Soluções CVU para o 3º setor Manual de Eventos

2. Soluções CVU para o 3º setor Manual de Eventos Gabriela Reis reisgabrielas@yahoo.com.br José Guilherme Silva Amato jgsamato@gmail.com Versão 1.0 Julho de 2012

3. Passos • Tema • Data e horário • Palestrantes • Local • Público • Diferencial • Orçamento • Divulgação • Escalas • Pós-evento

4. Tema • O tema é a questão inicial de se organizar um evento. • Deve ser um tema chamativo, interessante, que atraia grande público. • A partir dele, todo o restante dos preparativos para o evento serão encaminhados, como palestrantes, local, público, etc.

5. Data e horário • Deve haver uma análise dos eventos que também acontecerão na época desejada para se evitar que as datas coincidam e que haja uma divisão do público. • Se a necessidade a ONG é fazer um jantar beneficiente para arrecadação de fundos, por exemplo, este ponto deve ser observado com cautela • Quanto ao horário, é preciso estudar antes o tipo do público que esperamos, a fim de estabelecer um horário em que o maior número dele esteja disponível.

6. Palestrante • Tendo o tema estabelecido, é preciso ir em busca de potenciais palestrantes. • Nesse sentido, buscamos o contato, fazemos o convite, esclarecendo o que esperamos da palestra e arcamos com possíveis gastos que o palestrante venha a ter. • Deve-se considerar palestrantes reconhecidos na área do tema em questão, que agregue valor ao evento e que tenha o que oferecer ao público presente.

7. Local • Para o local, também é preciso considerarmos o público alvo do evento, para que ele aconteça no lugar mais acessível a essas pessoas e para que o espaço seja suficiente para o tamanho do público que esperamos. • Dependendo do local escolhido, é preciso providenciar a parte burocrática, fazendo ofícios com solicitação de reserva do local no dia e horário estabelecido. Nesse sentido, deve-se estabelecer o horário de término também. • É preciso averiguar se o local possibilita o uso de ferramentas como projetor, computadores, etc.

8. Público • Além do público ser de grande importância para determinar horário e local do evento, ele também deve ser estudado para fazermos uma divulgação eficaz e para agirmos com base em expectativas mais realistas. • A noção do tipo e tamanho do público que se espera determina os locais e maneiras em que a divulgação pode atingir mais pessoas interessadas. • E além disso, podemos evitar gastos desnecessários.

9. Diferencial • Podemos providenciar algum diferencial para incrementar o nosso evento. • Caso o público esperado seja grande e o tempo de duração do evento seja longo, podemos optar por um coffeebreak. Nesse caso, é preciso estabelecer quantidade, fazer cotação e encomenda e o transporte dos alimentos no dia em questão. • Podemos optar também por distribuir brindes, como pastas, canetas, etc., podendo entrar no nosso orçamento ou como algum patrocínio.

10. Orçamento • É necessário desenvolver uma planilha de gastos com o evento, para analisarmos a necessidade ou não de patrocínios. • Caso haja, é preciso montar uma apresentação de proposta de parceria, fazer uma relação das possíveis empresas interessadas e fazer contato, propondo o patrocínio. • A planilha também possibilita vermos a viabilidade dos diferenciais citados no tópico acima e da quantidade de materiais para divulgação.

11. Divulgação • A divulgação deve ser bem planejada para que ninguém deixe de comparecer ao evento por falta de conhecimento dele. • É preciso desenvolver artes dos panfletos e divulgá-los tanto na internet, como impresso. Para distribuí-los, organizamos uma escala de panfletagem em diferentes horários e locais durante, pelo menos, duas semanas antes do dia do evento. • A divulgação pode ser realizada também na Newsletter, na rede social (convidando amigos para o evento), no site, no email e também por aviso entre amigos, sempre de acordo com o perfil da ONG • Caso tenhamos conseguido algum patrocínio, a empresa parceira deve estar presente em todo o material de divulgação.

12. Escalas • Deve-se organizar uma escala para que todos tenham conhecimento do que farão no evento. • Dessa forma, estabelecemos quem ficará responsável: • Credenciamento - devem providenciar os computadores utilizados e sempre começar com no mínimo meia hora antes do evento; • Apresentação do evento – preparação de slides previamente; • Cobertura; • Recepção, etc.

13. Pós evento • Após o evento, é preciso tomar cuidado para não deixar passar algumas providências importantes: • Recolhimento do Feedback em ficha simples distribuída para os presentes no começo do evento, na qual mediremos a satisfação em termos de palestrante, local, horário, tema abordado, coffebreak, etc. • Divulgação do resultado do evento em redes sociais, site e Newsletter; • Postagem das fotos no site e redes sociais; • Feedback às empresas patrocinadoras e aos palestrantes, mostrando material de divulgação, satisfação, fotos, etc.; • Fechamento da planilha de gastos, analisando o nosso resultado após o evento; • Manutenção do contato com o público que compareceu, visando atrair voluntários para a ONG, por exemplo.

14. Te Ajudando a Ajudar! WWW.CVURP.ORG