Izrada tehničkih specifikacija i istraživanja tržišta za ugovore o nabavi roba

1. Izrada tehničkih specifikacija i istraživanja tržišta za ugovore o nabavi roba

2. Sadržaj • Uvod • Uloga i važnost • Tko što radi? • Utjecaj na druge dokumente i procese • Tehničke specifikacije • Općenito • Tehnički zahtjevi • Dodatne usluge • Podaci o dostavi • Istraživanje tržišta • Nadležna institucija i osoba, opravdanost i svrha nabave • Potencijalni dobavljači • Proizvodi • Porijeklo robe • Cijene • Usluge • Pitanja i komentari 10.6.2014.

3. Tehničke specifikacije i istraživanje tržišta – uloga i važnost • Ključni dokumenti kod natječaja za nabavu roba • Tehničke specifikacije • odraz stvarnih potreba korisnika za određenom opremom • definiraju potrebne karakteristike proizvoda te dodatne usluge • moraju biti u skladu sa svrhom ugovora • Istraživanje tržišta • dokaz da se oprema s traženim karakteristikama može nabaviti na tržištu unutar zadanog cjenovnog okvira • pokazuje koliko su zahtjevi za opremom realni u odnosu na stanje na tržištu • Temeljita priprema tehničkih specifikacija i provedba istraživanja tržišta su vrlo važni za konačan uspjeh projekta. • Veći napor tijekom pripreme projekta će uštedjeti vrijeme i novac u kasnijim fazama projekta. 10.6.2014.

4. Tehničke specifikacije i istraživanje tržišta – Tko što radi? • Korisnik izrađuje tehničke specifikacije te provodi istraživanje tržišta • Ovisno o tehničkoj složenosti, za izradu tehničkih specifikacija ponekad je potrebno angažirati vanjske stručnjake • Voditelj projekta unutar SAFU kontrolira i komentira dokumentaciju • Nakon zaprimanja finalnih verzija pristupa se izradi natječajne dokumentacije • Istraživanje tržišta je ponekad potrebno ažurirati u fazi pripreme natječajne dokumentacije • Pri izradi tehničkih specifikacija potrebno je koristiti uvijek zadnju dostupnu verziju obrasca na EuropeAid web stranicama • Format istraživanja tržišta nije formalno propisan (zatražiti od PM) • Važna je dobra komunikacija na relaciji PIU – PM.

5. Tehničke specifikacije i istraživanje tržišta – utjecaj na druge dokumente i procese • Izravan utjecaj na natječajnu dokumentaciju, tehničku i financijsku ponudu, odabir ponuda te na sam ugovor i njegovu provedbu • Tehničke specifikacije su dio natječajne dokumentacije i postat će aneks ugovora koji će eventualno biti dodijeljen kao rezultat natječaja • Na temelju tehničkih specifikacija i istraživanja tržišta se definiraju svi najvažniji podaci u natječajnoj dokumentaciji: predmet ugovora, nazivi opreme, količine, dodatne usluge, iznosi garancija, rokovi, kriteriji odabira itd. • Izbjegavati spominjanje natjecatelja (“tenderer”) - sva dokumentacija koja se traži od natjecatelja (certifikati, CV-i, izjave…) treba biti zatražena u ITT 10.6.2014.

6. Tehničke specifikacije i istraživanje tržišta – utjecaj na druge dokumente i procese • Natjecatelji pripremaju svoju tehničku i financijsku ponudu na temelju zahtjeva postavljenih u tehničkim specifikacijama • Istraživanje tržišta definira maksimalnu cijenu koju smo spremni platiti za pojedini ugovor/lot – izravni utjecaj na odabir ponuda • Što su tehničke specifikacije jasnije to će biti manje pitanja i potreba za klarifikacijama tijekom natječaja, odnosno procesa odabira ponuda • Loše tehničke specifikacije mogu prouzročiti brojne probleme tijekom provedbe ugovora 10.6.2014.

7. Tehničke specifikacije – općenito • Načelo neutralnosti • Tehničke specifikacije moraju biti neutralne na način da moraju osigurati jednak pristup svim ponuditeljima i ne smiju stvarati neopravdane prepreke tržišnom natjecanju. • U tehničkim specifikacijama zabranjeno je spominjati ili opisivati proizvod određene marke i time favorizirati ili isključivati određene proizvode • Ne smiju sadržavati zahtjeve koji su karakteristični za točno određeni proizvod na tržištu • Ne smiju sadržavati izraze kao što su “high quality”, “high end”, “state of the art”, “excellent” itd. 10.6.2014.

8. Tehničke specifikacije – općenito • Mogućnost grupiranja u lotove: • Ukoliko se unutar jednog natječaja nabavljaju različiti tipovi opreme • Podjela mora biti logična i u skladu sa stanjem na tržištu • U istraživanju tržišta mora biti vidljivo da postoje dobavljači koji mogu isporučiti opremu za cijeli lot • Tehničke specifikacije sadrže minimalne zahtjeve koje ponuđena oprema mora zadovoljiti ukoliko nije drugačije naznačeno u specifikacijama • Riječi kao što su “minimum”, “at least”, “or higher” nije potrebno stavljati u specifikacije 10.6.2014.

9. Tehničke specifikacije – tehnički zahtjevi • Tehničke specifikacije moraju biti jasne i sažete • Zahtjevi ne smiju sadržavati izraze kao što su “approximately”, “around”, “adequate”, “cca”, itd. jer su takvi zahtjevi nedokazivi i nemjerljivi tijekom odabira ponuda • Nijedan zahtjev ne smije biti naveden kao opcionalan. Svaki zahtjev naveden u tehničkim specifikacijama je obavezan • Zahtjevi u tehničkim specifikacijama moraju biti postavljeni na način da se za vrijeme odabira ponuda mogu ocijeniti sa DA ili NE (zadovoljava ili ne zadovoljava) 10.6.2014.

10. Tehničke specifikacije – tehnički zahtjevi • Voditi računa da na tržištu postoji proizvod koji će zadovoljiti sve zahtjeve postavljene u tehničkim specifikacijama (svaki NE znači i eliminaciju ponude) • Tehničke specifikacije ne smiju biti predetaljne. Nije potrebno definirati zahtjeve koji nisu nužni za svrhu za koju će se oprema koristiti • Nije potrebno definirati standardne zahtjeve za koje je jasno da ih svi proizvodi (ili barem velika većina) na tržištu sigurno zadovoljavaju • Kako bi ponuđači dobili što više informacija moguće je, u obliku dodatka tehničkim specifikacijama, detaljnije opisati što se od opreme želi i u kakvom okruženju bi trebala funkcionirati, opisati postojeću infrastrukturu itd. 10.6.2014.

11. Tehničke specifikacije – dodatne usluge • Nabavu opreme najčešće prate razne usluge koje se traže od ugovaratelja, a nužne su da bi isporučena oprema mogla funkcionirati za predviđenu svrhu • Dijele se ovisno o vremenu kad ih ugovaratelj treba obaviti • Usluge prije prihvata robe (Provisional Acceptance) • događaju se nakon isporuke opreme (može i prije), a preduvjet su za potpisivanje potvrde o privremenom prihvatu robe • instalacija, konfiguracija, integracija, kalibracija, trening, testiranje, dostava dokumentacije itd. • potrebno ih je opisati unutar specifikacija pojedinog proizvoda 10.6.2014.

12. Tehničke specifikacije – dodatne usluge • „After-sales usluge“ – usluge nakon prihvata robe • sve usluge koje se traže od ugovaratelja nakon potpisivanja potvrde o privremenom prihvatu robe (Provisional Acceptance) • produžetak standardne garancije (commercial warranty), održavanje, nadogradnja opreme, vrijeme odaziva i otklanjanja kvarova itd. • Potrebno ih je navesti i opisati u odvojenoj tablici na kraju tehničkih specifikacija te troškove istih uračunati u istraživanje tržišta • Napomena: Dostupnost rezervnih dijelova i održavanja nisu „after-sales“ usluge. Potrebno je tražiti izjavu od ponuđača (I.T.T. 11 – Part 3: Documentation) kojom će jamčiti dostupnost rezervnih dijelova ili održavanja kroz određeni vremenski period. 10.6.2014.

13. Tehničke specifikacije – podaci o dostavi • Uz tehničke specifikacije potrebno je priložiti dostavnu listu • U dostavnoj listi je potrebno navesti: • adrese, nazive institucija, imena osoba koje će preuzeti opremu, njihove kontakt podatke, kao i količine koje treba dostaviti na svaku pojedinu adresu • Potrebno je definirati rokove isporuke, dodatnih usluga i „after-sales“ usluga (naznačiti u dostavnoj listi ili u istraživanju tržišta) 10.6.2014.

14. Istraživanje tržišta – nadležna institucija i osoba, opravdanost i svrha nabave • Nadležna institucija te odgovorna osoba unutar institucije • Opravdanost nabave i svrha opreme mora biti navedena • Nabava mora biti opravdana kvalitativno i kvantitativno te mora biti u skladu sa svrhom projekta – kratko opisati ciljeve i svrhu projekta, što se točno želi postići ovim ugovorom, kakvo je sadašnje stanje unutar institucije, koje su potrebe za opremom, u koje svrhe će se oprema koristiti itd. • Ukoliko su stvarne potrebe veće od traženih količina potrebno je predvidjeti mogućnost varijacija, u smislu da se, ukoliko cijena dozvoli, nabave dodatne količine maksimalne vrijednosti do 25% cijene za taj lot/ugovor 10.6.2014.

15. Istraživanje tržišta – potencijalni dobavljači • Potrebno je prikupiti ponude od minimalno tri potencijalna dobavljača • Kontaktirati dobavljače, a ne proizvođače • Ponude dobivene od potencijalnih dobavljača tijekom istraživanja tržišta moraju odgovarati minimalno razini zahtjeva traženih u tehničkoj specifikaciji • Upit mora biti temeljen na tehničkim specifikacijama, ali se one u tom obliku i sa svim detaljima ne smiju slati dobavljačima • Ponude potencijalnih dobavljača i tehnička dokumentacija moraju biti priloženi uz istraživanje tržišta (ili linkovi) • Unutar jednog lota svi itemi moraju biti od istih dobavljača 10.6.2014.

16. Istraživanje tržišta – proizvodi • Navesti tražene količine uz naziv proizvoda (mora biti u skladu s TS) • Poželjno je navesti ponuđeni model proizvoda • Iz priložene tehničke dokumentacije ili linkova na istu mora biti vidljivo da svi proizvodi zadovoljavaju sve tražene karakteristike 10.6.2014.

17. Istraživanje tržišta – porijeklo robe • Svi proizvodi navedeni u istraživanju tržišta moraju zadovoljavati pravilo porijekla robe (PRAG, 2.3) • Pod „origin“ navesti zemlju porijekla proizvoda za koji je prikupljena ponuda prilikom istraživanja tržišta (ne navoditi popis prihvatljivih zemalja iz PRAG-a) • Potrebno je pravovremeno ukazati na moguće rizike i probleme vezane uz porijeklo robe ili npr. nedostatak potencijalnih dobavljača koji mogu udovoljiti svim zahtjevima (zahtjev za derogaciju) 10.6.2014.

18. Istraživanje tržišta – cijene • U istraživanju tržišta moraju biti izražene jedinične cijene proizvoda • Prosječna cijena se radi na temelju minimalno tri jedinične cijene • Cijene moraju biti konkurentne, ne smiju biti prevelika odstupanja u navedenim cijenama jer, u tom slučaju, prosječna cijena ne odražava stvarno stanje na tržištu 10.6.2014.

19. Istraživanje tržišta – cijene • Potrebno je uvijek definirati maksimalnu cijenu koju smo spremni platiti po pojedinom lotu/ugovoru • Maksimalna cijena može biti: • ukupna cijena dobivena istraživanjem tržišta ili • ukupna cijena uvećana i zaokružena na veći iznos (max do 20%) kako bi se predvidjeli dodatni troškovi: rast cijena na tržištu, razlike u specifikacijama, after-sales usluge itd. • Napomena: voditi računa da maksimalna cijena ne prelazi proračun za ugovor dodijeljen u projektnom sažetku (Project Fiche) 10.6.2014.

20. Istraživanje tržišta – usluge • Procjena troškova “after-sales” usluga također mora biti uključena u istraživanju tržišta: • kao zasebna stavka ili • mora biti jasno naznačeno da su troškovi uračunati u cijenu proizvoda • Troškove usluga prije prihvata robe (instalacija, testiranje, trening…) potrebno je uračunati u cijenu proizvoda • Prilikom kontaktiranja potencijalnih dobavljača potrebno je saznati i stvarno stanje na tržištu što se tiče rokova dostave pojedinih tipova opreme, vrijeme potrebno za instalaciju, trening i druge usluge kako bi se u natječajnoj dokumentaciji što realnije mogli definirati rokovi dostave i implementacije 10.6.2014.

21. Hvala na pažnji !!! Saša Barić sasa.baric@safu.hr 10.6.2014.