商業套裝軟體 ( 一 )

1. 商業套裝軟體(一) 授課者：林鳳美 老師

2. 第 1 章 Excel 2003的基本操作

3. 本章提要 • 啟動 Excel • 認識主視窗的工作環境 • 工作窗格的操作 • 活頁簿與活頁簿視窗 • 結束 Excel

4. 啟動 Excel

5. 啟動 Excel • 會開啟一個空白的活頁簿檔案 (名稱為 Book1)：

6. 出現『啟動精靈』？ • 如果您啟動 Excel 之後，出現 Microsoft Office 使用者授權合約畫面，表示這是在安裝完 Office 後，第一次啟動其中的軟體。請按接受鈕便會出現如下的啟動精靈畫面，此精靈會引導您完成產品的註冊手續，當您完成註冊手續，即可順利進入 Excel 的工作環境，且下次啟動 Office 中任一軟體時，就不會再出現此畫面了。

7. 出現『啟動精靈』？

8. Excel 主視窗 • Excel 主視窗的右半部稱為工作窗格， 左半部則是被空白的活頁簿視窗所佔滿，您只要按下活頁簿視窗右上角的還原視窗鈕 ，就可以讓活頁簿視窗與 Excel 主視窗分家了：

9. Excel 主視窗

10. 認識主視窗的工作環境 • Excel 的功能表列和工具列是存放所有命令的場所；資料編輯列是輸入、編輯儲存格資料的地方；名稱方塊可用來顯示儲存格的位址；而狀態列則顯示視窗的各種狀態資訊，包括操作訊息、數字狀態 (NUM)…等等。 • 將 Excel 主視窗與活頁簿視窗分開之後，首先我們來介紹 Excel 主視窗的各個組成元件：

11. 認識主視窗的工作環境

12. 個人化的工具列 • 為擴大活頁簿的編輯視野，將多個工具列併排成一列是個不錯的方法。若您要使用下拉選單中的工具鈕，只要按下工具列最右邊的工具列選項鈕 ，就可在選單中選取。 • 若您目前已將一般與格式工具列排列成上、下兩排，則『按鈕顯示於兩列上』命令就會變成『按鈕顯示於一列上』，執行此命令可將兩排工具列併成同一列。

13. 個人化的工具列

14. 個人化的功能表 • Excel 的功能表分成兩種版本：一種是簡易版，只列出您常用的命令；另一種是完整版：

15. 隨選安裝 • 當您執行功能表命令時，若出現如下的訊息，表示這項功能還沒有完整安裝到您的電腦中。此時您只要放入 Office 的光碟片，然後按下是鈕，就可進行安裝，這也就是為了節省硬碟空間而設計的隨選安裝功能。

16. 工具列、功能表列的調配 • 當數個工具列併成一列時，我們可以用下列的方式，來調整各工具列的顯示範圍：

17. 工作窗格的操作 • 工作窗格的顯示與隱藏 • 浮動的工作窗格 • 切換工作窗格 • 工作窗格的功能 • 快速入門工作窗格 • 新增活頁簿工作窗格 • Excel 說明工作窗格 • 參考資料工作窗格

18. 工作窗格的顯示與隱藏 • Excel 預設會開啟工作窗格，如果您的工作窗格被關閉了，可執行『檢視 / 工作窗格』命令，將它顯示出來：

19. 浮動的工作窗格 • 拉曳工作窗格標題列左邊的移動把手， 就可將其移動到 Excel 工作環境的任一位置上；若想讓工作窗格回復靠邊站， 又不會遮蔽工作表的話，只要雙按工作窗格的移動把手即可。

20. 切換工作窗格 • Excel 提供多種工作窗格，您可按下工作窗格標題列旁的其他工作窗格鈕 ，然後從中選擇需要的工作窗格： • 切換過工作窗格之後，還可以利用工作窗格的 及 這兩個鈕來切換到上一頁或下一頁的工作窗格。或是按 鈕回到快速入門工作窗格。

21. 快速入門工作窗格： 新增活頁簿工作窗格： 工作窗格的功能

22. Excel 說明工作窗格： 參考資料工作窗格： 工作窗格的功能

23. 活頁簿與活頁簿視窗 • 活頁簿與工作表 • 儲存格與儲存格位址 • 捲軸 • 頁次標籤列 • 切換工作表

24. 活頁簿與工作表 • 活頁簿是 Excel 使用的檔案架構，我們可以將它想像成是一本活頁夾，在這個活頁夾裡面有許多活頁紙，這些活頁紙對 Excel 而言，便是所謂的工作表：

25. 儲存格與儲存格位址 • 工作表內的方格稱為儲存格。在工作表的上面有每一欄的欄標題A、B、C、…，左邊則有各列的列標題1、2、3、…，將欄標題和列標題組合起來， 就是儲存格的「位址」。

26. 捲軸 • 我們可以利用活頁簿視窗的捲軸，將工作表的各個部份分批捲到螢幕上來。

27. 捲軸 • 捲軸的前後端各有一個捲動鈕，中間則有一個滑動桿，底下我們以垂直捲軸來說明其用法：

28. 頁次標籤列 • 每一本新的活頁簿預設會有 3 張空白工作表，每一張工作表則會有一個頁次標籤 (如：Sheet1、Sheet2、…)，我們就是利用頁次標籤來區分不同的工作表。

29. 切換工作表 • 一本活頁簿中可以有數張工作表，目前顯示在螢幕上的那張工作表稱為作用工作表，也就是你現在的編輯對象。若想要編輯其他的工作表，只要按下該工作表的頁次標籤，即可將它切換成作用工作表。

30. 結束 Excel • 若想離開 Excel，只要按下主視窗右上角的關閉鈕 ，或是執行『檔案 / 結束』命令，就可以結束 Excel了。

31. 出現提示存檔訊息 • 執行『結束』命令後，若 Excel 沒有直接關閉，而是出現下面的詢問訊息，別緊張，這表示您剛才曾做過輸入或編輯的動作，所以 Excel 才特別提醒你是否要存檔：

32. 第 1 章 Excel2007 入門

33. 本章重點 • 1-1 啟動 Excel 與認識工作環境 • 1-2 活頁簿與活頁簿視窗 • 1-3 結束 Excel

34. 1-1 啟動 Excel 與認識工作環境 • Microsoft Excel 是一套功能完整、操作簡易的電子試算表軟體, 提供豐富的函數及強大的圖表、報表製作功能, 幫助您有效率地建立與管理資料。 • 在 Excel 先前的版本中, 大部份的操作動作都隱藏在功能表內, 必須一一展開功能表選單才能執行各種命令。Excel 2007 的操作介面則完全不同於以往的設計, 將各項操作功能都整合為工具按鈕, 只要點選按鈕就能執行各種命令, 讓操作更為便捷。

35. 啟動 Excel 與認識工作環境 • 啟動 Excel • 雙按 Excel 檔案圖示來啟動 Excel • 認識「功能頁次」 • 認識「功能區」 • 隱藏與顯示「功能區」 • Office 按鈕 • 快速存取工具列 • 顯示比例工具

36. 啟動 Excel • 現在就請執行 『開始/所有程式/ Microsoft Office /Microsoft Office Excel 2007』命令啟動 Excel：

37. 啟動 Excel • 啟動 Excel 後, 將逐步帶您認識 Excel 的工作環境。

38. 雙按 Excel 檔案圖示來啟動 Excel • 除了執行命令來啟動 Excel 外, 在 Windows 桌面或檔案資料夾視窗中雙按 Excel 活頁簿的檔案名稱或圖示, 同樣也可以啟動 Excel 。日後若需要直接開啟活頁簿, 亦可使用這個方法來啟動 Excel。

39. 認識「功能頁次」 • Excel 將所有的功能操作分門別類為 7 大頁次, 包括常用、插入、版面配置、公式、資料、校閱及檢視, 各頁次中收錄相關的功能群組, 方便使用者切換、選用。例如常用功能頁次就是基本的操作功能, 像是字型、對齊方式等設定, 只要切換到該功能頁次即可看到其中包含的內容。

40. 認識「功能區」 • 視窗上半部的面板稱為功能區, 放置了編輯工作表時需要使用的工具按鈕。開啟 Excel 時預設會顯示常用頁次下的工具按鈕, 當你按下其它的功能頁次, 便會改為顯示該頁次所包含的按鈕。

41. 認識「功能區」 • 當我們要進行某一項工作時, 就先點選功能區上方的功能頁次, 再從中選擇所需的功能鈕。例如我們想在工作表中插入 1 張圖片, 便可按下插入頁次, 再按下圖例區中的圖片鈕, 即可選取要插入的圖片：

42. 認識「功能區」 • 另外, 為了避免整個畫面太凌亂, 有些頁次標籤會在需要使用時才顯示。例如當您在工作表中插入了一個圖表物件, 此時與圖表有關的工具才會顯示出來：

43. 認識「功能區」 • 在功能區中按下 鈕, 還可以開啟專屬的「 交談窗」 或「 工作窗格」 做更細部的設定。例如我們想要美化儲存格中的文字, 就可以切換到常用頁次, 按下字型區右下角的 鈕, 開啟儲存格格式交談窗。

44. 認識「功能區」

45. 隱藏與顯示「功能區」 • 如果覺得功能區佔用太大的版面位置, 可以將功能區隱藏起來, 待需要時再顯示。隱藏功能區的方法有以下 3 種： • 方法 1：在功能區上按右鈕, 執行『 最小化功能區』命令。

46. 隱藏與顯示「功能區」 • 方法 2：按鍵盤上的 Ctrl + F1鍵, 切換顯示 / 隱藏功能區。

47. 隱藏與顯示「功能區」 • 方法 3：在任何一個功能頁次上雙按也可以隱藏功能區。

48. 隱藏與顯示「功能區」 • 將功能區隱藏起來後, 要再度使用功能區時, 只要將滑鼠移到任一個頁次上按一下即可開啟；然而當滑鼠移到其他地方再按下左鈕時, 功能區又會自動隱藏了。如果要固定顯示功能區, 請在功能區按右鈕, 取消勾選最小化功能區項目。

49. Office 按鈕 • 在 Excel 主視窗的左上角, 有一個大大的按鈕, 這個按鈕就是 Office 按鈕, 按下此鈕可以執行與檔案有關的命令, 例如開新檔案、開啟舊檔、列印、傳送檔案…等。按下 Office 按鈕除了可執行各項命令外, 還會列出最近曾經開啟及儲存過的檔案, 方便您再度開啟。

50. Office 按鈕