第六章 建立行为规范 , 保 证建表质量

1. Excel2002标准教程 第六章 建立行为规范,保 证建表质量

2. 学习目标 通过本章的总结，熟悉 制表的六个基本过程，掌握每一过程的规则和正确流程，养成规范的行为习惯，保证制表的质量。 学习重点 制表的六个过程中每一过程的规则和正确的流程

3. 主要内容 创建电子表格的基本过程与规则 Excel菜单功能与必会命令

4. 第一节创建电子表格的基本过程与规则

5. 创建电子表格的6个过程

6. 每一过程的重点与技巧

7. ⒈构思与设计过程 表格创建过程的初始设计，对数据的统计与分析工作，起着至关重要的作用，因为表格数据的组织目标→分析数据。 • 管理项目与表格结构的关系 • 表格结构与数据成图的关系 • 正确运用逻辑思维创建表格结构

8. ①管理项目与表格结构的关系 正确认识管理对象的独立性，准确拆分管理项目至最小管理单元 建立管理项目名称与表格结构中“列”的对应关系 联系人管理表格 学生成绩统计表格 案例应用

9. 联系人管理表格 存在问题 “单位地址”与“邮编”在同一列 后期可能导致的3个问题 • “单位地址” 属于文本型数据，其筛选与排序方法不同于数字型数据 • “邮编” 属于数字类型，因与文本数据在同一单元格，变为文本型数据 • 文本型数据虽然也可以进行筛、排序与统计，但“单位地址” 类数据的输入存在不规则现象，将影响数据分析 解决方法 将“单位地址”与“邮编”，均设置为一个独立的项目名称，并在表格中独占一“列”

10. 学生成绩统计表格 管理目标 统计三个学生、三门课程两年的成绩 案例文件特点 上表头为“双层表头”，表现了两年的数据情况 存在4个明显问题 1、如果延续统计，第三年的数据需要向右扩充表格，那么第四年第五年以至以后，又该如何处理，表格在横向上将越来越宽 2、如果需要统计每个学生三科总成绩，则必须在每年数据后添加新列，然后进行求和计算。但是不希望显示个人总分时，又不得不将此列加以隐藏，从管理的角度上看，增加了很多操作上的麻烦

11. 3、如果本例需要针对每一学生统计历年的各科总分，则又需要在表格横向添加新列，并设置运算公式 4、如果再增加管理项目（如“政治”、“历史”和“地理”等），上述成绩统计表将变得十分庞大。同时，数据的分析工作量也成倍增加。形成管理瓶颈

12. 管理目标分析 其实独立的管理项目应为三项：学生“姓名”、“学科”类型和“年份” 双层表头在管理活动中称为“表单”或“报告”，通常是数据组合与统计、分析的最终结果 由于管理活动中对数据重新组合要求的复杂性，而统计分析又相对灵活，在确定管理项目时，就必须考虑到项目独立性与扩展性

13. 解决方法 针对上述统计要求，并考虑到以后的延伸使用，正确设置此类统计用途的表格应设置四个独立管理项目 使用“透视表”功能 ，完成按年与学科对学生成绩的统计 甚至还可以快速通过图表表现成绩状态

14. 表格结构设计总结 凡须独立管理的项目，必须单独设置项目名称，独占一“列” 管理项目的独立性必须与扩展性结合考虑，以方便统计分析。避免失去关联。 表格结构设计必须考虑后期统计分析的应用状态。注意单表头与多表头的关系

15. ②表格结构与数据成图的关系 图表内容必须源自于表格数据（不可手工随意勾画） 表格数据成图的规则 上表头字段名称，用于生成图表的X轴标签（显示于X轴下方）。 左表头项目名称，用于生成图表的图例（显示于图表框右侧）。 此规则的条件是，表格结构完整且规则（包括上表头和左表头） 规则适用于任何程序中，通过表格数据成图的过程（包括Word、PowerPoint等其他软件）

16. ③正确运用逻辑思维创建表格结构 案例 某单位承接了一项建筑工程，为计算塑料钢窗的窗框成本，通常按其结构类型分组计算。假设有30种类型的窗框，平均每类窗框有4个窗格（本例只取三类） 传统 电子

17. 2、表格数据的输入与准确控制 • 为什么要注意数据的准确性 • 哪些数据容易造成输入错误 • 控制原始数据输入准确性的解决办法 • 控制加工数据输入准确性的方法

18. ①为什么要注意数据的准确性 创建表格的最终目的，是处理与分析数据 错误的数据将直接导致分析结果产生误差，甚至南辕北辙 成本输入错误造成利润率失真 利润率公式输入错误 案例

19. ②哪些数据容易造成输入错误 表头内容 表格数据 出生日期 原始数据 最容易出错 对分析起重要作用 加工数据 年龄

20. ③控制原始数据输入准确性的解决办法 错误根源在于人为的手工输入 解决方法 准确 自动更新 有效跟踪 尽量避免手工输入 调用法 计算法 自动完成计算 自动更新 便于跟踪运算关系

21. ④控制加工数据输入准确性的方法 产生错误的原因？ 错误原因在公式内容可能输入错误 解决办法 • 用复制法建立相关公式 • 公式的常规检查方法 • 用公式审核工具检查加工数据 • 预设置公式检查规则 • 使用监视窗口检查 • 跟踪公式的求解过程

22. a）用复制法建立相关公式 作用 针对单元格，可以快速输入相同内容 针对公式，可快速创建具有相关性质的公式 用填充柄复制 用“复制”、“粘贴”命令 鼠标拖拉+Ctrl 复制的含义→相对引用

23. b）公式的常规检查方法 作用 根据公式关系判断计算结果是否正确 使用“编辑”工具栏查看公式 双击跟踪法 常规性错误检查与自动更正 自动更正 忽略错误 在公式编辑栏编辑 从左侧复制公式 以前忽略了的问题，要重新更正的操作！

24. c）用公式审核工具检查加工数据 作用 通过专业化数据跟踪工具，用跟踪线明确标记公式的取值关系 使用工具 “公式审核”工具栏 操作 查看公式的的取值来源 撤消审核工具栏

25. d）预设置公式检查规则 作用 预先设置错误检查的类型，以便及时显示错误提示。 根据数据管理与统计要求，自定义相关规则，以便提供自动检查 使用工具 “工具”菜单→“选项” →“错误检查” →“规则” 操作 设置规则 注意 和拼写检查程序一样，“公式错误检查”程序一次只能更正一个常见的公式错误

26. e）使用监视窗口检查 作用 随时监视表格中重要位置的公式及相关信息 将相关单元格组织在同一个监视窗口内，甚至可以是看不见单元格位置 工作簿 工作表 表格区域 单元格的名称 值 公式 可监视的内容

27. 使用工具 “视图”菜单的“工具栏”命令 “工具”菜单的“公式审核”命令 “公式审核”工具栏 操作 调出“监视窗口” 监视单元格公式 注意 只有与链接内容相关的其他工作簿打开时，才能通过“监视窗口”查看含有链接内容的公式

28. f）跟踪公式的求解过程 作用 监视公式求解的过程 使用工具 “公式审核”工具栏中的“公式求值”按钮 操作 步入 步出

29. 3、表格的修饰技巧与管理应用 数字 对齐 文字 边框、图案 条件格式、保护 单元格 表格区域 列宽（行高） 最佳列宽（行高） 隐藏、显示 列 行 工作表 标签颜色

30. 4、表格的简单使用与分析 正确描述管理目标 合理选择数据范围 正确选择图表类型 创建图表的关键内容 正确选择操作对象 图表的编辑与修饰 与数据同在一个工作表 存在与单独工作表 独立打印 与表格数据一起打印 图表的存放与输出

31. 5、表格文档的保存技巧 • 正确使用“保存”命令 • 何时使用“另存为”命令 • 如何使用“保存工作区”命令 • 另存为WEB页 • 更为安全的保存方法

32. ①正确使用“保存”命令 新文件的保存 旧文件的保存 另存为→工具→常规选项 设置备份保存 每次保存均生成备份（.xlk）

33. ②何时使用“另存为”命令 更名保存 将文件保存到指定位置 保存为模板 使用模板 文本文件 更改文件保存类型

34. ③如何使用“保存工作区”命令 什么是工作区? “工作区”也称“工作面”，是指Windows桌面上正在使用的若干份电子表格Excel文件 使用工具 “文件”菜单中 “保存工作区”命令 案例文件 “各部销售统计.xls”和“素部一销售表.xls” 设置保存工作区文件 打开工作区文件 删除工作区文件 操作

35. ④另存为WEB页 作用 将电子表格文件保存为Web格式，可以更直接地共享信息 使用工具 “文件”菜单下的“另存为Web页” 静态发布数据 通过浏览器查看 静态发布 两种保存类型 后面章节学习 动态发布

36. ⑤更为安全的保存方法 • 如何对数据文件加密保存 • 对文进行定时保存 • 使用数字签名提高安全性

37. c）使用数字签名提高安全性 定义 数字签名是针对宏或文档进行加密的电子安全验证戳 作用 Office XP允许通过数字证书对文件或宏工程进行数字签名 ，确认签名的宏或文档来自签发者且没有被篡改 如何获得？ 从商业认证授权机构获得（例如： VeriSign, Inc.） 从内部安全管理员或信息技术 (IT) 专业人员那里获得 使用 Selfcert.exe 工具自己创建数字签名 操作 获得数字签名 使用数字签名

38. 6、常规表格数据的打印与输出 预览输出效果 常规表格页面控制 其它打印方式介绍 如何有效地处理超大表格问题

39. 预览输出效果 作用 查看打印输出的实际效果，以确定是否需要更改 使用工具 “常用”工具栏的“打印预览”按钮 “文件”菜单下的“预览”命令 “预览视图”视图工具栏 的作用

40. 常规表格页面控制 使用工具 “文件”菜单中 “页面设置”命令 小表格居中 页边距→居中 纵向超出3—5列 横向超出8—10行 页面→缩放比例 大表格缩印

41. 其他打印方式介绍 确定输出用纸 错误单元格打印 智能打印输出 工作表选项 同一工作表 同文件不同工作表 连续页面打印 Shift Ctrl 选择打印页面 “文件”菜单中 “打印”命令 “文件”菜单中 “打印区域”命令 单击“打印”按钮自动打印该区域 打印某一区域 “视图”菜单 “分页预览”命令 右键“添加到打印区域” 向打印区域添加内容

42. 如何有效地处理超大表格的问题 什么是超大表格? 一般指必须通过多个屏幕或页面才能显示的表格。此类表格不易使用压缩方式打印的表格 设置跨页打印表头 设置屏幕冻结表头 强制分屏显示 强制分页打印 超大表格打印控制

43. 设置跨页打印表头 作用 为避免超大型表格的表头在跨页的过程中丢失，将超大型表格相应区域的表头，打印于不同页面的相应位置 使用工具 页面设置→工作表→打印区域和打印标题 操作 通过打印区域选择要打印的数据区域 通过打印标题设置顶端和左端标题

44. 设置屏幕冻结表头 作用 将表头冻结于屏幕中固定位置，以便在滚动表格区域时，随时可以通过表头信息查看数据内容 使用工具 窗口菜单→冻结窗格 操作 冻结窗格 撤销冻结窗格 表头冻结原则 在确定单元格光标所在位置后，以此光标为参照点，上面和左面的均被锁住

45. 强制分屏显示 作用 将超大表格中相距遥远的数据，强制显示在同一屏幕之内，以便查看、编辑操作 使用工具 窗口菜单→拆分命令 滚动条上的拆分标志 操作 拆分 调整屏幕分割区域 取消屏幕拆分

46. 强制分页打印 作用 将工作表中不同位置的表格分区打印 使用工具 “插入”菜单的“分页符”命令 以强制分页点(单元格)为坐标，左分一页、上分一页 强制分页 在什么位置设置，在什么位置撤消 可以单向或者双向撤销 与撤销冻结窗口的区别→位置 撤销强制分页 视图→分页预览 右键→插入分页符 恢复普通试图 分页预览视图强制分页

47. 超大表格打印控制 作用 打印控制主要控制页面顺序及页眉与页脚的设置问题 使用工具 页面设置的工作表选项 超大表格的打印顺序 添加普通信息 图形信息 可更新的文件路径 设置页眉与页脚

48. 第二节Excel菜单功能与必会命令

49. 通过本节的学习,认识电子表格软件的菜单分类方法，掌握命令的选择规律，复习该软件中重要且必会的命令 重点： 掌握Excel软件菜单分类的原则 菜单分类原则 基本应用中必会命令与说明 总结人机交流方法

50. 认识菜单类型。明确：什么类型的操作，应该进行哪类菜单选择命令 • 掌握若干重要菜单命令，其他通过类推法学习使用 • 常用命令通常都会以按钮的方式，显示于窗口上方的工具栏中，以帮助快捷操作 • 有些命令在对话框中 出现