APSKAITOS DOKUMENTAI: pirminių duomenų paruošimas ir pateikimas buhalterijai

1. APSKAITOS DOKUMENTAI:pirminių duomenų paruošimas ir pateikimas buhalterijai VU SA narių mokymai 2012 m. birželio 22 d. Mokymus parengė ir veda VU SA vyr. buhalterė Renata Lapackaitė

2. Svarbu... Buhalteris - ne visažinis, todėl apie tai, kas vyksta organizacijoje, sužino tik gavęs įvykius liudijančius buhalterinius dokumentus. Tam, kad duomenys būtų teisingi, atskaitingi asmenys turi suprasti kokia kiekvieno dokumento paskirtis ir reikšmė.

3. AtsakomybėPagal LR Buhalterinės apskaitos įstatymą • Vadovas atsako už apskaitos organizavimą ir apskaitos dokumentų išsaugojimą; • Vyr. buhalteris (buhalteris) atsako už buhalterinių įrašų teisingumą; • Už apskaitos dokumentų surašymą laiku ir teisingai, už juose esančių duomenų tikrumą ir ūkinių operacijų teisėtumą atsako apskaitos dokumentus surašę ir pasirašę asmenys.

4. PIRMINIAI DOKUMENTAI Kiekviena veikla, susijusi su piniginėmis operacijomis, daiktų ar teisių perleidimų, įsigijimu, paslaugų gavimu ar suteikimu turi būti tinkamai įforminta dokumentais Prekių (paslaugų) įsigijimą liudija: • (PVM) Sąskaita faktūra • Prekių (paslaugų) pirkimo kvitas • Kuro pirkimo kvitas • Kelionės bilietas • Priėmimo perdavimo aktas pagal sutartį Pinigų išmokėjimą ar gavimą įrodo: • Kasos pajamų orderis • Kasos išlaidų orderis • Pinigų priėmimo kvitas • Pinigų išdavimo kvitas • Kasos aparato čekis • Mokėjimo pavedimas

5. Kas – kada? (1) • (PVM) Sąskaita faktūra – visada perkant iš įmonės bet kokias prekes ar paslaugas • Prekių (paslaugų) pirkimo kvitas – dažnai perkant iš verslo liudijimą turinčių asmenų • Kuro pirkimo kvitas – tikperkant kurą • Kelionės bilietas – tik važiuojant autobusais ar traukiniu, nors rekomenduojama imti faktūrą. • Priėmimo perdavimo aktas pagal sutartį – visada prie sutarties, kai atliekami įsipareigojimai (prekes, paslaugos, parama

6. Kas – kada? (2) • Kasos pajamų orderis – gaunamas iš tiekėjo, atsiskaitant su juo grynaisiais, kai tiekėjas neturi kasos aparato • Kasos išlaidų orderis – NIEKADA • Pinigų priėmimo kvitas: A) gaunamas iš tiekėjo, atsiskaitant su tiekėju grynaisiais, kai tiekėjas neturi kasos aparato, ir nėra pašonėj kasininko B) Jei patys iš kažko paimat pinigus • Pinigų išdavimo kvitas – Jei pinigus gaunantis asmuo neturi KPO ar PPK, tada mokėtojas išrašo šį dokumentą • Kasos aparato čekis – visada atsiskaitant grynaisiais ar kortele • Mokėjimo pavedimas - galima visada, jei tik tai tinka tiekėjui

7. BILIETAI Bilietas yra kartu ir paslaugos įsigijimą ir apmokėjimą liudijantis dokumentas. bilietų išdavimo tvarka: • Bilietai visiems vienodi, tik skirtingų nominalų • Ne vėliau kaip prieš 2 savaites iki bilietų pardavimų pradžios reikia iš vyr.buhalterės pasiimti reikalingą skaičių tam tikrų nominalų bilietų. • Jei dalyvių skaičius planuojamas didesnis nei 1000 asmenų, rekomenduojama bilietus platinti per bilietų platinimo organizacijas

8. VU SA rekvizitai Vilniaus universiteto Studentų atstovybė Įmonės kodas: 193077294 PVM kodas: ne PVM mokėtojas Adresas: Universiteto g. 3, Vilnius

9. ANTRINIAI DOKUMENTAI VU SA buhalterijai yra teikiami šie antriniai dokumentai: • Avanso apyskaitos • Kelionės lapai • Dalyvių sąrašai • Bilietų panaudojimo ataskaitos

10. Kam viso to reikia

11. Kodėl negalima dokumentų atnešti po mėnesio ar dviejų?

12. 3 dienos prieš – 10 dienų po

13. Kam reikalinga avanso apyskaita ?

14. Avanso apyskaita – kas tai? Asmens skolos raštelis, kuriame atsispindi jo išleisti pinigai, gauti pinigai bei skolos organizacijai arba organizacijos skolos asmeniui dydis. Nepildoma dokumentams, kurie apmokami pavedimu

15. Avanso apyskaita (1) Jei pirkote prekes/paslaugas atsiskaitydami įstaigos grynaisiais ar savo asmeniniais grynaisiais ir/arba kortele būtina užpildyti avanso apyskaitą. Apyskaita pildoma tik to asmens, kuris yra paskirtas kaip atsakingas už padalinio pirkimus

16. Avanso apyskaita (2)VIRŠUTINĖ DALIS-REKVIZITAI Pasirenkam VU SA padalinį fakultete Įrašom savo Vardą, Pavardę 2012 m. birželio 22 d. RENLAP-01 Finansinių mokymų išlaidos Avanso apyskaita pildoma kas mėnesį (jei vyko pirkimai), apyskaitos data –vėliausio dokumento data arba paskutinė mėnesio, kurio pirkimų sąskaitas registruojate, diena. • Avanso apyskaitų numeracija – pirmos trys vardo ir trys pavardės raidės bei iš eilės einantis numeris pradedant vienetu. (PVZ .,Renata Lapackaitė rašys RENLAP-01) Jei per mėnesį patirtos išlaidos yra skirtingų paskirčių, kiekvienai atskirai pildomos avanso apyskaitos.

17. Avanso apyskaita (3)VIDURINIOJI DALIS - PINIGAI • Pirmoje apyskaitoje likučių pradžiai nebus. • Antroje ir vėlesnėse apyskaitoje įrašysite likutį iš pirmosios (anksčiau buvusios) apyskaitos liekanos arba antišlaidžių eilutės mėnesio pabaigoje. • Jei per laikotarpį, už kurį pildoma apyskaita, gavote pinigų iš buhalterijos (grynais ar pavedimu) – duomenys surašomi “Gauta”. • Jei per laikotarpį, už kurį pildoma apyskaita, grąžinote į kasą ar banką pinigus (grynais ar pavedimu) – duomenys surašomi “Grąžinta”. Šią dalį pildo programa automatiškai pagal numatytas formules. Pildomi tik geltoni langeliai Visi kiti laukeliai užsipildo automatiškai.

18. Avanso apyskaita (4)APATINĖ DALIS - DUOMENYS • Pildomi tik geltoni langeliai • Duomenys avanso apyskaitoje ir pirkimo bei apmokėjimo dokumentuose turisutapti. • Privalu pasirašyti po avanso apyskaita- be parašo ji nebus įtraukta į apskaitą.

19. Avanso apyskaita (5)DAŽNIAUSIOS KLAIDOS AVANSO APYSKAITOSE • Ne retai numeracija dubliuojama, arba eina ne pagal datą eilės tvarka ; • Retai į vieno mėnesio apyskaitą sukraunama poros mėnesių dokumentai; • Pakankamai dažnai nepasirašoma ant sąskaitų faktūrų; • Nerašoma apie gautus pinigus iš anksto; • Retai, bet pasitaiko, kad įrašoma daugiau dokumentų, negu pristatoma į buhalteriją (todėl atiduodami pasitikrinkit ir susekit visus dokumentus); • Pasitaiko atvejų, kai pildant apyskaitą yra nutrinama formulė, kur rašoma apyskaitos suma žodžiais ir paliekama tuščias laukelis; • Pasitaiko, kad parašomas tik dokumento numeris, už kurį sumokėta, bet neparašoma įmonė iš ko pirkta; • Vis rečiau reikia priminti, pasirašyti apyskaitos apačioje.

20. Kam reikalinga bilietų ataskaita ?

21. Bilietų panaudojimo ataskaita

22. Kam reikia pasirašyti sutartį ir ar tikrai jos reikia ?

23. Sutartys VU SA naudojamos sutarčių rūšys • Panaudos • Nuomos • Pirkimo-pardavimo • Bendradarbiavimo • Paslaugų pirkimo • Reklamos teikimo • Dalyvavimo • Finansavimo • Paramos • Autorinės • Savanoriško darbo • Darbo • Kitos

24. Sutartys (Dažniausiai daromos klaidos) Susitarus dėl paramos vėliau išrašoma sąskaita faktūra. Paramai įforminti reikia ne sąskaitos faktūros, o priėmimo - perdavimo akto (daiktams ar paslaugoms perduoti). • Jei įmonė prašo sąskaitos faktūros reikia pasitikslinti ar jie teikia paramą ar tiesiog perka reklamos paslaugas. Sudaroma autorinė sutartis, kurioje numatoma, kad atlikėjams yra numatyta tam tikras kiekis alkoholinių gėrimų nemokamai. • Galima numatyti, kad už atlikimą bus duodami nemokamai gėrimų (bet jokiu būdu nenurodyti rūšies) • Susitariant su atlikėjais dėl “nemokamo” atlikimo, būtina įforminti neatlygintino atlikimo sutartį. Negali nebūti jokios sutarties, jei plakatuose šmėžuoja atlikėjų pavadinimai. Surašant sutartis įdedamas padalinio logotipas, arba sutartį pasirašo padalinio asmuo. • Rengiant sutartis naudojamas tik VU SA logotipas ; sutartis pasirašyti gali TIK prezidentas. Sutarys su padalinio rekvizitais, neteisingu organizacijos adresu ar pirmininko parašu juridiškai NEGALIOJA.

25. Kam reikalingi kelionės lapai?

26. Kelionės lapai • Kiekvienas padalinys turi susirasti panaudai po vieną automobilį vienai kuro rūšiai; • Ant autobusiuko pildoma tik tas kuras, kuris į jį piltas faktiškai; • Viename kelionės lape negali būti skirtingų kuro rūšių; • Dažnai daroma klaida- įtraukiama kaina iki nuolaidos pritaikymo.

27. Kam reikalingi dalyvių sąrašai?

28. Dalyvių sąrašai Pildoma, kai dalyviai yra nežinomi iš anksto (dažniausiai naudojama kai vyksta VU SA F gimtadieniai ir kitos nedidelės šventės) Pildoma, kai dalyviai žinomi, planuojami iš anksto, arba reikalingas rašytinis dalyvių sąrašas

29. Kaip elgtis kokiu atveju: • Kai perkama su išankstiniu apmokėjimu • Kai perkama atsiskaitant po fakto • Kai perkama atsiskaitant kortele • Kai perkama atsiskaitant grynais • Kai parduodami bilietai (užsakymas, pardavimas, grąžinimas) • Kai perkamas kuras • Kai atsiskaitoma su atlikėjais/ autoriais

30. BIUDŽETO PLANAVIMAS • Biudžetą planuotis būtina! • Planuojant renginį reikia atsižvelgiant į ankstesnių metų statistiką (žmonių skaičių, išlaidas) ir mokytis iš klaidų. (Jei renginyje parduota buvo 30 proc. išankstinių ir 70 proc. renginio dieną bilietų, tai ir šiemet proporcijas išlaikome). • Kiekvienas renginys susideda iš kintamų ir pastovių išlaidų. Pastovios išlaidos skaičiuojamos proporcingai bilietų pajamoms (6 proc. LATGA-A; 21 proc. PVM rezervas) • Planuodami renginį turit galvoti nors apie minimalų PELNĄ.

31. Visus buhalterinius šablonus ir mokymų medžiagą rasite adresu: http://pub.vusa.lt/finansai/

32. Tai buvo pirma mokymų dalis Pietų pertauka (1 val.)