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國立台東大學 公文製作及 公文管理系統操作研習

國立台東大學 公文製作及 公文管理系統操作研習. 文書組 鍾惠華 97 年 9 月 29 日. 報告大綱. 文書規範功能 公文製作 公文管理 創號作業 收文存查登錄處理. 文書規範功能. 文書係指處理公務或與公務有關之全部文書。凡機關與機關或機關與人民往來之公文書，機關內部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務有關者，均包括在內。 本組負責全校公文之總收、分、發、與繕打、校對、用印、郵寄及公文稽催、檔案管理和全校各單位教職員生郵件之分發處理等例行業務。. 公文製作簡易操作講義 由本校總務處網頁進入. 選擇「公文製作系統入口網」，開始使用.

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國立台東大學 公文製作及 公文管理系統操作研習

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Presentation Transcript

  1. 國立台東大學公文製作及公文管理系統操作研習國立台東大學公文製作及公文管理系統操作研習 文書組 鍾惠華 97年 9月 29日

  2. 報告大綱 • 文書規範功能 • 公文製作 • 公文管理 • 創號作業 • 收文存查登錄處理

  3. 文書規範功能 • 文書係指處理公務或與公務有關之全部文書。凡機關與機關或機關與人民往來之公文書，機關內部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務有關者，均包括在內。 • 本組負責全校公文之總收、分、發、與繕打、校對、用印、郵寄及公文稽催、檔案管理和全校各單位教職員生郵件之分發處理等例行業務。

  4. 公文製作簡易操作講義由本校總務處網頁進入 • 選擇「公文製作系統入口網」，開始使用

  5. 請輸入【使用者】（您的職工代碼：四個數字）請輸入【使用者】（您的職工代碼：四個數字）

  6. 開始製作一份函稿---選擇【檔案管理】

  7. 按【開啟新檔】

  8. 選擇您想使用的公文格式，本範例使用～【函稿】選擇您想使用的公文格式，本範例使用～【函稿】

  9. 開始登打函稿內容──至【表格內容區】 按此箭頭使【表格內容區】展開，方便登打

  10. 必要填寫欄位：【檔號】、【保存年限】······等必要填寫欄位：【檔號】、【保存年限】······等

  11. 【受文者】：勿登打，本欄為係套印正本、副本收受者專用【受文者】：勿登打，本欄為係套印正本、副本收受者專用 【發文日期】請空白，由文書組人員處理、【發文字號】請鍵入「東大○○字」 （○○代表貴單位文號，如「總營」、「環安」），其他由文書組人員處理

  12. 【附件】：視您的公文內容填寫（如：如主旨、如文、如說明一、、、等等）【附件】：視您的公文內容填寫（如：如主旨、如文、如說明一、、、等等） 【署名】：校長 蔡 ○ ○ （可以製成常用之片語） 【本文繕打區】：填入公文內容主旨、說明、正本、副本等資料

  13. 內容繕打完畢，按【存檔】－鍵入【檔案名稱】內容繕打完畢，按【存檔】－鍵入【檔案名稱】 如未輸入檔名，亦可打00年0月0日人員編號〈小寫〉

  14. 按【傳至繕發】，本文就會送至文書組了， 不必再使用e-mail

  15. 按【傳遞】

  16. 當出現【（OK）執行成功（請繼續執行）】訊息，表示已經完成傳遞工作，當出現【（OK）執行成功（請繼續執行）】訊息，表示已經完成傳遞工作， 請按【離開】回到原畫面

  17. 按【列印預覽】

  18. 先確認內容是否無誤後，按【列印】，印出一份「函稿」，開始簽辦公文了～先確認內容是否無誤後，按【列印】，印出一份「函稿」，開始簽辦公文了～ 一定要使用本系統印出之函稿簽辦公文喔，因為印出之公文其右下角會有檔名， 文書組人員才能自系統找到您的公文，繼續辦理繕發工作，謝謝您的合作～

  19. 其他事項說明 • 分點分項符號之對齊方法，請見下圖 並請您務必使用【分項】功能。按本箭頭，左邊的工具列就會出現了(見下頁)

  20. 左邊的工具列就會出現了

  21. 公文製作操作注意事項: • 1.傳檔檔名:年月日加人員編號. 如: 951012d6 • 2.檔號:類、綱、目要建. 如: 01-01-01 • 3.附件:附件隨文或如主旨、如說明. (檔號不能存桌面，檔名也不能太長. 可打951012d6-1) • 4.年月日打阿拉伯半形 • 5.說明段有二點以上，一、要與說明的明對齊. • 6.操作當中，每個段落不能按enter鍵，公文打好之後再點右邊的重新整理鍵

  22. 7.遇到有項目符號時，要點選分項符號 如(一)、 • 8.正、副本欄位如是一些機關學校或是比較大的單位，都可以電子發文，麻煩請點機關進去後，右下角有一個共用受文機關要打勾，再輸入相關字打搜尋，尋找所要的機關點進去。〈游標插入正本→點選機關→【ˇ】共用受文機關→輸入例：育仁【搜尋】再到左邊點選所要之機關→點【ˇ】插入右邊再按【、】→OK。 • 9.紙本文機關:請點詞庫管理→ 受文機關建置→新增機關(輸入機關名稱、郵遞區號、機關地址) →確定之後再傳送公文就ok了。另紙本文的機關要給附件的話也要一併影印至文書組

  23. 公文管理系統公文收文及創號操作講義 輸入網址http://210.240.172.5/iftdc/ 可連結到登入畫面，輸入帳號及密碼登入

  24. 進入『公文管理系統』以後會依據登記桌的身分看到以下畫面，左側為功能選單，右側一開始顯示本單位目前代辦的等筆數進入『公文管理系統』以後會依據登記桌的身分看到以下畫面，左側為功能選單，右側一開始顯示本單位目前代辦的等筆數

  25. 點下右側畫面待辦案件的其中一個，會連到該說明的查詢畫面。譬如點下【主辦未結案件】會連到下圖的查詢畫面。點下右側畫面待辦案件的其中一個，會連到該說明的查詢畫面。譬如點下【主辦未結案件】會連到下圖的查詢畫面。

  26. 點下左側畫面功能選單中的任何一個功能，會開啟相對的程式畫面(例如下圖)點下左側畫面功能選單中的任何一個功能，會開啟相對的程式畫面(例如下圖)

  27. 1.單位收發-收件登錄: 單位登記桌一收到紙本公文後，進入公文管理系統的【承會辦作業】，打開【收件登錄】進行收件的動作

  28. 新增:輸入該收文文號，點下【新增】就算是收件完成新增:輸入該收文文號，點下【新增】就算是收件完成 • 查詢:輸入某一筆科室內收件的文號，點下【查詢】可查承辦人及處理狀況 • 修改:查詢出來某一件科室內的收文後，可對該承辦人進行修改的動作。 • 刪除:刪除該筆收件資料。該筆公文會回到尚未收件的狀態。 • 辦理過程:輸入完文號後，點下【辦理過程】可查看此文號到目前為止的辦理流程有哪些。

  29. 擷取待收:一進到【收件登錄】的畫面時，可直接點選【擷取待收】的鈕一次對目前總收文分文給本科室所有案件，提供單位登記桌進行承辦人的指定，也可查看各案件的詳細資料。擷取待收:一進到【收件登錄】的畫面時，可直接點選【擷取待收】的鈕一次對目前總收文分文給本科室所有案件，提供單位登記桌進行承辦人的指定，也可查看各案件的詳細資料。 • 可進行成批收件，將所有待收件公文，下拉選擇完承辦人後，選擇【全部選定】再點選【確認】，就可成批收件

  30. 2.單位收發-送件收錄: 承辦人員辦理完公文後，要送件至其他單位呈核，進入公文管理系統的【承會辦作業】，打開【送件登錄】進行送件的動作。

  31. 新增:輸入該收文文號，下拉選擇『收件單位』及『處理狀況』後按下【新增】就算是送件完成。假如『處理狀況』=『呈核 或 總發文』會再增加歸檔資料欄位，輸入完檔號及歸檔頁數後按下【新增】才算是送件完成。 • 查詢:輸入某一筆科室內收件的文號，點下【查詢】可查詢送件單位、處理狀況及檔號。 • 修改:查詢出來某一件科室內的送件後，可對該筆資料進行修改的動作。 • 刪除:刪除該筆送件資料。該筆公文會回到尚未送件的狀態。

  32. 辦理過程:輸入完文號後，點下【辦理過程】可查看此文號到目前為止的辦理流程有哪些。辦理過程:輸入完文號後，點下【辦理過程】可查看此文號到目前為止的辦理流程有哪些。 • 已列印送件單位:預設為否。當印過【公文送件單】後該筆會被註記成『是』，假如要再重印一遍，可到此查詢出該筆資料後，將註記改為『否』即可再次印出該筆送件資料。 • 擷取待送:一進到【送件登錄】的畫面時，可直接點選【擷取待送】的鈕，對欲編輯的案件點滑鼠左鍵一下，會回到送件畫面並帶出該筆文號，即可編輯送件的動作。

  33. 創號案件登錄: • 新增:輸入完『創發文號』『承辦人』『案由』『受文機關』『性質』以及『發文字號』後按下【新增】即可完成創號。 • 查詢:輸入欲查詢的『創發文號』後按下【查詢】會帶出其他欄位資料。 • 修改:對查詢出來的資料進行修改。 • 刪除:對查詢出來的資料進行刪除。 • 創號文號:按下【創文文號】鈕會自動帶出目前單位創號的最大號。

  34. 創號案件明細表 • 創號日期:選定創號日期區間。 • 類別:選定欲產出案件的類別。 • 列印:按下【列印】鈕後會進入列印畫面。

  35. 創號案件查詢:查詢本單位中的創號案件資料

  36. 創號案件查詢採用多條件判斷，只要輸入其中一項條件，就可以依據該條件去搜尋資料庫中符合條件的資料，所以輸入條件越多，查詢的速度越快，資料也越準確。創號案件查詢採用多條件判斷，只要輸入其中一項條件，就可以依據該條件去搜尋資料庫中符合條件的資料，所以輸入條件越多，查詢的速度越快，資料也越準確。 【創號文號】與【案由】採用相似比對的方式。 譬如: 1.【創號文號】輸入06950五碼，按下查詢後會跑出本單位內所有創號資料中創號文號含有06950這個號碼的，所以會有06950開頭以及可能有0695006950這一筆。 2.【案由】輸入『室』一個字，按下查詢後會跑出本單位內創號資料中，案由內有『室』這一個字的所有公文

  37. 查詢:下完條件，按下【查詢】鈕後會進入下圖查詢:下完條件，按下【查詢】鈕後會進入下圖 • 明細資料:選擇欲查詢的案件，按下【明細資料】鈕可查看該筆公文的明細資料。 • 辦理過程:選擇欲查詢的案件，按下【辦理過程】鈕可查看該筆公文的辦理過程。

  38. ◎創號之函稿公文須判決之作業： • 一、首先至各單位所屬之登記桌取流水號碼（請貼左下角）→進入個人公文管理系統→創號案件登錄→1. 創發文號 2.案由 3.承辦人 4.類別 5.速別 6.密等 7.受文機關。 （1-6必須登錄） → 新增 此階段僅完成創號輸入程序。

  39. 二、函稿送下一個單位之作業： （一）承會辦作業→單位收發-送件登錄→填： 1.總收文號 2.收件單位 3.處理狀況。→ 新增 ＊如須列印簽收請按承會辦作業中之公文送件單列印，再將紙本送出→登記桌簽收為憑。 （二）送下一登記桌：承會辦作業→單位收發-收件登錄→填：1.總收 文號 2.承辦人。 →新增。 （三）會送單位於收執公文後必須作上述（收件、送件）作業，流程 完竣後由秘書室判 行後退主辦單位，承辦人收訖檢視無誤後再 以→主辦單位先收件登錄，再做單位發-送件登錄→填：1.總收 文號2.收件單位：總發文 3.處理狀況：送繕發即可。完成對外發 文歸檔程序。 （四）流水號之函稿，流程完竣後由秘書室送回主辦單位，承辦人收 訖檢視無誤後，先做收件程序，再做紙本存查的程序→存查作 業→收文存查登錄處理→填：1.總收文號2.存查日期3.核判層次 4.核判日期 5.處理方式6.歸檔頁數→新增。

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