報告人 : 英福達公司諶家偉文書組葉明源日期： 100 年 11 月 14 日 ( 星期二 )1400

p0 「公文管理系統上線說明會」 (承辦人) 報告人:英福達公司諶家偉文書組葉明源日期：100年11月14日(星期二)1400

會議進程 • 上線重點說明 • 新舊系統操作差異說明: • 來文簽辦流程圖 • 創文辦理流程圖 • 實例說明與演示

本系統上線日期為100/11/21起 • 系統登入位置:Https://edoc.ntu.edu.tw • 11/21 起新收來文與創文以新系統取號開始，原辦理中公文需在原公文系統中辦結。 • 初期上線以紙本流程為主，線上簽核功能預計101年元月啟用。 • 新系統公文文號100年度為與舊系統區隔，故以10萬號開始取號，例如1000100001 (收發同號10碼流水號連續累計，不區分單位) • 廠商駐點客服專線(Call Center) • 3366-2134(文書組) • 3366-2129、3366-2147、3366-5292

承辦人新舊系統操作差異說明

認識新系統畫面與重要功能 個人密碼、分機、Emil與憑證資訊校內發文，受文者與您有關的公文訊息請在此閱讀。線上說明手冊、QA、必要安裝工具現行公文、歷史公文、表單等資訊查詢提供離線使用公文製作繕打功能請假設定代理人請來此設定提供來文主動彈跳訊息(類似msn) 紙本流程文書類表單(ex:簽稿會核單、退文改分單..請在此下載使用) 創簽稿製作稽催通知訊息與線上回復原因發文完成、或其他人傳閱給您參考的公文申請線上調卷核准的結果工作桌與待處理公文夾

申請改分與重分的區別 跨(一級) 單位的改分屬於本(一級) 單位內部改分線上執行退文改分單並選取建議改分單位，由送請單位主管核准後改分其他單位。填寫退回理由，線上退回給分文者(登記桌或主管)，請分文人員重新指派其他人申請改分申請重分承辦人

承辦人來文辦理作業流程圖

承辦人創簽稿作業流程 • 支援多簽多稿，以達到先簽後稿、簽稿並陳、以稿代簽。 • 附件可選擇發文附件或參考附件，可標示為電子或紙本附件。

發文稿受文者的傳遞方式 受文者選取的四種傳遞方式: 一、公文訊息二、電子交換三、紙本四、自行寄送一、公文訊息:校內受文者，對方可透過公文訊息轉發給單位內相關人員，並會留下閱讀紀錄。二、電子交換:當本文與附件均為電子檔，且對方屬性為交換機關，可選用此方式。三、紙本:當附件為實體或受文者必須郵寄時採用紙本發文方式，唯校外受文者必須填寫地址資訊。四、自行寄送:當發文繕打用印完成後自行前往文書組取件自行遞送。

案例說明 例如某學院收到校發文給各院系所，需填報具名額限制之彙整公文公文簽辦: 一、擬影印本函(含附件)分送各系所。二、申請案請於100年12月16日(星期五)以前先行送院彙整。 (另印送OOO知照) 以上由院長決行後要直接分送到各系所，各系統簽辦後再送到院，此狀況該如何由新系統操作？利用新公文系統可透過兩種方式處理: A、請長官指派院承辦人依據此文另創簽稿並會辦各院系所，待會畢後另將結果發文回覆主辦單位。 B、登記桌於公文訊息內收到此公文，並於公文上加註意見後線上請示主管，主管批示後可轉發或退給登記桌人員線上轉發各院系所相關人員，各院系所收到公文訊息後另辦公文回覆。 (由於系統初期尚未開放線上簽核(主管暫不上線，建議採A方案)

簡報結束 意見交流

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