Norweski Mechanizm Finansowy 2009-2014

1. Norweski Mechanizm Finansowy 2009-2014 Partnerstwo w projektach w Programie Operacyjnym MS: „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

2. Istota partnerstwa • Celem partnerów nie może być uzyskanie korzyści finansowej w zamian za realizowane zadania; partner wykonuje obowiązki w ramach projektu nieodpłatnie • Wykonawstwo występuje w sytuacji odpłatnego dostarczania usług przez partnera • Partner wnosi wkład własny – zasoby ludzkie, organizacyjne, techniczne lub finansowe w proporcjach odpowiadających realizowanym zadaniom • Partner powinien brać udział w zarządzaniu projektem Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

3. Harmonogram działań Negocjacje projektu umowy Przekazanie uzgodnionego projektu umowy do parafy radcy prawnego MS Przekazanie projektu z parafą radcy do akceptacji OP Akceptacja projektu umowy przez OP Jeśli są uwagi OP – powrót do negocjacji z partnerem Podpisanie umowy zatwierdzonej przez OP i radcę prawnego MS Złożenie WOD do OP wraz z podpisaną umową; jednoczesne wnioskowanie o środki z FWD na refundację kosztów nawiązania partnerstwa Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

4. Negocjacje z partnerem • Możliwość wykorzystania wzoru umowy partnerskiej przygotowanego przez MRR lub opracowania własnego • W negocjacjach należy pamiętać, iż podstawowy zakres merytoryczny przewidziany w propozycji Programu (przewidziane zadania, grupy docelowe itp.) musi zostać zachowany; partner nie może nalegać na zmianę działań • Budżet ustalony w propozycji Programu (budżet w załączniku nr 2 do propozycji Programu + dodatkowe uszczegółowienia przedstawiane w lipcu 2012 r. na podstawie propozycji przekazywanych przez poszczególne departamenty) powinien zostać zachowany – jest to część Programu Operacyjnego • Na etapie oceny merytorycznej wniosków o dofinansowanie, Zespół Oceniający może dokonać korekty budżetu projektu lub poszczególnych zadań (w tym zarządzania) Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

5. Umowa partnerstwa • Niezbędne elementy określa art. 6.8 Regulacji: • zakres ról i obowiązki stron • ustalenia finansowe między stronami – które wydatki partnerów projektu mogą podlegać refundacji z budżetu projektu • postanowienia dot. kosztów pośrednich (uwaga: w PO MS koszty pośrednie możliwe są do rozliczania wyłącznie na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków, nie ma możliwości rozliczania ryczałtem) • zasady przeliczania walut w przypadku wydatków i ich refundacji • postanowienia dotyczące audytów obejmujących partnerów projektu • szczegółowy budżet z wyszczególnionymi pozycjami kosztów i cenami jednostkowymi • postanowienia dotyczące rozwiązywania sporów Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

6. Rozliczanie z partnerem • Wydatki partnera podlegają takim samym regułom jak wydatki beneficjenta projektu: • taki sam katalog wydatków kwalifikowalnych (art. 7.3 Regulacji) • obowiązek stosowania krajowego prawa zamówień publicznych – gdzie dotyczy • taki sam okres kwalifikowalności (niemożliwe wcześniejsze finansowanie przed datą wskazaną w decyzji o dofinansowaniu projektu) • Proponowana (najprostsza) metoda rozliczania: NOTA OBCIĄŻENIOWA + raport niezależnego biegłego rewidenta • Raport zgodnie z art. 7.13 Regulacji w sprawie wdrażania Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2009-2014 potwierdza, że zgłoszone przez partnera koszty zostały poniesione zgodnie z Regulacjami, przepisami prawa krajowego oraz zasadami rachunkowości kraju partnera projektu. • Koszty obsługi rewidenta powinny być uwzględnione w budżecie projektu (koszty zarządzania)! • Prefinansowanie działań partnera (zaliczkowanie) byłoby możliwe na zasadzie dotacji; oznacza to konieczność dodatkowej sprawozdawczości po stronie partnera; Regulacje jednak wskazują p.w. na refundację z budżetu projektu. Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

7. Fundusz Współpracy Dwustronnej • Działania związane z poszukiwaniem partnerów, nawiązywaniem partnerstw i złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu partnerskiego mogą być finansowane z FWD na poziomie Programu (tzw. część „seedmoney”): • Koszty partnera i beneficjenta muszą się mieścić w katalogu wydatków kwalifikowalnych (zamkniętym) przewidzianym w art. 7.7 Regulacji • Zgodnie z ustaloną ze stroną norweską (przedstawiciele NCA uczestniczący w Komitecie Współpracy) procedurą przyznawania wsparcia z FWD możliwa jest jedynie refundacja poniesionych wydatków (nie ma możliwości prefinansowania) • W celu zrefundowania wydatków należy składając WOD jednocześnie wypełnić (na właściwych arkuszach) wniosek o wsparcie z FWD • Decyzja o przyznaniu wsparciu z FWD uprawnia beneficjenta do dokonania zwrotu wydatków (nota obciążeniowa) partnerowi projektu Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

8. Fundusz Współpracy Dwustronnej • Procedura przyznawania wsparcia z FWD została przygotowana wspólnie z partnerem Programu (NCA) i w dniu 10 kwietnia 2013 r. zatwierdzona przez Biuro Mechanizmów Finansowych • Oceny merytorycznej będzie dokonywać tzw. Komitet Współpracy dla Programu (przedstawiciele OP i NCA); zgodnie z procedurą ocena merytoryczna może trwać maksymalnie 1 miesiąc • Wniosek o FWD musi być przygotowany w polskiej i angielskiej wersji językowej • Po pozytywnej ocenie wydawana będzie osobna decyzja o przyznaniu środków z FWD • Sprawozdawczość z wykorzystania FWD: prawdopodobnie w ramach sprawozdawczości z projektów (wnioski o płatność) • W najbliższym czasie pojawi się nowa wersja generatora WOD dająca możliwość przygotowania wniosku o FWD w języku polskim i angielskim Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

9. Dziękuję Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.