nous…. Ce que nous avons atteint…. …comment ?. Approche générale. Etat des lieux archives. Etat des lieux archives « historiques ». Métrage paysager .

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Presentation Transcript
Pr paration du d m nagement des archives de la dgstrat mai 2008

Préparation du déménagement des archives de la DGStrat

Mai 2008

SPF Sécurité socialeDG Appui stratégique




…comment ?

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Approche g n rale
Approche générale

Etat des lieux archives

Etat des lieux archives « historiques »

Métrage paysager

Contacts Archives du Royaume

Règles de ventilation

Première feuille de tri : transfert+ destruct

Ouvertures des boîtes

Concertation avec les domaines

Contacts archives du Royaume

Proposition d’arbitrage

Deuxième feuille de tri

Décision finale DG

Demande de destruction et de transfert

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Phase 1 etat des lieux archives dgstrat
Phase 1 : Etat des lieux Archives DGStrat

394 mètres

Palettes C58 : 100 m

Bib + pub : 30 m

5 mois !

Dossiers & documentation

Ce qui n’est pas dans la feuille de tri, n’existe pas !

1 planche = 1.2 mètre

12 fardes par planche

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Phase 2 m trage disponible sur le paysager
Phase 2 : métrage disponible sur le paysager

25 grandes armoires

= 125 m

DGStrat

15 petites armoires

= 45 m

Scénario worst case !!!

DGCom

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Phase 3 tablissement des r gles de ventilation
Phase 3 : établissement des règles de ventilation

Le scénario proposé par Novo n’est pas, pour le moment, à discuter

Les services doivent, au minimum, transférer 40% de leurs archives ailleurs que sur le paysager

Les archives qui sont utilisées une fois par semaine ou moins ne peuvent pas se trouver sur le paysager

La BIB du SPF n’accepte que la documentation, en bon état et étant utilisée au moins une fois par année

Page 8


Phase 4 concertation avec les domaines
Phase 4 : concertation avec les domaines

Analyse avec les services, série par série, de leur utilisation, nature et destination

Trouver des solutions avec les services dans le cadre des règles

Diviser les séries entre historique et nécessaire

Armoires de roulement

Armoires communes de documentation

Digitalisation

Proposer une ventilation en précisant que des arbitrages futurs auront lieu

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Phase 5 arbitrage et proposition de ventilation
Phase 5 : Arbitrage et proposition de ventilation

Accroissement possible du service

Marge de sécurité

Recalibrer selon la taille du service

Respect de la norme de 40 %

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Phase 6 d cision dg
Phase 6: décision DG

  • Approbation de la ventilation

  • Communication générale ventilation et next steps

  • Communication par domaine avec situation spécifique & feuille de tri adaptée

Contact avec l’équipe Novo

Commande des caisses

Contact avec Archives du Royaume pour la destruction

Réévaluation de la ventilation avent et après le déménagement

La ventilation n’est que le point de départ !

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Pour plus d informations
Pour plus d’informations

Amaury Legrain

Tom Auwers

SPF Sécurité sociale – DGStrat

[email protected]

[email protected]

Sophie Vandepontseele

Equipe Novo – NovoRecord

[email protected]

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