Klantgerichtheid & Klantvriendelijkheid

1. Klantgerichtheid & Klantvriendelijkheid Sociale en Communicatieve vaardigheden

2. Kennismaking Introduceer u zelf: naam, dienst, functie en antwoord op 1 van de volgende vragen: • ‘Ik ben in deze groep de enige die………’ / den e grupo aki ami ta e uniko hende ku…. • Wat niemand hier van me weet………./ e lokual ku niun hende aki no sa di mi ta ku…

3. Achtergrond en aanleiding • Program Management Office (PMO) van het Eilandgebied Curaçao is belast met de initiëring, coördinatie, implementatie, monitoring en evaluatie van het programma Bestuurlijke Ontwikkeling en de daaraan gerelateerde projecten

4. Achtergrond en aanleiding • Doel is het verhogen van de kwaliteit van het ambtelijk apparaat en onderdeel hiervan is het streven om te komen tot: “een overheid van het Eilandgebied Curaçao waar klantgerichtheid continu geoptimaliseerd wordt”

5. Achtergrond en aanleiding • onderzoek Klantgerichtheid Overheid, onderdeel snelle successen traject Fase 1, sub-onderdeel Quick Scan • Volgende stap: training klantgerichtheid

6. Doel Training • Bewustwording • Overdragen vaardigheden en kennis Een begin…oefening baart kunst!

7. Opzet training • Konose bo kliente • Skohe bo atitut • Skohe bo aktitut • Hasi I hari Bewustzijn/ kennis → Keuze → Vaardigheden

8. Agenda dagdeel 1 & 2 ‘Konose bo kliente’ • Wie zijn onze klanten • Wat vindt de klant? • +/- 10 uur pauze Skohe bo atitut! • Kies je attitude/ houding • Waardoor wordt ik beïnvloed? • 12.00 Lunch

9. Agenda dagdeel 2 ‘Skohe bo aktitut’ • Verbaal (LSD) & Non-verbaal gedrag • Activiteit non-verbaal gedrag • +/- 15 uur pauze • DVD gedeputeerde • De spiegel • Evaluatie & afsluiting

10. Activiteit: Wie zijn onze klanten? • Vorm groepjes (in totaal 4 a 5 groepen bij voorkeur per dienst) • Wijs per groepje een voorzitter aan • Beantwoord de volgende vragen (15 minuten): • Wie is onze klant (profiel, taal, differentiatie)? • Waar komt hij/zij of zij voor? • Wat hoopt hij/zij aan service/bejegening te ontvangen? • Noteer de antwoorden in kernwoorden op de gekleurde vellen

11. Activiteit: Wat vindt de klant? • Wat valt op/ wat verbaast u aan de gehoorde klantuitspraken? • Komt het beeld van u en het beeld van klanten overeen?

12. Resultaten IMD klantonderzoek • Het rapport kunt u inzien in de pauze • U kunt het rapport ook inzien via de web-site: www.curconsult.com/kgo Kgo: klantgerichte overheid

13. Klantgerichtheid • Het, met het oog op het dienen van het algemeen belang, onderkennen en tegemoetkomen aan de behoeften en verwachtingen van verschillende soorten klanten • Klantvriendelijkheid is hier een onderdeel van: namelijk hoe de klant te woord te staan

14. Klantgerichtheid al dan niet klantgericht/-vriendelijk

15. Klant en zijn ‘bagage’ Eerdere ervaringen (gedrag) Klant Verloop van de nacht/ dag Uw klantvriendelijkheid Zorgen Etc. Culturele achtergrond Doel/ noodzaak van vraag Heeft misschien hiervoor een vrije dag genomen

16. Waarom klantgericht werken? • Imago van de overheid en de ambtenaar (dat bent u!) • Succes van de organisatie en dus indirect ook arbeidsvoorwaarden • Samenwerking & arbeidssfeer • Wij zijn allemaal klant • Maar belangrijkste: waardigheid en arbeidssatisfactie!!

17. Skohe bo atitut! • Neem een negatieve of positieve houding aan (op aanwijzing van de trainer)

18. Wat beinvloedt mijn handelen? • Bespreek negatieve en positieve ervaringen waarbij u klant was • Bespreek negatieve en positieve ervaringen waarbij u de dienstverlener was • Wat beïnvloedt uw houding en gedrag? al dan niet klantgericht/-vriendelijk dienstverlener

19. Skohe bo atitut anderen BAL of situatie collega baas klant humeur

20. Skohe bo atitut zijn karakter wortels profiterend van regen en zonneschijn BOOM

21. U heeft een keuze! • U kunt putten uit uw eigen energie, talenten, kracht, motivatie etc. • Onafhankelijk van uw salaris, andere arbeidsvoorwaarden, zekerheid, anderen en de situatie • Uw keuze beïnvloedt anderen, de werksfeer en de situatie in plaats van andersom

22. U heeft een keuze! ‘when we choose to love the work we do, we can catch our limit of happiness, meaning, and fulfillment every day’ ‘we spent 75% of our wake time doing work-related activities, if we spend this much time, we ought to enjoy it and be energized by it’ By: Ken Blanchard Pd.D.

23. U heeft een keuze! ‘The danger is that if our quest for ideal work focuses us on the future, we will miss the amazingly wonderful life that is available today, in this moment’ ‘By learning/ choosing to love what we do, even if at the moment we may not be doing what we love, we will find energy and passion!’ By: Ken Blanchard Pd.D.

24. U heeft een keuze! ‘There is always a choice about the way you do your work, even if there is not a choice about the work itself’ ‘We can choose the attitude we bring to our work!’ ‘We can’t control how other people drive, but we can choose how we respond’ ‘I don’t believe that companies are necessarily prisons, but sometimes we make prisons of them by the way we choose to work here’ By: S.Lundin/ H. Paul & J. Christensen

25. U heeft een keuze! ‘How could we have more fun and create more energy?’ Who are our customers and how can we make their day? ‘When you are doing what you are doing, who are you being?’ By: S.Lundin/ H. Paul & J. Christensen

26. Energiek Geïnteresseerd Vitaal Creatief ‘Bon beis’ Etc. Boos Ongeïnteresseerd Passief Energieloos Futloos ‘Mal beis’ ‘When you are doing what you are doing, who are you being?’

27. Professionele Houding • Je kunt het niet kopen • Het is niet afhankelijk van het salaris • Het mag niet afhankelijk zijn van anderen of omstandigheden • Heeft te maken met vakkennis, vaardigheden, ethiek maar vooral ook met mentale instelling • Het begint van binnen en het moet ook van binnenuit komen!

28. Professionele Houding • Een professionele houding blijkt o.a. uit: • Mate waarin iemand luistert naar de ander • Attitude & Non-verbaal gedrag • Manier waarop iemand omgaat met feedback/ klachten • Manier waarop iemand feedback/kritiek geeft • Manier waarop iemand omgaat met conflicten

29. Luistervaardigheden • Samenvatten • Uiten van gevoelsreflecties • ‘hummen’ • Stiltes • Letten op non-verbaal gedrag gesprekspartner • Laten uitpraten • Eigen non verbaal gedrag: knikken, oogcontact, open houding (later meer hierover!)

30. Luistervaardigheden Ook vraagstelling draagt bij aan luistervaardigheden, we onderscheiden: • open vs gesloten vragen • suggestieve vragen • dubbele vragen • doorvragen

31. Luisteren Hoe weet je of de klant/collega zich niet begrepen voelt of niet ervaart dat er naar hem wordt geluisterd: • klant zal zijn boodschap herhalen • Klant zal langzaam praten • Klant zal hard praten • Boos worden • Iemand anders meenemen om boodschap kracht bij te zetten

32. LSD Het LSD-model; luisteren, samenvatten en doorvragen

33. Luisteren Neem een actieve luisterhouding aan en laat zien dat je aandacht hebt voor je cliënt. Houdt oogcontact, knik en hum mee en laat bewust merken dat je luistert. Wanneer je actief luistert, zal de cliënt zijn verhaal doen. Hij/zij voelt zich gehoord en serieus genomen waardoor hoog opgelopen emoties afnemen en er meer rust komt in het gesprek.

34. Samenvatten Stel, nadat de cliënt zijn verhaal heeft gedaan, het werkelijke probleem vast. Geef in eigen woorden en op hoofdlijnen, weer wat je gehoord hebt en check of dit klopt. Bijvoorbeeld; ‘Als ik u goed begrijp….’ klopt dat ?’ Vat naast de inhoud ook de emoties van de cliënt samen. ‘U bent dus erg teleurgesteld met deze gang van zaken ?’ Goede tussentijdse samenvattingen zorgen dat de cliënt zich gehoord en begrepen voelt.

35. Doorvragen Gebruik een tussentijdse samenvatting als opstap tot een doorvraag. Vraag net zolang door tot je het probleem goed in kaart heb. Pas dan, kun je een juiste oplossing zoeken voor het probleem. Doorvragen creëert meer begrip en is voor de cliënt soms belangrijker dan de feitelijk oplossing van zijn/haar probleem.

36. Activiteit • Kettingoefening • Uw buurman vertelt wat over wat hij/zij in het weekend heeft gedaan, u LSD’t, uw buurman geeft u feedback

37. Nee zeggen Als u ‘nee’ of een ander teleurstellend bericht aan de klant moet mededelen doe dat dan zo: • Doe na een korte inleiding je mededeling • Verwacht niet dat iemand dit zonder meer accepteert, verdedig je besluit niet • Spreek gevoelens van de ander uit, bijvoorbeeld 'Ik begrijp dat je teleurgesteld bent’ of ik begrijp dat ..., en herhaal dan je boodschap • Nu eventueel een verklaring geven of een oplossing zoeken

38. Overige tips • In plaats van aangeven wat u niet kunt doen, aangeven wat u wel voor de klant kan betekenen • Klant tips geven en verder helpen

39. Non verbale communicatie `Het is niet wat je zegt` • Het kan zijn dat de houding, gebaren en attitude een verhaal vertellen en de stem een ander. • Wetenschappers geven aan dat woorden vaak worden gebruikt om informatie te verbergen.

40. Non verbale communicatie Onderzoekers schatten dat minstens 70% van de communicatie door middel van stemklank en lichaamstaal plaatsvindt. De Amerikaanse psycholoog Mehrabian stelt dat : • 55% van de communicatie bestaat uit lichaamstaal, • 38% wordt geuit door de stemklank en slechts • 7% wordt gecommuniceerd door middel van woorden. Als dit zo is uiten we ons gevoel dus voor 93% non-verbaal!

41. Non verbale communicatie • Lichaamstaal is een veel eenvoudigere manier om gevoelens uit te drukken, dan door middel van gesproken taal. • Non-verbale communicatie kan de inhoudelijke boodschap ondersteunen of juist tegenspreken. • Het is heel moeilijk door middel van lichaamstaal te liegen, lichaamstaal heeft een grote betrouwbaarheidswaarde. • Anderen besteden vaak meer aandacht aan de non-verbale communicatie dan aan de woorden van anderen.

42. Non verbale communicatie • Een voorbeeld: Neemt u plaats!

43. Non verbale communicatie Oogcontact Wenkbrauwen Stand van het hoofd Armen en handen Toon van de stem Intonatie en klemtoon Mond

44. Non verbale communicatie Ook volgende geeft de klant een boodschap: • Praten met collega terwijl de klant voor je staat • Praten aan de telefoon terwijl de klant voor je staat • Lippenstift, haren kammen, nagels vijlen etc. terwijl de klant voor je staat

45. Non verbale communicatie Ook volgende geeft de klant een boodschap: • Je tas beginnen te pakken terwijl de klant voor je staat • Je bureau beginnen op te ruimen terwijl de klant voor je staat • De volgende klant alvast uitnodigen terwijl de klant voor je staat

46. Non verbale communicatie Ook volgende geeft de klant een boodschap: • Praten met collega terwijl de klant voor je staat • De klant laten wachten terwijl je duidelijk met iets bezig bent dat kan wachten

47. Non-verbale telefonische communicatie • Hierbij is de stem van heel groot belang! • Volume, toonhoogte, articulatie, nadruk, eentonigheid, ritme maar ook zuchten, keelschrapen en laten merken dat je met andere zaken bezig bent (bijvoorbeeld getik op de computer of tussendoor geklets met een collega). Je stem straalt uit hoe je je voelt: gefrustreerd, geïrriteerd, opgewekt etc.!

48. Oefening: ‘doe de deur dicht’ • Geef aan de hand van uw emotiekaartje de opdracht ‘doe de deur dicht’ • Schrijf per keer op welke emotie u denkt dat uw collega had

49. Oefening ‘liegen’ Probeer te achterhalen: • 2 vrijwilligers • Wie liegt en wie niet?

50. Visie op klantgerichtheid • DVD gedeputeerde • Wat vindt u hiervan, zijn er verassingen etc.