「公文管理資訊系統建置案」系統教育訓練說明 (C1) 主管登記桌作業

「公文管理資訊系統建置案」 系統教育訓練說明 (C1)主管登記桌作業

講師群與助教

前言 • 本校新版公文簽核系統，於99年10月20日經評選優勝廠商英福達科技，隨經7個多月的訪談/分析/開發/測試階段，目前為上線前教育訓練階段。 • 本系統預計將於100年8月1日起正式運作，為降低使用者面對新系統上線後習慣變更的阻力，本系統劃分兩階段實施無紙化線上簽核範圍。 • 第一波:至100/8/1起由學校行政單位推行主管上線簽核。 • 第二波:預計100/10/1 起教學單位加入線上簽核實施範圍，進而全校各單位均可以線上作業方式處理公務加強行政效率。

課程大綱與時間表(1小時) • 前言 • Ch1.設定系統環境與登錄公文系統 • Ch2.系統畫面與資料夾 • Ch3.主管登記桌的權責 • Ch4.主管作業:公文流程設定與修改內文。 Workshop :演練陳核公文設定與基本修改公文的技巧

Ch1.環境設定 • 1.新公文系統網頁位置:http://edoc.ntu.edu.tw。 • 2.可利用原系統連結進行快速環境設定。 • 3.教育訓練與測試期間，登錄帳號為{員工編號},不須密碼。 edoc新公文系統連結

Ch2.系統畫面與資料夾說明

說明:流程作業功能 • 勾選文號，系統會依據目前狀態，提供可執行作業流程。 5.公文卷宗清單

說明:頁籤功能選單 3.頁籤功能選單 • 頁籤功能選單：提供將左方畫面切換至待處理公文等資料夾，包括以下四項功能： • 工作桌：可利用此功能將畫面切換至個人工作桌，以方便查閱待處理公文。 • 自訂流程：在陳核、送會所儲存的常用流程，可將公文拖曳至此建立標準流程。 • 報表列印：依據帳號所擁有的角色權限(如承辦人、單位登記桌、主管等)，系統提供不同的報表使用。 • 系統管理：開啟系統管理操作畫面。 • 介面字型：可修改使用者預設的字體大小。

說明:工作桌與資料夾 • 一個工作桌代表一個職位設定，在系統中，一個職位可以設定多個角色。不同角色系統設定不同查詢公文夾。提供待辦理公文查詢及角色特殊公文查詢功能。(如：總收文可進行”來文未結案”查詢) • 兼職及代理時，系統會增加兼職與代理工作桌，方便查詢。 4.工作桌

資料夾定義說明表

Ch3.單位收文作業說明

主管登記桌權責1 • 何謂公文主管權限:具有公文內容審核、批示、決行(授權代判)的權限。 • 公文主管涵蓋: 校長、副校長、主任秘書、(一、二級單位主管)、專門委員..等。 • 何謂主管登記桌:協助高階主管，前置處理大量公文審核的核稿人員，該員具備有基本的陳核功能、也有局部公文修改權亦可修改流程或退承辦人作業。

主管登記桌權責2 • 若單位內有多位行政主管，依據案情的不同，主管登記可以選擇需陳核的主管順序。正主管 (單位首長) 副主管A 副主管C 副主管B 主管登記桌可以選擇陳核公文是否經過A,B,C的副主管的審核或跳過副主管直接陳核給單位主管。主管登記桌

Ch4.主管登記桌作業

主管登記桌作業1 • 主管登記桌人員在簽收待送主管簽核的公文，可以執行下列功能項目。

主管登記桌作業2 • 主管登記桌也可以透過簽核工具列，進行公文的修改或加註。(詳細操作請參考手冊p14~21)

Workshop :實機演練 請學員演練陳核公文設定與基本修改公文的技巧。

課程結束 意見交流

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