Formation des leaders du CNCR en communication

1. Formation des leaders du CNCR en communication Séance II Organisation d’une campagne de presse et participation à des émissions radio ou télé

2. En attendant le début, sur une feuille • Nom : • Fédération : • Date : • Motivation à suivre la formation : • Vos attentes : • Avez-vous déjà entretenu des relations avec la presse?

3. Objectifs Permettre aux leaders et à l’équipe technique du CNCR d’acquérir les outils pour communiquer convenablement via la presse

4. Plan de formation Établir des relations de presse Quel moyen choisir ? Participer à des émissions radio et/ou télé Évaluer les retombées

5. Établir des relations avec la presse Comprendre les besoins de la presse D’abord, qu’est-ce que la presse? L’ensemble des médias qui ambitionnent de combler les besoins du public en information Traditionnellement : journaux, périodiques divers, radio et télévision Aujourd’hui, il faut ajouter l’Internet, source d’information très populaire et un médium de diffusion rapide et souple qui ne connaît pratiquement pas de frontière

6. Établir des relations avec la presse Quels sont les besoins de la presse ? Avoir des revenus pour la cueillette, la production et la diffusion de l’information Avoir un public auditrices et auditeurs, lectrices et lecteurs, internautes Maintenir et accroître l’intérêt de ce public le fidéliser pour maintenir et même améliorer les revenus générés par la vente d’exemplaires et d’espaces publicitaires S’alimenter en information afin de soutenir l’intérêt du public, de le rendre captif, de l’accroître

7. Établir des relations avec la presse Comment s’alimente-t-elle en information ? En se dotant d’une équipe de professionnels Rédactrice ou rédacteur en chef, éditorialistes, journalistes, photographes ou caméramans qui recueillent et traitent l’information En traitant avec les agences de presse Une grande partie des informations que véhiculent les médias est collectée, mise en forme et transmise par les agences de presse En diffusant des informations que lui transmettent les particuliers Associations, entreprises et organisations diverses en provenance de tous les secteurs

8. Établir des relations avec la presse Établir et mettre à jour une liste de presse Identifier les agences de presse et les médias pertinents en lien avec notre cause En établir la liste (nom du contact privilégié dans chaque agence et média, adresse postale, adresse civique, téléphone, fax, adresse mail) La mettre à jour régulièrement

9. Établir des relations avec la presse Garder le contact avec la presse Identifier dans notre organisation la ou les responsables des relations avec la presse Établir un premier contact personnalisé avec les médias qui ne nous connaissent pas déjà Maintenir une fréquence minimale de contacts Affirmer sa crédibilité

10. Établir des relations avec la presse La crédibilité La crédibilité est ce qui fait qu’aux yeux de ses publics, une organisation mérite d’être crue. Elle est liée à la compétence et à l’honnêteté de ses gestionnaires et de ses porte-parole, de même qu’à la cohérence que l’organisation maintient entre ses messages et ses actions. Elle dépend aussi de ce qu’en disent des tierces parties qui prennent position publiquement à son sujet. Source : Université de Montréal (http://www.fep.umontreal.ca/rp/vocabulaire/index.html)

11. Établir des relations avec la presse S’assurer de la pertinence de toute démarche auprès des média Connaître ses besoins réels de diffusion d’informations Ne jamais abuser Ne jamais tricher Suivre l’évolution des média, changements ou mutations de journalistes afin de rétablir le contact lors d’un départ Assurer un suivi et une nouvelle présentation des responsables des liens avec la presse si des changements surviennent dans notre organisation

12. Plan de formation Établir des relations de presse Quel moyen choisir ? Participer à des émissions radio et/ou télé Évaluer les retombées

13. Quel moyen choisir pour diffuser son message ? • Le communiqué de presse ? • Le point de presse ? • La conférence de presse ? Ou • La tournée des médias ?

14. Quel moyen choisir pour diffuser son message ?Le communiqué de presse Ses avantages Diffusion peu coûteuse Répond bien à des besoins de diffusion d’information de base comme l’annonce publique d’un événement Rayonnement à peu de frais des activités de l’organisation Première annonce d’une prise de position, etc. Sa faiblesse Le communiqué de presse a peu de chances de connaître une large diffusion si l’organisation n’a pas déjà une forte crédibilité auprès des médias qu’elle sollicite

15. Quel moyen choisir pour diffuser son message ?Le communiqué de presse La forme est libre, mais certaines parties doivent être présentes et soignées : Titre : simple, explicite et court. Sous-titre : longueur non limitative, en gras en entête de votre communiqué de presse. (Il n'est pas obligatoire)

16. Quel moyen choisir pour diffuser son message ?Le communiqué de presse (suite) Lieu et date : Le communiqué commence par son lieu et sa date de diffusion Les journalistes peuvent ainsi mieux voir son actualité Premier paragraphe : L'introduction est très importante Elle donne ou non envie de lire la suite N’y écrivez que l’essentiel. Qui ? Quoi ? Quand ? Où? Comment ? Pourquoi ?

17. Quel moyen choisir pour diffuser son message ?Le communiqué de presse (suite) • En équipe de 5 ou 6 personnes : • Écrire le premier paragraphe d’un communiqué de presse ; • Le sujet : suivi à un forum, débat, conférence ou autre activité faisant la promotion du thème sur lequel vous avez travaillé le premier jour de la formation.

18. Quel moyen choisir pour diffuser son message ?Le communiqué de presse (exercice) Partager une pratique innovante avec les membres d’une fédération. Faire reconnaître le travail accompli par les femmes au sein de l’exploitation familiale agricole. Sensibiliser les membres d’une fédération à l’utilisation sécuritaire des produits phytosanitaires. Amener des jeunes à joindre les rangs de petites exploitations agricoles prospères.

19. Quel moyen choisir pour diffuser son message ?Le communiqué de presse (suite) Paragraphes suivants : Ils contiennent les détails du sujet que vous exposez L’événement que vous désirez promouvoir, etc. À propos de : Un paragraphe final (5 lignes) présente l’organisation. Il crédibilise votre communication… et vous permet d'avoir un communiqué qui ne parle que de votre actualité.

20. Quel moyen choisir pour diffuser son message ?Le communiqué de presse (suite) Contact presse : Identifiez votre ressource pour interagir avec la presse (nom et prénom, no de téléphone direct, mail et coordonnées de votre organisation Photos : Utilisez des photos libres de droits et indiquez-le… ou mentionnez le nom du photographe ou de la société détenant les droits Source : Gouvernement du Canada

21. Quel moyen choisir pour diffuser son message ?Le communiqué de presse (suite) Le communiqué idéal ne doit pas lasser par sa longueur. Cernez votre sujet sur le recto d’une page Vous multiplierez vos chances d’être lu jusqu’au bout… et que la presse diffuse intégralement votre communication… ou vous demande une entrevue pour plus de détails.

22. Quel moyen choisir pour diffuser son message ?Le point de presse Le point de presse est une « séance d’information destinée aux journalistes pour faire le point sur un sujet ou une situation. » www.clemi.org/fr/ressources/lexique/bdd/lettre/P CARACTÉRISTIQUES : UN seul intervenant UN sujet ou UNE situation  D’actualité LE JOUR MÊME Organisation plus spontanée que celle de la conférence de presse

23. Quel moyen choisir pour diffuser son message ?La conférence de presse « Réunion au cours de laquelle une ou plusieurs personnalités s'adressent aux journalistes et répondent à leurs questions. » Source : Larousse sur le Webhttp://www.larousse.fr/dictionnaires/francais/conférence/locution Des journalistes sont invités UNE ou DES personnalités prennent la parole… pour exposer un sujet ou une cause… d’intérêt public

24. Organiser une conférence de presse La conférence de presse est organisée À l’occasion de l’annonce d’un nouveau projet ou d’un événement important Pour rendre publique une réaction ou une position de l’organisation Quand cette réaction ou prise de position est d’intérêt public Et peut aider l’organisation à bien se positionner dans l’opinion publique

25. Organiser une conférence de pressePour que les journalistes soient présents Il faut qu’ils jugent que l’information a un aspect de nouveauté et qu’ils se laissent convaincre de l’intérêt et de l’importance des informations qui leur seront présentées

26. Organiser une conférence de pressePréparation Une conférence de presse se prépare minutieusement et généralement bien à l’avance. Vous devez: Choisir judicieusement la date Réserver une salle et les intervenants Envoyer les invitations à la presse, préparer le dossier de presse, prévoir et gérer un budget

27. Organiser une conférence de presseRègles de base Essayez d'offrir quelque chose à filmer aux caméras : démonstration, mise en scène théâtrale, etc. Vérifiez les prises de courant pour le son et les projecteurs. Prévoyez des chaises pour les journalistes et l'espace pour leur équipement Commencez à l'heure. Les journalistes ont d'autres événements à couvrir dans la journée Assurez-vous que votre porte-parole est bien préparé et prêt à répondre aux questions, pendant ET après l'événement N'oubliez pas de faire un suivi

28. Organiser une conférence de presseL’invitation Rédigez un communiqué-invitation sur papier à entête, précisant l’heure, la date et le lieu de la conférence Présentez brièvement mais clairement la raison de la conférence. Faites valoir l’importance de l’événement soumis aux questions des journalistes et l’originalité des informations qui y seront révélées

29. Organiser une conférence de presseL’invitation

30. Organiser une conférence de presseL’invitation Le meilleur moment: entre 10 et 12 heures le matin car les journalistes ont souvent réunion de planification vers 9 heures Les meilleures journées: le mardi, le mercredi ou le jeudi Envoyez l'invitation quelques jours avant, confirmez par téléphone la veille et tentez de convaincre les journalistes au besoin. Donnez un avis de 24 heures au moins Si l'événement doit avoir lieu le lundi l'invitation doit être entre leurs mains au plus tard le vendredi précédent Assurez-vous que votre conférence de presse n’aura pas lieu au même moment qu’un événement majeur qui risque de canaliser l’attention des journalistes

31. Organiser une conférence de presseLa conférence de presse Organisation Le lieu doit être central, agréable et facile d’accès S’il ne l’est pas (on doit montrer des choses aux médias dans un lieu précis, on veut rejoindre des médias éloignés, etc.), il faut proposer un moyen de transport aux journalistes Préparation du dossier (pochette) de presse Un texte court (communiqué) Un texte long (notes de discours et dossier de presse) Des photos ou un cédérom

32. Organiser une conférence de presseLa conférence de presse (suite) L’animation   Prévoir une table d’accueil (une ou des personnes qui aiment les relations publiques y remettront la documentation aux journalistes) Choisir un animateur ou une animatrice pour diriger la conférence de presse, présenter les divers intervenants et veiller au respect du temps Interventions. Trois personnes au maximum prennent la parole Durée maximale de 5 à 10 minutes chacune

33. Organiser une conférence de presse Question sur la préparation (vous devrez expliquer votre réponse) Une intervenante ou un intervenant qui connaît bien son sujet n’a pas besoin de se préparer Vrai ou faux ?

34. Organiser une conférence de presseSachez vous préparer ! Préparez-vous à répondre aux questions les plus difficiles et les plus inattendues Envisagez toutes les possibilités : L’intervieweuse ou l’intervieweur est sympathique à votre cause et vous met en confiance Votre cause ne l’intéresse pas ou même l’irrite et vous devez gagner la sympathie des auditrices et auditeurs ou des spectatrices et spectateurs

35. Organiser une conférence de presseSachez vous préparer ! (suite) Vous avez le trac ? Respirez par le nez ! Profondément ! Gavez-vous d’oxygène. C’est un excellent calmant. Rappelez-vous que VOUS êtes la ou le spécialiste Mais rappelez-vous aussi que les auditrices et auditeurs et même les journalistes ne le sont pas et Ne soyez jamais hermétique

36. Organiser une conférence de presseExemple d’ordre du jour Ordre du jour de la conférence de presse de la Fédération des Périmètres Autogérés (FPA) de la vallée du fleuve Sénégal 10 h Accueil par un responsable de la FPA 10 h 05 Présentation des personnes qui prendront la parole 10 h 10 Mot du président au sujet de la stratégie de la FPA visant la commercialisation du riz 10 h 15 Mot du représentant de la Coopérative de distribution 10 h 20 Mot d’un expert au sujet de la perception d’une taxe aux points de vente en alternative à la taxe d’importation 10 h 30 Présentation d’un document Power Point sur les travaux déjà réalisés 10 h 45 Période de questions 11 h Fin de la conférence de presse

37. Organiser une conférence de presseAprès la conférence Envoi du communiqué et de la documentation aux journalistes absents Visite de ces derniers… si pertinent Envoi de documentation à des journalistes ayant demandé des informations complémentaires

38. Quel moyen choisir pour diffuser son message ?La tournée des médias Pourquoi une tournée des médias ? Plus pertinente et plus efficace qu’une conférence de presse si les médias sont trop éloignés et ne sont pas plus fortunés que votre organisation Évite d’organiser les déplacements et la prise en charge des journalistes Il est plus économique que l’organisation dépêche un ou deux porte-parole bien préparés, ayant en main les documents pertinents (communiqué, dossier de presse, photos, etc.)

39. Quel moyen choisir pour diffuser son message ?La tournée des médias (suite) Pourquoi une tournée des médias ? Deuxième circonstance :Elle est préférable à une conférence de presse organisée dans la précipitation, sans délai suffisant pour la convocation des journalistes et pour en assurer une bonne organisation

40. La tournée des médiasMise en garde Il faut s’assurer que notre façon de faire et notre horaire nous permettront d’être justes avec tous les médias que nous allons rencontrer Éviter de livrer une information importante en priorité à un média électronique qui l’exploiterait bien avant que nous puissions donner la même information à son concurrent Nous pouvons négocier un embargo sur la diffusion de cette information (pas avant telle heure) avec une personne en autorité dans les premiers médias visités

41. ExercicePréparation d’un point de presse Travailler en équipes Chaque équipe reçoit un message-clé qui peut être amélioré sur le sujet traité lors de la première séance Chaque équipe s’inspire du message-clé, l’améliore et en propose trois nouveaux pour livrer toute l’information pertinente sur le sujet.

42. Quel moyen choisir pour diffuser son message ?Outil complémentaire : le dossier de presse Une documentation plus étoffée Si votre communication se prête à une documentation plus étoffée, un dossier de presse peut être remis aux journalistes Si le sujet requiert un dossier de presse, il est peu pertinent de se limiter à l’envoi du dossier avec un simple communiqué Son ampleur nécessite une présentation et des explications (point ou conférence de presse)

43. Le dossier de presseComment créer un dossier de presse ? ATTENTION ! Ce n’est pas un document publicitaire orienté sur votre organisation Les organisations veulent rentabiliser ce travail et elles sont portées à le diffuser le plus largement possible. Bombarder les journalistes de manière non ciblée, c’est courir le risque de se faire cataloguer en tant qu’indésirable Un dossier de presse est simple à réaliser quand une organisation s’interroge de manière pertinente

44. Le dossier de presseObjectifs du dossier de presse ? Faciliter la prise de connaissance par le journaliste sur un sujet précis Être rédigé pour répondre aux besoins du journaliste et de son média Il faut imaginer les attentes des lecteurs ou auditeurs et utiliser un ton neutre et factuel Le dossier doit justifier le bien-fondé du discours de votre organisation, montrer ce qui la caractérise et inciter le journaliste à vous mentionner lorsqu'il rédige son sujet

45. Le dossier de presseQuelle structure donner au dossier de presse ? Trop d’information TUE l’information Concentrez-vous sur les éléments clés d’un dossier de presse gagnant

46. Dossier de presseLes éléments-clés Le communiqué de presse synthèse Comme son nom l’indique, il présente une synthèse du contenu du dossier Le dossier de fond

47. Les éléments-clés du dossier gagnantLe dossier de fond Le dossier de fond couvre les points suivants : Le sujet de votre dossier La problématique qu’il soulève Point de vue pertinent de votre organisation par rapport à cette problématique  Proposition de solutions concrètes Brève présentation de l’organisation et de ses dirigeants qui ont un lien direct avec l'information présentée

48. Les éléments-clés du dossier gagnantLe communiqué de presse synthèse Rédigé en une ou deux pages Il présente une synthèse du dossier de presse Explique pourquoi ce sujet est important Dit comment votre organisation contribue à ce sujet  Révèle les éléments concrets et les chiffres sur le sujet (et uniquement sur le sujet) Couvre : une réussite particulière; une initiative remarquable, une innovation; un point de vue original et pertinent sur un sujet d’actualité, etc. Présente très brièvement votre organisation

49. Le dossier de presseFormat et présentation Le format papier est à privilégier ; Optez pour une chemise porte-documents, si possible Placez le communiqué de presse, premier document lu par le journaliste, dans le réceptacle intérieur gauche de la pochette, ou en première place s’il n’y a qu’un seul volet Et le dossier de fond dans le réceptacle de droite ou juste derrière le communiqué

50. Le dossier de presseFormat et présentation Le format web, est utile lorsqu’un journaliste vous demande votre dossier de presse par mail ou pour le mettre sur son site web. Présentez-le en deux parties sur votre site : le communiqué de presse synthèse (avec, s’il y a lieu, un lien vers des communiqués précédents) d’autre part le dossier de fond