anskaffelsesreglementet v svend b jacobsen senior innkj psr dgiver helse vest ikt l.
Download
Skip this Video
Loading SlideShow in 5 Seconds..
Anskaffelsesreglementet v/Svend B. Jacobsen Senior innkjøpsrådgiver, Helse Vest IKT PowerPoint Presentation
Download Presentation
Anskaffelsesreglementet v/Svend B. Jacobsen Senior innkjøpsrådgiver, Helse Vest IKT

Loading in 2 Seconds...

play fullscreen
1 / 30

Anskaffelsesreglementet v/Svend B. Jacobsen Senior innkjøpsrådgiver, Helse Vest IKT - PowerPoint PPT Presentation


  • 130 Views
  • Uploaded on

Anskaffelsesreglementet v/Svend B. Jacobsen Senior innkjøpsrådgiver, Helse Vest IKT. Agenda. Hva er en anskaffelse? Grunnmuren Regional organisering Konkurransegrunnlaget Avtaleparter Innkjøpets faser Behov fra Prosjekt til drift. Hva er en anskaffelse?.

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about 'Anskaffelsesreglementet v/Svend B. Jacobsen Senior innkjøpsrådgiver, Helse Vest IKT' - tracen


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
anskaffelsesreglementet v svend b jacobsen senior innkj psr dgiver helse vest ikt

Anskaffelsesreglementetv/Svend B. Jacobsen Senior innkjøpsrådgiver, Helse Vest IKT

agenda
Agenda
  • Hva er en anskaffelse?
  • Grunnmuren
  • Regional organisering
  • Konkurransegrunnlaget
  • Avtaleparter
  • Innkjøpets faser
  • Behov fra Prosjekt til drift
hva er en anskaffelse
Hva er en anskaffelse?
  • Gjelder bare for kontrakter som er gjensidig bebyrdene, utveksling av ytelser: penger, varer, tjenester, arbeid.
  • Gjelder ikke ensidige overføringer uten motytelser (støtte og subsidier, men må ikke benyttes til konkurransevridende støtte)
  • Gjelder for anskaffelser av varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider.
  • Unntak (FOA § 1-3) er kjøp eller leie av fast eiendom, ansettelsesavtaler og visse forsknings- og utviklingstjenester (der flere er med på å finansiere oppdraget eller flere skal dele resultatene, spleiselag). Unntakene er ikke nevnt i loven, derfor er det klokt å følge lovens grunnprinsipper selv om anskaffelsen faller utenfor forskriften.
grunnprinsipper ved anskaffelser
Grunnprinsipper ved anskaffelser
  • Likebehandling
  • Ikke-diskriminerede (nasjonalitet, lokal tilhørighet)
  • Forutsigbarhet (varsle og gjennomføre)
  • Etterprøvbarhet (protokoll, møtereferat)
  • Konkurranse (minst 3)
  • God forretningsskikk
grunnmuren for anskaffelser
Grunnmuren for anskaffelser
  • Lov om Offentlige Anskaffelser (LOA)
  • Forskrift om Offentlige Anskaffelser (FOA)
    • Del 1 – 3
  • St.meld.nr.36 (2008-2009) «Det gode innkjøp»
  • Innkjøpsstrategi i Helse Vest IKT
  • Innkjøpshåndboken for Helse Vest IKT
  • Standard kjøpsvilkår for Helse Vest
  • Lov om kjøp (Kjøpsloven)

Helse Vest IKT skal forvalte kategoriansvaret for «IKT-anskaffelser» i Helse Vest

innkj pskategorier
Innkjøpskategorier

23 gjennomgående produktkategorier

  • 8 standardkategorier

og 15 medisinske kategorier

  • Hver kategori bemannes av

en kategorileder og fagspesialister fra hvert foretak

organisering og produktomr deinndeling
Organisering og produktområdeinndeling

Kategoriteamene legger strategier og planer

  • Utarbeideranskaffelsesstrategi for sin kategori
  • Utarbeiderinnkjøpsplaner for sin kategori, herunder vurdering av lokal, regional eller nasjonal anskaffelse
  • Gjennomføreranalyser av forretningsmessig betydning av avtalene de skal inngå, samt leverandørmarkedsanalyser
  • Styrer anskaffelses- og kontraktsportefølje for sin kategori
  • Opparbeider og forvalter oversikt over status, herunder :
    • Nøkkeltall (innkjøpsvolum (spend) pr foretak/produkt/leverandør)
    • Avtaledekning- og lojalitet
organisering og produktomr deinndeling9
Organisering og produktområdeinndeling

Funksjonsteam underordnes kategoriteam

= 23 stk

IKT:

beregning av anskaffelses ansl tte verdi
Beregning av anskaffelses anslåtte verdi
  • FOA, § 2-3 angir en detaljert beskrivelse av hvordan verdien skal beregnes.
  • Hva skal tas med?
    • Varer (f.eks maskin eller programvare)
    • Tjenester (f.eks ved implementering eller opplæring)
    • Forbruksartikler (dersom dette skal kjøpes)
    • Driftskostnader (dersom dette skal kjøpes)
    • Service og vedlikehold (f.eks support og vedlikeholdsutgifter/tjenester),
    • Fremtidig utviklingstjenester (f.eks estimert omfang på utbedringer og lignende)
    • Opsjoner (f.eks andre moduler i programvare, flere brukere og lignende)
  • Kostnadene skal summeres over kontraktens levetid.
  • Tidsubestemt kontrakt, kostnader de 4 første år medtas.

Fastsettes ved kunngjøringstidspunkt (forsvarlig)

kunngj ring
Kunngjøring
  • Kunngjøringen kan være på norsk (FOA § 3-9)
  • Man kan kreve at svaret også er på norsk samtidig som man kan tillate «støttedokumentasjon» på norsk, dansk, svensk eller engelsk.
konkurransegrunnlag kvalifikasjonskrav
Konkurransegrunnlag: Kvalifikasjonskrav

Dette er krav som vi naturlig vil stille til tilbyder som selskap/bedrift:

  • Attest for betalte skatter (max 6 mnd pr tilbudsfrist)
  • Attest for betalte avgifter (max 6 mnd pr tilbudsfrist)
  • Egenerklæring HMS (2 signaturer)
  • Krav til miljø og etikk

Prekvalifisering

konkurransegrunnlag kravspesifikasjon
Konkurransegrunnlag: Kravspesifikasjon
  • Denne delen skal inneholde de SKAL-kravene som anskaffelsen skal tilfredsstille.
  • Hvis ett eller flere SKAL-krav ikke blir tilstrekkelig beskrevet, kan tilbudet bli avvist.
  • SKAL-kravene må være relevant og saklig for anskaffelsen
  • Et SKAL-krav kan ikke benyttes som et tildelingskriterie og vektlegges i vurderingen av tilbudene
konkurransegrunnlag tildelingskriterier
Konkurransegrunnlag: Tildelingskriterier
  • I forbindelse med kunngjøringen skal det oppgis hvilke kriterier som skal tillegges vekt.
  • Basert på laveste pris eller basert på det økonomisk mest fordelaktige.
  • Alle kriteriene som skal vektlegges må være oppgitt i konkurransegrunnlaget.
  • Alle kriteriene skal evalueres.
  • Det er ikke tillatt å legge vekt på noe annet enn det som fremkommer i tilbudet.
  • Uklarhetsregelen.
tildelingskriterier
Tildelingskriterier

Tildeles etter laveste pris eller det tilbud som er økonomisk mest fordelaktig

anskaffelsesprosedyre
Anskaffelsesprosedyre
  • Åpen eller begrenset anbudskonkurranse er hovedregelen
innlevering
Innlevering
  • Sted og frist for innlevering skal angis i kunngjøringen og i konkurransegrunnlaget. Det skal angis dato og klokkeslett, samt et fysisk sted hvor tilbud skal leveres.
  • Tilbudet skal leveres i lukket forsendelse og fysisk merkes som angitt. E-post levering alene er ikke godkjent.
  • Tilbudet skal ikke åpnes av postmottaket, men av minst 2 personer knyttet til anskaffelsesprosjektet.
  • Hvis tilbudet ikke leveres på rett sted, med riktig merking, innen rett tid og i lukket forsendelse skal det avvises. Tilbudet skal deretter returneres uåpnet til leverandør.
ikt avtaler
IKT-avtaler
  • Alle avtaler er mellom Helse Vest IKT og leverandør.
  • Avtalen skal beskrive «oppdraget», «brukere», antall, pris etc
  • Avtalen skal normalt ha angitt en varighet.
  • Avtaler skal normalt ha en varighet på maks 4 år.
  • Vedlikeholdsavtale skal etableres samtidig med kjøpsavtalen.
  • Varer og utstyr med en levetid over 4 år, kan ha en vedlike-holdsavtale som varer hele levetiden.
  • Kjøp av varer eller tjenester som ikke allerede er dekket av etablerte kjøpsavtaler (rammeavtaler, opsjoner etc), må håndteres som en ny anskaffelse.
innkj pets faser 1
Innkjøpets faser (1)
  • 1. Forarbeid
    • Hvilke behov skal anskaffelsen dekke
    • Hva skal anskaffes
    • Verdi av anskaffelsen
    • Hvilken prosedyre skal benyttes
    • Utkast til kravspesifikasjon
  • 2. Markedskartlegging
    • God og dokumentert kunnskap om leverandør- og produktmarkedet
    • Verifisert kravspesifikasjonen
    • Konkret markedsstrategi
innkj pets faser 2
Innkjøpets faser (2)
  • 3. Kjøp
    • Signert avtale og anskaffelsesprotokoll
  • 4. Implementering
    • Dokumentasjon arkivert i Contiki
    • Sikre at vi mottar iht kontrakt
    • Sikre godkjente endrings- og tilleggsordre
    • Sikre at alle brukere har kjennskap til avtalen
    • Sikre garantistyring
  • 5. Oppfølging
    • Sikre at leverandør yter iht avtale
    • Avtaleansvarlig skal følge opp at avtalen blir utnyttet optimalt
tidslinjen
Tidslinjen
  • Prosjektstart
    • Anskaffelsesprosess
  • Signeringsdato
    • Leveringstid
  • Installasjonsdag
    • Akseptansetest
  • Produksjonsstart (dato)
    • Godkjennelsesperiode (3 mnd)
  • Godkjennelsesdato
    • Garantiperiode (1 år)

Betale for kjøp

Start vedlikehold

et behov oppst r
Et behov oppstår
  • Lokal avklaring i HF-et
  • Behandles i Applikasjonsforum
  • Andre med tilsvarende behov/løsning?
  • Er dette en mindre/større anskaffelse?
  • Større: Portefølgestyring/prosjekt/finansiering/anskaffelse
  • Mindre: Vurdere om eksisterende avtale kan benyttes. Hvis ikke: anskaffelse
hva er forvaltning
Hva er forvaltning?
  • Knyttet til løpende drift av løsning.
  • Feilretting/feilmelding mot leverandør
  • Motta og installere rettelser
  • Motta og installere nye versjoner innenfor eksisterende avtaler og kostnader
  • Oppdatere/fornye utstyr
  • Bestille leverandøren til å utføre mindre oppdrag for å forbedre løsningen/utarbeide rapporter etc (variable forvaltning)
fra prosjekt til drift
Fra prosjekt til drift

Må ha ressurser:

  • systemeier
  • prosjektleder/personell fra HVIKT
  • finansiering
  • utførende personell fra berørte foretak
  • brukergruppe/referansegruppe
fra prosjekt til drift26
Fra prosjekt til drift

Prosjektets oppgave:

  • gjennomføre innkjøp (kjøp og vedlikehold)
  • sørge for opplæring
  • utarbeide rutiner (eventuelt endringer)
  • installasjon (i samarbeid med leverandør)
  • akseptansetesting
  • produksjonsstart
  • godkjenning
  • overlevering til forvaltning (både HVIKT og til HF)
konomi og s nn
Økonomi og sånn
  • Utgift, betaling eller kostand
  • Avskrivning (antall år)
  • Avregning mellom HF og Helse Vest IKT
  • Tjenestegrupper (budsjettnivå)
  • PC-prising (PC/skrivere, desktop og kundestøtte)
  • Leasing av PC-er (fra 2011)
  • SLA-avtale (tjenestenivå-avtale), ny hvert år.
avtaler
Avtaler
  • Vi benytter statens standard avtaler (DIFI)
  • Både for kjøp og vedlikehold, stor og liten, norsk og engelsk
  • Avtalene er i hovedsak faste. Utdyping av innhold skjer gjennom bilag.
  • Ytelser, pris og prisreguleringer skjer i bilagene.
  • Avtalene skal ligger i Contiki.
  • Tjenesten skal leveres iht avtalen. Faktura skal være iht avtale.
  • Hver avtale har 3 roller: Avtaleforvalter, avtaleansvarlig og fagansvarlig.
roller
Roller
  • For små avtaler kan 1 person fylle flere roller. For større og mer komplekse avtaler fordeles rollene på flere personer.
  • Avtaleforvalter:
  • Merkantilt ansvar for avtalen
  • Ansvar for avtalemessig kontakt med leverandøren
  • Har ansvar for å initiere nye kontrakter /reforhandle/terminere eksisterende avtaler
roller30
Roller
  • Avtaleansvarlig:
    • Ansvarlig for oppfølging av varslinger sendt ut fra Contiki
  • Kontakt med leverandør i forhold til avtalt leveranse
  • Sikre og følge opp at leveransen blir levert i henhold til avtalen
  • Fagansvarlig 
  • Innsamling av informasjon om formål som virker/ikke virker
  • Ansvar for koordinering av brukerbehov